Ücretsiz Veteriner Programı Yeterli mi? Geçiş Eşiği Nerede?

Ücretsiz veteriner programı, tek hekimle yeni açılan ve henüz birkaç yüz kaydı olmayan bir klinikte ilk aylar için yeterli olabilir. Yetmediği an genellikle açılışta değil, ilk yıl dönümünde gelir: O tarihte ilk hastalarınızın tekrar aşıları, yeni kayıtların kontrolleriyle üst üste biner ve elle yürüyen hatırlatma düzeni yetişmez olur. Yani asıl soru programın bedava olup olmadığı değil, on iki ay sonra hangi hayvanın hangi tarihte geri çağrılacağını kimin takip edeceğidir. Aşağıda ücretsiz seçeneklerin veri, destek ve hatırlatma sınırlarını, kendi kliniğinizdeki geçiş eşiğini ve bedavadan çıkarken veri kaybetmemenin yolunu bulacaksınız.

Yeni klinik açan bir hekimin maliyet kısmak istemesi son derece mantıklı. Kira, muayene masası, ultrason, otoklav, ilk ilaç ve aşı alımı daha ilk gün kasadan çıkıyor. Biz de klinik yazılımı satıyoruz, bu yüzden bir çıkar ilişkimiz var; yine de açılışın ilk haftasında herkese abonelik önermek dürüst olmaz. Bazı klinikler için doğru başlangıç gerçekten ücretsizdir. Önemli olan, ücretsiz düzeni ne zaman ve nasıl bırakacağınızı en baştan bilmektir.

"Ücretsiz" dediğimizde aslında neyi kastediyoruz?

Arama sonuçlarında aynı kelimenin altında birbirinden çok farklı şeyler çıkar. Birini seçmeden önce parayı kimin, nasıl ödediğine bakın, çünkü bedel ortadan kalkmaz, sadece yer değiştirir.

• Excel, Google Takvim ve WhatsApp üçlüsü. Lisans bedeli yok, ama sistem de yok. Kayıt düzenini siz kurarsınız, hatırlatmayı personel gönderir. Bedeli çalışanın dakikasıdır.
• Kalıcı ücretsiz sürüm. Bir yazılım firması sınırlı bir paketi bedava sunar, gelirini üst paketlerden elde eder. Sınır genellikle kayıt sayısı, kullanıcı, depolama veya mesaj hakkındadır. Bedeli sınıra geldiğiniz gün ortaya çıkar.
• Açık kaynak yazılım. Kodu ücretsizdir, fakat sunucu, kurulum, yedek, güncelleme ve güvenlik size aittir. Teknik bilgisi olan bir ortağınız yoksa bedeli dışarıdan alınan hizmettir.
• Süresi dolan deneme. Bazı "ücretsiz" sonuçlar aslında belli bir süre için geçerli denemedir. Kliniği bunun üzerine kuramazsınız; karar vermek için kullanırsınız.
• İnsan hekimliği için yapılmış ücretsiz araçlar. Randevu ve hasta takibi için yazılmış bir aracı uyarlamak mümkün olsa da "hasta" alanında sahibin adı mı, hayvanın adı mı duracak sorusu ilk günden sizi bekler.

Tabloya bakarken şunu aklınızda tutun: Bu seçeneklerin hiçbiri kötü değildir. Her biri belli bir klinik büyüklüğünde makuldür. Sorun, seçeneğin kendisinden çok kliniğin onu aştığını fark etmemesinden çıkar.

Aşı işi on iki ay gecikmeli gelir

İnsan kliniklerinde ya da kuaförde ücretsiz bir programın sınırı genellikle yoğun bir günde görülür. Veteriner kliniğinde durum farklıdır, çünkü işinizin önemli kısmı bugün değil, gelecek yıl aynı hafta gerçekleşir. Açılışta yaptığınız her aşı, bir yıl sonrasına yazılmış bir iş emridir. Kliniğin ilk aylarında bu iş emirleri görünmez; defter de Excel de sorunsuz çalışıyormuş gibi durur.

Basit bir örnekle gösterelim. Kliniğinize ayda 40 yeni hayvan geldiğini, bunlar için ayda ortalama 20 kısa kontrol mesajı gerektiğini ve her hayvanın yılda bir kez aşı randevusuna çağrıldığını varsayın. İlk on iki ay boyunca aylık yükünüz 20 mesajdır. On üçüncü ayda ilk ayın 40 hayvanı da sıraya girer ve yük 60 mesaja çıkar. Yirmi beşinci ayda ilk yılın hayvanları ikinci kez, ikinci yılın hayvanları ilk kez çağrılır ve aynı hesap 100 mesaja ulaşır. Bunlar örnek rakamlardır; gerçekte bazı hayvanlar taşınır, bazıları başka kliniğe geçer, aşı protokolü de hekimin kararına ve hayvana göre değişir. Ama eğrinin biçimi değişmez: Yük yavaş artmaz, basamak basamak sıçrar.

Yanılgı burada başlar. Altı aylık tecrübeye bakıp "ücretsiz düzen gayet yeterli" sonucuna varır. O sırada elindeki veri, karar için en yanıltıcı veridir, çünkü asıl yük henüz sisteme binmemiştir. Bu yüzden yeterlilik kararını bugünkü iş yüküne göre değil, kayıt tarihlerine göre verin: İlk kayıtlarınızın bir yıl dönümü hangi aya denk geliyor? Takvime o ayın üç ay öncesini işaretleyin. Karar tarihiniz odur. Geri çağırmanın mantığını daha geniş görmek isterseniz hasta geri çağırma sistemi yazımız konuyu klinik genelinde anlatıyor.

Bir sahip, üç hayvan: Kayıt yapısını ilk gün sınayın

Veteriner kliniğinde hasta konuşmaz; randevuyu alan, mesajı okuyan ve ödemeyi yapan başka bir kişidir. Çoğu ücretsiz araç ise tek kişi için tasarlanmış "müşteri kartı" mantığıyla çalışır. Fark, ilk çok hayvanlı ailede ortaya çıkar. Ayşe Hanım'ın bir kedisi, bir köpeği ve kızının adına kayıtlı bir muhabbet kuşu olduğunu düşünün. Excel'de bunu üç satır yaparsanız telefon numarası üç yerde durur; numara değiştiğinde biri güncellenir, diğer ikisi eski kalır. Tek satır yaparsanız aşı tarihleri aynı hücreye sıkışır ve tarih filtresi anlamını yitirir.

Üstelik isim sorunu da vardır. Mahallede kaç tane Pamuk, Boncuk veya Karabaş olduğunu her veteriner hekim bilir. Arama kutusuna "Pamuk" yazdığınızda altı sonuç çıkıyorsa ve hangisinin hangi aileye ait olduğu listeden anlaşılmıyorsa, yoğun bir sabahta yanlış kayda not yazılması an meselesidir. Yanlış hayvanın dosyasına işlenen bir ilaç notu, bedava programın en pahalı hatasıdır.

Herhangi bir programı denerken, ücretsiz veya ücretli fark etmez, şu üç işlemi yapın: Bir sahibe üç hayvan bağlayın, sahibin numarasını değiştirin ve aynı adlı iki hayvanı listede ayırt etmeye çalışın. On dakikada yapılan bu deneme, özellik listesinden daha çok şey söyler.

Bu noktada Welda CRM'in çalışma biçimini açık söyleyelim. Her hayvan kendi hasta kaydıyla tutulur, iletişim bilgisi olarak sahibin telefonu girilir, tür ve ırk gibi bilgiler notlara eklenir. Böylece her hayvanın geçmişi ayrı kalır ve hatırlatmalar sahibin numarasına gider. Yani ayrı bir "aile kartı" sunduğumuzu sayfalarımızda iddia etmiyoruz; bu yapının sizin için yeterli olup olmadığını, numara değişikliği senaryosuyla birlikte görüşmede ekrandan görmenizi öneririz.

Hatırlatma sınırı: Telefonunuz size haber verir, sahibe vermez

Ücretsiz takvimlerin hatırlatma özelliği yanıltıcıdır. "Hatırlatıcı var" yazar, doğrudur da, ama bildirim hesabın sahibine gelir. Veteriner kliniğinde hatırlatılması gereken kişi hekim değil, hayvanın sahibidir. Aradaki boşluğu personelin eli doldurur: Bildirimi görecek, kaydı açacak, numarayı bulacak, mesajı yazacak, hayvanın adını doğru yazdığını kontrol edecek ve gönderecek.

Bu zincir sakin bir salı günü işler. Cumartesi sabahı karma aşı kuyruğu kapıdayken, içeride sancılı bir kedi muayenedeyken ve telefon çalarken ilk atlanan iş mesaj gönderme olur. Kaçırılan bir hatırlatma o gün hiçbir şeyi bozmaz; hiç kimse fark etmez. Etkisi aylar sonra, aşısı geciken bir hayvan ve kliniği değiştirmiş bir sahip olarak görünür. Ücretsiz düzenin en sinsi tarafı budur: Hata anında ses çıkarmaz.

Ücretsiz sürümü olan yazılımlarda ise sınır başka bir yerdedir. Sahibe mesaj özelliği çoğunlukla ayrı bir haktır, çünkü mesaj göndermenin bir maliyeti vardır. Şunları sormadan güvenmeyin: Ayda kaç mesaj gönderebilirim? Hak bitince ne olur, sistem haber verir mi, sessizce durur mu? Mesaj hangi numaradan gider, hangi kanaldan? Bu kanalın kullanım kuralları toplu göndermede nasıl işliyor? WhatsApp'la neler otomatikleşebileceğini merak ediyorsanız WhatsApp randevu otomasyonu yazımızı okuyabilirsiniz.

Kimsenin listeye yazmadığı durum: Kaybedilen hayvan

Veteriner kliniklerine özgü bir risk daha var. Birkaç hafta önce hayvanını kaybetmiş bir aileye "Pamuk'un aşı zamanı geldi" mesajı gitmesi, hiçbir kampanyanın telafi edemeyeceği bir kırgınlık yaratır. Excel listesinden toplu mesaj atan bir düzende bu hata an meselesidir, çünkü listeyi hazırlayan kişi o haberi duymamış olabilir. Hangi programı kullanırsanız kullanın, kaybedilen bir hayvanın gelecekteki tüm çağrılarının nasıl durdurulacağını önceden belirleyin ve ekibe öğretin. Otomatik sistemlerde bu soru daha da önemlidir, çünkü mesajı artık kimse gözle kontrol etmez. Demoda mutlaka sorun: "Bu hayvan öldüyse neyi nerede kapatıyoruz?"

Veri sınırı: Bedava kullandığınız şey değil, oraya bıraktığınız şey önemli

Bir veteriner kliniğinin satılabilir, devredilebilir, gerçek değeri olan varlığı, cihazlarından çok kayıtlarıdır: Hangi hayvan, ne zaman, hangi aşıyı oldu, hangi ilaca nasıl tepki verdi, sahibine nasıl ulaşılıyor. Kayıtları ücretsiz bir ürüne yıllarca yüklemek, bu varlığı başkasının evine koymak gibidir. Kötü niyet şart değildir; ürün kapanabilir, koşullar değişebilir, ücretsiz paket kaldırılabilir.

Üç sınıra ayrıca bakın.

• Çıkış sınırı. Tüm kayıtları, tedavi notları ve ekli dosyalarla birlikte dışarı alabiliyor musunuz, yoksa yalnızca isim ve telefon listesi mi? Dışa aktarma ücretli pakete ayrılmış olabilir. Bunu sınamanın tek yolu aktarmayı gerçekten yapıp dosyayı açmaktır.
• Depolama sınırı. Hasta dosyası metinden ibaret değildir. Kan tahlili PDF'leri, röntgen ve ultrason görüntüleri, onam formları hızla birikir. Ücretsiz depolama yazıdan çok dosyayla dolar. Dolduğunda eski dosyalar telefon galerisine ve hekimin masaüstüne dağılır, hasta dosyası da parçalanır.
• Sahiplik ve erişim sınırı. Hesap kimin kişisel e-postasına açık? Ortak hekim ayrıldığında takvim ve dosyalar onunla gidebilir mi? Ücretsiz araçlarda kolayca düşülen karmaşa, klinik verisinin bir çalışanın kişisel hesabında durmasıdır.

Sürekli kullandığınız bir Excel dosyasının da riski vardır, ama türü farklıdır: Dosya tek bilgisayardadır, bozulabilir, yedeği kişiye bağlıdır, tablodaki bir sıralama hatası hayvanlarla sahiplerini birbirine karıştırabilir. Sütunlardan yalnızca birini sıralayıp kaydetmek, yıllarca birikmiş eşleşmeyi birkaç saniyede yok edebilir. Hasta verisinin korunmasıyla ilgili daha geniş bir çerçeve için klinikte hasta verisi güvenliği yazımıza bakabilirsiniz.

Destek sınırı: Pazar sabahı kilitlenen sistemi kim açar?

Veteriner kliniği, sistem kesintisini diğer randevulu işletmelerden daha ağır yaşar. Kuaförde bugünkü randevu listesi açılmazsa müşteriden özür dilersiniz. Zehirlenme şüphesiyle gelen bir köpeğin geçen ayki kan değerlerine ya da daha önce tepki verdiği ilaca ulaşamamak ise başka bir durumdur.

Ücretsiz üründe destek çoğunlukla forum, yardım dokümanı veya sıra numaralı e-postadır. Bunda haksızlık yok; bedava veren firma size saatlik yanıt borçlu değildir. Fakat klinik olarak sormanız gereken şey şudur: Bugün sisteme giremesem, hasta bilgisine başka bir yoldan ulaşabilir miyim? Ücretsiz düzende kalacaksanız bu sorunun cevabı önceden hazırlanmış olmalı: Düzenli yedek, yedeğin nerede durduğu, kimin açabildiği. Açık kaynakta ise muhatap tamamen sizsiniz. Sunucu güncellemesi cuma akşamı bir şeyi bozduysa, cumartesi kuyruğunu çözmek de size düşer.

Bir de nöbet ve eve çağrı işi var. Gece acil çağrısına çıkan bir hekim, tek bilgisayarda duran Excel'e erişemez. Telefondan hasta geçmişine ulaşabilmek, küçük kliniklerde lüks değil, doğrudan güvenlik konusudur.

Bedavanın gerçek faturası saatle kesilir

Ücretsiz düzenin maliyetini hesaplamak için para birimine ihtiyaç yok; saat yeterli. Bir hafta boyunca üç işi kronometreyle ölçün: Elle hatırlatma, kayıt arama ve sahip eşleştirme, liste düzeltme ve yedek alma. Sonra hafta sayısıyla çarpıp aylık toplamı bulun.

Örneğimizde aylık 6,5 saat çıkıyor. Bu süreyi kim harcıyor, sorusu rakamdan önemlidir. Yeni klinikte çoğu zaman cevap hekimin kendisidir, muayene aralarında veya akşam eve gidince. Asistanınız varsa bu saatler resepsiyon boş kalırken harcanır. Şimdi iki soru sorun: Bu saatlerde hekim muayene yapsaydı kliniğe ne kazandırırdı? Bir de atlanan hatırlatma yüzünden gelmeyen aşı ve kontrol randevuları ayda kaç muayeneye denk geliyor? Bu cevabı alacağınız yazılım teklifiyle yan yana koyduğunuzda "bedava mı, ücretli mi" sorusu kendiliğinden daha gerçekçi bir yere oturur.

Teklif karşılaştırırken de aylık rakama tek başına bakmayın. Maliyeti belirleyen kalemleri yazılı isteyin: Kaç kullanıcı ve şube dâhil, aylık mesaj hakkı ne kadar, dosya depolama alanı ne kadar, stok gibi modüller ayrı mı, veri aktarımı ve eğitim ücretli mi, e-fatura için ayrıca entegratör gerekiyor mu, iptal edince verilerinizi hangi biçimde alıyorsunuz? Gizli maliyet çoğunlukla satın alma anında değil, sınırı aştığınızda veya ayrılırken çıkar.

KVKK, e-Arşiv ve resmî kayıtlar bedava değildir

Aşağıdakiler genel bilgilendirmedir, hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Kliniğinize özel durumu avukatınız ve mali müşavirinizle netleştirin.

KVKK. Hayvanın kendisi kişisel veri sahibi değildir, ama sahibinin adı, telefonu, adresi ve ödeme bilgileri kişisel veridir ve hayvanın kaydına bağlı durur. Program ücretsiz olsa da bu veriler için sorumluluğun önemli bir bölümü kliniktedir. Özellikle sunucusu yurt dışında olan ücretsiz araçlarda verinin nerede saklandığı ve aktarımın hangi koşullarda yapıldığı sorulmalıdır. Sahibin telefonuna hatırlatma göndereceğiniz durumlarda rıza ve aydınlatma konusunu da baştan düzenleyin. Bilgilendirme ile tanıtım mesajı arasındaki çizgiyi danışmanınıza sorun.

e-Arşiv ve e-Fatura. Ücretsiz randevu araçlarının büyük çoğunluğu faturalama yapmaz; fatura başka bir yerde kesilir. Bu kabul edilebilir bir düzen olabilir, ama muayene, aşı ve mama satışının iki ayrı yerde izlenmesi gün sonunda kasayı denk getirmeyi zorlaştırır. Kliniğinizin hangi belgeleri düzenlemek zorunda olduğunu mali müşavirinizle kurmadan yazılım seçmeyin.

Resmî kayıtlar. Türkiye'de ev hayvanlarının kimliklendirilmesi ve bazı işlemler Tarım ve Orman Bakanlığı'nın sistemleri üzerinden yürür, hekimlerin de PetVet gibi resmî uygulamalarla ilişkisi vardır. Reçeteli veteriner ilaçlarının kaydı için de ayrı yükümlülükler söz konusu olabilir. Klinik yönetim programı, ücretli olsun ücretsiz olsun, bu resmî kayıtların yerine geçmez. Bir ürün bu sistemlerle bağlantılı çalıştığını söylüyorsa bunu çalışırken gösterilmesini isteyin. Welda CRM sayfalarında böyle bir bağlantı yer almıyor; bu nedenle resmî kayıtlarınızı ayrıca sürdürmeniz gerektiğini varsayın ve güncel durumu görüşmede bize de sorun.

Kliniğinizdeki geçiş eşiği: Dört işaret

Ücretli sisteme geçiş için kesin bir kayıt sayısı vermek doğru olmaz; 500 kayıtlı ama iyi düzenlenmiş bir klinik ile 200 kayıtlı ama iki hekimli bir klinik aynı noktada değildir. Bunun yerine şu işaretlere bakın.

1. Takvime ikinci kişi girdi. Aynı saate iki randevu verilmesi tek bir kez olsa bile sistemin size bir şey söylemesidir.
2. Hatırlatma ertelenmeye başladı. "Bu hafta yoğunuz, haftaya toplu atarız" cümlesi kurulduysa düzen artık kişiye bağlıdır.
3. Hasta geçmişi birden fazla yere dağıldı. Tahlil telefonda, not defterde, aşı Excel'de duruyorsa muayenede ilk üç dakika aramakla geçer.
4. İlk aşı dalgasına üç aydan az kaldı. Yukarıdaki hesabı kendi kayıtlarınızla yapın. Geçişi dalgadan önce bitirmek, dalga sırasında yapmaktan çok daha kolaydır.

Bu işaretlerden biri varsa izleyin, ikisi aynı anda görülüyorsa geçişi planlayın. Tersini de söyleyelim: Hiçbiri yoksa, tek başınıza çalışıyorsanız ve kayıtlarınızı düzenli yedekliyorsanız, ücretli bir sisteme geçmek için acele etmeniz gerekmez. Parayı önce cihaza ya da yeni klinik açılışının daha acil kalemlerine ayırmak tamamen makul olabilir.

Büyükbaş ağırlıklı ya da ağırlıkla sahada çalışan hekimler için ayrı bir not: Bu yazı daha çok randevulu, kedi ve köpek ağırlıklı küçük hayvan kliniklerini düşünerek yazıldı. Sürü kaydı ve saha rotası gibi ihtiyaçlarınız varsa randevu odaklı programlar sizin için doğru araç olmayabilir.

Ücretsiz başlıyorsanız çıkış kapısını baştan yapın

Ücretsiz düzeni bilinçli seçtiyseniz en büyük yatırımınız disiplin olacaktır. İlk hayvanı girmeden önce aşağıdaki soruları yanıtlayın.

Excel kullanacaksanız da birkaç basit kural sonraki geçişi çok kolaylaştırır. Her hayvan ayrı satır olsun ve benzersiz bir kayıt numarası taşısın. Sahibin bilgisi ikinci bir sayfada dursun, hayvanlar ona numarayla bağlansın. Tarihleri metin olarak değil, gerçek tarih biçiminde girin. "Tür" ve "Durum" sütunlarında serbest yazı yerine açılır liste kullanın; "kedi", "Kedi" ve "kdi" üç ayrı tür gibi görünmesin. "Bir sonraki çağrı tarihi" sütununu baştan açın ve boş bırakmayın. Her cuma dosyanın tarih damgalı bir kopyasını ayrı bir yere alın.

Üç ayda bir çıkış provası yapın: Tüm veriyi aktarın, dosyayı açın, rastgele üç hayvanın geçmişini kontrol edin. Prova yirmi dakika sürer ve geçiş gününde size günler kazandırır. Hazırlık yapılmış bir dosya, geçişte aktarılabilecek bir dosyadır. Aşı, ilaç ve sarf tarafında da aynı disiplinle küçük bir sayım düzeni kurun; son kullanma tarihi yaklaşan aşıyı listede görmek, dolapta bulmaktan iyidir.

Welda CRM bu sınırların hangisini kapatır, hangisini kapatmaz?

Ücretsiz veteriner programı arayan birine yazılımımızı anlatırken önce eksiklerden başlamak daha doğru. Welda CRM'de ayrı bir aşı takvimi modülü yok. Aşıları ve tedavileri hayvanın kaydına not ve belge olarak işlersiniz; bir sonraki uygulama için takvime randevu oluşturduğunuzda WhatsApp hatırlatması otomatik gider. Yani "karma aşı yapıldı, sistem bir sonrakini kendi hesaplasın" mantığı değil, "sonraki randevuyu aşı günü oluşturun" mantığı geçerlidir. Görüntüleme cihazlarıyla doğrudan entegrasyon da yok; röntgen ve benzeri görüntüleri dosya olarak hasta kaydına eklersiniz. Web tabanlı olduğu için internet kesildiğinde erişim geçici olarak durur, kayıtlar ise bağlantı dönünce yerindedir. Bu noktalar sizin için belirleyiciyse başka programlara da bakın.

Karşılığında kapattığı sınırlar şunlar: Takvim hekim bazında görünür, çakışma engelleme aynı saate iki randevu verilmesini önler. Hatırlatmalar sahibin numarasına personel eli değmeden gider. Fatura ve ödeme aynı kayıtta izlenir; e-fatura ve e-Arşiv bağlantısı seçtiğiniz entegratör üzerinden kurulur. Kayıtlar şifreli saklanır, roller bazında yetki verilir, erişimler denetim kaydına işlenir, rıza yönetimi de KVKK yükümlülüklerinizi destekleyecek biçimde tasarlanmıştır. Bilgisayar, tablet ve telefondan tarayıcıyla girersiniz. Tüm ayrıntıyı ücretsiz veteriner programı sınırına gelen klinikler için hazırladığımız sayfada görebilirsiniz.

Kalıcı ücretsiz sürümümüz yok. 7 gün boyunca tüm modüller açık olarak deneyebilirsiniz; ancak 7 gün, bir yıl sonraki aşı işini doğal yoldan göstermez. Bu yüzden denemeyi şöyle planlamanızı öneririz.

Aynı provayı değerlendirdiğiniz diğer ürünlerde de uygulayın; karşılaştırma ancak böyle adil olur. Görüşmede şunları sorun: Bir yıl sonrasına randevu açılabiliyor mu? Sahip numarası değişince kaç kayıt güncellenecek? Kaybedilen hayvanın gelecekteki randevuları nasıl kapatılıyor? Mesaj hakkı dolarsa ne oluyor? Stok ve sarf modülü hangi planda? Aboneliği bırakırsam verimi nasıl alırım?

Bedavadan çıkarken hasta akışını durdurmayın

Geçiş korkulduğu kadar büyük bir iş değildir, fakat sırası önemlidir. Önce eski düzendeki veriyi aktarın ve dosyayı kontrol edin. Sonra aktarmadan önce temizlik yapın: Aynı sahibin iki farklı yazılışını birleştirin, ölü veya uzun süredir gelmeyen kayıtları işaretleyin. Üçüncü adım en kolay atlanan adımdır: Gelecekteki aşı ve kontrolleri listeden çıkarıp yeni takvime gerçek randevu olarak açın. Eski sistemde "bir sonraki çağrı tarihi" sütununda duran bilgi, yeni sistemde randevu olarak yoksa kimseye hatırlatma gitmez.

Geçiş için görece sakin bir hafta seçin, kampanyalı aşı dönemlerini ve bayram öncesi yoğunluğunu kaçırın. Belirlediğiniz günde eski dosyayı yalnızca okunur yapın ki kimse iki yere yazmasın. İlk hafta giden hatırlatmaları takvimle elle karşılaştırın. Kağıt dosyaları topluca geçirmeye çalışmayın; hayvan geldikçe taranıp kaydına belge olarak eklenmesi çok daha gerçekçidir. Welda CRM'de mevcut hasta ve randevu verilerinin aktarımı ile ekip eğitimi kuruluma dahildir; kağıt kayıtlarınızı ise tarayıp ilgili hasta kaydına belge olarak ekleyebilirsiniz.

Kliniğin günlük işleyişini bütün olarak kurmak istiyorsanız veteriner kliniği yönetim rehberimiz kayıt, stok, acil vaka ve iletişim tarafını ayrıntılı işliyor.

Sık sorulan sorular

Tamamen ücretsiz bir veteriner programı var mı?

Var, ama çoğu ya özellik, kayıt veya kullanıcı sınırlıdır, ya da kurulum, sunucu ve bakımını sizin üstlendiğiniz açık kaynak yazılımdır. Bedava sonuçlarının bir bölümü de süresi dolan denemedir. Seçmeden önce koşulları okuyun ve parayı kimin nasıl ödediğini anlayın.

Yeni açılan klinik ilk gün ücretli sisteme geçmeli mi?

Şart değil. Tek hekimli, kayıt sayısı az ve düzenli bir klinik ücretsiz başlayabilir. Fakat kayıt düzenini geçişe uygun kurun ve ilk kayıtlarınızın yıl dönümünden en az üç ay önce kararı yeniden gözden geçirin. Bütçeniz izin veriyorsa baştan düzgün kayıt tutmanın, sonradan temizlikten daha az iş olduğunu da hesaba katın.

Excel ile aşı takibi yapılır mı?

Az sayıda hayvanda yapılır. Her hayvana ayrı satır ve "sonraki çağrı" sütunu ekleyip haftada bir filtrelerseniz düzen çalışır. Ama mesajı yine birinin göndermesi gerekir; sistem iş yükü arttığında kişiye bağlı kalır ve ilk yoğun haftada aksar.

Ücretsiz programlar KVKK'ya aykırı mıdır?

Ücretsiz olmak tek başına aykırılık anlamına gelmez, ücretli olmak da uyum garantisi vermez. Sorulacak olan, verinin nerede saklandığı, kimin eriştiği, nasıl silindiği ve hizmet sağlayıcıyla ilişkinizin nasıl tanımlandığıdır. Kliniğiniz için doğru cevabı bir KVKK danışmanı veya avukatla netleştirin.

WhatsApp Business hatırlatma için yeterli olur mu?

Az sayıda hatırlatma için evet. Etiket ve hazır yanıtlarla düzen kurulabilir, ancak hangi hayvan için ne zaman mesaj gideceğini siz takip edersiniz. Program takvimle bağlı olmadığından gönderim elle yapılır; asıl sınır da budur.

Ücretsiz programdan çıkarken verilerim kaybolur mu?

Bu, aracın dışa aktarma imkânına bağlıdır. Bu yüzden aktarmayı ilk haftada deneyin, geçiş gününe bırakmayın. Welda CRM'e geçişte mevcut hasta ve randevu verilerinin aktarımı kuruluma dahildir; ne kadarının taşınabileceği elinizdeki dosyanın düzenine bağlı olduğundan bunu görüşmede dosyanızla birlikte konuşmak en doğrusu.

Welda CRM'in fiyatı ne kadar, ücretsiz sürümü var mı?

Kalıcı ücretsiz sürüm yok, 7 günlük ücretsiz deneme var. Deneme bitince verileriniz silinmez, hesap salt okunur hâle gelir. Fiyat; şube, kullanıcı, mesaj hacmi ve modül ihtiyacınıza göre ücretsiz görüşmede netleşir. Planların nelere göre değiştiğini Welda CRM fiyatlandırma sayfasında görebilir, kliniğinizi anlatmak için ücretsiz görüşme talep edebilirsiniz. İsterseniz önce ücretsiz veteriner programı yerine neler sunduğumuzu anlattığımız sayfaya göz atın, sorularınızı ona göre hazırlayın.