Welche Praxissoftware für mehrere Standorte passt, entscheidet zuerst Ihre Abrechnung und danach ein Praxistest. Rechnen Sie über die KV oder KZV ab, führt der Weg über ein Praxisverwaltungssystem, das Betriebsstätten sauber abbildet. Arbeiten Sie privat oder mit Selbstzahlern, zählt, ob die Software drei Dinge kann: dieselbe Ärztin nicht doppelt an zwei Standorten buchen, Zugriffsrechte an der Standortgrenze enden lassen und alle Standorte nach denselben Definitionen auswerten. Eine Auswahlliste mit Standortnamen im Kalender leistet das noch nicht.
Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber, die eine zweite oder dritte Betriebsstätte eröffnet haben oder kurz davor stehen und nicht mehr täglich überall sein können. Wenn die Entscheidung für die Expansion selbst noch offen ist, hilft unser Text zum Thema zweite Filiale eröffnen. Rechtliche und steuerliche Hinweise sind allgemein gehalten und ersetzen keine Beratung durch Kassenärztliche Vereinigung, Kammer, Rechtsanwalt oder Steuerbüro.
Erst die Abrechnung, dann die Funktionsliste
Im deutschen Markt werden unter dem Wort Praxissoftware zwei sehr verschiedene Produktklassen verkauft. Das zertifizierte Praxisverwaltungssystem dokumentiert, rechnet mit der KV ab und hängt an der Telematikinfrastruktur. Organisationssoftware dagegen kümmert sich um Termine, Patientenkommunikation, Pakete, Zahlungen und Berichte. Wer beides vermischt, vergleicht am Ende Äpfel mit Birnen und merkt es womöglich erst im ersten Abrechnungsquartal.
Für vertragsärztliche Praxen heißt das: Die wichtigste Frage an den PVS-Anbieter lautet, wie die zusätzliche Betriebsstätte abgebildet wird. Lassen sich Leistungen dem richtigen Ort und der richtigen Betriebsstättennummer zuordnen? Wie arbeiten mehrere Standorte auf demselben Datenbestand? Wird die Telematikinfrastruktur je Standort eigens angebunden, und was bedeutet das organisatorisch? Eine Organisationssoftware ersetzt diese Antworten nicht, sie kann höchstens daneben laufen. Ob sich das lohnt, ist eine eigene Rechnung: Zwei Systeme bedeuten doppelte Pflege von Patientenstammdaten und eine Schnittstelle, die jemand verantworten muss.
Für reine Privatpraxen, Ästhetik-Standorte, Kosmetikinstitute und viele Selbstzahler-Angebote sieht die Lage anders aus. Dort entscheidet sich die Auswahl am Kalender, an den Rechten und am Standortvergleich. Genau um diese Punkte geht es in den nächsten Abschnitten. Eine breitere Einordnung der Produktklassen bietet unser Praxisverwaltungssoftware-Vergleich.
Zweigpraxis, überörtliche BAG, MVZ oder Filiale: Die Betriebsform schreibt das Lastenheft mit
„Mehrere Standorte“ kann rechtlich sehr Unterschiedliches bedeuten. Eine Zweigpraxis ist in der Regel genehmigungs- oder anzeigepflichtig und bleibt an die Hauptpraxis gebunden. Eine überörtliche Berufsausübungsgemeinschaft verbindet mehrere Vertragsarztsitze. Ein MVZ kann mehrere Fachgebiete und Filialen unter einer ärztlichen Leitung vereinen. Und die Physiopraxis oder das Kosmetikinstitut eröffnet schlicht eine Filiale. Jede dieser Formen stellt der Software andere Fragen.
Besonders heikel ist die letzte Zeile der Tabelle. Treten mehrere GmbHs unter einer Marke auf, etwa weil ein Partner nur am neuen Standort beteiligt ist, dann ist jede Gesellschaft möglicherweise eigener Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und eigener Rechnungssteller. Ein gemeinsamer Patientenstamm, der innerhalb einer Gesellschaft unproblematisch wäre, wird dann zur Frage der Datenweitergabe. Fragen Sie den Anbieter deshalb nicht nur nach „Mehrstandortfähigkeit“, sondern danach, ob ein Konto mehrere Rechnungssteller trägt oder ob Sie mehrere Mandanten mit einer übergeordneten Auswertung brauchen.
Auch die Umsatzsteuer kann eine Rolle spielen. Heilbehandlungen sind unter bestimmten Voraussetzungen befreit, rein ästhetische Leistungen häufig nicht. Wer an einem Standort überwiegend Kassenmedizin und am anderen vor allem Selbstzahler-Ästhetik anbietet, braucht Leistungskataloge, die das sauber trennen. Das gehört in das Gespräch mit dem Steuerbüro, und zwar bevor Sie den Leistungskatalog in die neue Software übernehmen.
Der Springer-Test: Woran Standortkalender wirklich scheitern
Solange man jeden Standort für sich betrachtet, wirken die meisten Kalender tadellos. Schwierig wird es, wenn eine Ressource zwischen zwei Standorten geteilt wird. Und das lässt sich in der Anfangsphase oft kaum vermeiden: Die gefragte Dermatologin lässt sich nicht verdoppeln, also wird ihre Woche aufgeteilt. Anstelle der Musterdaten des Anbieters sollte in der Demo deshalb Ihr echter Dienstplan stehen.
Entscheidend ist der zweite Schritt. Im besten Fall sieht die Mitarbeiterin in Bochum, dass die Ärztin donnerstags in Essen ist, und die Buchung wird verhindert. Im mittleren Fall erscheint eine Warnung, die man wegklicken kann, was an einem vollen Montagmorgen auch geschieht. Im schlechtesten Fall behandelt jeder Standort die Ärztin als eigene Ressource, und den Konflikt bemerkt die Patientin am Empfang.
Fahrzeiten sind ein zweiter Prüfpunkt. Zwischen Bochum und Essen liegen auf dem Papier nur wenige Kilometer, auf der A40 kann das zur Hauptverkehrszeit anders aussehen. Die Software muss keinen Stau berechnen, aber Sie sollten eine Blockzeit als wiederkehrende Regel hinterlegen können, anstatt sie jede Woche neu einzutragen. Bei Geräten gilt dasselbe: Wandert ein Laser oder Ultraschallgerät zwischen den Standorten, muss der Kalender wissen, wo es gerade steht. Sonst endet jede Terminvergabe mit einem Anruf beim anderen Empfang. Wer sein Angebot rund um ein teures Gerät aufgebaut hat, sollte diesen Punkt ganz oben auf die Liste setzen.
Vergessen Sie auch die Vertretung nicht. Fällt eine Ärztin aus, die an zwei Standorten eingeplant ist, müssen alle betroffenen Termine in einer Liste erscheinen, sonst telefonieren zwei Empfangsteams nebeneinanderher und niemand weiß, wer welche Patientin schon erreicht hat.
Akte und Schweigepflicht: Darf Standort B sehen, was Standort A dokumentiert?
Für Patienten ist Ihre Praxis eine Einheit. Fachlich und rechtlich ist die Antwort differenzierter. Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO, dazu kommt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Schon innerhalb eines Standorts gilt: Zugriff nur, soweit die Aufgabe ihn erfordert. Bei mehreren Standorten kommt die Frage hinzu, ob die Patientin überhaupt damit rechnet, dass der andere Standort ihre Akte einsehen kann, und wie Sie das in der Patienteninformation erklären.
Für eine Gesellschaft mit mehreren Standorten ist ein gemeinsamer Patientenstamm meist die praktischere Lösung: keine Dubletten, keine doppelt erhobenen Daten, eine Historie. In gemeinschaftlichen Strukturen oder getrennten Gesellschaften müssen dagegen vertragliche Grundlagen geklärt sein, möglicherweise auch eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Mit dem Softwareanbieter brauchen Sie in jedem Fall einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wo die Daten gehostet werden. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Sicherheit von Patientendaten.
Daneben stehen organisatorische Regeln, die vor der Demo feststehen sollten. Lässt sich ein am Standort A gekauftes Paket am Standort B einlösen, und wem wird dann der Umsatz zugerechnet? Kann ein offener Betrag an einem anderen Standort kassiert werden? Wer führt doppelte Akten zusammen, wenn dieselbe Person als „Meier“ und „Maier“ angelegt wurde? Und gilt eine in Bochum erteilte Einwilligung, etwa für den Empfang von Erinnerungen per WhatsApp, auch für Essen? Letzteres sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären, denn für Messenger-Kommunikation mit Patienten stellen sich ohnehin eigene Fragen.
Rollen an der Standortgrenze: Zentrale Sicht ist nicht gleich offene Sicht
Was die Inhaberin als zentralen Überblick wünscht, kann bei schlechter Konfiguration zum Überblick für alle werden. In der Einzelpraxis genügen oft drei Rollen. Im Verbund hat jede Rolle zwei Achsen: welche Daten und an welchem Standort. Ohne die zweite Achse sieht die neue Mitarbeiterin am neuen Standort womöglich die komplette Patientenliste und die Einnahmen des Stammhauses.
Prüfen Sie das anhand eines konkreten Falls statt in den Einstellungen. Melden Sie sich als Empfangskraft des neuen Standorts an und suchen Sie eine Patientin des Stammhauses. Versuchen Sie, den Umsatzbericht zu öffnen. Nehmen Sie dann an, die Mitarbeiterin kündigt heute: Der Zugang wird geschlossen, die bisherigen Aktionen müssen im Protokoll sichtbar bleiben. Wichtig sind außerdem Zwischenrollen. Eine Ärztin, die an zwei von drei Standorten arbeitet, oder eine Praxismanagerin, die zwei Filialen betreut, passt weder in „ein Standort“ noch in „alle Standorte“. Fragen Sie, ob die Software das abbildet.
Beim Datenexport lohnt besondere Strenge. Hier kann eine scheidende Mitarbeiterin die Patientenliste mitnehmen, also gehört dieses Recht in wenige benannte Hände, und jede Nutzung sollte protokolliert sein. Für Inhaber, die selbst nicht behandeln, und für Investoren stellt sich außerdem eine Frage, die man früh ausspricht: Der Besitz eines MVZ oder einer Praxis ist kein Grund, Behandlungsakten zu lesen. Und ein Sammelzugang für den Empfang, der „nur vorübergehend“ eingerichtet wird, macht jedes Protokoll wertlos, denn dann weiß niemand mehr, wer was getan hat.
Kasse, TSE und Belege: Jeder Standort zählt für sich
Dieser Abschnitt betrifft vor allem Praxen und Institute mit Barzahlung, also Selbstzahler, Kosmetik, Ästhetik und manche Privatpraxis. Wer Bareinnahmen mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, fällt grundsätzlich unter die Kassensicherungsverordnung: Das System braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Belege sind auszugeben, und die Meldung gegenüber dem Finanzamt erfolgt nach aktuellem Stand je Betriebsstätte. Eine offene Ladenkasse ohne Elektronik wird anders behandelt, bringt aber eigene Aufzeichnungspflichten mit sich. Ein neuer Standort ist deshalb auch steuerlich ein eigener Punkt auf Ihrer Liste.
Für die Softwareauswahl ergeben sich daraus sehr konkrete Fragen. Enthält das Produkt selbst eine TSE-Lösung, oder arbeitet es mit einer externen Kasse, die daneben steht? Lassen sich Tageseinnahmen je Standort getrennt abschließen und nachvollziehen? Wie kommen die Daten zum Steuerbüro, und in welchem Format? Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben und mit Ihrem Steuerbüro abstimmen, denn eine Software, die „Kasse“ im Menü führt, muss deshalb noch keine gesetzeskonforme Registrierkasse sein.
Eine mögliche Trennung: Zahlungen per Karte oder Überweisung werden im Patientenkonto abgebildet, Barzahlungen laufen über ein eigens dafür geeignetes System, wenn die Software das nicht selbst abdeckt. Wichtig ist nur, dass am Ende des Tages jemand je Standort abgleicht.
Standortvergleich: Erst die Begriffe, dann die Berichte
Ein Vergleich hat nur dann Wert, wenn beide Standorte dasselbe messen. Löscht der eine ausgefallene Termine, während der andere sie als „nicht erschienen“ markiert, meldet der erste eine Ausfallquote von null. Nennt der eine Standort die Leistung „Faltenbehandlung“ und der andere „Botulinum-Anwendung“, entstehen im Bericht zwei Zeilen für ein und dasselbe. Der Standortvergleich beginnt deshalb mit einem gemeinsamen Vokabular, nicht mit einem Dashboard.
Festlegen sollten Sie mindestens: Leistungsnamen und Standarddauer, die Abgrenzung zwischen Ausfall und kurzfristiger Absage, den Nenner der Auslastung, die Frage, ob Paketumsatz beim Verkauf oder bei der Sitzung zählt, und was eine neue Patientin ist. Gerade der letzte Punkt überrascht viele. Ist jemand, der vom Stammhaus zum neuen Standort wechselt, dort neu? Wenn Sie Marketingbudget nach Standort verteilen, ändert die Antwort Ihre Zahlen.
Einen guten Maßstab liefert die Montagmorgen-Probe. Können Sie in fünf Minuten und ohne Export sagen, wo diese Woche Arzttage leer stehen, wo die Ausfälle zuletzt gestiegen sind, ob Einnahmen und Belege zusammenpassen und an welchem Standort offene Posten wachsen? Müssen Sie dafür zwei Dateien zusammenführen, haben Sie Daten zentralisiert, aber noch keinen Überblick gewonnen. Und lesen Sie die Zeilen, nicht die Summe: Ein Verbunddurchschnitt beruhigt und verdeckt genau den einen Standort, um den Sie sich kümmern müssten.
Wer diese Software noch nicht braucht und wer etwas anderes
Nicht jede zusätzliche Adresse rechtfertigt eine Mehrstandort-Lösung. Mieten Sie einen Raum für ein bis zwei Tage pro Woche und arbeitet dort dasselbe Team, reicht vielleicht ein Kalender mit klarer Ortsangabe. Laufen zwei Standorte vollständig getrennt, ohne Austausch von Personal und Patienten, und interessiert Sie nur die Monatszahl, können auch zwei getrennte Konten eine Weile funktionieren. Planen Sie aber bereits den dritten Standort, ist die spätere Zusammenführung zweier Datenbestände meist mühsamer als ein gemeinsamer Start.
Umgekehrt gibt es Fälle, in denen diese Produktklasse nicht ausreicht. Bei KV-Abrechnung, wie gesagt, führt am PVS kein Weg vorbei. Physiotherapiepraxen mit Kassenrezepten brauchen eine Heilmittel-Abrechnung, die Organisationssoftware nicht von selbst mitbringt. Und ein großer MVZ-Verbund mit eigener IT-Abteilung wird Anforderungen an Schnittstellen und Verträge haben, die sich eher an Klinikinformationssystemen messen lassen.
Angebote vergleichbar machen: dasselbe Mengengerüst für alle
Mehrstandortkosten wachsen entlang anderer Linien als die einer Einzelpraxis, deshalb sagt das Nebeneinanderlegen von Monatsbeträgen wenig aus. Geben Sie jedem Anbieter dasselbe schriftliche Mengengerüst: Standorte heute und in zwei Jahren, Benutzer einschließlich Teilzeitkräfte und Vertretungen, Erinnerungen pro Monat, gespeicherte Fotos und Dokumente. Die Antworten lesen Sie dann entlang dieser Kostentreiber.
| Kostentreiber | Ihre Frage | Warum er mit Standorten wächst |
|---|---|---|
| Standortgrenze | In welchen Plan rutschen wir mit dem nächsten Standort? | Ein Planwechsel kann das gesamte Konto betreffen |
| Benutzerzahl | Zählen Teilzeitkräfte und Vertretungen als eigene Benutzer? | Jeder Standort bringt Empfang und Behandler mit |
| Nachrichten | Was passiert, wenn das Kontingent überschritten ist? | Steigt direkt mit der Zahl der Termine |
| Speicher | Was belegt ihn, und was geschieht an der Grenze? | Fotoarchive wachsen an jedem Standort |
| Module | Welcher Plan schaltet Kasse, Lager und Provisionen frei? | Standortkasse und Vergütung werden nun unverzichtbar |
| Einrichtung | Kostet die Einrichtung künftiger Standorte erneut? | Die erste Einrichtung kann inklusive sein, spätere nicht |
| Drittanbieter | Wer stellt Kartenterminal, TSE und E-Rechnung? | Solche Posten stehen oft außerhalb des Softwareangebots |
| Ausstieg | In welchem Format erhalten wir alle Standortdaten zurück? | Der Wechsel wird mit jeder Datenmenge schwieriger |
Am leichtesten unterschätzt man die Benutzerzahl. Stellen Sie sich drei Standorte mit je einer Empfangskraft und zwei Behandlern vor: Das sind neun Zugänge, bevor Sie selbst und die Buchhaltung hinzukommen. Wer den Plan allein nach der Standortzahl auswählt, stößt also womöglich zuerst an die Benutzergrenze. Die allgemeine Methode, Angebote über mehrere Jahre durchzurechnen, beschreibt unser Text zu den Kosten von Praxissoftware. Der konkrete Preis lässt sich erst mit Ihrem Mengengerüst seriös nennen, das gilt für jeden Anbieter.
Nehmen Sie zur Demo die Mitarbeiterin mit, die am meisten telefoniert. Inhaber schauen auf Berichte; sie merkt, wie viele Klicks ein freier Termin am anderen Standort kostet, während jemand in der Leitung wartet. Die folgende Liste hilft, damit aus dem Eindruck eine Bewertung wird.
Umstieg bei laufender Sprechstunde: Stammhaus zuerst
Die Eröffnung scheint der ideale Moment für einen Softwarewechsel zu sein. Zwei große Veränderungen in derselben Woche machen es aber schwer zu erkennen, was gerade ein Problem verursacht. Ziehen Sie das Stammhaus, wenn es irgend geht, einige Wochen früher um. Das Team lernt das System auf vertrautem Boden, und am Eröffnungstag können erfahrene Kolleginnen den neuen Standort unterstützen.
Das größte Risiko sind künftige Termine. Ein im Altsystem verbliebener Termin erscheint im neuen als freie Zeit, und schon wird eine zweite Patientin eingetragen. Wählen Sie für den Umzug einen ruhigen Tag, sperren Sie danach die Neuanlage im Altsystem und lassen Sie es eine Weile lesbar. Die Behandlungsdokumentation unterliegt zudem Aufbewahrungspflichten, in der Regel zehn Jahre nach § 630f BGB. Klären Sie also, wo diese Altdaten liegen, bevor Sie einen Vertrag kündigen.
Einige Fehler wiederholen sich. Wer die Leistungsliste nicht bereinigt, kopiert das alte Durcheinander ins neue System. Wer nur die Leitung schult, findet den Empfang nach zwei Wochen wieder beim Papierkalender. Und eigene Regeln für den neuen Standort, weil dort „alles anders“ sei, verzerren die Berichte vom ersten Monat an.
Welda CRM unter denselben Fragen
Das Wichtigste vorweg: Welda CRM ist eine webbasierte Software für terminbasierte Betriebe und tritt nicht als KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem auf. KV-Abrechnung, TI-Anbindung, eRezept, eAU oder ePA sagen wir hier nicht zu. Auch eine TSE-Lösung für die deutschen Kassenpflichten sagen wir an dieser Stelle nicht zu; wer Welda als Kasse nutzen möchte, sollte das vorher mit uns und dem Steuerbüro klären. Wenn Sie vertragsärztlich abrechnen, planen Sie Welda bitte nicht als Ersatz für Ihr PVS ein.
Für die organisatorische Seite einer privaten Praxis oder eines Selbstzahler-Betriebs sieht es anders aus. Mehrere Standorte werden über ein Konto geführt, jeder mit eigenem Kalender und eigenen Berichten. Den Kalender sehen Sie nach Mitarbeiter, Raum und Standort, Kollisionen werden verhindert, Online-Anfragen bestätigen Sie selbst, und eine Warteliste informiert bei Absagen die nächste Person. Dazu kommen rollenbasierte Rechte, DSGVO-Einwilligungen und ein Audit-Log sowie Berichte zu Auslastung, Umsatz und Mitarbeiterleistung mit Vergleich je Standort. Wie das zusammenspielt, zeigt unsere Seite zur Praxissoftware für mehrere Standorte mit Welda CRM.
Wenden wir unsere Tabelle auch auf uns an: Starter umfasst einen Standort und 3 Benutzer, Pro bis zu drei Standorte und 10 Benutzer, Enterprise hat bei beidem keine Grenze. Lager, Ausgaben, Kasse/POS und Provisionen sind ab Pro enthalten. Bei drei Standorten kann also, wie oben beschrieben, die Benutzerzahl den Plan bestimmen. Einrichtung, Datenübernahme und Einweisung sind inklusive. Offen bleiben Fragen, zu denen wir kein pauschales Ja geben möchten: Kollisionen einer Springerin über Standorte hinweg, die Beschränkung von Rechten auf einzelne Standorte, die Paketeinlösung an einem anderen Standort oder mehrere Rechnungssteller in einem Konto. Das prüfen wir lieber im Gespräch an Ihrem Fall. Machen Sie den Springer-Test also auch mit uns.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine Praxissoftware für mehrere Standorte von einer normalen?
Kalender, Rechte, Einnahmen und Berichte werden je Standort getrennt, und die Leitung kann trotzdem alles an einer Stelle vergleichen. Geteilte Ärzte oder Geräte dürfen nicht standortübergreifend kollidieren. Ein Standortname im Kalender allein genügt nicht.
Reicht eine Terminsoftware, wenn wir über die KV abrechnen?
Nein, die Abrechnung und die gesetzlich vorgeschriebenen Anwendungen laufen über Ihr PVS. Eine Terminsoftware kann es ergänzen, sofern Sie die doppelte Datenpflege und eine mögliche Schnittstelle bewusst einplanen.
Dürfen alle Standorte auf denselben Patientenstamm zugreifen?
Technisch ist das oft möglich, rechtlich hängt es von Betriebsform, Verträgen und Patienteninformation ab. Der Zugriff sollte auf die Aufgabe begrenzt und protokolliert sein. Bei getrennten Gesellschaften holen Sie vorab rechtlichen Rat ein.
Brauche ich für jeden Standort eine eigene TSE?
Das hängt vom Kassensystem und von der Einrichtung ab, denn eine TSE bezieht sich auf das jeweilige Aufzeichnungssystem. Klären Sie mit Steuerbüro und Kassenanbieter, wie die Geräte je Betriebsstätte abgesichert und dem Finanzamt gemeldet werden.
Sollten Standortleitungen die Zahlen der anderen Standorte sehen?
Umsatzbeträge meist nicht, wobei manche Verbünde bewusst ein Ranking teilen. Entscheidend ist, dass das in der Rollendefinition festgelegt ist und nicht von Fall zu Fall entschieden wird. Quoten statt Beträge sind ein guter Mittelweg.
Wann sollten wir umsteigen, vor oder nach der Eröffnung?
Möglichst davor. Einige Wochen im bestehenden Standort geben dem Team Sicherheit, und Probleme lassen sich leichter einer Ursache zuordnen als in der ohnehin turbulenten Eröffnungswoche.
Was bestimmt die Kosten bei mehreren Standorten?
Standorte, Benutzer, Nachrichtenvolumen, Speicher und Module. Bei Welda CRM wird der Preis anhand dieser Punkte in einem kostenlosen Gespräch festgelegt; im 7-tägigen kostenlosen Test sind alle Module freigeschaltet, damit Sie den passenden Plan mit Ihren eigenen Daten beurteilen können.
Schreiben Sie uns, wie Ihre Standorte aufgestellt sind, wie Ihre Ärztinnen und Ärzte die Woche aufteilen und wie Sie heute Termine vergeben. Im kostenlosen Gespräch spielen wir genau diesen Fall am Bildschirm durch. Welda CRM als Praxissoftware ansehen: mehrere Standorte, ein Konto. Entscheiden Sie anhand Ihres eigenen Ablaufs.