Wer ein Händlerportal entwickeln lassen möchte, beauftragt einen geschützten Bereich, in dem Fachhändler selbst bestellen, ihre Nettopreise sehen und offene Posten prüfen, statt im Innendienst anzurufen oder ein Fax zu schicken. Das lohnt sich vor allem, wenn viele Händler regelmäßig ähnliche Bestellungen aufgeben und Ihr Innendienst vor allem Anrufe abtippt. Es lohnt sich nicht, solange Konditionen nur in den Köpfen stecken, Bestände im ERP nicht stimmen oder ein vorhandenes ERP-Modul die Aufgabe ohnehin erfüllen würde.
Dieser Beitrag richtet sich an Hersteller und Großhändler, deren Händler noch per Telefon, Fax, E-Mail oder WhatsApp bestellen. Er zeigt, welchen Umfang Bestellung, Preise und Debitoren im Portal wirklich haben, wann sich die Investition rechnet und wann ein anderer Weg vernünftiger ist.
Eine Woche Strichliste im Innendienst ersetzt den ersten Workshop
Die aufschlussreichste Vorarbeit kostet fast nichts. Legen Sie dem Innendienst eine Woche lang eine einfache Liste hin und lassen Sie jeden Kontakt einer Kategorie zuordnen: Bestellung aufgeben, Bestellung ändern, Preisanfrage, Verfügbarkeit, Kontostand, Lieferstatus, Reklamation. Dazu grob die Dauer. Auch Faxe und WhatsApp-Nachrichten gehören auf die Liste, denn gerade sie landen oft auf Umwegen im System.
Das Ergebnis korrigiert häufig die Annahmen der Geschäftsführung. Vielleicht wollten Sie vor allem ein Bestellportal, und dann zeigt die Liste, dass ein großer Teil der Anrufe der Frage gilt, ob die Ware schon unterwegs ist. Dann gehören Lieferstatus und Sendungsverfolgung in die erste Version, ein aufwendiges Aktionsmodul dagegen nicht. Umgekehrt kann eine OPOS-Ansicht warten, wenn der Kontostand selten erfragt wird.
Achten Sie außerdem auf Händler, die mehrmals pro Woche anrufen. Sie eignen sich als Pilotkunden, weil sie den Nutzen schnell spüren. Und notieren Sie jeden Anruf, der mit einem Rückruf endet: Wenn der Innendienst erst bei der Buchhaltung oder im Lager nachfragen muss, liegt dort oft der größte Hebel eines Portals.
"Wie beim letzten Mal": Was das Bestellen im Portal können muss
Ein Fachhändler bummelt nicht durch einen Shop. Er steht vor dem Regal oder im Lager, weiß, was fehlt, und sagt am Telefon: "Wie beim letzten Mal, nur von der Dichtung zwei Kartons mehr." Der Innendienst kennt seine Historie, seine Kurzbezeichnungen und seine Eigenheiten. Genau daran muss sich ein Portal messen. Dauert die Bestellung dort länger als der Anruf, ist der Händler nach zwei Versuchen wieder am Telefon.
Wichtiger als eine schöne Startseite sind daher Wiederholbestellung per Klick, Schnellerfassung über Artikelnummern, Mengeneinheiten und Verpackungsstaffeln, Upload einer Excel- oder CSV-Liste und eine Oberfläche, die auf dem Smartphone im Lager funktioniert. Dazu kommen die Regeln nach dem Klick: Wie wird mit Rückständen umgegangen, gibt es Teillieferungen, wann ist Bestellschluss, wie weit kann der Händler eine bestätigte Bestellung noch ändern, gelten Mindermengenzuschlag und frachtfreie Grenze? All das regelt heute vermutlich Frau oder Herr Soundso im Innendienst aus Erfahrung. Vor der Entwicklung muss es aufgeschrieben werden.
Auch die Bestandsanzeige ist eine Entscheidung. Händler müssen nicht die genaue Menge sehen; ein Ampelsystem aus "verfügbar", "knapp" und "nicht lieferbar" reicht oft und verrät dem Wettbewerb weniger. Entscheidend ist, dass die Daten stimmen. Wer wegen einer grünen Ampel bestellt und dann eine Teillieferung bekommt, glaubt dem Portal kein zweites Mal.
Wenn der Händler aus seiner Branchensoftware bestellt
Eine Besonderheit des deutschsprachigen Marktes wird in Angeboten gern übersehen: In manchen Branchen, etwa im Sanitär-, Heizungs- und Elektrobereich, arbeiten Abnehmer mit eigener Handwerker- oder Warenwirtschaftssoftware und erwarten standardisierte Artikel- und Bestellschnittstellen. Formate und Verfahren wie Datanorm, BMEcat, OCI oder IDS Connect können dann wichtiger sein als jedes Portaldesign. Größere Einkaufsabteilungen wiederum wollen vielleicht aus dem eigenen System heraus bestellen, statt sich in dutzenden Lieferantenportalen anzumelden.
Fragen Sie also zuerst Ihre wichtigsten Händler, wie sie heute bestellen möchten und welche Software sie einsetzen. Vielleicht gehört eine solche Schnittstelle in die erste Version, vielleicht betrifft sie nur wenige Abnehmer. Klären Sie mit jedem Dienstleister konkret, welche dieser Standards er bereits umgesetzt hat oder wie er sie umsetzen würde, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Kleine Einzelhändler ohne eigene Warenwirtschaft brauchen dagegen eher eine einfache Oberfläche und einen druckbaren Lieferschein.
Ihre Preisliste ist in Wahrheit eine Ausnahmenliste
Viele Hersteller sagen zunächst, sie hätten eine einzige Preisliste. Beim zweiten Nachfragen tauchen Rabattgruppen auf, Staffelpreise, Rahmenverträge, ein Bonus zum Jahresende, Sonderkonditionen für einen langjährigen Kunden und Projektpreise für ein einzelnes Bauvorhaben. Am Telefon entscheidet der Mitarbeiter im Zweifel selbst. Ein Portal kann das nicht; jede Absprache wird zur Regel oder verschwindet.
Wählen Sie drei sehr unterschiedliche Händler und rechnen Sie für dieselben fünf Artikel den Nettopreis von Hand aus, inklusive Rabattgruppe, Staffel und Skonto. Sie erkennen dann, wie viele Sonderfälle wirklich existieren, und erhalten gleichzeitig Testfälle für die Abnahme. Klären Sie dabei auch, ob Rabatte addiert oder nacheinander abgezogen werden und ob der Skontoabzug im angezeigten Preis erscheint oder erst auf der Rechnung, denn Skonto hängt schließlich vom Zahlungszeitpunkt ab.
Nutzen Sie das Projekt zum Aufräumen. Dreißig gewachsene Rabattsätze lassen sich womöglich auf fünf Gruppen reduzieren. Das vereinfacht die Software und schafft kaufmännische Klarheit; der Vertrieb wird nicht begeistert sein, also führen Sie dieses Gespräch vor dem Start. Grundlagen zu Konditionen und Zahlungszielen finden Sie in unserem Beitrag zum Vertrieb im Großhandel.
Offene Posten und Kreditlimit: Nur eine Wahrheit anzeigen
Die Anzeige "Ihre offenen Posten" klingt nach einer Kleinigkeit. Weicht sie jedoch von der Buchhaltung ab, haben Sie einen Streit erzeugt, den es am Telefon nie gegeben hätte. Die Debitorenbuchhaltung bleibt daher das führende System, ob sie in Ihrem ERP oder in einer an DATEV angebundenen Lösung läuft; das Portal zeigt nur an. Klären Sie auch die Aktualität. Ein nächtlicher Abgleich kann völlig ausreichen, sofern der Händler den Stand sehen kann, etwa "Stand: heute 06:00 Uhr".
Beim Kreditlimit ist zu entscheiden, was passiert, wenn es überschritten wird. Eine harte Sperre trifft womöglich einen guten Kunden mit einer einzigen verspäteten Zahlung. Ein bloßer Hinweis macht das Limit wertlos. Für viele Unternehmen ist eine Freigabe durch die Buchhaltung der vernünftige Einstieg; später lässt sich die Regel verschärfen. Das entscheidet Ihr Kreditmanagement, nicht der Entwickler. Beachten Sie auch, dass Bonitätsdaten und Limits sensible Geschäftsinformationen sind: Nicht jeder Mitarbeiter eines Händlers sollte sie sehen.
Diese Tabelle sieht technisch aus, ist aber eine Managemententscheidung. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter, gleich ob Sage, SAP Business One, Microsoft Dynamics oder eine Branchenlösung, vor der Angebotsphase: Gibt es für Ihre Version eine dokumentierte Schnittstelle? Sind zusätzliche Lizenzen nötig? Existiert ein eigenes B2B-Modul? Was passiert mit der Anbindung beim nächsten Update? Wie die Grundlagen funktionieren, erklärt unser Beitrag Was ist eine API-Integration?. Merken Sie sich dazu: Daten lesen ist einfacher, als Bestellungen samt Fehlerbehandlung zurück ins ERP zu schreiben.
Außendienst und Vertriebsgebiete: Wer zieht mit?
Händlerstrukturen sind selten flach. Beim Händler selbst will der Inhaber Umsätze und offene Posten sehen, der Mitarbeiter im Lager nur bestellen, die Buchhalterin Rechnungen herunterladen. Filialisten bestellen dezentral, lassen aber zentral abrechnen. Einkaufsverbände und Kooperationen können zusätzlich eigene Konditionen und Abrechnungswege mitbringen; das sollten Sie sehr früh nennen, weil es das Datenmodell prägt. Auf Ihrer Seite sieht der Außendienst nur sein Gebiet und kann im Auftrag eines Händlers bestellen, was als solche Bestellung gekennzeichnet sein muss.
Die größte Hürde ist oft menschlich. Fürchtet der Außendienst um seine Provision, wird er das Portal seinen Händlern nicht empfehlen. Eine klare Regelung löst das meist: Die Provision läuft über das Gebiet, unabhängig vom Bestellweg, und die gewonnene Zeit fließt in Neukundengewinnung, Beratung und Mahnwesen. Vereinbaren Sie das vor der Ankündigung. Prüfen Sie dabei mögliche Auswirkungen auf bestehende Verträge mit Handelsvertretern rechtlich, denn hier können besondere Regelungen gelten.
Hersteller und Großhändler brauchen zudem unterschiedliche Schwerpunkte. Beim Hersteller zählen oft Auftragsbestätigung, Liefertermin und Produktionsstatus, bei variantenreichen Produkten womöglich ein Konfigurator, der das Projekt deutlich vergrößert. Beim Großhändler stehen großes Sortiment, mehrere Lager und häufige Lieferantenpreisdateien im Vordergrund, bei oft schmalen Margen. Wer beides ist, sollte festlegen, welcher Ablauf die erste Version bestimmt.
Rechnet sich das? Zeit zählen, dann vier Wege vergleichen
Die Investitionsentscheidung beginnt mit Ihrer eigenen Strichliste. Die folgende Rechnung ist ein Beispiel und keine Prognose. Rechnen Sie mit Ihren Werten nach, und unterstellen Sie dabei eine vorsichtige Portalquote, denn nicht jeder Händler wechselt, und komplizierte Aufträge bleiben beim Innendienst. Fehlerkosten durch Falschlieferungen und Retouren ergänzen das Bild; schätzen Sie sie aus Ihren eigenen Reklamationsdaten. Eine pauschale Einsparzusage sollte Sie bei jedem Anbieter stutzig machen.
Danach vergleichen Sie die Alternativen ehrlich. Bei wenigen Händlern und seltenen Bestellungen genügen eine gepflegte Tabelle und ein Bestellformular. Bietet Ihr ERP ein B2B-Modul, ist es der naheliegende erste Test, weil die Daten bereits dort liegen. Sind Ihre Regeln weitgehend Standard, kommt eine B2B-Plattform infrage; dazu mehr in unserem Beitrag B2B Onlineshop erstellen lassen. Individuell zu entwickeln lohnt sich, wenn Ihre Regeln nirgends hineinpassen und tatsächlich ein Grund sind, warum Händler bei Ihnen kaufen.
Warten Sie lieber, wenn derselbe Artikel unter zwei Nummern existiert, wenn Inventur und System regelmäßig deutlich auseinanderliegen, wenn es zu Konditionen nichts Schriftliches gibt oder wenn niemand im Haus Entscheidungen im Projekt verantworten kann. Software heilt das alles nicht, und jede spätere Lösung profitiert davon, wenn Sie es vorher beheben.
Warum Angebote so weit auseinanderliegen
Unterschiedliche Angebote sind normal, denn jeder Anbieter füllt offene Fragen mit eigenen Annahmen. Die Kosten hängen weniger an der Zahl der Seiten als an der Zahl der Regeln und Anbindungen. Eine belastbare Summe lässt sich daher erst nennen, wenn der Umfang klar ist; bei uns geschieht das im kostenlosen Gespräch. Diese Punkte treiben den Aufwand am stärksten:
- Preislogik: Eine einfache Rabattgruppe ist etwas anderes als Regeln nach Händler, Artikel, Staffel, Rahmenvertrag und Projekt.
- Richtung der Anbindung: Lesen, Zurückschreiben und saubere Fehlerbehandlung unterscheiden sich erheblich.
- Stammdatenqualität: Fehlende Bilder, uneinheitliche Einheiten und doppelte Artikelnummern bereinigt oft niemand, wenn es nicht im Angebot steht.
- Branchenschnittstellen: Datanorm, BMEcat, OCI oder IDS Connect sind eigene Arbeitspakete.
- Rollen und Freigaben: Jede weitere Ebene vervielfacht die Testfälle.
- Native App: Oft reicht eine gut bedienbare mobile Weboberfläche; eine App bedeutet zusätzliche Wartung.
Vergleichen Sie deshalb nicht die Endsumme, sondern das Ergebnis identischer Szenarien. Geben Sie allen Anbietern dieselben drei Beispielhändler und dieselben fünf Vorgänge: Nachbestellung, Limitüberschreitung, Teillieferung, Retoure, Aktionspreis. Lassen Sie sich für jeden schriftlich bestätigen, ob er enthalten ist. Danach prüfen Sie die Folgekosten: Hosting, Backups, Sicherheitsupdates, Anpassung der Schnittstelle nach einem ERP-Update, Schulung neuer Händler und die Zeit Ihres eigenen Teams. Und klären Sie, wem Quellcode und Dokumentation gehören, denn das Portal wird über Jahre zwischen Ihnen und Ihren Partnern stehen.
E-Rechnung, DSGVO und Kartellrecht: früh ansprechen
Rechnungen stellt in aller Regel weiterhin Ihr ERP aus; das Portal zeigt Kopien oder Download-Links. Beachten Sie, dass in Deutschland die E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr schrittweise verpflichtend wird. Die Details und Übergangsfristen besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater; einen Überblick gibt unser Beitrag zum Umstieg auf die E-Rechnung. Auch die GoBD können für die Aufbewahrung relevant sein, wenn Belege im Portal bereitgestellt werden. Das Kassengesetz und die TSE-Pflicht betreffen elektronische Kassensysteme und spielen bei einem reinen Bestellportal üblicherweise keine Hauptrolle; haben Sie jedoch auch eigene Verkaufsstellen, sollte Ihr Steuerberater die Abgrenzung prüfen.
Benutzer im Portal sind natürliche Personen. Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen und Nutzungsprotokolle können personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sein, bei Einzelunternehmern gilt das erst recht. Klären Sie Hosting-Standort, Zugriffsrechte, das Löschen der Konten ausgeschiedener Mitarbeiter und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Sitzt ein Dienstleister außerhalb der EU, wie Welda in Istanbul, gehören mögliche Drittlandübermittlungen von Anfang an zu den Fragen, die Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberater klären sollten.
Selten im Angebot, aber wichtig: das Kartellrecht. Unverbindliche Preisempfehlungen sind etwas anderes als Vorgaben für den Wiederverkaufspreis. Beschränkungen beim Verkauf außerhalb eines Gebiets können ebenfalls heikel sein. Bevor solche Regeln in Software gegossen werden, sollte eine rechtliche Einschätzung vorliegen.
Die Einführung: Das Telefon bleibt, das Abtippen geht
Ein gutes Portal wird nicht automatisch genutzt, denn viele Händler kennen Ihre Mitarbeiter seit Jahren persönlich und schätzen das. Das Telefon bleibt also erreichbar, für knifflige Aufträge, Lieferprobleme und Beratung. Weg soll nur das wiederkehrende Abtippen.
Wählen Sie für den Piloten fünf bis zehn Händler, darunter den mit den kompliziertesten Konditionen und einen, der Technik eher skeptisch sieht. Begleiten Sie die erste Anmeldung persönlich, lassen Sie Preise und offene Posten gegenprüfen und räumen Sie jede Abweichung aus, bevor Sie breit ankündigen. Als Anreiz eignen sich betriebliche Vorteile wie ein späterer Bestellschluss für Portalbestellungen besser als zusätzlicher Rabatt, weil sie Ihre Marge nicht schmälern. Im Reporting sollten Bestellungen des Händlers und solche des Außendienstes getrennt erscheinen, sonst täuscht die Quote. Wer sich nie angemeldet hat, kommt auf die Besuchsliste des Außendienstes.
Das sollten Sie jeden Anbieter fragen, bevor Sie unterschreiben: Wie würden Sie unsere komplizierteste Kondition abbilden? Was passiert mit einer Bestellung, wenn das ERP gerade nicht erreichbar ist? Haben Sie Erfahrung mit unserem ERP, und wie prüfen Sie den Zugriff vorab? Wem gehören Quellcode und Daten, und wie kommen wir bei einem Anbieterwechsel daran? Wer wartet die Schnittstelle nach Updates? Wo wird gehostet, und wer hat Zugriff? Wie sieht die Abnahme aus? Antworten wie "das schauen wir uns später an" sollten Sie ebenfalls notieren.
Was Welda übernehmen kann und was nicht
Wenn Sie ein Händlerportal entwickeln lassen wollen, deckt unser Bereich Individualsoftware die wesentlichen Bausteine ab: maßgeschneiderte Webanwendungen und Portale, REST- und GraphQL-Anbindungen an Buchhaltungs-, Zahlungs- und E-Commerce-Systeme, Freigabe- und Benachrichtigungsabläufe, Bestell- und Hinweisflüsse über die WhatsApp Business API sowie Live-Dashboards. Am Anfang stehen Analyse und Anforderungen; Datenmodell, Schnittstellen und Oberflächen legen wir Ihnen zur Freigabe vor, bevor Code entsteht, und liefern anschließend in Etappen. Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen; Wartung und Support nach dem Launch werden mit vereinbarten Service-Levels geregelt.
Genauso offen zu den Grenzen: Ein fertiges Händlerportal als Produkt haben wir nicht. Welda Stock für Warenwirtschaft und Verkauf im Einzelhandel und Welda CRM für Praxen und Kliniken ersetzen es nicht. Dass wir diese Produkte selbst betreiben, zeigt uns, was Software im Alltag verlangt; ein fertiger Konnektor für Ihr ERP folgt daraus nicht. Ob sich Ihr System anbinden lässt und ob Branchenschnittstellen wie IDS Connect machbar sind, sagen wir erst nach einer Prüfung. Wir arbeiten aus Istanbul, Workshops vor Ort oder deutschsprachiger Händlersupport wären also vorab zu klären. Und wenn Ihre Strichliste zeigt, dass ein ERP-Modul reicht, sagen wir Ihnen auch das.
Bringen Sie Strichliste und drei Beispielhändler einfach ins kostenlose Gespräch mit: Über unsere Seite Händlerportal entwickeln lassen mit Individualsoftware können Sie es anfragen. So werden Umfang und Preis am schnellsten klar.
Häufige Fragen
Was unterscheidet ein Händlerportal von einem B2B-Onlineshop?
Die Grenzen sind fließend. Ein B2B-Shop konzentriert sich auf Katalog und Bestellung. Ein Händlerportal ergänzt häufig offene Posten, Lieferstatus, Außendienstrollen, mehrstufige Händlerstrukturen und je nach Branche Reklamationen und Dokumente. Vergleichen Sie Funktionen, nicht Bezeichnungen.
Ab wie vielen Händlern lohnt sich das?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Wenige Händler mit täglichen Bestellungen können ein Portal rechtfertigen, viele Händler mit einer Monatsbestellung vielleicht nicht. Ausschlaggebend sind Kontaktmenge, Wiederholungsgrad und Fehlerkosten.
Ersetzt das Portal unser ERP?
In der Regel nicht. Das ERP bleibt für Buchhaltung und Bestand führend, das Portal ist die Oberfläche für den Händler. Ob und wie die Anbindung gelingt, hängt von Version und Schnittstellen ab und sollte vor dem Projektstart geprüft sein.
Was gehört in die erste Version?
Das, was Ihre Strichliste am häufigsten zeigt, oft Nachbestellung, korrekte Nettopreise und Lieferstatus. Aktionsmodul, native App und ausführliche Berichte können folgen, wenn die Grundfunktionen genutzt werden.
Müssen wir das Fax abschaffen?
Nicht am ersten Tag. Solange Händler faxen, läuft der alte Weg parallel. Verlagern Sie ihn schrittweise, beginnend bei denen, die häufig bestellen, und messen Sie, wie sich die Eingangskanäle entwickeln.
Wie erfahren wir, was das Projekt kostet?
Eine seriöse Summe setzt Preisregeln, Richtung der Anbindung, Rollen und Wartungsumfang voraus. Mit Beispielhändlern und Szenarien lässt sich im kostenlosen Gespräch ein passendes Angebot besprechen.