Ob eine Cloud-Praxissoftware oder eine lokale Installation besser passt, entscheidet zuerst Ihre Abrechnung und danach Ihr Alltag. Für Privatpraxen und Selbstzahlerbetriebe ohne eigene IT, mit mehreren Geräten oder Standorten ist die Cloud in den meisten Fällen die sinnvollere Wahl: Niemand muss sich um einen Server kümmern, und Akten sind von berechtigten Geräten aus erreichbar. Lokal bleibt vertretbar, wenn die Internetanbindung wirklich unzuverlässig ist, wenn Geräte oder Abrechnungswege fest am Programm hängen oder wenn eine verlässliche IT-Betreuung Sicherungen tatsächlich testet. Sicherer ist keine der beiden Varianten von allein.
Dieser Artikel richtet sich an Praxisinhaber und Praxismanagerinnen, deren altes Programm noch läuft, aber Sorgen macht: Der Server ist in die Jahre gekommen, das nächste Windows-Update steht an, der Anbieter antwortet langsam, oder die Kollegin möchte am Abend zu Hause in die Akte schauen. Wir bieten selbst eine webbasierte Software an und sind insofern nicht neutral. Deshalb nennen wir auch die Stellen, an denen die Cloud schlechter abschneidet oder für Sie gar nicht infrage kommt.
Bevor es um die Technik geht: Wer rechnet wie ab?
In Deutschland ist diese Frage kein Detail, sondern der Rahmen. Vertragsärztlich tätige Praxen brauchen ein Praxisverwaltungssystem, das für KV-Abrechnung und Telematikinfrastruktur vorgesehen und zugelassen ist. Dort entscheiden Sie nicht frei zwischen beliebigen Programmen, sondern wählen unter den dafür geeigneten Systemen, von denen es inzwischen lokale wie cloudbasierte Varianten gibt. Welche Anforderungen aktuell gelten, erfahren Sie verbindlich bei KBV und KV, nicht in einem Blogartikel.
Privatpraxen, Heilpraktiker, ästhetische Praxen, Physio- und Ernährungspraxen im Selbstzahlerbereich haben deutlich mehr Spielraum. Hier geht es vor allem um Termine, Akten, Leistungen, Zahlungen und Kommunikation. Wer beides betreibt, also Kassenpraxis plus Selbstzahlerbereich, behält oft das PVS für den Kassenteil und löst die übrige Terminverwaltung getrennt. Das kann sinnvoll sein, schafft aber eine zweite Datenhaltung, für die Sie klare Regeln brauchen: Welche Daten liegen wo, und wer pflegt sie? Unser Praxisverwaltungssoftware-Vergleich geht auf diese Abgrenzung genauer ein.
Lokal ist nicht gleich lokal: drei Betriebsarten im Vergleich
Hinter "wir arbeiten lokal" verbergen sich sehr verschiedene Risiken. Ein Einzelplatzprogramm liegt auf dem Rechner am Empfang; fällt die Festplatte aus, ist die Praxis ohne Daten. Ein Praxisserver im eigenen Netz versorgt alle Räume schnell und zuverlässig, bis er selbst ausfällt. Und dann gibt es die dritte Form, die gerne als Cloud bezeichnet wird: das alte Programm mit Fernzugriff über VPN oder Remote Desktop. Die Daten bleiben auf Ihrem Server, die Pflichten ebenso, und Sie öffnen zusätzlich einen Zugang von außen.
Echte Cloud-Software läuft dagegen auf den Servern des Anbieters, Sie nutzen sie im Browser ohne Installation. Stellen Sie deshalb jedem Anbieter zuerst diese Frage: Auf wessen Server läuft das, und wer repariert ihn am Montagmorgen? Lautet die Antwort "Ihrer" und "Ihr Dienstleister", dann bleibt es technisch eine lokale Lösung. Grundlagen erklären wir ausführlicher im Beitrag Was ist Cloud-Software?
Beim Zugriff merken Sie den Unterschied an konkreten Situationen. Die Ärztin möchte am Samstag nach einem Eingriff eine Allergie-Notiz prüfen. Die Praxis eröffnet einen zweiten Standort und will nicht zwei getrennte Patientenbestände führen. Im Behandlungsraum soll ein Tablet Einwilligungen und Fotos aufnehmen. Lokal sind das jeweils kleine IT-Projekte, in der Cloud eher Fragen der Rechtevergabe. Probieren Sie das Tablet trotzdem in der Vorführung aus: Browserfähig heißt noch nicht bequem bedienbar. Trifft nichts davon auf Sie zu, weil Sie allein an einem Rechner arbeiten, ist der Zugriff allein kein Wechselgrund.
Die Sicherung läuft jede Nacht. Und was heißt das am Dienstag um elf?
Fast jede Praxis sichert ihre Daten, meistens nachts auf ein NAS oder eine externe Festplatte. Das Problem steckt in drei Fragen, die selten beantwortet sind: Wie viele Stunden Arbeit können wir verlieren? Wie lange dauert die Wiederherstellung? Wann wurde das zuletzt ausprobiert?
Im Beispiel funktioniert alles nach Plan, und trotzdem fehlt der gesamte Vormittag. In der Praxis kommen weitere Fallen hinzu. Das NAS steht im selben Raum wie der Server, sodass ein Wasserschaden oder Einbruch beide trifft. Die Sicherungsplatte hängt dauerhaft am Netz, sodass Erpressungssoftware sie gleich mitverschlüsselt. Das Sicherungsprogramm meldet seit Wochen einen Fehler an ein Postfach, das niemand liest. Die bewährte Faustregel lautet: mindestens drei Kopien auf zwei Medien, davon eine außer Haus oder vom Netz getrennt. Dazu gehört einmal im Quartal eine Probe-Rücksicherung. Ein ungeprüftes Backup ist nur eine Vermutung.
Für Patientenakten kommt die Dauer hinzu: Das Patientenrechtegesetz sieht in § 630f BGB eine Aufbewahrung von in der Regel zehn Jahren vor, für manche Unterlagen gelten längere Fristen. Das betrifft Ihre Sicherungsstrategie genauso wie die Frage, wie Sie alte Daten in zehn Jahren noch lesbar machen, wenn das heutige Programm längst nicht mehr läuft.
Die Cloud nimmt Ihnen die Festplatte ab, die Prüfung aber nicht. "Der Anbieter sichert" reicht als Auskunft nicht aus. Fragen Sie schriftlich nach Rhythmus, Dauer der Wiederherstellung, der Möglichkeit, einen einzelnen versehentlich gelöschten Datensatz zurückzuholen, und danach, was Sie bei einer Kündigung erhalten. Einen breiteren Rahmen gibt unser Beitrag zu Datensicherheit und Backups im Unternehmen.
Internet weg: was in der Praxis wirklich stillsteht
Das ist der stärkste Einwand gegen die Cloud, und er ist berechtigt. Ohne Verbindung sehen Sie weder Kalender noch Akte. Die Daten sind zwar nicht verloren, aber der Empfang arbeitet in dieser Zeit im Blindflug. Gerade in Regionen mit schwacher Anbindung sollten Sie das nicht kleinreden.
Andererseits ist auch die lokale Praxis längst nicht mehr so autark, wie sie sich anfühlt. Online-Terminbuchung, Erinnerungen, E-Mail-Rechnungen, Kartenterminals über das Netz, TI-Anwendungen in der Kassenpraxis und VoIP-Telefonie brauchen ebenfalls eine Leitung. Lokal bleibt Ihnen beim Ausfall vor allem der praxisinterne Blick auf Kalender und Akte. Das ist viel wert, aber es ist nicht "alles läuft weiter".
Schätzen Sie den Fall anhand der eigenen Daten ein. Wie oft fiel Ihre Leitung in den vergangenen zwölf Monaten aus, und für wie lange? Rechnen Sie am eigenen Kalender durch, wie viele Termine in zwei Stunden betroffen wären. Einige kurze Ausfälle im Jahr lassen sich gut abfedern. Häufige, lange Ausfälle ohne Alternative sind dagegen ein handfester Grund, lokal zu bleiben, mindestens bis sich die Anbindung bessert.
Eine Cloud-Praxis sollte diese Vorkehrungen getroffen haben:
- Zweiter Zugang über einen anderen Netzbetreiber oder zumindest ein getesteter Mobilfunk-Hotspot am Empfangsrechner.
- Terminliste für den Folgetag am Vorabend ausgedruckt. Sie enthält Patientendaten, gehört also verschlossen aufbewahrt und danach datenschutzgerecht vernichtet.
- Papiervordruck für Dokumentation und Zahlungen, plus eine benannte Person, die noch am selben Tag nachträgt.
- Festnetz- oder Mobilnummer für Notfälle, falls die Telefonanlage am selben Anschluss hängt.
Klären Sie auch den umgekehrten Fall: Ihre Leitung steht, aber der Anbieter ist nicht erreichbar. Wie wird das kommuniziert, und welcher Supportkanal funktioniert dann noch?
DSGVO, Schweigepflicht und § 203 StGB: Was sich in der Cloud ändert
Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO und unterliegen besonderem Schutz, außerdem gilt die ärztliche Schweigepflicht. Die folgenden Punkte sind eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Für die Bewertung Ihrer Praxis ziehen Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Fachanwältin hinzu.
Lokal bleiben Sie verantwortlich und erledigen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO weitgehend selbst: Verschlüsselung, Updates, Benutzer, Protokolle, Zutritt zum Serverraum. Auch der externe IT-Dienstleister mit Zugriff auf den Server braucht in der Regel eine vertragliche Grundlage und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Das Gefühl "die Daten sind bei uns im Haus" schützt nicht vor einem Rechner mit Sammel-Login und veraltetem Betriebssystem.
In der Cloud wird der Anbieter zum Auftragsverarbeiter. Sie benötigen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO und sollten den Anbieter sorgfältig auswählen. § 203 StGB erlaubt es, mitwirkende Dienstleister einzubinden, setzt aber voraus, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Für die Verarbeitung von Sozial- und Gesundheitsdaten im Gesundheitswesen mittels Cloud nennt § 393 SGB V darüber hinaus Anforderungen, unter anderem zum Verarbeitungsort und zu einem C5-Testat. Ob und wie das Ihre Praxis betrifft, sollten Sie klären und vom Anbieter die passenden Nachweise verlangen.
Wichtig bleibt auch die Betriebsseite: Viele Vorfälle entstehen nicht durch die Architektur, sondern durch geteilte Passwörter, offene Bildschirme am Empfang oder Befunde im Messenger. Individuelle Benutzer und Rollen führen Sie am besten vom ersten Tag an ein. Mehr dazu im Beitrag Patientendaten-Sicherheit in der Klinik.
Noch ein Punkt, der mit der Architektur nur indirekt zu tun hat: Nehmen Sie Barzahlungen über ein elektronisches Kassensystem an, gelten Kassensicherungsverordnung und TSE-Pflicht unabhängig davon, ob Ihr Programm lokal oder in der Cloud läuft. Eine Cloud-Lösung erledigt diese Pflicht nicht automatisch. Besprechen Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie den Kassenteil umstellen.
Kosten: Rechnen Sie fünf Jahre Verantwortung, nicht Lizenz gegen Abo
"Das Programm ist bezahlt, das kostet uns nichts mehr" und "ein Abo hört nie auf" sind beides halbe Rechnungen. Schreiben Sie ein einziges Fünf-Jahres-Szenario auf, etwa einen Hardwaretausch, einen neuen Standort und zwei zusätzliche Mitarbeitende, und bewerten Sie jede Option mit genau diesem Szenario.
Lokal gehören in die Rechnung: Lizenz und Wartungsvertrag, Server, USV und Sicherungsmedien samt Ersatz, Betriebssystem- und Datenbanklizenzen, Sicherheitssoftware, Einsätze des IT-Dienstleisters, kostenpflichtige Versionssprünge und zusätzliche Arbeitsplatzlizenzen. Dazu kommt die Position, die im Angebot nie auftaucht: die Stunden Ihres Teams.
In der Cloud zählen das Abo mit seinen Grenzen bei Benutzern, Standorten und Modulen, das Nachrichtenvolumen, der Speicher für Fotos und Dokumente, der vor allem in ästhetischen und dermatologischen Praxen ins Gewicht fällt, dazu mögliche Gebühren für Datenübernahme und Schulung, eine ausreichend gute Leitung mit Ersatzweg und die Bedingungen für den Datenexport beim Ausstieg.
Drei Fragen decken die meisten versteckten Kosten auf: Was passiert mit dem Preis, wenn wir wachsen? Was wird nach Verbrauch abgerechnet? Was kostet uns der Ausstieg? Wie Sie daraus eine vergleichbare Aufstellung machen, zeigt unser Beitrag zu den Kosten von Praxissoftware. Summen nennen wir an dieser Stelle bewusst nicht, weil sie von Standorten, Team und Modulen abhängen. Für Welda CRM klären wir das im kostenlosen Gespräch.
Die eigentliche Arbeit: Daten aus dem Altsystem herausholen
Viele Architekturentscheidungen scheitern nicht an der Zielsoftware, sondern an dem, was im Altsystem steckt. Ein über Jahre gewachsenes Praxisprogramm ist keine ordentliche Tabelle.
- Export ist nicht gleich Export. Manche Programme geben nur Stammdaten als Liste heraus, während Verlaufsnotizen und offene Posten im System bleiben. Fragen Sie den Altanbieter nach einem vollständigen Datenauszug und dem Aufwand dafür. Ist der Anbieter nicht mehr greifbar, lassen Sie die Datenbank vorab von dem Team prüfen, das die Übernahme durchführt.
- Dokumente und Bilder. Scans, Befunde und Einwilligungen liegen häufig in Ordnern und sind nur über den Dateipfad mit der Akte verknüpft. Wurden Ordner verschoben, fehlt die Verbindung.
- Dubletten. Dieselbe Patientin ist über die Jahre mehrfach mit unterschiedlichen Schreibweisen angelegt worden. Bereinigen Sie das vor der Übernahme, nicht danach.
- Laufende Vorgänge. Offene Rechnungen, angebrochene Pakete, Serientermine und Recall-Daten betreffen Patienten unmittelbar. Was sich nicht sauber übernehmen lässt, buchen Sie am Stichtag per Hand ein.
- Gerätekopplungen. Röntgen, Ultraschall, Labor oder EKG hängen teils über feste Schnittstellen am Altsystem. Klären Sie früh, was in Zukunft an deren Stelle tritt.
Zur Wahrheit gehört auch: Nicht immer lohnt die vollständige Übernahme. Häufig reicht es, nur aktive Patienten zu übernehmen und das Altsystem für die Dauer der Aufbewahrung lesend verfügbar zu halten. Klären Sie aber, wie das über Jahre funktionieren soll, wenn der alte Rechner irgendwann nicht mehr startet und der Anbieter den Wartungsvertrag beendet. Außerdem lehrt dieser Abschnitt etwas für den nächsten Kauf: Lassen Sie sich die Ausstiegsbedingungen vorab schriftlich geben.
Wer lokal bleiben sollte und wer nicht länger warten sollte
Gute Kandidaten für die Cloud sind Privat- und Selbstzahlerpraxen mit zwei oder mehr Standorten oder entsprechenden Plänen, Behandler, die an mehreren Orten arbeiten, Praxen ohne IT-Zuständigen, oder solche, die ihr Altprogramm auf einem Betriebssystem ohne Sicherheitsupdates festhält. Das letzte Beispiel ist dringlich: Hier liegt das Problem nicht in einer fehlenden Funktion, sondern in einem Risiko, das Sie schon heute tragen.
Lokal zu bleiben ist vertretbar, wenn eine Gerätekopplung ohne Cloud-Entsprechung für den Betrieb entscheidend ist, wenn die Leitung auf absehbare Zeit schlecht bleibt, wenn Ihr PVS-Anbieter nur lokal arbeitet und Sie mit ihm zufrieden sind, oder wenn ein Dienstleister Sicherungen nachweislich testet. Auch die zufriedene Einzelpraxis mit gewartetem Programm und geprüfter Sicherung muss nichts übereilen; sie sollte die Frage aber spätestens prüfen, wenn der nächste Serverwechsel oder das Ende der Herstellerunterstützung ansteht.
Mischformen gibt es, etwa eine lokale Installation mit Online-Zugang für Terminbuchung. Das kann funktionieren, wenn klar ist, welche Datenhaltung führend ist. Lassen Sie sich zeigen, was mit einem Datensatz passiert, der während eines Ausfalls an beiden Stellen geändert wird.
Was Sie Anbietern vor der Vorführung schicken sollten
Eine Vorführung folgt immer dem Skript des Anbieters. Wer die Fragen vorab per E-Mail schickt, kann die Antworten nebeneinanderlegen und sieht schnell, wo es vage bleibt.
- Wo werden Anwendung und Daten betrieben, in welchem Land und bei welchem Unterauftragnehmer?
- Wie oft wird gesichert, und lässt sich ein einzelner Datensatz oder Tag wiederherstellen? Wie lange dauert das?
- Wie läuft ein Ausfall auf Ihrer oder unserer Seite ab, und über welchen Kanal erreichen wir den Support?
- Gibt es Rollen je Benutzer und eine Protokollierung, wer welche Akte gesehen hat?
- Stellen Sie einen AVV bereit, und wie regeln Sie die Verschwiegenheit nach § 203 StGB?
- Führen Sie eine Testübernahme mit einer Stichprobe unserer Daten durch? Welche Felder kommen nicht mit?
- In welchem Format und innerhalb welcher Frist bekommen wir beim Ausstieg alle Daten samt Anhängen?
- Können wir unseren eigenen Terminablauf am Empfangsrechner und Tablet durchspielen?
Bei einem lokalen Angebot ergänzen Sie: Wie viele Jahre wird diese Version noch unterstützt, welche Betriebssysteme setzt sie voraus, was kosten Versionssprünge und wer führt sie durch?
Umstieg, ohne die Sprechstunde zu unterbrechen
Am riskantesten ist nicht die Datenübernahme selbst, sondern die Zeit, in der beide Systeme offen sind und niemand genau weiß, welches gilt.
Bei der Stichprobe vergleichen Sie Akten nebeneinander und wählen bewusst schwierige Fälle aus: lange Verläufe, offene Beträge, Pakete, mögliche Dubletten. Dass die Gesamtzahl stimmt, sagt wenig. Legen Sie den Stichtag nicht in die Urlaubszeit einer Behandlerin oder ein Quartalsende. Schulen Sie nicht nur den Empfang: Wenn Behandelnde nicht im System dokumentieren, bleibt am Ende nur ein teurer Kalender. Benennen Sie für die ersten beiden Wochen eine Person, bei der alle Fragen zusammenlaufen.
Welda CRM: passt es zu Ihrer Entscheidung, und wo nicht?
Welda CRM steht auf der Cloud-Seite dieser Entscheidung: webbasiert, ohne Installation, im Browser auf Computer und Tablet nutzbar, auch von mehreren Geräten gleichzeitig. Termine, Patientenakten, Mehrfachsitzungspakete, WhatsApp-Erinnerungen und Zahlungen liegen an einem Ort, dazu verschlüsselte Gesundheitsakten, rollenbasierte Rechte, DSGVO-Einwilligungsverwaltung und ein Protokoll der Zugriffe. Die Übernahme Ihrer bestehenden Kunden- und Termindaten gehört zur Einrichtung. Wenn Sie die Frage Cloud Praxissoftware oder lokal für eine Privat- oder Selbstzahlerpraxis klären, ist das unser Angebot.
Die Grenzen gehören dazu. Welda CRM tritt nicht als KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem auf; KV-Abrechnung, TI-Anbindung, eRezept, eAU oder ePA sagen wir nicht zu. Wer vertragsärztlich abrechnet, plant uns bitte nicht als PVS-Ersatz ein. Eine TSE-Lösung sagen wir hier ebenfalls nicht zu. Fällt die Internetverbindung aus, pausiert der Zugriff; die Daten bleiben erhalten, einen Offline-Modus nennen unsere Produktseiten jedoch nicht. Auch eine lokale Version ist dort nicht aufgeführt, ebenso wenig Gerätekopplungen. Fragen zu Hosting-Standort, Sicherungsrhythmus, AVV und C5 stellen Sie uns bitte genauso wie allen anderen, und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.
Wenn das zu Ihrer Situation passt, sprechen wir im kostenlosen Gespräch über Ihren Praxisablauf und Ihr bisheriges Programm. Außerdem können Sie Welda CRM als Cloud-Praxissoftware 7 Tage kostenlos auf Ihren eigenen Geräten testen.
Häufige Fragen
Ist Cloud-Praxissoftware DSGVO-konform?
Das lässt sich nicht allein am Produkt festmachen. Sie brauchen einen AVV nach Art. 28 DSGVO, sollten Verarbeitungsort und Unterauftragnehmer kennen und die Schweigepflicht vertraglich regeln. Ihre eigenen Pflichten als Verantwortliche bleiben bestehen. Für die Einzelfallprüfung ist Ihr Datenschutzbeauftragter die richtige Stelle.
Was passiert mit meinen Daten, wenn das Internet ausfällt?
Bei webbasierter Software liegen die Daten auf dem Server, ein Leitungsausfall in der Praxis zerstört also nichts. Sie haben aber bis zur Wiederherstellung keinen Zugriff. Ein getesteter Hotspot, eine Terminliste vom Vorabend und Papiervordrucke überbrücken kurze Ausfälle.
Kann eine Kassenpraxis ihre Software einfach in die Cloud verlegen?
Nur innerhalb dessen, was für die vertragsärztliche Versorgung zugelassen und vom jeweiligen PVS-Anbieter vorgesehen ist. Die TI-Anbindung und die Abrechnung müssen weiter funktionieren. Klären Sie das mit Anbieter und KV, bevor Sie etwas kündigen.
Ist die lokale Lösung auf lange Sicht günstiger?
Das kommt auf Ihre Praxis an. Bei kleiner, stabiler Praxis kann das zutreffen; mit Hardwaretausch, Dienstleister und eigenen Stunden sieht es oft anders aus. Rechnen Sie beide Wege mit demselben Fünf-Jahres-Szenario.
Lassen sich alte Patientenakten übernehmen?
Stammdaten fast immer, Verläufe, Dokumente und offene Posten hängen vom Altsystem ab. Bestehen Sie auf einer Testübernahme mit Stichprobe. Was nicht übernommen wird, muss für die Aufbewahrungsfrist weiter lesbar bleiben.
Lohnt sich der Wechsel für eine Einzelpraxis?
Nicht zwangsläufig. Wenn das Programm gewartet wird, die Sicherung getestet ist und Sie nur vor Ort arbeiten, besteht kein Zeitdruck. Stellen Sie sich vor, der Rechner fällt morgen aus: Wären Wiederherstellungsdauer und Datenverlust akzeptabel? Falls nein, beginnen Sie jetzt mit dem Vergleich.