Kırtasiye programı seçerken iki soruya bakın: Binlerce kalemi programın içine haftalarca uğraşmadan aktarabiliyor musunuz ve okul listesiyle gelen velinin 25 kalemlik sepeti kasada kaç saniyede bitiyor? Bu iki sınavı kendi ürün dosyanız ve kendi rafınızdan aldığınız ürünlerle geçen bir program, tek dükkânlı bir kırtasiyenin işinin büyük kısmını görür. Geçemeyen program ise özellik listesi ne kadar uzun olursa olsun eylülün ilk haftasında kenara bırakılır ve siz yeniden deftere dönersiniz.
Aşağıda bu iki sınavı nasıl yapacağınızı, barkodu olmayan ürünleri nasıl ele alacağınızı, sezon bitince elinizde kalan mallar için programdan ne isteyeceğinizi ve teklifleri neye göre karşılaştıracağınızı anlatıyoruz. Örnek hesapların hepsi örnektir; kendi dükkânınızın sayılarıyla yeniden yapmanız için verildi.
Kırtasiyeyi marketten ayıran şey: kalem başına tutar küçük, kalem sayısı büyük
Bir market programı tanıtımında genellikle hızlı dönen, barkodu standart, her gün satılan ürünler gösterilir. Kırtasiye bunun tersine yakındır. Rafta aynı anda mavi, siyah ve kırmızı tükenmez kalem, üç farklı uç kalınlığında versatil, kareli, çizgili ve düz defter, her birinin 40, 60 ve 80 yapraklı sürümleri, onlarca renk kuru boya, tekli satılan silgi ve kalemtraş durur. Bir kalemin değeri düşük olduğu için tek tek izlemek gözünüze gereksiz görünür. Oysa toplam sermayenizin çok büyük kısmı tam da bu küçük kalemlere dağılmıştır.
Bunun programa üç doğrudan etkisi vardır. Birincisi ürün kartı sayısı yüksektir, bu yüzden kartları tek tek açmak fiilen imkânsızdır. İkincisi ürünler birbirine çok benzer, ekranda arama yaparken yanlış satıra basmak kolaydır. Üçüncüsü satış yılın her ayına eşit dağılmaz; ağustos sonu ile eylül ortası arasındaki kısa dönem, programın gerçekten sınandığı dönemdir. Sakin bir kasım gününde çok iyi çalışan bir ekran, kapıda sıra varken personelin nefret ettiği bir ekrana dönüşebilir.
Bu yüzden genel bir stok programı rehberindeki kriterler burada yeterli olmaz. Elbette anlık stok, kritik stok uyarısı ve raporlar gerekir; bunlar için barkod ile stok takibi yazımız iyi bir başlangıçtır. Ama kırtasiyede kararı belirleyen, bu özelliklerin varlığından çok, on binlerce küçük hareketin altında sistemin bozulmadan ayakta kalıp kalmadığıdır.
Barkodu olmayan yarım raf
Kırtasiye sahibinin satıcıya ilk söylemesi gereken cümle şudur: "Benim ürünlerimin önemli kısmının üzerinde okutulacak bir barkod yok." Kalemin barkodu çoğu zaman tek tek kalemde değil, 12'li ya da 50'li kutunun üzerindedir. Silgi kutudan çıkar, ataş ve lastik küçük pakette gelir, ithal süs kalemlerinde etiket hiç olmayabilir, toptancıdan gelen ucuz ürünlerde aynı barkod farklı renkler için kullanılmış olabilir. Kutunun barkodunu okutup tek kalem satarsanız stok bir kutu düşer ve müşteriden kutu fiyatı istenir. Personel bunu birkaç kez yaşadıktan sonra en kolay yolu bulur: Her şeyi "çeşitli" diye geçer. Stok takibiniz de tam orada biter.
Bu sorunun üç pratik çözümü var ve seçeceğiniz program en az birini rahatça yürütebilmeli. İlki kendi barkodunuzu basmaktır: Rafa ya da kutuya yapıştırdığınız etiketle tekil ürün okutulur hale gelir. Etiket yazıcısı ve zaman ister ama kasada en hızlı sonucu verir. İkincisi kısa kod veya raf listesidir: Kasanın yanında duran kartonda "kırmızı silgi 104" gibi kodlar olur, kasiyer sayıyı yazar. Üçüncüsü dokunmatik ekranda sık satılanlara hızlı tuş ayırmaktır. Hangisinin size uyduğu, kasanın donanımına ve personelinizin alışkanlığına bağlıdır. Demoda satıcıdan şunu isteyin: Barkodu olmayan on ürünü söyleyin ve bunların satışını kronometreyle ölçün. Ekranda arayıp aşağı kaydırmak gerekiyorsa o kuyruğu eylülde siz yönetirsiniz.
Benzer görünen ürünler için ad kuralı da aynı ölçüde önemlidir. Arama kutusuna "defter a4 kareli 80" yazdığınızda tek satır bulmanız gerekir. Ürün adları düzensizse en iyi arama motoru bile on satır getirir. Bu nedenle ad kuralını programı seçtikten sonra değil, aktarım dosyasını hazırlarken belirleyin.
Kutuyla alıp adetle satmak
Kırtasiyenin ikinci kendine has gerçeği birim dönüşümüdür. Toptancıdan 12'li kutu kalem, 100'lü paket fon kartonu, koli halinde defter alırsınız; müşteriye ise tek kalem, üç karton, bir defter satarsınız. Aynı ürün bazen hem kutu hem adet satılır: Öğretmen 12'li kutuyu ister, öğrenci tek kalem ister. Program bu ilişkiyi kuramıyorsa üç sıkıntı doğar. Mal girişinde adetleri elle hesaplarsınız ve kolay yanılırsınız. Birim maliyet yanlış görünür, dolayısıyla kâr marjı raporu güvenilmez olur. Sayımda yarım kutu dediğiniz şeyi sisteme yazamazsınız.
Bunu çözmenin yolu programa göre değişir. Kimi programlar tek üründe birden fazla birim ve barkod tanımlar, kimileri kutu ile adet için iki ayrı ürün kartı açtırır, kimileri ise yalnızca tek birimle çalışır. Bu üçü aynı değildir ve ürün broşürlerinden pek anlaşılmaz. Satıcıya soruyu şöyle sorun: "Bu 12'li kutu kalemi birlikte sisteme girelim, sonra tek kalem satalım; ardından kalan stoğu ve birim maliyeti gösterin." Cevap ekranda görünür, sözle verilmez.
Fon kartonu, kumaş şerit ya da grafik kâğıdı gibi rulo ve tabaka ürünlerinde de aynı soru geçerlidir. Metreyle veya tabakayla satılan bir ürününüz varsa onu da teste ekleyin. Az satılan bir kalem için bütün dükkânın kurgusunu değiştirmeyin; ama sık satılıyorsa kurguyu baştan buna göre yapın.
Toplu ürün aktarımı: asıl sınav kasada değil, Excel dosyasında başlar
Program satın alan pek çok kırtasiyeci ilk haftayı ürün girerek geçirmeyi göze alır, sonra hesabın düşündüğünden büyük olduğunu görür. Küçük bir hesap yapalım.
Bu sürenin sonunda elinizde ürünler vardır ama stok miktarları, ilk girilen ürünlerde çoktan eskimiştir. Bu yüzden toplu aktarım "olsa iyi olur" başlığı değildir; kırtasiye için seçim şartıdır. Aktarım konusunda yalnızca "Excel'den alıyor musunuz?" diye sormak yetmez, çünkü cevap neredeyse her yerde evet olur. Şunları sorun: Hangi alanlar aktarılabiliyor: ürün, barkod, kategori, alış, satış, stok miktarı, tedarikçi? Hatalı satırlar ne oluyor; tüm dosya mı duruyor, yoksa rapor verip diğerlerini alıyor mu? Aynı barkoddan iki satır varsa ne yapılıyor? Yanlış yapılan bir aktarım geri alınabiliyor mu? Yüz ürünün fiyatını sonradan dosyayla toplu güncelleyebiliyor musunuz?
Son soru kırtasiyede sandığınızdan daha önemlidir. Yayınevi ve üretici fiyat listeleri sezon başında topluca değişir. Binlerce kalemi tek tek güncellemek gerekiyorsa fiyatlarınız ister istemez eskiyecek, kârınız da sessizce eriyecektir. Excel üzerinden fiyat güncellemesini demoda mutlaka görün.
Dosyayı temizlerken eski ürünleri de ayıklayın. On yıldır duran her kalemi yeni sisteme taşımak, ölü stoğu dijital ortama taşımaktır. Geçen iki sezonda hiç satılmamış ürünleri ayrı bir sayfaya alın, sayın ve kararınızı verin. Aktarıma nasıl hazırlanılacağını adım adım görmek için Excel'den stok programına geçiş yazımıza bakabilirsiniz.
Okul listesiyle gelen veli: hızlı satışı nasıl ölçersiniz?
Eylülde kuyruğu yaratan şey müşteri sayısı kadar sepetin yapısıdır. Veli elinde okulun verdiği listeyle gelir. Listede 20-30 kalem vardır: iki kareli defter, bir resim defteri, kuru boya, makas, yapıştırıcı, cetvel, kaplık, etiket. Bir kısmı barkodlu, bir kısmı barkodsuz, bir kısmını personel raftan toplamaktadır. Üstelik listede yazan marka sizde yoktur, muadilini önermeniz gerekir. Bu sepet bir marketteki büyük alışverişe benzemez; çünkü ürünlerin yarısı aranmak zorundadır.
Hızlı satışı "program hızlı mı?" diye sorarak ölçemezsiniz. Geçen yılın gerçek bir okul listesini alın, raftan o ürünleri toplayın ve demoda satışını yapın. Şu üç şeyi sayın: Sepet kaç saniyede bitti, kaç üründe ekrana bakılarak arama yapıldı ve yanlış okutulan bir ürün kaç hareketle silindi. Ardından bir veli "bu boyayı değiştirelim" dediğinde iade ve değişimin ne kadar sürdüğünü görün. Sezon boyunca en çok tekrarlanan işlem budur.
Sıkça istenen bir başka konu okul paketidir. Sınıf bazında hazır poşet hazırladığınızda tek kodla satılması ve içindeki ürünlerin stoktan ayrı ayrı düşmesi işinize yarar. Her programda paket veya set ürün tanımı bulunmayabilir; varsa içerik değiştiğinde nasıl davrandığına, yoksa paketi nasıl yöneteceğinize bakın. Paket tanımı olmayan programlarda poşeti satış anında ürün ürün okutmak, paketleme işini yalnızca yarıya indirir. Bu da bir eksik sayılabilir; ama kararı iş hacminize göre verin. Birkaç okulun listesiyle çalışan bir dükkân için sorun büyük değildir, okulların doğrudan size yönlendirdiği bir dükkân için büyüktür.
Donanımı da test edin. Okutucu, fiş yazıcı ve bilgisayarın birlikte çalışmasını yalnızca satıcının ofisinde değil, mümkünse dükkânınızda görün. Web tabanlı bir sistemde internet kesintisi de sezon riskidir: Kuyruktayken bağlantı giderse ne yapacağınızı önceden planlayın. Mobil hat yedeği ve geçici satışları nereye yazacağınız sezon öncesi konuşulmalı.
Test kitabı, yayınevi iadesi ve karakterli çanta: sezon bitince elde ne kalır?
Kırtasiyenin kârı eylülde görünür ama kaybı ekimde ortaya çıkar. Sezon sonunda rafta üç tür mal kalır ve üçünün de hikâyesi farklıdır.
Birincisi yardımcı kaynak ve test kitaplarıdır. Yeni baskı çıktığında geçen yılın kitabını satmak zorlaşır. Bazı yayınevleri ve dağıtımcılarla iade koşulu konuşulabilir; bu koşul varsa hangi kitabın ne zaman kimden geldiğini programdan görmek, iade süresini kaçırmamanızı sağlar. İkincisi lisanslı ve karakterli çanta, beslenme kutusu ve kalemliktir: Moda hızlı geçer, gelecek yıla bıraktığınız ürün çoğu zaman aynı fiyata satılmaz. Üçüncüsü standart defter ve kalemdir; bunlar bir sonraki sezona kalabilir ama elinizdeki parayı bağlar.
Programdan isteyeceğiniz şey bu ayrımı görmenizi sağlamasıdır: Kategori ve tedarikçi bazında ne kadar mal kaldı, son satış tarihi ne, alış maliyeti ne kadardı? Bu rapor olmadan yapılan alımlar, gelecek yılın ölü stoğunu büyütür. Sezonun alım miktarını geçen yılın gerçek satışından kurmak için sezonluk stok planlaması yazımız, sezon sonunda kalanı paraya çevirmek için de ölü stok eritme yöntemleri yazımız işinize yarar.
Tedarikçi tarafını da unutmayın. Sezon alımları çoğu kırtasiyede büyük ve vadeli olur. Hangi toptancıya ne kadar borcunuz olduğunu, vadesinin nerede olduğunu programda görmek, ekimde kasadaki parayı nereye ayıracağınızı belirler. Satış takibi kadar borç takibinin de program içinde olması bu nedenle önemlidir.
Okula, ofise, dershaneye satış: fatura, cari ve KVKK
Pek çok kırtasiye yalnızca veliye satmaz. Okul idaresi, dershane, muhasebe bürosu ya da yakındaki ofis, ay boyunca ürün alıp ay sonunda ödemek ister. Bu müşteriler için iki şeye ihtiyacınız olur: müşteri bazında cari hesap ve kuruma uygun yasal belge. Cari tarafı program işidir: Her alımı müşteriye kaydetmek, ödemeyi düşmek, ay sonunda kalan bakiyeyi göstermek. Tanıdık müşterinin veresiyesi de aynı ekrandan yürür ve defterdeki tartışmayı azaltır.
Belge tarafı ise ayrı bir konudur. Perakende satışlarda yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) fişi, kurumsal müşterilere e-Fatura ya da e-Arşiv fatura gündeme gelebilir; hangisinin size uyduğu ciro ve faaliyet koşullarına göre değişir, eşikler de zamanla güncellenir. Kitap, defter ve diğer kırtasiye ürünlerinin KDV uygulaması da birbirinden farklı olabilir; ürün kartlarındaki oranları aktarmadan önce mali müşavirinizle gözden geçirin. Bu paragraf genel bilgilendirmedir, hukuki veya mali görüş değildir.
Satıcıya sorulacak soru açıktır: "Kasadan geçen satışın yasal belgesi nasıl düzenleniyor? ÖKC veya e-belge ile bağlantı var mı, yoksa ikisini ayrı mı yürüteceğim?" Cevabı yazılı alın ve mali müşavirinize gösterin.
KVKK tarafında kırtasiyenin hassas noktası velilerdir. Veresiye ya da okul paketi için veli adı ve telefonu kaydediyorsanız neden kaydettiğinizi açıklamanız, personelin bu verilere hangi yetkiyle eriştiğini belirlemeniz ve kampanya mesajı atacaksanız ticari ileti iznini ayrıca düşünmeniz gerekir. Çocuğun adını, sınıfını ve okulunu müşteri kartına yazmak işe yarar görünebilir; ama gerçekten gerekip gerekmediğini sorgulayın. Az veri, az risktir. Uygulama ayrıntısı için hukuki destek almak yerinde olur.
Dükkânınıza hangi çözüm ailesi uyar?
Her kırtasiyenin programa ihtiyacı yoktur ve bunu söylemek gerekir. Az çeşitle çalışan, tek kişinin yönettiği, veresiyesi olmayan bir dükkân için düzenli bir Excel bir süre daha yeterli olabilir. Tersine, kırtasiyesi yan iş olan bir fotokopi ve baskı merkezi için asıl ihtiyaç iş takibidir, raftaki mal değildir.
Barkodlu satış ve stok programı en çok şu dükkânlara uyar: Binlerce çeşit tutan, okul sezonunda kuyruk yaşayan, kasiyerle çalışan, stok miktarına artık güvenmeyen, veresiye veya cari satışı olan işletmeler. Şu durumlarda ise başka bir aileye bakmanız daha doğru olur: Satışınızın önemli kısmı site ve pazaryerinden geliyorsa ortak stok yöneten bir e-ticaret çözümü gerekir. Asıl iş ofislere düzenli toptan satışsa teklif, sipariş ve sevkiyat tarafı güçlü bir sistem aramalısınız. İşinizin çoğu çıktı, cilt ve fotokopi ise iş emrini izleyen bir yapıya ihtiyaç duyarsınız.
Welda Stock bu tablonun neresinde duruyor?
Dürüst olalım: Kırtasiye, Welda Stock'un özel sayfası olan sektörlerden biri değil. Ürün market, bakkal, şarküteri, büfe, aktar, kasap, kuruyemişçi, manav, kafe ve giyim gibi perakende işletmeler için anlatılıyor. Yine de bir kırtasiye programı olarak Welda Stock değerlendiriyorsanız ihtiyacınızla kesişen kısım geniş: Ürünler ad, SKU veya barkodla bulunur, barkod okuyucuyla satış yapılır, her satış stoktan anında düşer ve müşteri fişi oluşturulur. Kritik stok uyarısı, çoklu şube ve depo, stok sayımı, kasiyer ve depo sorumlusu için ayrı yetkiler, veresiye ve cari takip, tedarikçi faturası ve borç takibi, ürün bazında kâr marjı ile günlük, haftalık ve aylık raporlar da üründe yer alıyor. Excel'den ürün, stok ve fiyat listesi aktarımı var ve aktarımda size yardım ediyoruz; kurulumu genellikle aynı gün tamamlıyoruz.
Şunları da açıkça söyleyelim. Ürün belgelerimizde yeni nesil yazarkasa veya e-Arşiv entegrasyonu anlatılmıyor; bu sizin için kritikse görüşmenin ilk konusu olsun. Kutu-adet dönüşümü, paket ürün tanımı, e-ticaret ve pazaryeri bağlantısı da belgelerimizde ayrı birer özellik olarak yer almıyor; bunları söze dayanarak değil, kendi ürünlerinizle birlikte deneyerek görmenizi isteriz. Welda Stock web tabanlıdır, kurulum gerektirmez ve internet üzerinden çalışır; kararsız bağlantınız varsa kurulumda en uygun çalışma yöntemini birlikte planlarız, ama çevrimdışı satış sözü vermiyoruz. Uymuyorsa bunu satın almadan önce öğrenmeniz hepimiz için iyidir.
Teklifleri karşılaştırırken kırtasiyeye özgü sorular
Bu sektörde tekliflerin kıyaslanamamasının sebebi genellikle kalem sayısıdır: Bir teklif ürün sayısına göre, bir diğeri kullanıcıya veya şubeye göre şekillenir. Toplam maliyeti görmek için teklifleri aynı senaryoya indirin: aynı kalem sayısı, aynı kasa, aynı kullanıcı sayısı, beş yıllık düşünülmüş bir kullanım.
Her satıcıya şunları sorun: Kurulum ayrı mı? Excel aktarımı dahil mi, kaç satıra kadar? Tek seferlik mi, aylık veya yıllık abonelik mi? Sezonda ek kasa açarsam ne olur? Ek kullanıcı, ek şube, yeni modül nasıl fiyatlanır? Destek hangi saatlerde var; eylülün ilk cumartesisi bir sorun çıkarsa kim açar? Sözleşme bitince verilerimi Excel olarak alabilir miyim? Donanım; okutucu, fiş yazıcı, etiket yazıcısı teklifte mi, uyumlu liste mi veriliyor? Yasal belge tarafının ek bağlantı veya entegratör maliyeti var mı?
Gizli maliyetin büyüğü çoğu kez fatura kalemi olarak görünmez: Ürünleri elle girmek için harcanan saatler, yanlış fiyatla satılan ürünler, eylülde kuyruktan dönen veliler. En düşük görünen teklif, bu kalemler eklendiğinde en pahalısı olabilir. Welda Stock'ta fiyat kullanıcı, şube ve ürün sayısına göre işletmeye özel belirlenir; kurulum ve veri aktarımı teklife dahildir, ücretsiz görüşmede netleşir.
Geçişi hangi aya koymalı?
Kırtasiye için yanlış zaman nettir: ağustos ve eylül. Programı sezonun göbeğinde değiştirmek, yeni ekrana alışan personelle en uzun kuyruğu karşılamak demektir. En rahat başlangıç sezonun bitmesinden sonraki aylardır; bu da size dosya temizliği için yeterli süre bırakır.
Açılış stoğunu eski kayıtlardan değil, sayımdan alın. Binlerce kalemi tek günde saymak zor olduğu için rafları sırayla sayabilir, sayılan bölümü programa alarak ilerleyebilirsiniz. Kasayı canlıya aldıktan sonra ilk birkaç hafta kısa sayımlarla sapmayı izleyin: Hangi rafta fark çıkıyorsa genelde sorun o rafın kodlama biçimindedir. Personeli de sürece erken katın; kasiyerin hızlı tuş ve kısa kod listesinde söz sahibi olması, listenin gerçekten kullanılmasını sağlar.
Bir sonraki adım
Görüşmeye gelmeden önce üç şey hazırlayın: yaklaşık kalem sayınız, elinizdeki ürün listesi ve geçen yılın bir okul listesi. Sayfamızdan kırtasiye programı ihtiyacınıza uygun özellikleri inceleyebilir, sonra ücretsiz görüşme için bize yazabilirsiniz. Listenizi birlikte deneriz; kapsam ve fiyat bu görüşmede netleşir, görüşme taahhüt gerektirmez.
Sık sorulan sorular
Kırtasiye için market programı kullanılabilir mi?
Çoğu temel iş aynıdır: barkodla satış, stok düşümü, kritik stok, gün sonu raporu. Fark, barkodu olmayan ürünlerde ve kutu-adet ilişkisinde çıkar. Bir market programını kendi on barkodsuz ürününüz ve bir kutu kalemle denediğinizde dükkânınıza uyup uymadığını kısa sürede görürsünüz.
Kaç üründen sonra programa geçmek mantıklı olur?
Kesin bir sayı yok. Eşik çoğu zaman kalem sayısından çok belirtilerle anlaşılır: Rafta var sandığınız ürünün olmaması, geç verilen siparişler, gün sonunda tutmayan kasa, kâr edip etmediğinizi bilmemek. Bunlardan ikisini yaşıyorsanız değerlendirme zamanı gelmiştir.
Barkodsuz ürünleri tek tek etiketlemek zorunda mıyım?
Hayır. En çok satılanları etiketleyin, kutudan satılan küçükler için kısa kod ya da hızlı tuş kullanın, nadir satılanları ise ad aramasıyla geçin. Önemli olan her ürünün bir karşılığı olması ve "çeşitli" satışının alışkanlığa dönüşmemesidir.
Excel dosyam çok dağınık, yine de aktarılabilir mi?
Dağınık bir dosya aktarılabilir ama sonuç da dağınık olur. En azından barkodu, ürün adını ve satış fiyatını temizleyin. Welda Stock'ta aktarım kuruluma dahildir ve sırasında yardım ederiz; ürün adlarının düzeni ise işinizi en iyi bilen sizin kararınızdır.
Yeni sezonda toplu fiyat değişikliği nasıl yapılır?
Programın dosya üzerinden fiyat güncelleme imkânı olup olmadığını sorun; varsa barkodla eşleşen yeni fiyat listesiyle yapılır. Welda Stock'ta Excel üzerinden ürün, stok ve fiyat listesi aktarımı var; kendi fiyat listenizle nasıl çalıştığını demoda birlikte görebilirsiniz.
Yazarkasam var, program onun yerine geçer mi?
Bunu varsaymayın. Stok programının fişi ile yasal mali belge aynı şey olmayabilir. Yazarkasanızla programı nasıl birlikte kullanacağınızı satıcı ve mali müşavirinizle yazılı olarak netleştirin.
Kırtasiye programına eylül gelmeden kaç ay önce geçmeliyim?
Ürün temizliğiyle birlikte düşünürseniz sezondan birkaç ay önce başlamak rahat ettirir. Kırtasiyeler için kasımdan ilkbahara kadarki sakin dönem genellikle uygundur. Ağustosa kaldıysanız büyük geçişi sezon sonrasına bırakın; yalnızca kod listesini ve dosyayı hazırlamakla yetinin.
Şubem yok, tek dükkânım; yine de stok programı gerekir mi?
Gerekebilir. Tek dükkânda sorun şubeler arası aktarım değil, kalem sayısı ve sezon yoğunluğudur. Birden fazla şube planlıyorsanız bunu da görüşmede belirtin; stok düzeni büyümeden kurulduğunda ikinci dükkân çok daha kolay açılır.