Ein wirksames Website-Briefing ist ein ein- bis zweiseitiges Dokument, das Ihre Zielgruppe, den Zweck der Website, Ihre Wettbewerber, die Seitenstruktur und Ihr Budget klar definiert. Ein gut vorbereitetes Briefing ermöglicht der Agentur ein passgenaues Angebot und verhindert die meisten "das haben wir uns anders vorgestellt"-Diskussionen während des Projekts.
Was ist ein Briefing und warum ist es so wichtig?
Das Briefing ist das schriftliche Dokument, mit dem Sie Ihre Anforderungen vor Projektbeginn an die Agentur übermitteln. Viele Unternehmer überspringen diesen Schritt und sagen einfach "machen Sie mir eine schöne Website" – doch dann muss die Agentur erraten, was Ihnen vorschwebt, und liefert meist ein Ergebnis, das nicht Ihren Erwartungen entspricht. Ein gutes Briefing spart beiden Seiten Zeit: Die Agentur erstellt ein treffendes Angebot, und Sie klären für sich selbst, was Sie eigentlich wollen und warum.
Ein weiterer Nutzen: Beim Schreiben des Briefings formulieren viele Unternehmer ihre eigenen Ziele zum ersten Mal wirklich konkret.
Welche Abschnitte gehören in ein Briefing?
Ein wirksames Briefing umfasst folgende Abschnitte. Ein paar Sätze pro Abschnitt reichen aus – Ziel ist nicht ein perfektes Dokument, sondern eine klare Richtung.
1. Unternehmensbeschreibung
Beschreiben Sie kurz, was Sie tun, wie lange Sie schon tätig sind und Ihre wichtigsten Leistungen/Produkte. Auch wenn die Agentur Ihre Branche nicht kennt, sollte dieser Abschnitt ein Grundverständnis vermitteln.
2. Zweck der Website
Was soll ein Besucher tun? Anrufen, ein Formular ausfüllen, online kaufen? Ist der Zweck unklar, bleibt auch das Design ziellos. Versuchen Sie, es in einem Satz zu formulieren: "Diese Website soll den Besucher dazu bringen, ___."
3. Zielgruppe
Wer besucht Ihre Website? Ein paar Sätze zu Altersgruppe, Region und Bedürfnissen beeinflussen Design- und Inhaltsentscheidungen direkt. Eine Website für ein junges, urbanes Publikum sollte einen anderen Ton haben als eine für ein eher konservatives Unternehmenspublikum.
4. Wettbewerber und Vorbilder
Teilen Sie 2-3 Wettbewerber-Websites und notieren Sie, was Ihnen gefällt oder nicht. Ergänzen Sie 1-2 branchenfremde Websites, die Sie mögen; das gibt der Agentur eine konkrete gestalterische Referenz.
5. Seitenstruktur und Inhaltsbedarf
Listen Sie die gewünschten Seiten auf: Startseite, Leistungen, Über uns, Kontakt, Blog, Referenzen usw. Vermerken Sie für jede Seite, ob der Inhalt (Text, Bild) bereits vorliegt. Sind Sie sich nicht sicher, welche Seiten eine Website wirklich braucht, hilft unser Leitfaden Website-Inhalte vorbereiten weiter.
6. Technische und funktionale Anforderungen
Brauchen Sie eine Terminbuchung, Online-Zahlung, Mehrsprachigkeit oder ein Mitgliedersystem? Diese Anforderungen von Anfang an zu nennen, ermöglicht der Agentur, die passende Technologie und den richtigen Preis vorzuschlagen.
7. Budget und Zeitplan
Scheuen Sie sich nicht, Ihre Budgetspanne mitzuteilen. Das Budget zu verschweigen, schützt Sie nicht – es führt nur dazu, dass die Agentur rät und entweder deutlich zu viel oder zu wenig Umfang vorschlägt. Nennen Sie auch, wann die Website live gehen muss (Veranstaltung, Saisonstart usw.), das erleichtert die Planung.
Welche Fehler passieren beim Briefing häufig?
- Zu allgemeine Formulierungen: "Ich möchte eine moderne, schicke Website" bedeutet für jeden etwas anderes. Nutzen Sie stattdessen konkrete Beispiele (Websites, die Ihnen gefallen).
- Das Budget verschweigen: Wie oben erwähnt, schadet das eher Ihrem eigenen Angebot als dass es Sie schützt.
- Die Inhaltsvorbereitung übergehen: "Um die Inhalte kümmern wir uns später" ist die häufigste Ursache für Projektverzögerungen. Denken Sie schon beim Briefing an Ihren Inhaltsplan.
- Den Entscheider unklar lassen: Wer im Unternehmen gibt die Freigabe? Ändern mehrere Personen ständig ihre Meinung, erhöht das die Zahl der Revisionsrunden unnötig.
- Die Wettbewerbsanalyse überspringen: Ein Briefing ohne jeden Blick auf die Wettbewerber lässt die Agentur die Branchenstandards nur erraten.
Wer sollte das Briefing schreiben?
Das Briefing muss nicht von einem Profi verfasst werden; ein Unternehmer oder die Marketingverantwortliche kann ein brauchbares Briefing erstellen, indem er oder sie die obigen Punkte einfach beantwortet. Wichtig ist nicht perfekter Stil, sondern die richtigen Antworten. Ihre Agentur ergänzt fehlende Punkte meist in einem Erstgespräch; wie dieser Ablauf funktioniert, erklären wir in Ablauf eines Website-Projekts.
Was tun, wenn noch keine Markenidentität existiert?
Existieren Logo, Farbpalette oder Markenrichtlinien noch nicht, geben Sie das im Briefing offen an. Die Agentur kann dann die Entwicklung der Markenidentität in den Designprozess integrieren oder empfehlen, diesen Punkt zunächst zu klären. Diese Lücke von Anfang an offenzulegen statt zu verschweigen, sorgt für einen deutlich reibungsloseren Ablauf.
Was bringt ein gutes Briefing der Agentur?
Eine Agentur, die ein klares Briefing erhält, kann ein deutlich passgenaueres Angebot mit realistischem Zeitplan erstellen. Ist der Umfang klar, wird auch der Preis klar; Unklarheit fließt in Angeboten meist als "Sicherheitsaufschlag" mit ein. Projekte, die mit einem gut vorbereiteten Briefing starten, brauchen in der Regel weniger Revisionsrunden und werden pünktlich fertig. Ist Ihr Briefing fertig, starten Sie deutlich klarer in den Prozess, eine Website erstellen zu lassen.
Wie könnte ein Beispiel-Briefing aussehen?
Um das konkret zu machen, hier ein Briefing-Entwurf für ein mittelgroßes Dienstleistungsunternehmen:
- Unternehmen: Eine Kfz-Werkstatt mit zwei Standorten, seit 8 Jahren am Markt.
- Zweck: Besucher sollen anrufen oder per WhatsApp einen Termin vereinbaren.
- Zielgruppe: Fahrzeughalter zwischen 30 und 55 Jahren, überwiegend mobil unterwegs.
- Wettbewerber: Zwei Wettbewerber-Websites geteilt – die Schnelligkeit und Einfachheit der einen, die Bildqualität der anderen gefallen.
- Seiten: Startseite, Leistungen, Standorte, Über uns, Kontakt; Blog vorerst nicht im Umfang.
- Technische Anforderungen: WhatsApp-Button-Integration, Google Maps, separate Kontaktdaten je Standort.
- Budget und Zeitplan: 2.500-3.500 € Rahmen, Livegang innerhalb von 5 Wochen angestrebt.
Wie zu sehen ist, handelt es sich um kein langes Dokument, sondern um einen klaren Rahmen auf einer halben Seite. Doch diese wenigen Punkte reichen einer Agentur, um Umfang, Preis und Zeitplan passgenau zu gestalten.
Wie hängen Briefing und Angebot zusammen?
Je klarer Ihr Briefing, desto treffsicherer wird Ihr Angebot. Schicken Sie ein vages Briefing an mehrere Agenturen, ist es normal, dass die Angebote in Umfang und Preis stark voneinander abweichen, weil jede Agentur die Lücken mit eigenen Annahmen füllt. Schicken Sie allen Agenturen dasselbe Briefing, werden die Angebote tatsächlich vergleichbar.
Häufig gestellte Fragen
Wie lang sollte ein Briefing sein?
Ein bis zwei Seiten reichen in der Regel. Ziel ist kein umfassendes Dokument, sondern ein klarer Rahmen, an dem sich die Agentur orientieren kann.
Wie beschreibe ich meine Gestaltungswünsche im Briefing?
Statt abstrakter Adjektive (schick, modern, warm) helfen konkrete Beispiele: "Ich mag die Farbpalette dieser Website, finde die Schrift aber zu fett" gibt der Agentur eine viel klarere Richtung.
Kann ich das Briefing nach dem Teilen noch ändern?
Ja, ein Briefing ist ein lebendes Dokument. Ändert sich der Umfang jedoch deutlich (aus 5 Seiten werden 15), wirkt sich das erwartungsgemäß auf Angebot und Zeitplan aus.
Ist ein Briefing für ein kleines Unternehmen wirklich nötig?
Ja – egal wie klein das Projekt ist, schon wenige Stichpunkte verhindern größere Unklarheiten. Bei kleinen Projekten darf das Briefing kurz sein, sollte aber nicht ganz entfallen.
Sollte ich dasselbe Briefing mehreren Agenturen schicken?
Unbedingt. Schicken Sie allen Agenturen dasselbe Briefing, können Sie die Angebote fair nach Umfang und Preis vergleichen. Jeder Agentur etwas anderes zu erzählen, macht den Vergleich fast unmöglich.
Fazit: Wenig Aufwand, große Wirkung
Ein Briefing zu schreiben kostet ein bis zwei Stunden, doch diese kleine Investition zahlt sich während des gesamten Projekts aus: treffsicherere Angebote, weniger Revisionen und ein klareres Ergebnis. Notieren Sie die oben genannten Punkte, bevor Sie Ihr Website-Projekt starten – das steigert die Qualität des gesamten Prozesses direkt.
Wir bei Welda starten jedes Projekt mit einem kurzen Erstgespräch, in dem wir gemeinsam Ihre Anforderungen klären. Haben Sie noch kein Briefing erstellt, kontaktieren Sie uns – wir gestalten den Prozess gemeinsam.