Tierarzt Software kostenlos zu nutzen, kann für eine neu gegründete Einzelpraxis in den ersten Monaten genügen, solange die Patientenzahl überschaubar ist und eine Person Termine und Behandlung in der Hand hat. Nicht mehr genügt sie meist dann, wenn eine zweite Kollegin im selben Kalender arbeitet, die Erinnerungen von Hand liegen bleiben oder die ersten Auffrischungsimpfungen fällig werden. Hinzu kommt etwas, das kein Gratis-Tool löst: Ihre Pflichten rund um Datenschutz, Kasse und Aufzeichnungen bleiben bei Ihnen. In diesem Beitrag sehen Sie, wo kostenlose Lösungen bei Daten, Support und Erinnerungen an Grenzen stoßen, wie Sie die Wechselschwelle für Ihre Praxis bestimmen und wie Sie später ohne Datenverlust umsteigen.
Dass Sie bei einer Neugründung auf jeden Euro achten, ist vernünftig. Praxisräume, Behandlungstisch, Autoklav, Röntgen, Ultraschall und die Erstausstattung der Hausapotheke sind bezahlt, bevor das erste Tier durch die Tür kommt. Offen gesagt: Wir verkaufen selbst Software und haben ein Interesse an Ihrer Entscheidung. Trotzdem wäre es unseriös, jeder Gründerin in der ersten Woche ein Abo zu empfehlen. Für manche Praxis ist kostenlos tatsächlich der richtige Anfang. Sie sollten nur von Beginn an wissen, wann und wie Sie wieder herauskommen.
Fünf Dinge, die sich alle „kostenlos“ nennen
Hinter dem Suchbegriff verbergen sich sehr unterschiedliche Modelle. Bezahlt wird immer, nur eben nicht unbedingt mit Geld und nicht unbedingt sofort.
- Excel, Online-Kalender und Messenger. Keine Lizenzgebühr, aber auch kein System. Struktur bauen Sie selbst, und die Automatisierung übernimmt Ihre Tiermedizinische Fachangestellte von Hand.
- Dauerhafter Gratis-Tarif. Ein Anbieter verschenkt ein begrenztes Paket und verdient an den höheren Tarifen. Die Grenze liegt meist bei Patientenzahl, Benutzern, Speicher oder Nachrichten. Spürbar wird sie an dem Tag, an dem Sie sie erreichen.
- Open-Source-Software. Der Code ist frei. Server, Installation, Sicherung, Updates und IT-Sicherheit liegen bei Ihnen oder einem bezahlten Dienstleister.
- Testphase mit dem Etikett „kostenlos“. Gut, um eine Entscheidung vorzubereiten. Eine Praxis lässt sich darauf nicht aufbauen.
- Allgemeine Terminbuchungstools. Sie lassen sich umbiegen, doch dann müssen Sie gleich am ersten Tag festlegen, ob im Kundenfeld Frau Schneider oder ihr Dackel steht. Dieser Kompromiss begleitet Sie danach jahrelang.
Keine dieser Lösungen ist an sich schlecht. Jede passt zu einer bestimmten Praxisgröße. Probleme entstehen meist dort, wo niemand bemerkt, dass die Praxis ihrer Lösung längst entwachsen ist.
Warum „plus zwölf Monate“ in der Tabelle nicht funktioniert
Wer eine Impfkartei in Excel baut, trägt meist eine Spalte „nächste Impfung“ ein und rechnet zwölf Monate auf. In einer deutschen Kleintierpraxis ist das zu einfach gedacht. Die Leitlinien der Ständigen Impfkommission Veterinärmedizin (StIKo Vet) unterscheiden zwischen Core- und Non-Core-Komponenten. Auffrischungsintervalle hängen außerdem vom Präparat, vom Lebensumfeld des Tieres und von Ihrer fachlichen Einschätzung ab. Ein Hund kann für verschiedene Komponenten unterschiedliche Fälligkeiten haben. Ein Freigänger wird anders eingeschätzt als eine Wohnungskatze, ein Kaninchen wieder anders. Dazu kommt das Reisetier, bei dem die Tollwutimpfung im EU-Heimtierausweis zum Reisedatum passen muss.
Für die Softwarefrage heißt das: Eine einzelne Datumsspalte bildet Ihre Praxis nicht ab. Entweder braucht jedes Tier mehrere Fälligkeiten, oder Sie legen am Tag der Impfung den nächsten konkreten Termin an. Beides ist in einem Gratis-Tool möglich, aber es hängt an der Disziplin aller Beteiligten. Prüfen Sie deshalb früh, ob Ihr gewähltes Werkzeug mehrere Termine je Tier über Jahre hinweg sauber trägt. Fachliche Festlegungen trifft selbstverständlich die Software nicht, sondern Sie.
Die Welle kommt erst im zweiten Jahr
Bei einem Friseur zeigt sich die Schwäche eines Gratis-Tools an einem vollen Samstag. In der Tierarztpraxis kommt sie zeitversetzt. Jede Impfung im ersten Monat ist faktisch ein Arbeitsauftrag für später. Diese Aufträge sammeln sich unsichtbar an, und deshalb wirken Kalender und Tabelle fast das ganze erste Jahr über völlig ausreichend.
Rechnen wir mit Beispielzahlen und, der Einfachheit halber, einer jährlichen Auffrischung. Sie nehmen monatlich 40 neue Tiere auf und versenden rund 20 Erinnerungen an kurzfristige Kontrollen. Zwölf Monate lang bleibt es bei etwa 20 Nachrichten pro Monat. Im 13. Monat werden die ersten 40 Tiere fällig, also sind es 60. Im 25. Monat kommt der erste Jahrgang erneut, während der Jahrgang aus Monat 13 erstmals dran ist, und Sie landen bei 100. In der Realität ziehen Halter um, Tiere gehen ab, und längere Impfintervalle dämpfen die Spitze. Das Muster bleibt: Die Last wächst in Stufen, nicht gleichmäßig.
Darum ist Monat sechs der trügerischste Zeitpunkt für ein Urteil. Alles läuft, aber der anspruchsvolle Teil wurde noch gar nicht belastet. Entscheiden Sie deshalb nach Aufnahmedaten: In welchem Monat werden Ihre ersten Patienten fällig? Gehen Sie drei Monate zurück und tragen Sie diesen Tag als festen Termin ein. Das ist Ihr tatsächlicher Entscheidungszeitpunkt. Weitere Hintergründe zum Praxisaufbau finden Sie in unserem Beitrag eine neue Klinik eröffnen.
Ein Halter, drei Tiere und sechsmal „Bella“
Ihr Patient liest keine Nachricht und zahlt keine Rechnung. Das tut der Halter, und in einer Familie sind das manchmal mehrere Personen. Viele kostenlose Werkzeuge kennen nur einen einzigen Kundendatensatz, und dieser Widerspruch zeigt sich beim ersten Haushalt mit mehreren Tieren.
Stellen Sie sich Frau Schneider mit einer Katze, einem Dackel und einem Kaninchen vor, das offiziell ihrer Tochter gehört. Als drei Tabellenzeilen steht die Telefonnummer an drei Stellen. Ändert sie sich, wird eine Zeile aktualisiert, zwei veralten, und die nächste Erinnerung für das Kaninchen geht ins Leere. Als eine Zeile landen alle Impfdaten in einer Zelle, und der Datumsfilter wird wertlos. Hinzu kommt der Name: Jede Praxis hat zu viele Bellas, Lunas und Balus. Liefert die Suche sechs Treffer ohne unterscheidendes Merkmal, landet ein Vermerk zu einer Arzneimittelreaktion irgendwann beim falschen Tier. Dieser eine Fehler wiegt schwerer als jede eingesparte Lizenzgebühr.
Ein Zehn-Minuten-Test sagt hier mehr als jede Funktionsliste. Legen Sie bei jedem Produkt, ob gratis oder bezahlt, drei Tiere für einen Halter an. Ändern Sie dann die Telefonnummer und zählen Sie, an wie vielen Stellen das nötig war. Versuchen Sie anschließend, zwei gleichnamige Patienten in den Suchergebnissen auseinanderzuhalten.
So arbeitet Welda CRM an dieser Stelle: Jedes Tier hat eine eigene Patientenakte, die Telefonnummer des Halters wird als Kontakt eingetragen, Art und Rasse ergänzen Sie in den Notizen. So bleibt jede Historie getrennt, und Erinnerungen gehen an die Nummer des Halters. Eine eigene Haushaltsansicht bewerben wir nicht. Lassen Sie sich den Fall mit der geänderten Telefonnummer deshalb direkt am Bildschirm zeigen und entscheiden Sie dann, ob Ihnen das reicht.
Ihr Kalender erinnert Sie, nicht den Halter
„Mit Erinnerungsfunktion“ gehört zu den irreführendsten Formulierungen bei Gratis-Tools. Die Benachrichtigung erscheint oft nur bei der Person, die den Termin angelegt hat. Erinnert werden muss aber der Halter. Die Lücke füllt Ihr Empfang: Hinweis sehen, Akte öffnen, Nummer suchen, Text schreiben, Tiernamen prüfen, abschicken.
An einem ruhigen Dienstag klappt das. Am Montagmorgen mit voller Impfsprechstunde, einer Katze mit Schmerzen im Behandlungsraum und klingelndem Telefon fällt diese Aufgabe als erste hinten runter. Sichtbar wird nichts. Erst Monate später steht ein überfälliges Tier in der Akte, und der Halter ist womöglich längst bei der Praxis um die Ecke. Das macht die Beurteilung so schwierig: Der Fehler meldet sich nicht, wenn er entsteht.
Gratis-Tarife, die Halter direkt anschreiben, begrenzen das meist, denn Versand kostet den Anbieter Geld. Fragen Sie deshalb nach der Zahl der Nachrichten pro Monat, was beim Erreichen der Grenze passiert und ob das System warnt oder still aufhört. Klären Sie auch den Kanal. Automatische Erinnerungen laufen bei Welda CRM über WhatsApp, wie unser Beitrag zur WhatsApp-Terminautomatisierung erläutert. In Deutschland wird der Einsatz von Messengern im Praxisumfeld datenschutzrechtlich aufmerksam betrachtet. Holen Sie die Einwilligung der Halter sauber ein und sprechen Sie das Thema mit Ihrem Datenschutzberater durch, bevor Sie den Kanal einführen.
Die Nachricht, die niemand verschicken will
Ein Risiko findet sich in keinem Vergleich allgemeiner Buchungstools. „Balu ist wieder fällig für die Impfung“ an eine Familie, die Balu vor drei Wochen einschläfern lassen musste: Dieser eine Satz kann jahrelanges Vertrauen beschädigen. Bei einer Sammelliste hat die Person, die sie vorbereitet, vielleicht nichts davon gehört. Bei automatischem Versand schaut niemand mehr auf den Text, die Frage wird also sogar wichtiger. Legen Sie vorab fest, wie alle künftigen Erinnerungen eines verstorbenen Tieres gestoppt werden, und machen Sie das zum festen Teil beim Abschluss einer Euthanasie. Stellen Sie jedem Anbieter in der Demo genau diese Frage: „Dieses Tier ist verstorben. Was schalten wir wo ab?“
Was Sie hinterlassen, zählt mehr als der Preis
Der langfristig wertvollste Besitz einer Praxis ist ihre Kartei. Wer eine Praxis übergibt oder einen Partner aufnimmt, merkt das spätestens dann. Jahre an Daten in einem kostenlosen Produkt abzulegen heißt, darauf zu vertrauen, dass Produkt, Tarif und Bedingungen bestehen bleiben. Böse Absicht braucht es dafür nicht: Gratis-Tarife werden eingestellt, kleine Anbieter geben auf.
- Export. Bekommen Sie wirklich alles heraus, einschließlich Behandlungsnotizen und Anhängen, oder nur Namen und Telefonnummern? Ist der Export womöglich den bezahlten Tarifen vorbehalten? Sicher wissen Sie es erst, wenn Sie ihn ausgeführt und die Datei geöffnet haben.
- Speicher. Eine Akte besteht nicht nur aus Text. Laborbefunde, Röntgenbilder, Ultraschallaufnahmen und Einwilligungen häufen sich schnell. Ist der Gratis-Speicher voll, wandern Dateien auf Handys und Desktops, und die Akte zerfällt.
- Eigentum. Auf wessen private E-Mail läuft das Konto? Was geschieht, wenn eine angestellte Tierärztin die Praxis verlässt? Praxisdaten im persönlichen Konto einer Mitarbeiterin führen schnell zu Durcheinander.
- Zerbrechlichkeit. Auch Excel hat seine typischen Unfälle: Eine einzelne Spalte sortieren, speichern, und Tiere passen nicht mehr zu ihren Haltern. Eine Sicherung hilft nur, wenn jemand den Fehler rechtzeitig bemerkt.
Mehr dazu, wie sich diese Informationen schützen lassen, lesen Sie im Beitrag zur Sicherheit von Patientendaten in Kliniken.
Notdienst, Hausbesuch und die Frage nach der Hilfe
Ein Ausfall trifft die Tierarztpraxis härter als die meisten Betriebe mit Terminvergabe. Kann ein Salon die Tagesliste nicht öffnen, entschuldigt er sich. Kommt im Notdienst ein Hund mit Vergiftungsverdacht und Sie erreichen weder die Blutwerte vom letzten Monat noch den Hinweis auf eine frühere Medikamentenreaktion, sieht die Lage anders aus.
Support bedeutet bei kostenlosen Produkten meist Forum, Hilfeseite oder eine Warteschlange. Das ist fair, denn wer etwas verschenkt, schuldet keine Reaktionszeit. Praktisch müssen Sie die Frage klären: Wenn ich mich heute nicht anmelden kann, wie komme ich anders an Patientendaten? Bleiben Sie bei Gratis, braucht es eine vorbereitete Antwort: regelmäßige Sicherung, Ablageort, und wer sie öffnen kann. Bei Open Source sind Sie selbst die Hotline. Geht am Freitagabend ein Update schief, gehört das volle Wartezimmer am Samstag Ihnen.
Hinzu kommt der Blick auf mobile Arbeit. Eine Tabelle auf dem Empfangsrechner hilft weder nachts im Notdienst noch beim Hausbesuch. Wer überwiegend als Fahrpraxis oder im Großtierbereich arbeitet, braucht außerdem oft Bestandsdaten und Tourenplanung. Termin-orientierte Produkte decken das meist nicht ab, und auch für Welda CRM finden Sie dazu keine entsprechenden Funktionen in unseren Produktbeschreibungen. Dieser Beitrag denkt daher vor allem an Kleintierpraxen mit Terminsprechstunde.
Was Gratis in Stunden kostet
Für diese Rechnung brauchen Sie keinen Eurobetrag. Stoppen Sie eine normale Woche lang drei Arbeiten: Erinnerungen von Hand verschicken, Akten suchen und Halter zuordnen sowie Listen pflegen und sichern. Rechnen Sie das auf den Monat hoch.
Im Beispiel sind es 6,5 Stunden im Monat. Wichtiger als die Summe ist, wer sie aufbringt. In einer jungen Praxis ist das oft die Tierärztin selbst, zwischen zwei Patienten oder abends zu Hause. Stellen Sie anschließend zwei Fragen: Was hätten diese Stunden als Sprechstunde gebracht? Und wie viele Impf- und Kontrolltermine gehen monatlich verloren, weil niemand rechtzeitig erinnert hat? Legen Sie die Antworten neben ein schriftliches Angebot. Damit wird aus „gratis oder bezahlt“ ein ehrlicher Vergleich.
Beim Vergleich von Angeboten reicht der Monatsbetrag nicht aus. Lassen Sie sich schriftlich geben: wie viele Benutzer und Standorte enthalten sind, wie viele Nachrichten pro Monat, welcher Dokumentenspeicher, ob Module wie Lager extra kosten, ob Datenübernahme und Schulung berechnet werden, ob für die Rechnungsstellung ein Drittanbieter nötig ist und wie Sie Ihre Daten bei Kündigung erhalten. Versteckte Kosten erscheinen selten beim Abschluss. Sie kommen, wenn eine Grenze überschritten wird oder wenn Sie gehen wollen.
DSGVO, Kasse, Hausapotheke: Was Gratis nicht übernimmt
Die folgenden Hinweise sind allgemeiner Natur und ersetzen weder Rechts- noch Steuerberatung. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Kanzlei, Steuerberatung oder Ihrer Tierärztekammer.
DSGVO. Das Tier selbst hat keine Datenschutzrechte, sein Halter sehr wohl. Name, Anschrift, Telefonnummer und Zahlungsdaten sind personenbezogene Daten, und sie hängen an jeder Akte. Setzen Sie einen externen Cloud-Dienst ein, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und das gilt auch für ein Gratis-Tool. Bietet ein Anbieter keinen AVV an, ist das ein deutliches Warnsignal. Prüfen Sie außerdem, wo die Daten gespeichert werden, und bedenken Sie Besonderheiten bei einer Übermittlung außerhalb der EU.
Kassengesetz und TSE. Elektronische Aufzeichnungssysteme unterliegen grundsätzlich dem Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung, also TSE, Belegausgabe und Meldung an das Finanzamt. Ein reiner Terminkalender ist in der Regel keine Kasse. Heikel wird es, sobald eine Gratis-App auch Barzahlungen erfasst. Klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, ob das Tool als Aufzeichnungssystem gilt und wie Sie Ihre Praxiskasse aufsetzen. In den Beschreibungen von Welda CRM ist keine TSE-Funktion genannt. Gehen Sie deshalb davon aus, dass Sie dieses Thema separat lösen müssen, und fragen Sie uns nach dem aktuellen Stand.
GOT und Rechnungen. Tierärztliche Leistungen werden in Deutschland nach der Gebührenordnung für Tierärztinnen und Tierärzte abgerechnet. Halter mit Tierkrankenversicherung benötigen zudem häufig nachvollziehbar aufgeschlüsselte Rechnungen. Gratis-Tools kennen diese Gebührenordnung in der Regel nicht. Auch Welda CRM bewirbt keinen hinterlegten GOT-Katalog. Rechnungen laufen über die E-Rechnungs-Integration, die Positionen legen Sie fest. Sehen Sie sich das in der Demo daher mit einer typischen Rechnung Ihrer Praxis an.
Hausapotheke und Arzneimittel. Die Verordnung über tierärztliche Hausapotheken (TÄHAV) und das Tierarzneimittelgesetz bringen eigene Nachweis- und Dokumentationspflichten mit sich. Ein Terminwerkzeug erfüllt diese nicht automatisch, gleichgültig was es kostet. Planen Sie die Arzneimitteldokumentation also bewusst und prüfen Sie, ob Ihr Werkzeug sie abbilden kann. Welda CRM enthält laut unseren Beschreibungen eine Lager- und Verbrauchsmaterialverwaltung, ein Nachweisbuch für die Hausapotheke sagen wir damit jedoch nicht zu.
Wo Ihre Wechselschwelle liegt
Eine allgemeingültige Patientenzahl wäre Scheingenauigkeit. Eine Einzelpraxis mit 500 gepflegten Akten steht besser da als eine Zweierpraxis mit 200 ungeordneten. Achten Sie stattdessen auf das Verhalten im Alltag.
Trifft ein Punkt der rechten Spalte zu, beobachten Sie die Lage. Treffen zwei gleichzeitig zu, beginnen Sie zu planen. Umgekehrt gilt genauso: Arbeiten Sie allein, ist nichts davon zutreffend und funktioniert Ihre Sicherung nachweislich, besteht kein Grund zur Eile. Das Geld ist dann möglicherweise beim Ultraschall besser aufgehoben. Wer von Beginn an Termine, Kartei und Lager gemeinsam denken möchte, findet in unserem Beitrag zum Management der Tierarztpraxis weitere Anhaltspunkte.
Wer gratis startet, baut zuerst den Ausgang
Bewusst kostenlos zu starten ist eine respektable Entscheidung, wenn die Disziplin stimmt. Klären Sie die wichtigsten Punkte, bevor das erste Tier eingetragen ist.
In einer Tabelle erleichtern ein paar Gewohnheiten den späteren Umzug enorm. Jedes Tier erhält eine eigene Zeile und eine eindeutige Nummer. Halter stehen auf einem zweiten Blatt und werden über diese Nummer verknüpft. Datumsangaben tragen Sie als echtes Datum ein, nicht als Text. Für Tierart und Status nutzen Sie Auswahllisten, damit aus „Katze“, „katze“ und „Kaze“ keine drei Arten werden. Die Spalte für den nächsten Termin legen Sie von Anfang an an und lassen sie nie leer. Freitags speichern Sie eine Kopie mit Datum an einem getrennten Ort, und zwar verschlüsselt, denn diese Datei enthält personenbezogene Daten.
Einmal pro Quartal proben Sie den Auszug: alles exportieren, Datei öffnen, drei zufällige Tiere prüfen. Das dauert zwanzig Minuten und erspart Ihnen später womöglich Tage. Auch für Impfstoffe und Verbrauchsmaterial lohnt eine einfache Routine: Zählen Sie an einem festen Tag und notieren Sie Verfallsdaten, damit ein ablaufender Impfstoff zuerst auf der Liste auffällt und nicht erst hinten im Kühlschrank.
Dieselbe Prüfung für uns: was Welda CRM nicht kann
Wer nach kostenloser Software sucht, verdient zuerst die Einschränkungen. Einen eigenen Impfkalender gibt es in Welda CRM nicht. Impfungen und Behandlungen tragen Sie als Notiz und Dokument in die Patientenakte ein. Sobald Sie für die nächste Maßnahme einen Termin anlegen, geht die WhatsApp-Erinnerung automatisch hinaus. Die Fälligkeit errechnet also nicht das System, sondern Sie legen am Impftag den Folgetermin an. Das passt immerhin gut zu den unterschiedlichen Intervallen von oben, verlangt aber eine feste Gewohnheit. Eine direkte Anbindung an Röntgen- oder Ultraschallgeräte fehlt ebenfalls, Bilder hängen Sie als Datei an. Da das System im Browser läuft, ist der Zugriff bei einem Internetausfall vorübergehend unterbrochen, die Daten bleiben jedoch erhalten. Sind diese Punkte für Sie entscheidend, schauen Sie sich bitte auch andere Lösungen an.
Dem stehen gegenüber: Kalender je Tierarzt mit Kollisionsprüfung, automatische Erinnerungen an die Nummer des Halters, Rechnung und offener Saldo in der Akte, Rollen und Berechtigungen, verschlüsselte Daten mit Audit-Log und Einwilligungsverwaltung sowie Zugriff vom Computer, Tablet und Handy. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite für Praxen, denen Tierarzt Software kostenlos nicht mehr genügt.
Einen dauerhaften Gratis-Tarif bieten wir nicht an, dafür einen 7-tägigen kostenlosen Test mit allen Modulen. Sieben Tage zeigen von allein keine Auffrischung nach einem Jahr. Deshalb sollten Sie die Termine bewusst so legen, dass alles innerhalb des Tests stattfindet.
Nutzen Sie denselben Ablauf auch bei den anderen Produkten auf Ihrer Liste, denn nur so wird der Vergleich fair. Fragen Sie im Gespräch außerdem: Lassen sich Termine ein Jahr im Voraus anlegen? Was passiert, wenn das Nachrichtenkontingent aufgebraucht ist? In welchem Tarif steckt die Lagerverwaltung? Wo liegen die Daten, und wie erhalte ich den AVV? Wie bekomme ich meine Daten bei einer Kündigung?
Umziehen, ohne dass der Empfang stillsteht
Der Wechsel ist selten so schlimm wie befürchtet, aber die Reihenfolge entscheidet. Exportieren Sie zuerst Ihre Daten, solange das alte System noch läuft, und prüfen Sie die Datei. Bereinigen Sie die Liste danach: doppelte Halter zusammenführen, abgegangene Tiere kennzeichnen. Der dritte Schritt wird leicht vergessen. Fällige Impfungen und Kontrollen, die in einer alten Spalte stehen, bewirken im neuen System nichts. Existiert der Termin dort nicht als echter Termin, erinnert niemand daran. Tragen Sie deshalb alles ein, was in den nächsten Monaten ansteht, bevor Sie die alte Routine beenden.
Wählen Sie für den Umstieg eine ruhige Woche, also nicht die Zeit vor den Sommerferien, wenn Reisetiere gehäuft auffrischen. Setzen Sie die alte Datei am Stichtag auf „nur lesen“, damit niemand an zwei Orten schreibt. Vergleichen Sie in der ersten Woche die versendeten Erinnerungen von Hand mit dem Kalender. Versuchen Sie nicht, sämtliche Papierakten auf einmal zu digitalisieren; jede Akte einzuscannen, wenn das Tier das nächste Mal kommt, ist deutlich realistischer. Bei Welda CRM sind die Übernahme bestehender Patienten- und Termindaten sowie die Teamschulung in der Einrichtung enthalten, und eingescannte Papierakten lassen sich der jeweiligen Patientenakte anhängen. Beachten Sie bei der Vernichtung alter Unterlagen die für Sie geltenden Aufbewahrungsfristen.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich komplett kostenlose Tierarztsoftware?
Ja, aber sie ist meist begrenzt bei Funktionen, Patienten oder Benutzern, oder es handelt sich um Open Source, bei der Betrieb und Wartung bei Ihnen liegen. Ein Teil der Treffer sind befristete Tests. Lesen Sie die Bedingungen und klären Sie, wie der Anbieter sein Geld verdient, bevor Sie den ersten Patienten eintragen.
Sollte eine neue Praxis gleich am ersten Tag bezahlen?
Nicht zwingend. Eine gut organisierte Einzelpraxis mit wenigen Akten kann kostenlos beginnen. Halten Sie die Daten umzugsfähig und überprüfen Sie die Entscheidung spätestens drei Monate vor der ersten großen Fälligkeit. Kalkulieren Sie aber auch ein, dass späteres Aufräumen oft mehr Arbeit macht als sauberes Führen von Beginn an.
Reicht Excel für die Impfkartei?
Bei wenigen Tieren ja. Eine Zeile je Tier, mehrere Fälligkeitsspalten und ein wöchentlicher Filter funktionieren. Verschicken muss die Nachricht aber weiterhin jemand von Hand. Die Routine hängt also an einer Person und gerät in der vollsten Woche ins Stocken.
Brauche ich auch bei einem Gratis-Tool einen AVV?
Verarbeitet ein externer Anbieter die Daten Ihrer Halter in Ihrem Auftrag, ist ein AVV in der Regel erforderlich, unabhängig vom Preis. Fordern Sie ihn vor dem ersten Eintrag an. Im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzberater.
Darf ich Halter per WhatsApp erinnern?
Das ist eine Frage von Einwilligung, Zweck und Einrichtung, und sie sollte nicht nebenbei entschieden werden. Holen Sie die Einwilligung nachweisbar ein, trennen Sie Erinnerungen von Werbung und lassen Sie Ihr Vorgehen von einer fachkundigen Stelle prüfen. Bietet Ihre Lösung nur diesen Kanal, sollten Sie diese Klärung vor der Einführung abgeschlossen haben.
Gehen meine Daten beim Wechsel verloren?
Das hängt vom Export des bisherigen Tools ab. Testen Sie ihn in der ersten Woche, nicht erst beim Auszug. Bei Welda CRM gehört die Übernahme bestehender Patienten- und Termindaten zur Einrichtung; wie viel sauber übernommen werden kann, hängt vom Zustand Ihrer Datei ab. Bringen Sie sie am besten zum Gespräch mit.
Hat Welda CRM einen kostenlosen Tarif, und was kostet es?
Einen dauerhaften Gratis-Tarif gibt es nicht, aber einen 7-tägigen kostenlosen Test. Danach werden Ihre Daten nicht gelöscht; das Konto wechselt in den Lesemodus, bis Sie einen Plan wählen. Der Preis richtet sich nach Standorten, Benutzern, Nachrichtenvolumen und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch geklärt. Wovon die Pläne abhängen, sehen Sie auf der Preisseite von Welda CRM, und über unser Kontaktformular vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch. Wenn Sie noch abwägen, ob Tierarzt Software kostenlos für Ihre Praxis genügt, bringen Sie Ihre Stunden aus der Rechnung oben einfach mit.