Market programı fiyatları tek bir rakamla açıklanamaz, çünkü sizden istenen tutar beş ayrı kalemin toplamıdır: lisans, kurulum, donanım, kullanıcı ya da kasa sayısı ve destek. Bu kalemlerin büyüklüğünü de marketinizin kendisi belirler: kaç kasanız olduğu, kaç çeşit ürün sattığınız, manav ve şarküteri reyonunda terazi kullanıp kullanmadığınız, veresiye defteriniz olup olmadığı ve kaç şubeyle çalıştığınız. Elinizde iki teklif varsa ve aradaki fark size anlamsız geliyorsa, büyük ihtimalle iki firma aynı işi fiyatlamıyordur.
Kasa sayısını, terazinizi ve ürün listenizin durumunu sormadan söylenen bir tutar, kapsamı belli olmayan bir tutardır. Bu yüzden işe tutardan değil, teklifleri aynı dile çeviren bir tablodan başlamak gerekir. Masadaki kâğıtlara bakarken soru "hangisi daha ucuz" değil, "üç yıl sonunda hangisi marketime daha az mal olmuş ve daha az baş ağrıtmış olur" olmalı.
Aynı market için iki teklif neden bu kadar farklı çıkıyor?
Şöyle bir örnek düşünün. İki kasalı bir mahalle marketi; akşamları kuyruk oluyor, bir köşede manav, karşısında küçük bir şarküteri reyonu var, rafta yaklaşık beş bin çeşit ürün dönüyor ve deftere yazılan bir veresiye müşteri grubu bulunuyor. Sahibi iki firmadan teklif alıyor. Birinin ilk ödemesi daha düşük, ötekininki belirgin biçimde daha yüksek. İlk refleks düşük olana yönelmek olur.
Oysa kâğıtları yan yana koyunca farkın nereden geldiği görünür. İlk teklifte terazi entegrasyonu ayrı ücretlendirilmiştir, veri aktarımı yalnızca ürün listesini kapsar, veresiye defteri elle girilecektir, donanımdan hiç söz edilmez. İkinci teklifte kurulum yerinde yapılır, müşteri ve bakiye kayıtları da aktarılır, ama hafta sonu desteği ek ücrete bağlanmıştır. İki firma da yalan söylemiyor olabilir; yalnızca farklı işleri fiyatlıyorlardır.
Teklif almadan önce yapabileceğiniz en faydalı şey, her firmaya aynı bilgiyi vermektir. Kasa sayısı, yoğun saatte açtığınız ek kasa, yaklaşık ürün çeşidi, terazi marka ve modeli, veresiye müşteri sayısı, kullandığınız yazar kasa ve varsa ikinci şube planı. Bir sayfalık bu özet, gelen tekliflerin karşılaştırılabilir olmasını sağlar. Firmalardan biri bu bilgilerin hiçbirini sormadan tutar veriyorsa, o tutarın neleri içermediğini özellikle sorun.
Beş kalemi ayırın: teklifi kendi tablonuza çevirin
Teklifler genellikle firmanın kendi sıralamasıyla gelir; birinde kurulum lisansın içinde görünür, ötekinde destek paketi başka sayfadadır. Bunları aşağıdaki gibi tek bir tabloya yeniden yazın. Bir hücreyi dolduramıyorsanız, cevabı henüz almamışsınız demektir.
| Kalem | İçinde ne olabilir? | Satıcıya soracağınız cümle |
|---|---|---|
| Lisans | Abonelik veya tek seferlik bedel, sürüm güncellemeleri, modüller | Bu tutar hangi modülleri kapsıyor, sözleşme sonunda ne oluyor? |
| Kurulum | Ürün ve fiyat aktarımı, rol tanımları, terazi ayarı, eğitim | Veri temizliğini kim yapıyor, eğitim kaç kişiyi kapsıyor? |
| Donanım | Bilgisayar, barkod okuyucu, fiş yazıcı, terazi, para çekmecesi | Elimdeki cihazlar kullanılabilir mi, hangileri yenilenmek zorunda? |
| Kullanıcı ve kasa | Kasa, kullanıcı veya şube başına ücret, depo girişi, merkez kullanıcısı | Bayram öncesi ek kasa açarsam veya personel değişirse ne olur? |
| Destek | Çalışma saatleri, kanal, uzaktan bağlantı, yerinde servis | Cumartesi akşamı kasa durursa kime, nasıl ulaşırım, bedeli var mı? |
Lisans satırında en önemli ayrım, ödemenin tek seferlik mi yoksa yinelenen mi olduğudur. Tek başına hiçbiri daha iyi değildir. Yinelenen ödeme ilk günkü yükü hafifletir ama işletme açık kaldığı sürece devam eder; tek seferlik bedel başta daha ağır gelebilir, buna karşılık sonraki yılların bütçesini sadeleştirir. Asıl soru, güncelleme ve desteğin yıllar içinde nasıl ele alındığıdır. "Tek seferlik" denilen bir teklifte yıllık bakım ayrıca isteniyorsa, o kalemi yinelenen sütununa yazın.
Kurulum satırı, en çok kafa karıştıran satırdır. "Kurulum dahil" ifadesi bazı firmalar için programı açıp hesabınızı tanımlamak, bazıları için beş bin ürünü barkod ve fiyatıyla aktarmak, rolleri kurmak ve kasiyerleri eğitmek anlamına gelir. Teklifte kelimenin kendisine değil, altındaki iş listesine bakın.
Akşam altı kuyruğu: kasa sayısı lisans hesabını nasıl değiştirir?
Marketin diğer perakende işlerinden ayrıldığı nokta, satışın gün içine eşit dağılmamasıdır. Sabah tek kasa yeter, akşam işten dönüş saatinde ikinci kasayı açarsınız, bayram arifesinde belki üçüncü bir bilgisayarı da devreye almak istersiniz. Lisansın neye göre sayıldığı burada doğrudan bütçeye dokunur.
Kasa başına fiyatlanan bir modelde yalnızca birkaç hafta kullanacağınız yedek kasa da ücrete girebilir. Kullanıcı başına modelde ise kasa sayısı değil, kişi sayısı önemlidir; yarı zamanlı öğrenci kasiyerler, hafta sonu gelen akraba, depo sorumlusu ve muhasebeciniz tek tek sayılabilir. Personel değişiminin sık olduğu bir markette bu fark küçük değildir.
Ücreti düşürmek için herkese tek şifre vermek ilk akla gelen kestirme yoldur ve genellikle en pahalısıdır. Kasadaki iptali, indirimi ya da iadeyi kimin yaptığını göremezseniz, kasa açığının kaynağını da bulamazsınız. Bu yüzden lisans modelini seçerken "kaç hesap açmam gerekir" diye değil, "kasiyer, depo sorumlusu ve benim için ayrı yetki kurduğumda hesap nasıl değişir" diye sorun. Kasa kontrolü konusunu fire ve kayıp önleme rehberinde daha ayrıntılı bulabilirsiniz.
Şube tarafında da benzer bir ayrıntı var. İkinci şube bir yıl içinde gündemdeyse, onu bugünkü teklife dahil etmeseniz bile bedelini yazılı olarak öğrenin. Merkezi raporlama ayrı bir paket midir, depo ayrı bir şube gibi mi sayılır, bunlar imzadan sonra öğrenilince pazarlık gücünüz kalmaz.
Manav ve şarküteri reyonu teklifin neresine yazılıyor?
Paketli ürünlerin barkodu fabrikadan gelir; okuttuğunuzda program ürünü tanır. Manav ve şarküteri reyonunda ise iş başka türlü yürür. Domatesi, beyaz peyniri ya da zeytini terazi tartar, ağırlık veya fiyat bilgisini barkoda yazarak etiket basar, kasiyer bu etiketi okutur. Programın etiketteki kodu doğru çözmesi gerekir. Çözemezse kasiyer elle giriş yapmaya başlar, kuyruk uzar, stok da kiloyla değil tahminle düşer.
Fiyat açısından kritik nokta şudur: terazi entegrasyonu bazı tekliflerde lisansa dahildir, bazılarında ayrı bir iş kalemidir, bazılarında ise hiç yazılmamıştır ve kurulum günü "bu modelde ayrıca bakmak gerekiyor" cümlesiyle ortaya çıkar. Terazinizin marka ve modelini teklif aşamasında verin; etiket basan bir teraziniz yoksa, cihaz yatırımını da hesabınıza ekleyin. Satın almadan önce neyin denenmesi gerektiğini terazi barkodlu satış programı rehberinde tek tek anlattık.
Bu reyonların ikinci maliyeti firedir. Solan marul, kuruyan peynir, kırılan yumurta gerçek bir para kaybıdır ama fire kaydı programda yoksa rapordaki kâr olduğundan iyi görünür. Teklifi incelerken fire ve zayiat kaydının temel kapsamda olup olmadığını sorun. Bir de barkodsuz ürünleri düşünün: açık ekmek, simit, poşet gibi kalemler kasada barkodla okutulamaz, hızlı seçim tuşu ya da arama ile satılır. Bunun için ayrı bir ayar veya ücret gerekiyor mu, demoda göreceksiniz.
Fiyat etiketi sık değişen bir ülkede toplu güncelleme bir maliyet kalemidir
Teklif sayfalarında pek yazılmayan ama Türkiye'de market sahibinin her hafta hissettiği bir konu var: fiyat değişimi. Toptancıdan yeni liste geldiğinde yüzlerce ürünün satış fiyatını güncellemek gerekir. Program bunu toplu yapamıyorsa bedelini lisansta değil, personelin saatlerinde ödersiniz. Üstelik güncellenmeyen her ürün iki ayrı zarar üretir: alış fiyatı artmış ama satış fiyatı aynı kalmış ürün, kâr marjınızı sessizce eritir; raf etiketiyle kasa fiyatı tutmayan ürün ise müşteriyle tartışma çıkarır.
Bu nedenle demoda şu soruları sorun: Excel'den toplu fiyat aktarabiliyor muyum? Alış fiyatı değişince marj nerede görünüyor? Raf etiketi basılabiliyor mu, yoksa etiket işini ayrı mı çözmem gerekiyor? Bir firma etiket basımını ek modül olarak satıyorsa bu bir kusur değildir; yeter ki tabloda doğru satıra yazılsın.
Benzer bir tablo tedarikçi tarafında da geçerlidir. Mahalle marketi çoğu zaman büyük toptancının yanında sütçü, ekmekçi, yumurtacı ve içecek bayisiyle çalışır. Her biriyle ayrı borç ve ödeme takvimi vardır. Tedarikçi faturası ve borcu programda takip edilemiyorsa, bu işi ayrı bir defterde sürdürürsünüz; yani ucuz görünen programın yanında, bedelini zamanla ödediğiniz ikinci bir sistem daha çalışır. Aynı durum veresiye için de geçerlidir: müşteri bakiyesi ayrı defterde kaldığı sürece kasadaki rapor resmin tamamını göstermez.
Yazar kasa, e-Arşiv ve e-Fatura: teklifin dışında kalan yasal kısım
Bir market programı teklifini okurken en sık yapılan varsayım, programın yasal belge işlerini de hallettiğini düşünmektir. Türkiye'de perakende satış yapan işletmelerin önemli bir bölümü ödeme kaydedici cihaz, yani ÖKC kullanmak durumundadır. Kurumsal müşteriye kesilen belgeler ise işletmenin durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamına girebilir. Hangi yükümlülüğün sizin için geçerli olduğu, ciro, faaliyet ve mevzuattaki güncel eşiklere göre değişir; bunu mali müşavirinizle netleştirin, satıcının genel cümlesine dayanmayın.
Fiyat açısından bakarsak üç şeyi ayrı ayrı sorun. Birincisi, program ÖKC ile konuşuyor mu, yoksa kasiyer tutarı iki ayrı cihaza mı giriyor? İkincisi, bu bağlantı varsa ek ücrete tabi mi ve hangi cihaz modellerinde çalışıyor? Üçüncüsü, e-Fatura ve e-Arşiv için bir entegratör gerekiyorsa o hizmetin bedeli teklifte mi, yoksa ayrı mı? Programdaki "fiş" kelimesinin her zaman mali belge anlamına gelmediğini de unutmayın.
KVKK ise genellikle hiçbir teklifte kalem olarak geçmez, ama veresiye defterini programa taşıdığınız an konu size de dokunur. Müşterinin adı, telefonu ve bakiyesi kişisel veridir. Verinin nerede saklandığını, kimin erişebildiğini, sözleşme bitince ne olacağını sorun. Kasiyerin tüm müşteri listesini görmesi gerekip gerekmediğine de yetki ayarlarında karar verin. Buradaki değerlendirmeler genel bilgidir; kendi durumunuz için hukuki destek almanız gerekebilir.
Üç yıllık hesap: iki teklifi aynı ölçüye getirin
Tablonuz dolduktan sonra sıra toplamda. İlk ödemeye bakmak yanıltıcıdır; çünkü bir teklif yükünü başa, ötekisi yıllara yayar. Üç yıllık bir pencere çoğu market için makul bir karşılaştırma aralığıdır: kısa olmadığı için yinelenen ödemeleri görünür kılar, uzun olmadığı için de tahmine boğulmaz.
Hesap basittir: tek seferlik kalemleri toplayın, yıllık kalemleri üçle çarpın, üstüne geçişin size maliyetini ekleyin. Aşağıdaki örnekte para yerine "birim" kullanıyoruz, çünkü amaç bir fiyat vermek değil, yöntemi göstermek. Teklif A'da tek seferlik kalemler 15 birim, yıllık kalemler 30 birim, geçiş maliyeti 10 birim. Üç yılın toplamı 115 birim eder.
Şimdi Teklif B'yi aynı örnekle koyalım: tek seferlik kalemler 60 birim, yıllık kalemler 10 birim, geçiş maliyeti yine 10 birim. İlk yılın sonunda B, 80 birimle A'nın 55 biriminden pahalıdır. Üçüncü yılın sonunda ise B toplamda 100 birime, A 115 birime gelmiştir. Bu, "pahalı teklif her zaman iyidir" demek değildir; yalnızca karşılaştırmanın süreye bağlı olduğunu gösterir. Dükkân kiranız iki yıl sonra bitiyorsa ya da devretmeyi düşünüyorsanız, tablo tersine dönebilir.
Sonucu iki senaryoyla sınayın. Birincisi büyüme: bir kasa ve bir şube eklenirse iki teklif nasıl değişir? İkincisi küçülme: bir kasa kapanır, personel azalırsa ödemeniz düşer mi, yoksa sözleşme sizi aynı tutara mı bağlar? Bir de yıllık artış koşuluna bakın. Sözleşmede artış yönteminin nasıl belirlendiği yazmıyorsa, üç yıllık hesabınızın son iki yılı tahminden ibarettir.
Faturada görünmeyen harcamalar
Hiçbir teklifte yazmayan ama her geçişte ödenen bedeller vardır. Bunlar satıcının saklamaya çalıştığı şeyler değil, çoğu zaman satıcının da göremediği kendi iç maliyetlerinizdir. Hesabınıza eklemeniz gereken başlıcaları şunlar:
- Ürün listesinin temizliği. Yıllardır biriken mükerrer ürünler, yanlış barkodlar ve eski fiyatlar yeni sisteme aynen taşınırsa sorun da taşınır. Bu temizliği kimin yapacağını belirleyin; çoğu zaman en bilen kişi sizsinizdir ve saatiniz bedava değildir. Süreci Excel'den stok programına geçiş rehberinde adım adım anlattık.
- Açılış sayımı. Programa doğru stokla başlamak için bir tam sayım gerekir. Beş bin çeşitlik bir markette bu, gece mesaisi ya da kapalı bir saat demektir.
- Yavaş ilk hafta. Kasiyer yeni ekranı öğrenirken akşam kuyruğu uzar. Geçişi ay başına, maaş gününe ya da bayram öncesine denk getirmeyin.
- İnternet ve yedek hat. Web tabanlı bir programda kasa bağlantıya dayanır. Kararsız bir hattınız varsa, yedek bağlantı küçük ama gerçek bir kalemdir.
- Personel devri. Markette kasiyer değişimi sık olabilir. Sonraki eğitimler ücretli mi, yoksa bir kez verilen eğitim mi var, öğrenin.
- Çıkış maliyeti. Sözleşme bittiğinde ürün, müşteri ve satış verinizi hangi biçimde alabileceğinizi yazılı olarak isteyin. Verinizi geri alamadığınız bir program, ileride en pahalı program olur.
Demoda kendi sepetinizi okutun
Satıcının hazırladığı demo her zaman akıcıdır, çünkü ürünler tam da o demoya göre girilmiştir. Karar verdirecek olan demo, sizin sepetinizle yapılandır. Görüşmeye gerçek ürünlerden küçük bir sepet ve terazinizden bastırdığınız birkaç etiket götürün ya da fotoğrafını gönderin. Kasiyerinizi de yanınıza alın; çünkü programı her gün kullanacak olan odur ve sizin göremediğiniz şeyi o görür.
Testin sonunda her firma için aynı üç soruya not verin: Kuyruk sırasında bu ekran beni yavaşlatır mı? Kasiyerim yardım almadan iade yapabilir mi? Gün sonunda rakamlar kafamda bir soru bırakmadan kapanıyor mu? Bu notlar, üç yıllık maliyet tablonuzun yanında durmalı. Biraz daha pahalı ama kasada akıcı bir program, ucuz ama kasiyerin kaçındığı bir programdan genellikle daha az maliyetlidir; çünkü kullanılmayan programın raporları da değersizdir. Genel seçim ölçütlerine bakmak isterseniz POS sistemi seçim rehberimiz tamamlayıcı olur.
Hangi market hangi harcamayı gerçekten yapmalı?
Her markete aynı kapsam gerekmez. Fazla modül de eksik modül kadar para yakar. Aşağıdaki tablo kesin kural değil, başlangıç noktasıdır.
| İşletme | Önce paranızı buraya koyun | Şimdilik ertelenebilir |
|---|---|---|
| Tek kasalı bakkal, az çeşit | Barkodlu satış, veresiye, gün sonu raporu | Çoklu depo, ayrıntılı rol yapısı |
| İki kasalı mahalle marketi, manav ve şarküteri | Terazi barkodu, kasiyer yetkileri, kritik stok, kâr marjı raporu | Şube yönetimi, ileri raporlar |
| Birkaç şubeli market veya ayrı depolu işletme | Şube bazında stok, merkezi rapor, net yetki yapısı, yerinde destek planı | Şubelerin ihtiyacı olmayan ek ekranlar |
| Çok sayıda kasalı, yüksek hacimli süpermarket | Kesintide çalışma planı, mali cihaz bağlantısı, kampanya motoru, sözleşmeli servis | Yok denecek kadar az; bu ölçekte özel değerlendirme gerekir |
Bazı durumlarda ücretli programa hiç geçmemek de makul bir karardır. Çok az çeşit satıyor, tek başınıza çalışıyor, veresiye vermiyor ve kârlılık raporuna ihtiyaç duymuyorsanız, düzgün tutulan bir tablo bir süre işinizi görebilir. Geçişi tetikleyecek işaretler bellidir: gün sonu kasanın tutmaması, rafın boşaldığını müşteriden öğrenmek, ikinci kişinin kasaya geçmesi.
Welda Stock'un teklifi bu tabloya nasıl oturuyor?
Kendi ürünümüzü de aynı tabloyla anlatmak en dürüstü. Welda Stock'ta market programı fiyatları paket listesiyle değil, kullanıcı sayısı, şube ve depo sayısı, ürün sayısı ile veri aktarımının kapsamı ve donanım ile satış akışınıza göre belirlenir. Tek seferlik bir kurulum bedeli vardır; gizli veya yinelenen maliyet yoktur. Teklife kurulum, Excel'den ürün, stok ve müşteri aktarımı ve kasiyer, depo ve yönetici eğitimi dahildir. Fiyatı ise ücretsiz bir görüşmede ihtiyacınızı dinleyip birlikte netleştiriyoruz.
Markete dokunan özellikler tarafında barkod okuyucuyla hızlı satış, market terazisi barkodlarını otomatik çözme, müşteri fişi, gün sonu kasa raporu, kritik stok uyarısı, stok sayımı ile fire ve zayiat takibi, veresiye ve cari hesap, tedarikçi faturaları ve borç takibi, ürün bazında kâr marjı, rol bazlı yetkiler ve çoklu şube bulunur.
Sorulması gerekenleri de saklamayalım. Welda Stock web tabanlıdır, yani işlemler internet üzerinden yürür; bağlantınız kararsızsa çalışma düzenini kurulum aşamasında birlikte planlıyoruz, ama kesintisiz çevrimdışı kasa arıyorsanız bunu açıkça sorun. Ürün sayfamızda sözü geçen müşteri fişini mali belge veya ÖKC entegrasyonu olarak okumayın; yazar kasa düzeniniz ne ise görüşmede konuşalım. Teklifte donanımın kurulumu ele alınır; cihazların kendisinin satın alınması gerekiyorsa bunu ayrıca netleştirin. Raf etiketi basımı, kampanya kurguları, son kullanma tarihi takibi veya e-ticaret bağlantısı sizin için belirleyiciyse, bunları da listeye yazıp sorun; ürün belgelerimizde yer almayan bir özelliği burada vaat etmek istemeyiz.
Elinizde başka tekliflerle dolu bir masa varsa, onları da getirebilirsiniz. Kullanıcı, şube ve ürün sayınızı, terazinizi ve bugünkü düzeninizi anlattığınızda, tablonuzu Welda için de birlikte doldururuz. Sonrası sizin kararınız; market programı fiyatları için ücretsiz görüşmeyi buradan planlayabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Market programı fiyatları neye göre belirlenir?
Temelde kasa veya kullanıcı sayısı, şube ve depo sayısı, ürün çeşidi ve veri aktarımının kapsamı, terazi ve diğer donanımlar ile destek düzeyine göre belirlenir. Aynı program, iki farklı markette farklı tutar çıkarabilir. Bu yüzden her firmaya aynı bilgileri verip teklifleri aynı tabloya yazmak gerekir.
Aylık ödeme mi, tek seferlik ödeme mi daha iyi?
Genel bir doğrusu yok. İlk gün nakdinizi korumak istiyorsanız yinelenen model rahatlatabilir; uzun süre aynı yerde çalışacaksanız tek seferlik modelin üç yıllık toplamı daha makul çıkabilir. Karar vermeden önce güncelleme ve desteğin hangi modelde nasıl ele alındığını yazılı olarak öğrenin ve üç yıllık toplamı hesaplayın.
Mevcut barkod okuyucu ve bilgisayarımı kullanabilir miyim?
Çoğu zaman standart barkod okuyucular yeniden kullanılabilir, ama bunu her firmadan cihaz modelinizi vererek öğrenin. Welda Stock standart barkod okuyucularla çalışır ve tarayıcısı olan bir bilgisayardan kullanılır. Terazide asıl belirleyici, cihazın barkodlu etiket basıp basmadığıdır.
Ücretsiz bir market programı işimi görür mü?
Az çeşitli, tek kullanıcılı bir dükkânda bir süre görebilir. Kasiyer yetkisi, terazi barkodu, veresiye, şube ve kârlılık raporu gerektiğinde sınırlara takılma ihtimali yükselir. Ücretsiz seçenekte de verinizi nasıl dışarı alacağınızı ve destek ihtiyacı doğduğunda ne olacağını önceden sorun.
Geçiş sırasında satışlar durur mu?
İyi planlanırsa durmaması gerekir, ama ilk günlerde kasa yavaşlayabilir. Başlangıcı haftanın sakin bir gününe koyun, öncesinde tam sayım yapın, ilk gün sonu raporunu yöneticiyle birlikte kapatın ve eski kayıtlarınızı bir süre saklayın.
Teklif almak için hangi bilgileri hazırlamalıyım?
Şube ve depo sayısı, yaklaşık ürün çeşidi, sisteme girecek kullanıcı sayısı, barkod okuyucu ve terazi bilgisi ile stoğu bugün nasıl tuttuğunuz yeterli bir başlangıçtır. Yazar kasa modelinizi ve veresiye müşteri sayınızı da eklerseniz teklifler çok daha karşılaştırılabilir olur.
Yazar kasa programla otomatik konuşur mu?
Bu, programa ve cihaz modeline göre değişir; "evet" cevabı aldığınızda hangi modelde ve hangi koşulla sorusunu ekleyin. Welda Stock için bunu ürün belgelerimizde vaat etmiyoruz; düzeninizi görüşmede konuşup net cevap vermeyi tercih ederiz.