Psikolog randevu programı seçerken takvimin ne kadar şık göründüğüne değil, üç şeye bakın: seans notlarının gerçekten şifreli bir alanda durup durmadığı, sekreterin ve diğer terapistlerin neyi göremediği, seans takibinin danışan kopmadan önce sizi uyarıp uyarmadığı. Tek başına çalışan bir psikolog için genellikle sade bir takvim, şifreli danışan dosyası ve dikkatli yazılmış hatırlatma yeterlidir. Ortak sekreterli bir danışmanlık merkezinde ise asıl ölçüt terapist bazında not ayrımıdır. Hastane süreçleri olan tıbbi bir yapıdaysanız aradığınız şey büyük olasılıkla randevu programı değil, sağlık bilgi yönetim sistemidir.
Bu kararı zorlaştıran şey, piyasadaki programların çoğunun kuaför, diş kliniği ve spor salonu için de aynı ekranla çalışmasıdır. Bunda yanlış bir şey yok; randevu her yerde randevudur. Ancak terapi odasında konuşulanlar başka bir kategoriye girer ve bazı danışanlar için psikoloğa gittiğinin bilinmesi bile ciddi bir meseledir. Aşağıda kararı bu gerçekten yola çıkarak kuruyoruz.
Terapi takvimi neden başka takvimlere benzemez?
Bir kuaförün takviminde her ziyaret ayrı bir olaydır. Terapide ise danışan çoğunlukla bir saate sahip olur: her salı 15.00 onundur, aylarca. Bu saat bir terapötik çerçevenin parçasıdır; danışan için haftanın düzenini kuran bir sabittir. Bu yüzden terapi takviminde en değerli şey "boş saati hızlı doldurmak" değil, sabit saatleri bozmadan yönetmektir.
Pratikte bu şu soruya dönüşür: Program, aynı danışanı önümüzdeki haftalara tek işlemle yerleştirebiliyor mu? Bayram haftasında veya siz izindeyken bu sabit saatler nasıl kayıyor? Danışan üç hafta ara verdiğinde saati ona mı ait kalıyor, boşa mı düşüyor? Bunları demoda mutlaka kendi örneğinizle sorun. Sabit saat mantığı olmayan bir programda sekreter her ay aynı girişleri elle yapar; o tekrar yorucu olmasından çok, birinin atlanması yüzünden önemlidir. Danışan haftaya saati olmadığını fark ettiğinde bunu bazen kendisiyle ilgili bir mesaj olarak okuyabilir.
İkinci fark süredir. Çok sayıda terapist 45-50 dakikalık seans ve aralarda kısa not ve nefes payı ile çalışır. Program seans süresini ve ara payını ayrı tanımlatmıyorsa takviminiz kâğıt üzerinde dolu, gerçekte sıkışık olur. Üçüncü fark bekleme alanıdır. Danışanların birbiriyle karşılaşmaması pek çok merkezde bilinçli bir tercihtir. Çıkış ve giriş saatlerini kaydıracak kadar esnek bir takvim, oda bazlı görünüm ve iki terapistin aynı odaya yazılmasını engelleyen çakışma kontrolü burada iş görür.
Boşalan saatin kaderi de farklıdır. Salon iptali herkese açabilir; terapide o saat için önce sırada bekleyen, saat değişikliği isteyen danışanlara bakılır. İptalde sıradakine haber veren bir bekleme listesi bu yüzden işe yarar. Yine de haber metninin ne söylediğine dikkat edin: "Bir danışan iptal etti" değil, "Size uygun bir saat açıldı" yazmalıdır.
Randevunun varlığı da sırdır: sekreter ekranından kilit ekranına
Çoğu programın güvenlik sayfası seans notlarından söz eder. Oysa danışanı en sık ele veren şey not değil, randevunun görünen izidir. Bir sahne düşünün: Danışan akşam yemeğinde telefonunu masaya bırakmış, ailesi terapiye başladığını bilmiyor. Ekranda "Yarınki psikoterapi seansınızı unutmayın" yazısı beliriyor. Şifreleme bu anda hiçbir işe yaramaz.
Hatırlatma otomasyonu devamsızlık konusunda değerli olabilir, fakat psikolog için bir ayar kararıdır, sadece aç-kapa düğmesi değil. Şablonu değiştirebiliyor musunuz? Gönderen adı ne görünüyor? "X Psikoloji ve Terapi Merkezi" adıyla gelen bir mesaj, içeriği ne kadar sade olursa olsun durumu söyler. Danışan formunda "Size hangi kanaldan, hangi metinle ulaşalım?" sorusunu sormak ve "bana mesaj gönderilmesin" seçeneğini saklamak bu yüzden önemlidir. WhatsApp ile randevu otomasyonu yazımızda genel kurulumu anlatıyoruz; terapi tarafında bunun üzerine bir de bu mahremiyet filtresi biniyor.
WhatsApp konusunda bir not daha: Hangi programı seçerseniz seçin, WhatsApp'tan giden metin o platformun altyapısından geçer. Bu nedenle mesaj metnine sağlık bilgisi koymamak, en sade önlemdir ve programdan bağımsızdır. Aydınlatma metninizde bu kanalı açıkça yazmak ve danışanın tercihini kaydetmek de iyi bir başlangıçtır; özel nitelikli veri söz konusu olduğundan ayrıntıyı bir hukukçuya göstermenizi öneririz.
Görünürlüğün ikinci yeri resepsiyondur. Sekreter masasındaki ekran bekleme alanına dönükse, takvimde görünen tam adlar orada oturan herkesin önündedir. Danışan adını kısaltabilme, ekran kilidinin otomatik devreye girmesi ve sekreter hesabından terapötik bilgi çıkmaması küçük ayrıntılar gibi görünür, gerçekte her gün tekrarlanan risklerdir. Danışan portalı veya online randevu sayfası kullanacaksanız, sayfanın başlığı ve seçilebilen hizmet adları da aynı gözle okunmalıdır: "Travma terapisi" yazan bir seçenek, seçenin ekran geçmişinde kalır.
"Verileriniz şifreli" cümlesinden sonra sorulacaklar
Danışan kaydı, sağlık verisi niteliği taşıyabilir ve KVKK'da sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırılır. Bu da daha sıkı önlemler beklendiği anlamına gelir. Satıcı "şifreli saklıyoruz" dediğinde bu doğru olabilir, ama cümle tek başına şunu söylemez: hangi alanlar, hangi aşamada, kimin anahtarıyla?
Bağlantı şifrelemesi (tarayıcıdaki kilit simgesi) verinin yolda korunmasıdır; verinin sunucuda şifreli durması ise ayrı bir konudur. Psikolog açısından en kritik alan genellikle serbest metin not kutusudur, çünkü en mahrem bilgi oraya yazılır. Bazı sistemlerde şifreli alan tanımlı bir "sağlık kaydı" bölümüyken genel not alanı farklı ele alınabilir. Yüklediğiniz test sonuçları, ön görüşme formu veya tarama belgeleri de kendi başına bir sorudur.
Sık gözden kaçan bir başka nokta yedekler ve dışa aktarımdır. En güçlü şifreleme bile, sekreterin bir tıkla masaüstüne indirdiği şifresiz Excel danışan listesini korumaz. Dışa aktarma yetkisi kimde, indirilen dosya kayda geçiyor mu? Sormaya değer. Kendi cihazlarınız da denklemin parçasıdır: paylaşılan bir aile bilgisayarında açık kalan oturum, en iyi sunucu güvenliğini boşa çıkarır. Bu konunun genel çerçevesini klinikte hasta verisi güvenliği yazısında daha ayrıntılı bulabilirsiniz.
KVKK tarafında programın sizin adınıza çözemeyeceği işler olduğunu da aklınızda tutun: aydınlatma metni, açık rıza metninin gerekip gerekmediği, saklama süresi, VERBİS yükümlülüğünüz olup olmadığı ve bir veri ihlalinde izlenecek yol sizin kararlarınızdır. İyi bir program bunları kolaylaştırır, sorumluluğu üstlenmez. "KVKK uyumlu program" ifadesini gördüğünüzde "hangi yükümlülüğümü nasıl destekliyor?" diye sormak daha doğru olur.
Yetkiyi kişiye göre değil, soruya göre kurun
Program satın alanların çoğu yetkiyi "sekreter", "uzman", "yönetici" düğmeleri olarak düşünür. Danışmanlık merkezinde daha faydalı olan yaklaşım şudur: Her bilgi parçası için "bunu kim, ne için görmek zorunda?" diye sormak. Sekreter randevuyu yönetmek için danışanın adını ve telefonunu görmek zorundadır; görüşme konusunu görmek zorunda değildir. Muhasebe ödeme tutarını görür; ödemenin hangi terapi için olduğunu görmesi gerekmez. Merkez sahibi her zaman her dosyayı görmek zorunda değildir ve bu, özellikle sahibin kendisi de terapist olduğu merkezlerde en çok atlanan noktadır.
Merkezinizdeki üç özel durumu ayrıca düşünün. İlki, kira usulü oda paylaşan bağımsız terapistlerdir. Her biri kendi danışanının veri sorumlusu olabilir; bu durumda aynı hesapta birbirinin dosyasını görmeleri hem etik hem hukuki bir soruya dönüşür. İkincisi süpervizyondur: süpervizör, belirli bir danışan için geçici erişim mi alacak, yoksa vaka anonim olarak ayrı mı konuşulacak? Çoğu merkez ikincisini tercih eder; program bunu zorlamamalı. Üçüncüsü ayrılan terapisttir. Bir terapist merkezden ayrıldığı gün hesabı nasıl kapanacak, dosyaları kime geçecek, geçmiş notları kim okuyabilecek? Bunu kriz çıkmadan önce yazılı hale getirmek gerekir.
Yetki kadar önemli olan, yetkinin izini görmektir. Bir denetim kaydı, kimin hangi kaydı ne zaman açtığını gösterir. Danışan "Bilgilerimi kim gördü?" diye sorduğunda veya merkez içinde bir söylenti çıktığında tek güvenilir cevap budur. Burada iki şeye bakın: kayıt sadece değişiklikleri mi tutuyor, yoksa görüntülemeleri de mi? Ve kaydı kim okuyabiliyor? Terapi bağlamında asıl risk düzenleme değil, sessizce okumadır.
Seans takibi, kalan seans sayısından fazlasıdır
Programların sunduğu "paket ve seans takibi" genellikle estetik veya fizik tedavi mantığından gelir: 10 seans satıldı, 3'ü kullanıldı, 7 kaldı. Danışmanlık merkezlerinde paket satanlar için bu yararlıdır; özellikle ön ödemeli sürelerde kalan hakkın tartışmaya yer bırakmadan görünmesi ilişkiyi rahatlatır. Ancak pek çok psikolog seans başı çalışır ve onun için asıl soru sayaç değil, sürekliliktir: Kim üç haftadır gelmedi? Kimin bir sonraki randevusu yok? Kim iki kez üst üste son anda iptal etti?
Terapide takipten düşme, sessiz bir olaydır. Danışan "şimdilik ara verelim" der ve takvimden çıkar; aylar sonra kimse hatırlamaz. Oysa bir görevle "iki hafta sonra nazikçe yokla" notu bırakmak, klinik açıdan da etik açıdan da düşünülmüş bir kapanışa imkân verebilir. Programınızda hatırlatmalı görev, son seans tarihine göre filtre ve bir takip listesi varsa bu kolaylaşır. Ama dikkat: bu listeyi bir satış hunisi gibi kullanmayın. Danışanı geri aramak ile müşteriyi geri kazanmak farklı şeylerdir; arama kararı terapistindir, sekreterin elindeki kampanya listesinin değil. Seans ve paket mantığının klinik genelindeki kurulumunu klinikte seans ve paket takibi yazısında ele alıyoruz.
Yukarıdaki sayımı programa bakmadan önce yapmak işin en öğretici kısmıdır. Boş saatlerin çoğu son anda iptalden geliyorsa, bekleme listesi ve iptal politikası öncelik kazanır. Çoğu tatil dönüşü planlanmayan sabit saatlerden geliyorsa sorun hatırlatma değil, planlama disiplinidir ve otomatik mesaj bunu çözmez. Gelmeme yüksekse önce hatırlatmayı değil, çerçeve görüşmesinde iptal kuralının ne kadar net anlatıldığını gözden geçirmek de gerekebilir.
Not yapısı da seans takibinin parçasıdır. Her seans için tarih, süre, kısa odak ve bir sonraki adım alanı olan kronolojik bir yapı, tek uzun metin kutusuna göre daha düzenlidir. Hazır klinik şablon ve test skorlaması sunan programlar ise ayrı bir kategoridir. Bunlara gerçekten ihtiyacınız olup olmadığına kendi notlarınıza bakarak karar verin; eğer ölçek puanlarını başka bir yerde tutuyorsanız, sade bir yapı çoğu zaman yeterlidir.
Çift, çocuk, grup: "bir danışan, bir dosya" varsayımı nerede kırılır?
Yazılımların çoğu bir kişiye bir kayıt açar. Terapi pratiği ise buna her zaman uymaz ve bu bölüm, satın almadan önce en az düşünülen bölümdür.
Çift ve aile terapisi. Seans ikisine aittir, ama fatura birine, randevu mesajı belki ikisine gider. Bireysel görüşmede eşlerden birinin söylediği şey, ortak bir dosyada diğerine görünür hale gelmemelidir. Programda iki danışanı bir seansa bağlayabiliyor musunuz, yoksa ikinci kişi için not yeri mi açıyorsunuz? Danışan portalı varsa kimin hangi kaydı gördüğüne ayrıca bakın.
Çocuk ve ergen çalışması. İletişim numarası genellikle velininkidir. Bu nedenle hatırlatma veliye gider, ödeme veliden gelir, ama seans içeriği veliye açık bir alana girmemelidir. Ergen danışanlarda bu çizgi daha da hassastır; kiminle ne paylaşıldığına dair anlaşmayı dosyaya belge olarak ekleyebilmek işinizi kolaylaştırır. Reşit olmayan danışanda rıza süreçleri için hukuki destek almak gerekebilir.
Grup terapisi. Grup dersi veya kontenjan özelliği olan bir takvim, grup seanslarını planlamak için kullanılabilir. Ancak katılımcı listesini kimin gördüğü, toplu mesajlarda numaraların birbirine görünmemesi ve grup adının ("Yas Destek Grubu" gibi) mesaj metninde geçmemesi terapiye özgü ayarlardır. Ayrıca paket veya grup modüllerinin ekranda "ders" dediği yerde bu dilin merkezinize uyup uymadığını kontrol edin.
Kriz notu. Risk değerlendirmesi veya acil durum kişisi gibi bilgiler, gerektiğinde hızla erişilebilir olmalı, ama sekreterin her gün gözüne çarpmamalıdır. Bu ikisi arasındaki denge için programdan bir mucize beklemeyin; merkezin yazılı bir kriz protokolü daha belirleyicidir. Psikolog ve danışmanlık merkezi yönetimi yazımızda bu sürecin operasyon tarafını da anlatıyoruz.
Makbuz ve faturada mahremiyet: açıklama satırı neden önemli?
Tahsilat ekranı çoğu psikoloğun aklına en son gelen konudur, oysa belge danışandan çıkıp başka ellere gider: şirket muhasebesine, eşe, sigortaya. Bu yüzden belgede hizmet açıklamasının ne kadar genel yazılabildiği önemlidir. Tanı veya terapi türü, belgede yer almak zorunda değilse yer almamalıdır; nasıl yazılması gerektiğini mali müşavirinizle netleştirin.
Türkiye'de belge türü çalışma şeklinize göre değişir. Serbest meslek erbabı olarak çalışan bir psikolog çoğunlukla serbest meslek makbuzu ve yükümlüyse e-Serbest Meslek Makbuzu düzenler; şirket olarak faaliyet gösteren bir merkez ise e-Fatura veya e-Arşiv Fatura akışına girebilir. Bir programı değerlendirirken "e-Fatura var" cümlesi size yetmeyebilir: Sizin belge türünüzü üretiyor mu, yoksa belgeyi ayrı bir yerden düzenleyip programa yalnızca tahsilatı mı işleyeceksiniz? İkinci yol da kabul edilebilir bir yoldur, yeter ki çift kayıt yükünü baştan görün.
Paket ve ön ödeme varsa kalan bakiyenin, iade kuralının ve taksitin nerede tutulduğunu da sorun. Son anda iptal ücreti uyguluyorsanız bu kuralın danışana baştan yazılı anlatılması gerekir; programın iptal kaydını tarihiyle tutması olası bir anlaşmazlıkta işe yarar. Çok terapistli merkezlerde hak ediş hesabının, ayrı bir yerde tutulan bir tablo yerine seans kayıtlarına bağlanması da hem hata hem de veri kopyalama riskini azaltır.
Hangi yapıya hangi program?
Özellik listesini okumadan önce kendinizi aşağıdaki dört durumdan birine yerleştirmek aramayı ciddi ölçüde daraltır.
| Durumunuz | Vazgeçilmez | Olsa iyi olur | Fazla gelebilir |
|---|---|---|---|
| Tek psikolog, online ve yüz yüze karışık | Şifreli kayıt, sabit saat, sade hatırlatma | Online randevu talebi, belge ekleme | Şube raporu, prim, satış hunisi |
| Ortak sekreterli küçük merkez | Rol bazlı yetki, oda takvimi, denetim kaydı | Bekleme listesi, hak ediş hesabı | Stok, üyelik modülü |
| Çok şubeli danışmanlık grubu | Şube ayrımı, merkezi yetki, raporlama | Açık API, kendi alan adı | Şubelere özel ayrı programlar |
| Psikiyatri veya tıbbi kurum içinde çalışan birim | Reçete, kurum ve mevzuat entegrasyonları | Randevu otomasyonu | Genel amaçlı CRM özellikleri |
Son satır kritik: Reçete yazan bir psikiyatri kliniği veya kamu ve sigorta süreçlerine bağlı bir kurumsanız genel amaçlı bir randevu ve danışan programı tek başına size yetmeyebilir. Böyle bir durumda sağlık alanına özel sistemleri incelemeniz daha doğrudur. Aynı şekilde yalnızca haftada birkaç danışan gören ve sekreteri olmayan bir uzman için kapsamlı bir merkez yazılımı karmaşık gelebilir; eğer iyi korunan bir dosya düzeni ve düzenli bir takvim işi çözüyorsa zorlamak gerekmez.
Welda CRM bu kararın neresinde duruyor?
Welda CRM, psikoloji için özel üretilmiş bir ürün değildir; randevuyla çalışan pek çok sektörü kapsayan bir yönetim sistemidir ve psikolog da bu kapsamda sayılır. Danışan terimiyle çalışan profil, personel ve oda görünümlü takvim, çakışma engelleme, onaylı online randevu talebi, bekleme listesi, notlar ve hatırlatmalı görevler, kalan seans takibi ve WhatsApp hatırlatmaları mevcut. Kayıtlar şifreli saklanıyor, rol bazlı yetki tanımlanıyor, rızalar sürümüyle kaydediliyor ve kayıtlara erişim denetim kaydına işleniyor. Tahsilat, taksit ve fatura/makbuz da aynı yerde; e-Fatura ve e-Arşiv bağlantısı seçtiğiniz entegratör üzerinden kuruluyor.
Nerede soru işareti var? Açıkça söyleyelim: Elimizdeki ürün dokümanlarında görüntülü görüşme, e-Serbest Meslek Makbuzu, psikolojik test skorlaması, iki adımlı giriş, sabit haftalık saati otomatik tekrarlama ve terapist bazında not ayrımının ne kadar ince ayarlanabildiğine dair ayrıntılı bir taahhüt bulunmuyor. Bunlar sizin için şartsa görüşmede doğrudan sorun, kendi senaryonuzla deneyin. Şifreleme kapsamında serbest metin notların da yukarıdaki sorularla netleşmesi gerekir. Merkez için bir başka not: Modüller tek tek kapatılabildiği için estetik veya satış odaklı parçaları (öncesi/sonrası fotoğraf, lead hunisi, yorum ve NPS toplama) kapatmak mantıklıdır; terapi danışanından kamuya açık yorum istemek zaten etik açıdan tartışmalı bir konudur.
Bu tabloyla psikolog randevu programı olarak Welda CRM'in özelliklerini inceleyebilir, sonra aşağıdaki senaryoyla sınayabilirsiniz. Uygun olup olmadığını en hızlı gösteren yöntem 7 günlük ücretsiz deneme ve sahte bir danışan dosyasıdır.
Demoya gerçek danışanla değil, kurgu bir vakayla gidin
Ekran paylaşımlı bir tanıtım size ürünün en iyi yüzünü gösterir. Mahremiyeti ölçmenin yolu ise birkaç özel sahneyi canlı denemektir. Gerçek danışan bilgisi kullanmadan, tamamen uydurma bir kişi açın ve şu sırayı izleyin:
- Kurgu danışan için bir görüşme notu yazın, örnek bir form dosyası ekleyin.
- Sekreter hesabıyla girin; arama, profil ve takvim üzerinden o nota ulaşmaya çalışın.
- İkinci bir terapist hesabıyla aynı danışanı açmayı deneyin. Açılıyorsa kapatılabilir mi?
- Aynı danışana sekiz hafta boyunca salı 15.00 saatini yerleştirin; bayram haftasını kaydırın.
- Hatırlatmayı kendi telefonunuza gönderin; kilit ekranını ve gönderen adını okuyun.
- Bir iptal yaratın; bekleme listesindeki kişiye giden metni görün.
- Denetim kaydını açın; demin yaptığınız görüntülemeler orada mı?
- Bir çift seansı kurun; ödemeyi bir kişiye, notu ayrı tutmayı deneyin.
- Belgenizi kesin; açıklama satırını ne kadar genel yazabildiğinizi görün.
- Kurgu danışanı dışa aktarın, sonra silin; geride ne kaldığını sorun.
Satıcıya şu soruları da yöneltin: Destek ekibiniz hesabıma girerse bunu nasıl görürüm? Abonelik biterse verimi ne kadar sürede, hangi biçimde alırım? Bir terapist ayrıldığında dosya devri nasıl olur? Net olmayan cevaplar, sözleşme öncesinde yazılı olarak tamamlanmalıdır.
Kâğıt dosyadan geçerken en büyük hata: her şeyi taşımak
Geçiş çoğu sektörde bir veri aktarma işidir. Psikologlarda ise önce bir karar işidir, çünkü on yıllık kâğıt dosyayı taramak, koruması gereken veriyi yeni bir sisteme, yeni bir riske kopyalamak anlamına gelebilir. Sık yapılan makul yol şudur: Aktif danışanların kimlik, iletişim ve randevu bilgileri taşınır, yeni notlar programda başlar, kapanmış dosyalar kilitli arşivde kalır. Saklama süresi ve imha kararı için hukuki görüş alın; bu yazı bir hukuk önerisi değildir.
Excel kullanıyorsanız dosyayı açmadan önce sütunlara bakın: "Not" sütununa yıllar içinde yazılanlar genellikle en hassas içeriktir. Aktarıma gönderdiğiniz dosya, satıcıya gönderilen bir kişisel veri paketidir; şifresiz e-postayla göndermeyin ve iş bitince nerede kaldığını sorun. Welda'da mevcut danışan ve randevu verilerinin aktarımı planlara dahildir, ancak neyi aktaracağınız kararı yine size aittir; "Not" sütununu aktarmamak tamamen geçerli bir seçimdir.
Danışanlara geçişi nasıl anlatacağınız da unutulmasın. Hatırlatma kanalı değişiyorsa tek cümlelik bir bilgilendirme ve güncellenmiş aydınlatma metni çoğu durumda yeterli olur. Danışanın kendi saatini koruması asıl önceliktir; ilk dört haftada sabit saatleri ikinci kez, elle kontrol edin. Kâğıt ajandayı da ilk ay sonuna kadar kaldırmayın.
Sık sorulan sorular
Psikolog randevu programı KVKK'yı tek başına sağlar mı?
Hayır. Program şifreleme, yetki ve erişim kaydı gibi teknik önlemleri destekler. Aydınlatma metni, işleme şartları, saklama süreleri ve personel kuralları sizin sorumluluğunuzdadır. Özel nitelikli veri işlediğiniz için bu çerçeveyi bir hukukçuyla kurmak faydalı olur.
Sekreter seans notlarını görmeden randevu yönetebilir mi?
Doğru kurulmuş rol bazlı bir yetkide evet; sekreter takvim, iletişim ve tahsilatı yönetirken klinik notlar yalnızca yetkili kullanıcılara açık kalır. Bunu satıcının sözüyle değil, sekreter hesabıyla oturum açıp kendiniz sınayarak doğrulayın.
WhatsApp hatırlatması terapi için uygun mu?
Danışanın tercihine bağlı olarak uygun olabilir. Metinde seans türü, uzmanlık alanı veya sağlık bilgisi geçmemeli, gönderen adının ne söylediğine bakılmalı ve mesaj almak istemeyen danışan için başka bir yol bırakılmalıdır. Kanal tercihini kayıt altına almak iyi bir uygulamadır.
Online seans için programda görüntülü görüşme şart mı?
Şart değildir. Birçok uzman ayrı bir görüntülü görüşme aracı kullanır, programda yalnızca takvim ve bağlantı bilgisini tutar. Bu durumda o aracın da kendi gizlilik koşullarını değerlendirmeniz gerekir. Welda CRM için görüntülü görüşme özelliği belirtmiyoruz.
Tek başına çalışan bir psikolog için program gerekli mi?
Haftada birkaç danışan için kilitli dosya ve ajanda yeterli olabilir. Danışan sayısı arttıkça, online talep geldikçe veya ödeme takibi karıştıkça program mantıklı hale gelir. Ölçüt olarak son dört haftadaki unutulan arama, kaçan randevu ve notlara ulaşma süresine bakın.
Çok terapistli merkezde herkes birbirinin danışanını görmeli mi?
Varsayılan cevap genellikle hayırdır. Takvimde dolu saatin görünmesi planlama için gerekebilir, ama notlar ve kişisel bilgiler için ihtiyaç ayrıca değerlendirilmelidir. Seçtiğiniz programın bu ayrımı ne kadar ince yaptığını kendi senaryonuzla deneyin.
Maliyeti neler belirler ve teklifleri nasıl karşılaştırmalıyım?
Kullanıcı ve şube sayısı, aylık mesaj hacmi, depolama, ihtiyaç duyulan modüller, veri aktarımı ve destek ana kalemlerdir. Teklifleri karşılaştırırken mesaj aşımı, belge entegratörü ücreti, aktarım ve eğitim dahil mi diye tek tek sorun. Welda CRM'de plan ve fiyat, ihtiyacınız dinlendikten sonra ücretsiz görüşmede netleşir; kurulum ve veri aktarımı her planda dahildir.
Programı denerken gerçek danışan bilgisi girmeli miyim?
Deneme aşamasında kurgu kayıtlarla başlamak daha doğrudur. Sözleşme, veri işleme koşulları ve yetki ayarları netleşmeden gerçek danışan verisi yüklemeyin.
Karar vermeden önce son adım
Bu hafta iki küçük iş yapın: kendi takviminizden son dört haftanın boş saatlerini sayın ve yukarıdaki yetki tablosunu kendi ekibinize göre doldurun. Elinizde bu iki kâğıtla yapacağınız görüşme, özellik listesi okumaktan çok daha fazlasını gösterir. Merkezinizin yapısını dinleyip uygun olup olmadığını birlikte değerlendirmek için psikolog randevu programı için ücretsiz görüşme planlayabilir, isterseniz 7 günlük ücretsiz denemede kurgu bir danışanla kendiniz sınayabilirsiniz. Uygun değilse bunu da aynı görüşmede duymak en iyisidir.