Pilates Studio Software: Kursplanung, Kontingent und Warteliste

Ein Pilates- oder Yogastudio lebt von Gruppenkursen, nicht von Einzelterminen. Im Kalender eines Friseurs oder einer Praxis steht pro Zeitfenster eine Person; im Studio trainieren zur selben Zeit acht, zehn oder fünfzehn Menschen im selben Kurs. Damit ändert sich, was Sie eigentlich verwalten. Die Frage lautet nicht mehr „Ist der Termin frei?“, sondern „Wie viele Plätze sind im Kurs noch frei, wer steht als Nächstes auf der Warteliste, und bei wem wurde die Stunde schon abgebucht?“ Das jeden Tag aus WhatsApp-Nachrichten („Ist morgen um 19 Uhr noch was frei?“) und Strichlisten zu beantworten, ist mühsamer, als es klingt.

Dieser Leitfaden zeigt die Kursplanung im Pilates Studio von Anfang bis Ende: den Wochenkursplan aufbauen, Kontingente und Warteliste, Storno- und Spätstornoregeln, die Abbuchung von 10er-Karten, Buchungen für Kurse mit begrenzten Geräten wie dem Reformer, die Trainerplanung und eine Auslastungsanalyse, die zeigt, welche Uhrzeiten voll sind und welche leer bleiben. Die Zahlen in den Beispielen sind frei gewählte Beispielwerte; setzen Sie die Zahlen Ihres Studios ein. Verlängerung von Mitgliedschaften und Mitgliederbindung sind ein eigenes Thema; hier geht es um den wöchentlichen Kursbetrieb selbst.

Warum Gruppenkurse anders funktionieren als Termine

Bei einem Einzeltermin gehört ein Zeitfenster einer Person. Ein Gruppenkurs dagegen hat mehrere Plätze, und hinter jedem Platz stehen ein anderes Mitglied, eine andere Karte und eine andere Wahrscheinlichkeit für eine Absage. Deshalb hängen im Pilates- und Yogastudio immer vier Daten zusammen:

• Kurs: Tag, Uhrzeit, Dauer, Raum und Trainerin oder Trainer,
• Kontingent: die maximale Teilnehmerzahl,
• Buchung: welches Mitglied welchen Platz hat und wer wartet, wenn der Kurs voll ist,
• Guthaben: die Stunde, die von Karte oder Mitgliedschaft abgebucht wird.

Liegt eines davon woanders, reißt die Kette. Steht das Kontingent im Heft, laufen Buchungen über WhatsApp und das Restguthaben in Excel, sind Kurse überbucht, frei gewordene Plätze werden niemandem angeboten, und am Monatsende heißt es: „Ich hatte aber noch drei Stunden.“ Die erste Regel guter Kursplanung lautet daher: Alle vier Daten liegen an einer Stelle und sind miteinander verknüpft.

1. Den Wochenkursplan aufbauen

Erst die Kapazität, dann die Uhrzeiten

Viele Studios beginnen mit der Frage, zu welchen Uhrzeiten Kurse stattfinden sollen. Der bessere Ausgangspunkt ist die Kapazität: Wie viele Räume, Reformer oder Matten und wie viele Trainerstunden pro Woche haben Sie? Ein Beispielstudio: ein Reformer-Raum mit 8 Geräten, ein Mattenraum für 14 Personen, drei Trainerinnen mit jeweils höchstens 18 Kursen pro Woche. Dieses Studio kann maximal 54 Gruppenkurse pro Woche anbieten, und die Räume bestimmen, wie viele davon Reformer-, Matten- oder Yogakurse sein können.

Kursarten klar trennen

Nicht jeder Kurs im Plan ist gleich. Trennen Sie mindestens:

• Reformer-Gruppenkurse: Das Kontingent entspricht der Zahl der Geräte, ohne Buchung keine Teilnahme.
• Mattenpilates und Yoga: Das Kontingent richtet sich nach der Raumgröße und ist flexibler.
• Einsteiger / Mittelstufe / Fortgeschrittene: Schreiben Sie das Niveau in den Kursnamen, statt Niveaus in einem Kurs zu mischen.
• Einzel- und Duo-Stunden: eigene Termine, die nicht mit den Gruppenkursen der Trainerin kollidieren dürfen.

Fester Kern, flexible Ränder

Mitglieder kommen aus Gewohnheit: Wer dienstags um 19 Uhr Reformer macht, will das jede Woche. Halten Sie rund 80 Prozent des Kursplans von Woche zu Woche gleich und nutzen Sie den Rest für Probestunden, Workshops oder neue Uhrzeiten. Statt den Plan jede Woche neu zu schreiben, legen Sie eine Wochenvorlage an und ändern nur die Ausnahmen, etwa Feiertage oder Urlaub einer Trainerin.

2. Kontingent und Warteliste

Wie Sie das Kontingent festlegen

Bei Reformer-Kursen ist das Kontingent die Zahl der Geräte, da gibt es nichts zu verhandeln. Bei Matten- und Yogakursen zählen drei Dinge: Fläche pro Person (etwa 2–3 m² pro Matte als Beispielwert), die Zahl der Teilnehmenden, die die Trainerin tatsächlich korrigieren kann, und das Niveau. Einsteiger brauchen mehr Korrekturen, deshalb ist ein Einsteigerkurs sinnvollerweise ein paar Plätze kleiner als ein Fortgeschrittenenkurs.

Regeln für die Warteliste

„Leider ausgebucht“ schickt das Mitglied zum nächsten Studio. Eine Warteliste verhindert diesen Verlust, wenn die Regeln von Anfang an klar sind:

1. Reihenfolge: Wer zuerst auf der Liste steht, wird zuerst benachrichtigt.
2. Antwortfrist: Bestätigt das benachrichtigte Mitglied nicht innerhalb von beispielsweise einer Stunde, geht der Platz an die nächste Person.
3. Letzter Aufruf: Ein Platz, der sehr kurz vor Kursbeginn frei wird, wird nicht mehr angeboten; in 20 Minuten schafft es niemand ins Studio.
4. Länge der Liste: Stehen bei einem Kurs jede Woche drei, vier Personen auf der Warteliste, ist das ein Signal für einen zusätzlichen Termin.

Damit die Warteliste funktioniert, muss ein frei gewordener Platz sofort sichtbar sein. Läuft alles über Nachrichten, steckt die Absage im Kopf einer Person am Empfang; hat diese frei, bleibt der Platz leer. Deshalb sollten Sie bei einer Pilates-Studio-Software als Erstes prüfen, ob neue Anfragen bei vollem Kurs automatisch auf die Warteliste gehen und ob bei einer Absage die nächste Person benachrichtigt wird.

3. Storno- und Spätstornoregeln

Eine kurzfristige Absage kostet im Gruppenkurs mehr als bei einem Einzeltermin: Lässt sich der Platz nicht neu vergeben, fehlt der Umsatz, und das Mitglied auf der Warteliste geht leer aus. Jedes Studio braucht deshalb eine Stornoregel, die schriftlich festgehalten, einfach und für alle gleich ist. Halten Sie sie auch in Ihren AGB fest.

Beispiel für eine Stornoregel

• Absage bis 12 Stunden vor Kursbeginn: kostenfrei, die Stunde wird gutgeschrieben.
• Absage später als 12 Stunden vorher (Spätstorno): Die Stunde wird von der Karte abgebucht.
• Nichterscheinen ohne Absage: Die Stunde wird abgebucht; beim zweiten Mal im Monat folgt ein Gespräch.
• Ausnahmen: Bei ärztlichem Attest oder einer Absage durch das Studio wird die Stunde immer gutgeschrieben.

Die 12 Stunden sind nur ein Beispiel. Wenn Sie für einen Kurs um 7:30 Uhr schon am Vorabend Bescheid wissen müssen, wählen Sie eine längere Frist. Entscheidend ist, dass die Zeit reicht, damit ein Mitglied von der Warteliste den Platz übernehmen und rechtzeitig kommen kann. Egal welche Regel Sie wählen: Teilen Sie sie beim Kauf der Karte schriftlich mit, wiederholen Sie sie in der Buchungserinnerung, und behandeln Sie Ausnahmen nach einer festen Liste statt nach Gefühl. Kulanz nach dem Motto „Diesmal buchen wir es nicht ab“ hebelt die Regel innerhalb weniger Monate aus.

Eine Erinnerung ist der günstigste Weg, Spätstornos zu reduzieren. Eine kurze Nachricht am Vortag mit „Kostenfrei absagen bis 7 Uhr“ erinnert an die Regel und sorgt dafür, dass Plätze rechtzeitig frei werden.

4. 10er-Karten und Abbuchung

Die meisten Pilatesstudios verkaufen 8er-, 10er- oder 12er-Karten. Der Verkauf ist einfach; schwierig ist es, nach jedem Kurs die richtige Stunde abzubuchen und die Frage „Wie viele Stunden habe ich noch?“ sofort beantworten zu können.

Wann sollte abgebucht werden?

Es gibt zwei Ansätze: Abbuchung bei der Buchung oder bei der erfassten Teilnahme. Die Abbuchung bei Teilnahme ist fairer und führt zu weniger Diskussionen: Kommt das Mitglied, wird eine Stunde abgebucht; sagt es rechtzeitig ab, passiert nichts; Spätstorno und Nichterscheinen werden nach Ihrer Regel behandelt. Wird schon bei der Buchung abgebucht, müssen Sie bei jeder Absage zurückbuchen, und die Fehlerquote steigt.

Ein Rechenbeispiel

Ein Mitglied kauft eine 10er-Karte für den Reformer zum Beispielpreis von 250 €, zahlbar in zwei Raten; eine Stunde ist also 25 € wert. Die Karte gilt 8 Wochen.

• Woche 1–6: 7 Kurse besucht, 3 Stunden übrig.
• Woche 7: eine Absage 4 Stunden vorher (Spätstorno), 2 Stunden übrig.
• Woche 8: 2 Kurse besucht, 0 Stunden übrig, Karte aufgebraucht.

Im Profil dieses Mitglieds sollten neun besuchte Kurse, ein Spätstorno, zwei gezahlte Raten und ein offener Betrag von null mit Datum stehen. So wird aus „Die Stunde hätte nicht zählen dürfen“ kein persönlicher Streit, sondern ein Gespräch auf Basis der Daten. Die Logik hinter Paketen und Restguthaben beschreiben wir ausführlicher im Beitrag Sitzungen und Pakete verwalten.

Gültigkeit und Restguthaben

Karten ohne Ablaufdatum führen dazu, dass Mitglieder unregelmäßig kommen und Sie Monate später noch bezahlte, aber ungenutzte Stunden mitschleppen. Eine Gültigkeit von 8–10 Wochen für eine 10er-Karte fördert einen Rhythmus von mindestens einem Kurs pro Woche. Erinnern Sie Mitglieder mit Restguthaben rechtzeitig vor Ablauf; wer vorher Bescheid bekommt, ärgert sich deutlich weniger über verfallene Stunden.

5. Buchung für Kurse mit begrenzten Geräten wie dem Reformer

Bei Kursen mit Reformer, Cadillac oder Chair ist das Kontingent nicht dehnbar: Bei acht Reformern kann die neunte Person nicht mitmachen. Erste Regel: keine Teilnahme ohne Buchung. Darüber hinaus helfen diese Punkte:

• Geräte an den Raum binden: Reformer-Kurse werden nur im Reformer-Raum geplant, mit einem Kontingent gleich der Gerätezahl. Zwei Kurse zur selben Zeit im selben Raum darf es nicht geben.
• Wartung einplanen: Fällt ein Reformer aus, senken Sie das Kontingent für diese Woche vorübergehend auf 7; jemanden zu Kursbeginn wieder nach Hause zu schicken, ist der schlechteste Fall.
• Einstiegsvoraussetzung festlegen: Wer noch nie auf einem Reformer trainiert hat, sollte nicht direkt in den Gruppenkurs, aus Sicherheitsgründen und für den Kursablauf. Verlangen Sie vorher ein bis zwei Einzelstunden zur Einführung.
• Stoßzeiten schützen: Abendliche Reformer-Kurse sind meist zuerst voll. Eine Obergrenze für Buchungen pro Mitglied und Woche in diesen Zeiten verhindert, dass wenige Personen alle Plätze belegen.

6. Trainerplanung

Die unsichtbare Seite des Kursplans ist die Trainerplanung. Stehen die Uhrzeiten fest, bekommt jeder Kurs eine Trainerin oder einen Trainer, und dabei lohnt es sich, ein paar Grenzen einzuhalten:

• Begrenzen Sie die Zahl der Kurse hintereinander (zum Beispiel höchstens vier) und planen Sie mindestens eine Pause ein.
• Einzelstunden müssen im selben Kalender stehen wie die Gruppenkurse, sonst landen Duo-Stunde und Gruppenkurs zur selben Zeit im Plan.
• Legen Sie für jede Kursart mindestens eine Vertretung fest; bei Krankheit die Trainerin zu tauschen, schadet viel weniger als den Kurs abzusagen.
• Informieren Sie gebuchte Mitglieder vor dem Kurs über einen Trainerwechsel; manche Mitglieder hängen an ihrer Trainerin und mögen keine Überraschungen.

Teilnahme und Auslastung je Trainer am Monatsende auszuwerten, erleichtert die Trainerplanung und die Abrechnung von Honoraren oder Provisionen. Ein großer Unterschied in der Auslastung zwischen zwei Trainern im selben Zeitfenster zeigt, ob die Kombination aus Trainer und Uhrzeit geändert werden sollte.

7. Auslastungsanalyse: Welche Uhrzeiten sind voll, welche leer?

Der einzige verlässliche Weg, den Kursplan zu verbessern, ist die Auslastung zu messen. Die Formel ist einfach: durchschnittliche Teilnahme ÷ Kontingent. Kamen in einen Reformer-Kurs mit 8 Plätzen in den letzten vier Wochen durchschnittlich 6 Personen, liegt die Auslastung bei 75 %. Hier der Vierwochendurchschnitt der Reformer-Kurse eines Beispielstudios an Werktagen:

Diese Tabelle reicht für drei Entscheidungen:

1. Der 12:30-Kurs ist schwach: Mit 25 % deckt er die Trainerstunde nicht. Ersetzen Sie ihn durch einen 30-minütigen Mittagskurs für Berufstätige oder reduzieren Sie ihn von fünf auf zwei Tage pro Woche.
2. 18:00 und 19:15 laufen über: Zwei Kurse mit regelmäßiger Warteliste. Ein zusätzlicher Reformer-Kurs um 17:00 oder 21:30 Uhr macht aus der wartenden Nachfrage Umsatz.
3. 7:30 und 20:30 liegen im Mittelfeld: Behalten Sie sie, testen Sie aber ein anderes Niveau oder eine andere Trainerin.

Wenn Sie leere Plätze in Euro ausdrücken, fällt die Entscheidung leichter. Bei einem Beispielwert von 25 € pro Stunde bedeuten sechs leere Plätze im 12:30-Kurs an fünf Tagen 30 leere Plätze, also rund 750 € ungenutzte Kapazität pro Woche. Das ist kein echter Verlust, sondern Potenzial, aber es zeigt, wo sich Ihr Aufwand lohnt.

Bewerten Sie die Auslastung immer über mindestens vier Wochen, nie über eine einzelne Woche. Schulferien, ein Brückentag oder eine Woche mit Sommerwetter können für sich allein täuschen. Für Yogakurse gilt dasselbe: Sind Morgenkurse am Wochenende voll und unter der Woche leer, trennen Sie den Kursplan nach Wochentagen.

Häufige Fehler

• Buchungen über mehrere Kanäle: Anfragen per Instagram, WhatsApp und Telefon landen an verschiedenen Stellen, Kurse werden überbucht.
• Warteliste auf Papier: Bei einer Absage schaut niemand nach, der Platz bleibt leer.
• Stornoregel nach Gefühl: Eine Regel, die für ein Mitglied gedehnt wird, wirkt auf alle anderen ungerecht.
• Sammelabbuchung: Wöchentliche oder monatliche Sammelabbuchungen erzeugen Fehler und Diskussionen. Erfassen Sie jede Teilnahme am selben Tag.
• Auslastung aus dem Bauch: „Abends ist es voll“ reicht nicht, um einen Kurs hinzuzufügen; Sie müssen wissen, an welchem Abend, zu welcher Uhrzeit und wie viele Personen warten.
• Getrennte Trainerkalender: Liegen Einzelstunden und Gruppenkurse an verschiedenen Orten, sind Überschneidungen vorprogrammiert.

Wöchentliche Checkliste

1. Montag: Wochenkursplan aus der Vorlage erstellen, Feiertage und Urlaube eintragen.
2. Täglich: Teilnahmen, Spätstornos und Nichterscheinen vom Vortag erfassen und Abbuchungen prüfen.
3. Täglich: sicherstellen, dass Erinnerungen für die Kurse am nächsten Tag rausgegangen sind und die Wartelisten aktuell sind.
4. Freitag: Mitglieder mit Restguthaben auf bald ablaufenden Karten auflisten und informieren.
5. Monatsende: Auslastung je Kurs und je Trainer auswerten und entscheiden, ob ein Kurs verschoben oder neu angeboten wird.

Was eine Software leisten sollte

All das lässt sich mit Excel und WhatsApp umsetzen, doch sobald Kontingent, Warteliste und Abbuchung miteinander verknüpft sein müssen, wird die manuelle Pflege aufwendig. Welda CRM deckt diese Punkte so ab: Gruppenkurse werden im Kursplan mit Trainer, Raum und Kontingent angelegt. Ist ein Kurs voll, landet das Mitglied auf der Warteliste; wird ein Platz frei, wird die nächste Person benachrichtigt. Mitglieder fragen ihren Termin über Ihre Online-Terminseite an, Ihr Team bestätigt mit einem Klick. Das Restguthaben von 10er-Karten sinkt automatisch mit jeder Teilnahme, Zahlungen und Raten sehen Sie im selben Profil. Jede Trainerin hat einen eigenen Kalender, Überschneidungen werden verhindert, Erinnerungen gehen per WhatsApp raus, und die Berichte zeigen die Auslastung je Kurs. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Software für Fitness- und Pilatesstudios. Wenn auch Ihre Website Buchungen bringen soll, hilft unser Leitfaden Website für Pilates- und Yoga-Studios.

Häufige Fragen

Was unterscheidet eine Pilates-Studio-Software von einem normalen Terminkalender?

Im normalen Terminkalender gehört ein Zeitfenster einer Person. In einer Pilates-Studio-Software hat jeder Kurs ein Kontingent: Mehrere Mitglieder buchen denselben Kurs, bei vollem Kurs greift die Warteliste, und jede Teilnahme bucht eine Stunde von der Karte ab. Ohne diese drei Funktionen wird die Kursplanung wieder zur Handarbeit.

Wie lang sollte die Spätstorno-Frist sein?

Eine einzig richtige Frist gibt es nicht; die meisten Studios wählen zwischen 6 und 24 Stunden. Entscheidend ist, wie lange es dauert, den Platz an die Warteliste zu vergeben und ob das nachrückende Mitglied es noch rechtzeitig schafft. Bei frühen Morgenkursen ist eine Frist bis zum Vorabend sinnvoll.

Sollte die Stunde bei der Buchung oder bei der Teilnahme abgebucht werden?

Die Abbuchung bei Teilnahme verursacht weniger Fehler und Diskussionen. Kommt das Mitglied, wird abgebucht; sagt es rechtzeitig ab, nicht; Spätstorno und Nichterscheinen folgen Ihrer schriftlichen Regel. So entfällt das Zurückbuchen nach jeder Absage.

Gilt das auch für Yogastudios?

Ja. Im Yogastudio richtet sich das Kontingent nach der Raumgröße statt nach Geräten, aber Kursplan, Warteliste, Stornoregel, Abbuchung von Karten und Auslastungsanalyse funktionieren genauso. Pilates- und Yogakurse in einem Kursplan zu führen, macht das Guthaben von Mitgliedern, die beides besuchen, an einer Stelle sichtbar.