Adisyon Programı mı Stok Programı mı? Kafeniz İçin Önce Hangisi

Masalara servis yapıyorsanız ve hesap müşteri kalkarken kapanıyorsa önce adisyon programı gerekir; müşteri tezgâhta sipariş verip o anda ödüyorsa önce stok programı gerekir. Adisyon programı mı stok programı mı sorusunun kısa cevabı budur. İki yazılım aynı derde çare değildir: biri açık duran hesabı kaybetmemek için vardır, öteki süt, çekirdek ve bardak bitmeden haberdar olmak ve paranın nereye gittiğini görmek için.

Asıl zor olan, ikisini aynı çatı altında yaşayan işletmeler. Sabah kahvesini ayakta satan, öğleden sonra bahçesi dolan, akşam masaya tatlı götüren bir kafe için kısa cevap yetmez. Aşağıda bu ayrımı kendi kasanızdan gelen bir sayıyla nasıl yapacağınızı, yanlış sırayla alırsanız neyi elle sürdürmek zorunda kalacağınızı ve iki programı aynı anda almanın neden her zaman iyi fikir olmadığını anlatıyoruz. Masa takibi konusunda kendi ürünümüzün nerede durduğunu da açıkça yazıyoruz, çünkü bu kararı etkiliyor.

Hesabın ömrü: kararı veren tek ölçü

Kafe yazılımı konuşulurken ilk sorulan genellikle "kaç masanız var?" olur. Oysa masa sayısı yanıltıcıdır. Sekiz masası olan ama müşterisi kasada ödeyip kendi kahvesini masaya taşıyan bir kahveci, masa servisi yapan bir işletme değildir; kasadaki sipariş o anda kapanır ve masa yalnızca oturma yeridir. Tersine, dört masalı küçük bir ev yemekleri kafesinde bir hesap bir buçuk saat açık kalabilir, üç kez eklenir, sonunda iki kişi arasında bölünür.

O yüzden bakılacak ölçü hesabın ömrüdür: sipariş alındığı andan paranın alındığı ana kadar geçen süre ve o sürede hesabın kaç kez değiştiği. Ömür saniyelerle ölçülüyorsa satış, kapanmış bir olaydır ve kaydı hızlı tutmak yeter. Ömür dakikalarla, saatlerle ölçülüyorsa arada hatırlanması gereken bir şey vardır ve adisyon programının varlık nedeni tam olarak bu hafızadır.

Bunu tahminle değil sayıyla görmek bir haftanızı alır. Sıradan bir hafta seçin; bayram, festival veya yağmurlu bir hafta olmasın. Kasada tek bir kâğıt tutun, her satışı iki sütundan birine işaretleyin: ödeme sipariş anında alındıysa birinci sütun, masada açılıp sonra kapandıysa ikinci sütun. Personel için en kolayı, zaten kestiğiniz fişlerin ve yazdığınız kâğıt adisyonların sayısını gün sonunda karşılaştırmaktır.

Çıkan sayı için bilimsel bir eşik yok, kimse size "yüzde şu kadarın üstü stok programı" diyemez. Bizim pratikte önerdiğimiz okuma şöyle: tezgâh payı belirgin biçimde çoğunluktaysa masa takibi şimdilik kâğıtla idare eder; azınlıktaysa önce masaları düzene sokun; ortalarda bir yerdeyse karar sayıda değil, bir sonraki bölümdeki soruda çıkar. Ciroya göre de bakmayı unutmayın. Sayıca azınlıkta olan masa hesapları, tutar olarak cironun büyük kısmını oluşturuyor olabilir.

Karışık işletmede asıl soru: para nerede kayboluyor?

Türkiye'de birçok kafe karışık çalışır. Paket kahve satar, vitrininden pasta verir, bir yandan da masalara garson gönderir. Bu işletmelerde hesabın ömrü tek başına kararı vermez, çünkü iki ömür aynı anda yaşanır. O zaman soruyu değiştirin: son üç ayda sizi en çok hangi olay üzdü?

Akşam kapanışta kasa ile kâğıt adisyonlar tutmuyorsa, garson "şu masaya iki çay daha gitmişti" diye hatırlıyorsa, mutfağa giden sipariş kayboluyorsa, kalabalık masada kimin ne yediği tartışılıyorsa kayıp masadadır ve önce adisyon programı para kazandırır. Buna karşılık cumartesi öğlen süt bittiği için markete personel gönderiyorsanız, ay sonunda "bu kadar çekirdeği kim tüketti" diye soruyorsanız, çöpe giden pastaların hesabını tutmuyorsanız, tedarikçiye ne kadar borcunuz olduğunu faturalara bakmadan bilemiyorsanız kayıp depodadır ve önce stok programı para kazandırır.

İki ayrı örnek düşünelim; ikisi de kurgu, işletmeyi tarif etmek için. Birincisi kampüs yanındaki 25 metrekarelik kahveci: dört tabure, bir tezgâh, sabah sekizde kuyruk. Masa kavramı yok; sorunu, sabah kuyruğunda satışı hızlı kaydetmek ve yulaf sütünün perşembeden bitmesini önlemek. Bu işletmeye adisyon programı almak, hiç kullanılmayacak bir masa planının üzerine satış kaydetmek olur. İkincisi sahil kasabasında 30 masalı bahçe kafe: yaz akşamı üç garson, kalabalık gruplar, ayrı ödeyen masalar. Burada ilk darbe masada gelir; bir akşamda yazılmadan giden birkaç sipariş ve karışan hesaplar, depo takibinden önce çözülmesi gereken sorundur.

Üçüncü tip, en çok kararsız kalan tiptir: mahalle kafesi, on masa, sabahları tezgâh, akşamüstü masa. Garson yok, sahibi ve bir çalışan var; müşteriler onları tanıyor. Burada kâğıt adisyon çoğu gün gerçekten çalışır, çünkü on masayı iki kişi akılda tutabilir. Aynı işletmede süt, şurup ve pasta alımı ise tamamen göz kararıdır. Bu tip işletmede önce stok tarafını düzene sokmak genellikle daha çok şey değiştirir; yine de son söz sizin kaybınızın nerede olduğudur.

Kafede stok, marketteki stok değildir

Stok programı alacak kafe sahibinin bilmesi gereken, satış broşürlerinde pek geçmeyen bir gerçek var. Markette ürün raftan barkodla çıkar; satılan şey ile stoktaki şey aynıdır. Kafede ise iki farklı dünya bir arada yaşar. Paketli su, şişe limonata, kurabiye, dilimlenmiş pasta satıldığı gibi sayılır. Latte ise stokta "latte" olarak durmaz: çekirdek, süt, bardak, kapak olarak durur ve içine ne kadar girdiği baristanın eline, bardak boyuna, müşterinin isteğine göre değişir.

Bu yüzden kafede stok takibinin üç seviyesi olduğunu kabul etmek işi kolaylaştırır. Birinci seviye, biten malzemeden önceden haberdar olmaktır: süt, çekirdek, şurup, bardak için kritik stok seviyesi tanımlarsınız, altına inince uyarı alırsınız. İkinci seviye, kaybı görmektir: alımları işlersiniz, haftada bir sayım yaparsınız, bozulan sütü ve atılan pastayı fire olarak kaydedersiniz; böylece kâğıttaki stok ile gerçek stok arasındaki fark görünür. Üçüncü seviye reçeteli düşümdür: her latte satıldığında tanımlı miktarda süt ve çekirdek stoktan otomatik düşer.

Üçüncü seviye kulağa en doğru olan gibi gelir, ama en çok emek isteyen de odur. Her içecek için reçete yazmak, her boy için ayrı miktar tutmak, yeni menüde hepsini güncellemek ve baristaların o ölçüye gerçekten uymasını sağlamak gerekir. Ölçüye uyulmuyorsa program sayıları yine de düşer ve sayımda bu kez daha şaşırtıcı bir fark çıkar. Kısa menülü küçük bir kafe için birinci ve ikinci seviye çoğu zaman yeterli denetimi sağlar. Onlarca içeceği ve mutfağı olan işletmede ise reçete hesabı ciddi bir ihtiyaçtır, bu durumda demoda özellikle sorun.

Hangi ürün neyi çözüyor sorusunda dürüst olalım: Welda Stock için ürün sayfalarımızda birinci ve ikinci seviye anlatılır, yani kritik stok uyarısı, sayım ve fire takibi. Reçeteden otomatik malzeme düşümünü belgelerimizde vaat etmiyoruz. Bu özellik sizin için şartsa görüşmede bunu açıkça sorun, net cevap verelim. Seçim yaparken genel kriterlere de bakmak isterseniz stok takip programı seçim rehberimiz ve kritik seviyeleri kendi tüketiminize göre belirlemek için minimum stok seviyesi hesabı iyi bir başlangıçtır.

Adisyon programının gerçekten ödediği yer

Adisyon programının değeri, kâğıdı ekrana taşımasında değil, açık hesabın başına gelenleri düzenli tutmasındadır. Bir masa hesabının bir akşamdaki hayatını düşünün: açılır, üç içecek yazılır, ikisi mutfağa gider, biri iptal olur, aile yan masaya geçer, iki tatlı eklenir, biri ikram edilir, hesap ikiye bölünür, biri kartla diğeri nakit öder. Bu adımların her biri bir hata fırsatıdır ve kâğıt üzerinde her biri garsonun hafızasına kalır.

Masa servisi ağırlıklıysanız şu özelliklerin olup olmadığını özellikle görün: masa planı ve masa taşıma, hesap birleştirme ve bölme, ürün bazında not ("şekersiz", "yulaf sütlü"), iptal ve ikramın kimin yetkisiyle yapıldığı, siparişin mutfak ve bar için ayrı yazıcıya düşmesi, garsonun telefon veya el terminaliyle masa başında sipariş alabilmesi, kısmi ödeme. Bir de hız: akşam yedide dolu ekranda masa açmak kaç dokunuş sürüyor? Garson kullanmayı bırakırsa kâğıt geri döner ve program yalnızca bir fatura kalemi olur.

Adisyon programlarının çoğunda stok diye bir bölüm de bulunur. Bu noktada dikkatli olun: "stok modülü var" ifadesi, ürün adedi tutan basit bir listeden tam reçeteli malzeme takibine kadar her şeyi kapsayabilir. Sorulacak soru var mı yok mu değil, yukarıdaki üç seviyeden hangisine kadar çıktığıdır. Alım faturası işleniyor mu, sayım farkı raporlanıyor mu, fire ayrı kaydediliyor mu, tedarikçi borcu izleniyor mu? Tek ürünle iki ihtiyacı kapatmak gerçekten mümkün olabilir; ama bunu listedeki bir kelimeye bakarak değil, demoda kendi sütünüzü sisteme işleyerek öğrenirsiniz.

Yanlış sıranın bedeli: bir süre neyi elle götürürsünüz?

Hangi programı önce alırsanız alın, öteki ihtiyaç bir süre elle yürür. Bu yüzden karar aslında şuna dönüşür: hangi işi elle yapmayı en az zararla sürdürebilirsiniz? Bu soruyu sormayan işletme genellikle ikisini aynı anda alır, ekip iki sistemi birden öğrenmeye çalışır ve yoğun sezonda ikisi de yarım kullanılır.

Kâğıt adisyon, disiplinle yürütüldüğünde kısa süreli bir köprü olabilir: numaralı koçan, her satır yazılmadan ürün çıkmaz kuralı ve gün sonunda toplamların kasaya işlenmesi. Bu düzenin mali belge tarafıyla nasıl örtüştüğünü mali müşavirinize sorun. Stok tarafındaki köprü de basittir: yalnızca para bağlayan on beş yirmi kalem için haftalık sayım listesi, bir de alım faturalarını aynı klasörde toplamak. Elle yürüyen köprünün ömrü kısa tutulmalı, çünkü kafede personel değişimi sıktır ve bu köprüler bir kişinin alışkanlığına dayanır. O kişi ayrıldığında düzen de gider.

İkisini birden almak ne zaman mantıklı? İşletme yeni açılıyorsa, yani değiştirilecek bir alışkanlık yoksa; ya da tek üründe iki ihtiyacı gerçekten karşılayan bir çözüm bulduysanız. İki ayrı ürün alacaksanız satış verisi stok programına nasıl geçecek, bunu en başta sorun. Entegrasyon yoksa her satışı iki kez girmek zorunda kalırsınız; yoğun bir kafede bu kayıt tutulmaz ve stok sayıları kısa sürede anlamını yitirir. Aradaki bağlantı olmadan, iki iyi program bir kötü sistem oluşturur.

Yazar kasa, adisyon ve e-Arşiv tarafı

Hangi program seçilirse seçilsin mali yükümlülükler ayrı bir başlıktır ve işletmenizin durumuna göre değişir. Türkiye'de perakende satış yapan işletmelerin önemli bir bölümü ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) kullanmak durumundadır. Masa servisi yapan yerlerde ayrıca adisyon düzenine ilişkin kurallar gündeme gelebilir. Kurumsal müşteriye kesilen belgeler de işletmenin durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv kapsamına girebilir. Kapsam, tutarlar ve tarihler zamanla değiştiğinden burada kesin bir kural yazmıyoruz; hangisinin size uygulandığını mali müşavirinizle netleştirin.

Yazılım tarafında sormanız gereken üç soru var. Program ÖKC ile konuşuyor mu, yoksa personel aynı tutarı iki ayrı cihaza mı giriyor? Yazdırılan kâğıt mali belge mi, yoksa yalnızca bilgi fişi mi? Programda "fiş" veya "adisyon" yazması tek başına o kâğıdın mali belge olduğu anlamına gelmez. Üçüncüsü, e-Fatura veya e-Arşiv için bir entegratör gerekiyorsa o hizmet teklife dahil mi? Çift girişin kuyruktaki maliyetini de hesaba katın: tezgâh payı yüksek bir kafede, her satışı hem programa hem yazar kasaya yazmak personelin ilk bırakacağı iştir. POS ve yazar kasa farkını daha ayrıntılı görmek için POS sistemi seçim rehberine bakabilirsiniz.

Welda Stock'taki müşteri fişini mali belge veya ÖKC entegrasyonu olarak okumayın; ürün belgelerimizde böyle bir vaat yok. Yazar kasa düzeninizi görüşmede anlatın, nasıl bir çalışma biçimi kurulabileceğini birlikte konuşalım. Stok ve satış verisinde tuttuğunuz müşteri bilgileri için de KVKK sorumluluğu işletmenize aittir: veresiye müşterisinin adı ve bakiyesini kimin göreceğini yetkiyle sınırlayın.

Teklifleri aynı masaya koymak: maliyeti belirleyen kalemler

Adisyon ve stok programı tekliflerini karşılaştırmak zordur, çünkü aynı şeyi ölçmezler. Adisyon tarafında maliyeti genellikle cihaz ve kişi sayısı büyütür; stok tarafında kullanıcı, şube ve ürün sayısı. Tek satırlık toplam tutara bakmak yerine teklifi aşağıdaki kalemlere ayırıp kendi tablonuzda yazın. Bu satırlar kendi kafeniz için doldurulmadan iki toplam tutarın farkı pek bir şey anlatmaz.

Faturada görünmeyen maliyetleri de hesaba katın: personelin eğitimde geçirdiği saatler, geçiş günü yavaşlayan servis, internet kesildiğinde ne yapılacağı, çıkış halinde verinizi nasıl alacağınız. Her iki ürün türü için de üç yıllık toplam hesabı yapın; aylık küçük görünen bir kalem ile tek seferlik büyük görünen bir kalem ancak böyle karşılaştırılabilir. Ek modül, ek şube ve destek ücretini yazılı isteyin.

Demoda cumartesi akşamını oynayın

Satıcının hazırladığı demo, sorunsuz bir pazartesi sabahı gibi akar. Siz kendi en kötü anınızı getirin. Menünüzden on ürünü önceden gönderin ve şunları ekranda yaptırın. Masa tarafı için: altı kişilik masa açın, bir kişi erken kalkıp kendi payını ödesin, masa iç bahçeye taşınsın, bir ürün iptal edilsin ve iptali kimin yaptığı raporda görünsün, bir sipariş bara diğeri mutfağa düşsün. Tezgâh tarafı için: on satışı art arda girin ve süreye bakın, bir barkodlu ürün okutun, yanlış ürünü geri alın, gün sonunda kasayı kapatıp rapordaki tutarı bir ekranda görün.

Stok tarafı için: on iki litrelik süt alım faturası işleyin ve fiyat değişmişse kârlılık raporunda ne olduğunu sorun, iki litre bozulan sütü fire olarak kaydedin, bir sayım girip farkı raporda bulun, tedarikçiye yaptığınız kısmi ödemeyi işleyin. Sonra en kritik soruyu sorun: "Latte sattığımda süt stoğum değişiyor mu, değişmiyorsa benim neyi elle yapmam gerekiyor?" Bu soruya verilen cevap, satın alacağınız ürünü bütün özellik listesinden daha iyi tarif eder.

Demoya yeni başlayan genç bir çalışanınızı da götürün. Kafelerde personel sık değiştiği için, ilk gün kullanabilen bir ekran büyük avantajdır. Sahibinin rahat kullandığı ama yeni çalışanın yirmi dakikada anlayamadığı ekran, sezon ortasında sorun çıkarır.

Welda Stock bu kararın neresinde duruyor?

Doğrudan söyleyelim: Welda Stock'ta masa ve adisyon yönetimi yok. Ürünümüz tezgâh satışı ve stok yönetimine odaklanıyor. Masa ve adisyon için Welda Restoran üzerinde çalışıyoruz; ama bugün hesabınız saatlerce masada açık duruyor ve kayıp orada oluşuyorsa, ihtiyacınızı Welda Stock karşılamaz. Yine de bize yazarsanız sizi bilgilendiririz, tarih sözü vermeden.

Müşteriniz tezgâhta ödüyorsa veya karışık çalışıp kaybınızı depoda görüyorsanız konu değişir. Adisyon programı mı stok programı mı sorusunda stok tarafına düşen kafeler için hazırladığımız sayfada bir günlük kullanımın nasıl aktığını görebilirsiniz. Süt, çekirdek, şurup ve bardak için kritik stok uyarısı, hızlı satış ekranı, barkodlu paketli ürünlerin satılınca stoktan düşmesi, sayım ve fire kaydı, tedarikçi faturası ve borç takibi, ürün bazında kâr marjı, gün sonu kasa raporu, veresiye, kasiyer ve yönetici için ayrı yetkiler, birden fazla şube için ayrı stok ve karşılaştırmalı rapor bu tarafta yer alır.

Sınırları da bilin. Welda Stock web tabanlıdır, tarayıcısı olan bilgisayardan kullanılır ve işlemler internet üzerinden yürür; bağlantınız kararsızsa çalışma düzenini kurulumda birlikte planlarız, ama çevrimdışı kasa arıyorsanız bunu baştan söyleyin. Yukarıda değindiğimiz gibi reçeteli düşümü ve ÖKC entegrasyonunu vaat etmiyoruz. Fiyat ise kullanıcı, şube ve ürün sayınıza göre belirlenir; Welda Stock'ta tek seferlik kurulum bedeli modeli vardır ve neyin fiyatı nasıl etkilediğini ayrıca anlattık, tutar ücretsiz görüşmede netleşir.

Geçişi sezona göre planlayın

Kafede geçiş takvimini yazılım değil, sezon belirler. Sahil kafesi için mayıs sonu, kampüs kahvecisi için okulların açıldığı hafta en kötü zamandır. Yoğunluk öncesindeki sakin bir dönemi seçin ve yeni düzenin en az iki hafta sakin dönemde çalışmasına izin verin.

Stok programıyla başlıyorsanız en sık yapılan hata, her şeyi aynı anda tanımlamaya çalışmaktır. Önce iki listeyi ayırın: müşteriye sattıklarınız ve tedarikçiden aldıklarınız. Aldıklarınız arasında en çok para bağlayan ve bitince satışı durduran kalemlerle başlayın; peçetenin sayımı ilk ay beklesin. Mevcut listeniz Excel'deyse Excel'den stok programına geçiş adımları temizlemeyi hızlandırır. Birimleri de baştan kararlaştırın: süt koli mi, litre mi? Çekirdek torba mı, kilo mu? Alım koliyle, sayım litreyle yapılınca rakamlar anlamsızlaşır. Açılış sayımı için de sakin bir akşam ayırın ve vitrin ile tezgâh altı dolabı unutmayın.

Adisyon programıyla başlıyorsanız menüyü sadeleştirme fırsatını kaçırmayın; ekrandaki her gereksiz ürün garsonu yavaşlatır. Eski kâğıt koçanları bir hafta yedek olarak tutun ve internet kesintisinde ne yapılacağını önceden prova edin. İlk haftada iptal ve ikram yetkisini tek kişide tutun, ardından raporlara bakıp genişletin.

İkinci programın zamanını da takvime yazın, çünkü yazmazsanız o köprü kalıcı olur. Birinci sistem iki ay sorunsuz döndüğünde kendinize şu soruyu sorun: elle yürüyen tarafta en son ne zaman zarar ettim? Cevap "geçen hafta" ise sıradaki yatırım bellidir. Cevabı bulamıyorsanız ikinci programa henüz gerek yok demektir ve bu da gayet geçerli bir sonuçtur.

Sık sorulan sorular

Küçük bir kafeye hem adisyon hem stok programı şart mı?

Hayır. Tezgâhta ödeme alan küçük bir kahveci için masa takibi gereksiz olabilir. Az masalı ve iki kişiyle dönen bir işletmede de kâğıt adisyon bir süre yeter. Şart olan, satışı ve malzemeyi bir şekilde kayıt altına almaktır; hangisinin yazılımla, hangisinin elle yürüdüğü kaybınıza göre değişir.

Adisyon programındaki stok modülü stok programının yerini tutar mı?

Modülün derinliğine bağlıdır. Yalnızca ürün adedi tutuyorsa tutmaz. Alım faturası, sayım farkı, fire, tedarikçi borcu ve gerekiyorsa reçete varsa çok sayıda kafe için yeterli olabilir. Demoda kendi malzemenizle deneyin ve sayım farkını raporda görmeyi isteyin.

Welda Stock ile masa servisi yapabilir miyim?

Welda Stock masa ve adisyon yönetimi sunmaz, tezgâh satışı ve stok yönetimine odaklanır. Welda Restoran üzerinde çalışıyoruz. Masaları kâğıtla yürütüp stok ve kasa tarafında Welda Stock kullanmak isteyen karışık işletmeler için, akışınızı görüşmede birlikte değerlendirip uygun olup olmadığını söyleriz.

Latte satınca süt stoktan otomatik düşer mi?

Bu, reçeteli düşüm özelliğine bağlıdır. Bazı ürünlerde vardır, bazılarında yoktur. Welda Stock ürün belgelerimizde bu özelliği vaat etmiyoruz; malzemeleri kritik stok uyarısı, alım kaydı ve düzenli sayımla takip etmeyi anlatıyoruz. Sizin için şartsa görüşmede sorun.

Hangi sıklıkla stok saymam gerekir?

Kafede para bağlayan ve çabuk bozulan kalemler için haftalık sayım makul bir başlangıçtır; ambalaj gibi kalemler daha seyrek sayılabilir. Sayımın pratik yöntemi için stok sayımı rehberimize bakabilirsiniz. Önemli olan sayımın aynı gün, aynı kişi ve aynı birimle yapılmasıdır.

Bu programlar yazar kasanın yerini alır mı?

Bunu varsaymayın. Mali belge düzeni işletmenizin durumuna ve yürürlükteki kurallara bağlıdır. Programın ÖKC ile bağlantısını, yazdırılan kâğıdın niteliğini satıcıya, size uygulanan yükümlülüğü mali müşavirinize sorun.

Yanlış program aldıysam verilerimi nasıl çıkarırım?

Satın almadan önce sorulması gereken bir sorudur. Ürün, müşteri ve satış verilerini Excel gibi açık bir biçimde dışarı alıp alamayacağınızı ve bunun ek ücrete tabi olup olmadığını yazılı olarak öğrenin. Welda Stock tarafında raporları Excel olarak dışarı alabilir, ürün ve stok listelerini de Excel'den içeri aktarabilirsiniz.

Kararı bir haftaya bağlayın

Bu haftaki satışları iki sütunda sayın, son üç aydaki kayıplarınızı masa ve depo diye ikiye ayırın, sonra elle yürütmeye en dayanıklı tarafı köprüye bırakın. Çoğu kafe için adisyon programı mı stok programı mı kararı bu tek sayfalık notla netleşir. Sonuç stok tarafına çıkıyorsa, ücretsiz bir görüşmede sayılarınızı ve kafenizin akışını bize anlatın; Welda Stock uyuyorsa nasıl kurulacağını, uymuyorsa neden uymadığını açıkça söyleriz.