Aktar Programı Nasıl Seçilir? Ürün Kartı, Gramaj ve Kârlılık Rehberi

Aktar programı seçerken üç sınava bakın: aynı ürünün dökme ve paketli hâlini karıştırmadan tanımlayabiliyor mu, teraziden çıkan gramı kasada hatasız çözüp stoktan düşüyor mu, değişen alış fiyatından sonra ürün bazında ne kazandığınızı gösteriyor mu? Bu üç soruya kendi ürünlerinizle "evet" alamadığınız program, ekranı ne kadar şık olursa olsun aktarda kısa sürede deftere dönüşür. Geri kalan her şey (şube, veresiye, tedarikçi borcu, raporların görünümü) ikinci sıradadır.

Bu rehber, yüzlerce küçük kalemi olan bir aktar, baharatçı veya doğal ürün dükkânının sahibi için yazıldı. Stoğu günlük olarak nasıl düzenleyeceğinizi merak ediyorsanız dökme baharat ve gramajlı satışta stok takibi yazımız o işi adım adım anlatıyor. Burada mesele başka: bir programa imza atmadan önce neye bakacağınız, hangi soruyu kime soracağınız ve hangi durumda aktar programı almanın gereksiz olduğu.

"Her üründe barkod var" varsayımı aktarda neden işlemez?

Market programları kutunun üzerinde barkod olduğu varsayımıyla kurulur. Kasiyer okutur, adet düşer, iş biter. Aktarda ise satışın önemli bir kısmında barkod yoktur; müşteri "elli gram karabiber, bir de şu kırmızı olandan" der. Üstelik ürün listesi rafta durduğu gibi durmaz. Yeni gelen çuval, sezonluk kök, bir tedarikçiden gelen farklı kalite derken liste sürekli değişir.

Bir market programı aktarda tek tek hata vermez; yavaş yavaş terk edilir. Önce tartılı ürünlerin kasadan geçirilmesi uzar, personel "sonra girerim" demeye başlar. Sonra stok rakamlarıyla raf ayrışır, kimse ekrandaki rakama güvenmez. Birkaç ay sonra programa yalnızca paketli ürünler girer, tezgâhın asıl işi yine kafadan yürür. Bu yüzden seçim yaparken özellik listesini değil, tezgâhınızdaki en sıradan beş dakikanın programda nasıl geçtiğini ölçmek gerekir.

Şöyle düşünün: Cumartesi öğleden sonra üç kişi sırada. İlki 75 gram zerdeçal ve bir paket ıhlamur istiyor, ikincisi "geçen aldığım çaydan" diyor ve adını hatırlamıyor, üçüncüsü veresiye defterindeki komşunuz. Bir program bu üç müşteriyi yavaşlatmadan geçirebiliyorsa konuşmaya değer. Geçiremiyorsa özelliklerinin geri kalanı pek önemli değildir.

Ürün kartı: asıl karar teraziden önce verilir

Aktar sahiplerinin çoğu program ararken gözünü teraziye diker. Oysa programın başarısını önce ürün kartlarının nasıl kurulduğu belirler. Aynı kekik dükkânınızda üç farklı biçimde yaşar: çuvalda ve kavanozda dökme hâlde, 100 gramlık kendi paketinizde ve belki de kendi çay karışımınızın içinde. Her birinin satış birimi, barkodu ve maliyeti ayrıdır.

Programı değerlendirirken şu üç soruyu özellikle sorun:

• Küsurat düzgün çalışıyor mu? 37 gram satıldığında stokta 12,463 kilo gibi bir değer görebiliyor musunuz, yoksa program bunu yuvarlıyor mu? Adet mantığıyla kurulan sistemlerde bu küçük yuvarlamalar ay sonunda anlamsız bir stok üretir.
• Dökmeden pakete geçiş nasıl kaydediliyor? Çuvaldan 40 paket hazırladığınızda dökme stok düşüp paket stoğu artmalıdır. Bunu tek işlemle yapan program da vardır, iki ayrı stok hareketiyle çözen de. Önemli olan yöntemin ne kadar sürdüğünü görmektir.
• Aynı ürün farklı kalitede gelirse ne olur? İki tedarikçiden gelen ve fiyatı belirgin biçimde farklı olan sumak aynı kart mı, ayrı kart mı olmalı? Fiyat ve lezzet farkı müşterinin de göreceği kadar büyükse ayrı kart genellikle daha temiz sonuç verir.

Bu kararın bir de katalog büyüklüğü tarafı var. Aktarda "ürün sayısı" sorulduğunda çoğu kişi tahminen bir rakam söyler, oysa teklif ve kurulum bu rakama bağlıdır. Sayarken kavanozları değil, kartları sayın: dökme kekik bir, 100 gramlık paketi bir, 250 gramlık paketi bir kart eder. Böyle sayınca rakam ilk tahmininizden yüksek çıkabilir. Bu küçük hazırlık bile satıcıyla konuşmanızı değiştirir.

Müşteri melisa der, tedarikçi oğul otu yazar: ad sorunu

Hiçbir market programı demosunda göremeyeceğiniz bir sınav varsa o da budur. Aktarda aynı bitkinin birden fazla adı vardır. Melisa ile oğul otu, zahter ile yabani kekik, karaçörek ile çörek otu, tarçın çubuğu ile "kabuk" tezgâhın iki yanında farklı söylenir. Tedarikçi faturası ise başka bir adla, bazen Latince veya ticari isimle gelir. Üstelik bazı adlar yöreden yöreye farklı bitkileri işaret edebilir; kimi zaman müşterinin aradığı ürünle sizin kartınızın aynı ürün olup olmadığını ancak siz bilirsiniz.

Bu sadece kültürel bir ayrıntı değildir, doğrudan işletme sorunudur. Yeni başlayan bir eleman "oğul otu"nu aratıp bulamazsa ya müşteriyi kaybeder ya da yanlış kartı seçer. Yanlış kart seçildiğinde bir ürünün stoğu eksik, ötekinin fazla görünür ve sayımda açıklanamayan bir fark çıkar. Tedarikçi faturasındaki ad kartla eşleşmezse aynı ürünü ikinci kez açmak çok kolaydır. Bir yıl sonra listede üç ayrı "melisa" bulursunuz; hiçbirinin stoğu ve kârı doğru olmaz.

Program seçerken bakmanız gerekenler basittir:

• Arama, kelimenin ortasından yakalıyor mu? "Otu" yazınca "oğul otu" kartı da listede çıkmalıdır.
• Türkçe karakter esnek mi? "Cörek" veya "kusburnu" yazan aceleci bir kasiyer sonuç alabiliyor mu?
• Ürün adını sonradan değiştirince geçmiş satış ve alışlar korunuyor mu?
• Bir ürüne ikinci bir ad veya not eklenebiliyor mu? Değilse kart adına parantez içinde yazmak ("Melisa (Oğul Otu)") pratik bir çözümdür.

Son maddenin çözümü programa değil size bağlıdır. Geçişten önce bir saat ayırıp kendi dükkânınızın ad sözlüğünü çıkarmak, sonradan aylarca süren karışıklığı önler. Kartları "ana ad, biçim, gramaj" düzeniyle adlandırın: "Kekik, kırık, 100 g" ile "Kekik, dökme" listede yan yana görünür, arama da kolaylaşır.

Gramajlı satış: terazi ile kasa aynı dili konuşmalı

Tartılı satışta karar üç parçadan oluşur: teraziniz ne yapabiliyor, kasa onu nasıl okuyor, stok ne kadar düşüyor? Etiketli terazi, ürün kodu ile ağırlığı veya tutarı içeren bir barkod basar; kasadaki program da bu barkodu çözer. Böylece tartılan ürünle paketli ürün aynı fişe girer. Bu yapının ayrıntılarını ve barkod biçimlerini terazi barkodlu satış programı yazısında bulabilirsiniz.

Aktara özgü küçük ayrıntılar da burada devreye girer ve çoğu demoda sorulmaz:

• Küçük gramajlar: Market terazisi kilolarca sebze için düşünülmüş olabilir. Siz 15 veya 25 gram safran ya da kök tartıyorsanız terazinin hassasiyeti ve etiketin gramı nasıl gösterdiği önemlidir. Program da bu küçük değerleri bozmadan okumalıdır.
• Dara: Kese kâğıdının veya küçük kavanozun ağırlığı müşteriye satılmaz. Dara terazide ayarlanır; yine de küçük gramajda birkaç gramlık kâğıt, oransal olarak büyük bir fark yaratır.
• Yüksek değerli az ürün: Safran gibi az satılan ve pahalı ürünlerde tartı farkı, sıradan kekikle aynı önemde değildir. Bu kalemlerin stoğunu daha sık kontrol edin.
• Fiyat değişimi: Terazi ve kasa iki ayrı yerde fiyat tutuyorsa alış fiyatı değiştiğinde ikisini de güncellemek gerekir. Birini unutursanız müşteriye etiketle kasa arasında farklı rakam çıkabilir. Fiyatı kim, nerede, kaç adımda değiştiriyor? Bunu mutlaka sorun.

Welda Stock tarafında durum şöyle: market terazilerinin bastığı ağırlık ve fiyat barkodları otomatik çözülür, paketli ürün aynı fişe barkoduyla eklenir ve her ürünün stoğu gramajıyla birlikte düşer. Aktar programı sayfamızda bu akışın bir gününü görebilirsiniz. Elinizdeki terazinin marka ve modeliyle ilgili kesin söz vermek yerine, demoda kendi terazinizin etiketlerini okutmak en doğrusudur.

Kendi karışımınız varsa soru büyür

Aktarları marketten ayıran ikinci gerçek, ürünün bir kısmını dükkânda sizin üretmenizdir. Kış çayı, köfte baharatı, kendi tarifinizle hazırlanmış bir bitki karışımı... Bu ürünler çoğu zaman en dolgun marjlı kalemlerdir ve stok programlarının en zorlandığı yerdir. Çünkü bir karışım sattığınızda satılan şey tek kalem görünür, oysa arkasında ıhlamur, kuşburnu ve nanenin stoğu eksilmiştir.

İdeal dünyada programda bir reçete tanımlarsınız, 2 kilo kış çayı hazırladığınızı kaydedersiniz, bileşenler otomatik düşer ve karışımın maliyeti güncel alış fiyatından hesaplanır. Bu işlevi sunan sistemler vardır, fakat çoğu zaman üretim veya imalat modülü olarak gelir ve küçük bir dükkân için fazla kalabalık olabilir. Sormanız gereken asıl şey, karışımınızın cironuzda ne kadar yer tuttuğudur:

• Birkaç karışımınız var ve az hazırlıyorsunuz: Karışımı ayrı bir ürün kartı açıp, hazırladığınız her parti için bileşenleri stok hareketiyle düşmek çoğu zaman yeterlidir. Maliyeti ara sıra elle hesaplarsınız.
• Karışımlar işin önemli bir parçası: Reçete mantığını demoda göstermesini isteyin. Bir bileşenin alış fiyatını değiştirin ve karışım kârının değişip değişmediğine bakın.
• Kendi markanızla paketleyip başka dükkânlara satıyorsunuz: Burada artık perakende programından fazlası gerekir. Parti izleme, etiket ve üretim kaydı ihtiyacı doğabilir; ayrıca mevzuat tarafı da büyür.

Dürüst olalım: Welda Stock sayfalarımızda reçete veya karışım üretim modülü anlatmıyoruz. Stok hareketi ve fire kaydı var, ama karışımlarınız işinizin merkezindeyse bunu görüşmenin ilk beş dakikasında konuşalım ve uygun bir çalışma biçimi çıkmıyorsa bunu baştan söyleyelim.

Kârlılık raporu: ciro değil, gram başına kalan para

Aktar işletmecisinin en büyük kör noktası şudur: Çok satan ürün, çok kazandıran ürün sanılır. Çuval faturasındaki kilo ile satılabilen kilo arasındaki fark, ambalaj ve sezon sonu elde kalan mal hesaba katılmadığında hangi ürünün gerçekten para bıraktığı görünmez. Satın alma kararının ağırlığı da bu yüzden burada olmalı.

Örneğimizi sürdürelim. Aynı çuvalın alış fiyatı örneğin %20 artarak 6.000 TL'ye çıktı ve siz satış fiyatını değiştirmediniz. 100 gram maliyeti 25,00 TL'ye, brüt kâr 24,17 TL'den 20,00 TL'ye iner. Rafta hiçbir şey değişmemiştir, ciro raporu da aynı görünür. Yalnızca alış fiyatını izleyen bir rapor bu erimeyi gösterir. Aktarda bu tek ürün için küçük bir fark gibi durur, ama yüzlerce kalemde aynı anda olduğunda ay sonunu belirler.

Bir programın kârlılık tarafını değerlendirirken üç şey görmek isteyin:

1. Ürün bazında marj listesi. Yalnızca toplam kâr değil, her ürünün alış-satış farkı. Sıralanabiliyorsa daha iyi; en çok kazandıran ve en az kazandıran kalemleri bir bakışta görürsünüz.
2. Maliyet yöntemi. Eski çuval bitmeden yeni fatura geldiğinde program neyi baz alıyor: son alış fiyatını mı, ortalamayı mı? Hangisi olursa olsun yöntemi bilmeniz gerekir, yoksa rapordaki rakamı yanlış yorumlarsınız.
3. Hareketsiz ürün görünümü. Aylardır satılmayan kök, tohum veya sezonluk ürün hem parayı hem rafı bağlar. Satış raporu bunu görünür kılmalı.

Rapor okumayı yeni öğreniyorsanız stok raporları nasıl okunur yazımız iyi bir başlangıç olur. Şunu da unutmayın: En iyi rapor bile yalnızca girilen veri kadar doğrudur. Tedarikçi faturaları işlenmiyor, fire yazılmıyorsa rapor güzel görünen bir tahmindir. Welda Stock'ta tedarikçi faturası işlendiğinde ürün bazında kâr marjı görünür ve tedarikçi borcu da aynı faturayla kayda geçer. Bu nedenle faturayı kimin, ne zaman işleyeceğine programı almadan önce karar verin. Haftada bir yarım saatlik sabit bir fatura saati, çoğu küçük dükkân için en gerçekçi yöntemdir.

Yüzlerce kalemde uyarı yorgunluğu

Kritik stok uyarısı kâğıt üzerinde harika görünür. Fakat aktarda dört yüz ürünün hepsine kritik seviye girerseniz iki hafta içinde uyarı listesi kimsenin bakmadığı bir ekrana dönüşür. Mevsim bu tabloyu daha da karıştırır: Kışın ıhlamur ve kuşburnu hızlanır, yazın bazı çaylar neredeyse durur. Temmuzda "ıhlamur azaldı" uyarısının çok anlamı yoktur, ekimde ise geç kalınmış olabilir.

Bu yüzden programda aradığınız şey uyarının varlığı değil, kullanılabilirliğidir. Pratik yöntem şöyle işler:

• Satış raporundan en çok dönen kalemleri ayırın; önce yalnızca onlara kritik seviye tanımlayın.
• Tedarik süresi uzun veya tek kaynaktan gelen ürünleri listeye ekleyin. Az satsa bile bitince yerine koyması zor olan ürün önemlidir.
• Sezonluk ürünlerin seviyesini sezon başında gözden geçirin, geçen yılın aynı dönem satışına bakın.
• Kalan uzun kuyruğu haftalık raf turuyla yönetmeye devam edin. Her şeyi programa yüklemek zorunda değilsiniz.

Welda Stock'ta azalan ürünler kritik seviye uyarısıyla önünüze gelir, geçmiş dönem satış raporlarıyla mevsimsel siparişlerinizi planlayabilirsiniz. Demoda "listede bir yıl önceki aynı ay satışını görebilir miyim?" diye sorun. Alım kararınızı en çok besleyen rapor çoğu zaman budur.

Raf ömrü, parti ve etiket: programdan ne beklemeli?

Öğütülmüş baharatın aromasını bütün hâline göre daha çabuk kaybettiğini bilirsiniz. Paketli ürünlerde son tüketim tarihi vardır, kendi hazırladığınız paketlerde de bu bilgiyi siz yönetirsiniz. Peki program bu konuda ne yapmalı?

Burada ihtiyacı işinize göre dürüstçe tartın. Az sayıda takviye veya kısa ömürlü ürün satıyorsanız, raf rotasyonu ve düzenli kontrol genellikle yeterlidir. Çok sayıda tarihli ürününüz varsa, parti veya son kullanma tarihi izleme özelliğini açıkça arayın. Bu özellik her perakende programında bulunmaz ve "var" denen sistemlerde de kapsamı farklıdır: yalnızca bilgi alanı mı, yoksa tarihi yaklaşınca uyarı veren bir takip mi?

Welda Stock sayfalarında parti veya son kullanma tarihi uyarısını bir özellik olarak sıralamıyoruz; tarihi geçen ya da bozulan ürünü fire olarak kaydedebilirsiniz. Tarihli ürün takibi sizin için zorunluysa görüşmede bunu ilk sorunuz yapın. Kendi paketleriniz için etiket basımı da ayrı bir konudur; terazinizin ya da etiket yazıcınızın ne bastığını ve programla nasıl eşleştiğini birlikte kontrol etmeniz gerekir.

Mali belge, KVKK ve "şifalıdır" cümlesi: Programın üstlenmediği sorumluluklar

Aşağıdakiler genel bir çerçevedir, hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Kurallar değişebilir ve işletmenize göre farklılaşabilir; karar vermeden önce mali müşavirinize ve gerektiğinde ilgili kuruma danışın.

• Yazar kasa ve ÖKC: Perakende satış yapan işletmelerin önemli bir bölümü ödeme kaydedici cihaz kullanmak durumundadır. Programın verdiği müşteri fişinin mali belge yerine geçip geçmediğini açıkça sorun. Welda Stock'ta müşteri fişi vardır; bunu mali belge veya ÖKC entegrasyonu iddiası olarak okumayın, ihtiyacınızı görüşmede konuşalım.
• e-Arşiv ve e-Fatura: Kurumsal müşteriye, lokantaya veya başka bir dükkâna düzenli satış yapıyorsanız fatura akışı önem kazanır. Hangi işletmenin e-belgeye geçmek zorunda olduğu ciro ve faaliyet koşullarına bağlı olabilir. Programın bunu doğrudan mı, entegratör üzerinden mi çözdüğünü ve ek kalem olup olmadığını öğrenin.
• KDV oranları: Aynı rafta gıda, kozmetik ve takviye ürün bulunabilir ve oranlar ürün grubuna göre farklılaşabilir. Ürün kartında hangi oranın nasıl tutulduğunu ve kâr hesabına nasıl yansıdığını mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.
• KVKK: Veresiye ve müşteri kayıtları kişisel veri içerir. Kimin görebildiği, verinin nerede saklandığı ve nasıl dışa alındığı sorulması gereken sorulardır. Aktara özgü bir hassasiyet de vardır: Bir müşterinin belirli bir rahatsızlık için ürün aldığını not etmek, sağlıkla ilgili veri sayılabilecek bir kayıt oluşturabilir. Böyle notlardan kaçınmak en güvenli yoldur.
• Terazi muayenesi: Ticarette kullanılan teraziler ölçü ve ayar mevzuatına tabidir. Programı değiştirmek bu yükümlülüğü değiştirmez. Terazi ayarına dokunmadan önce yetkili servise sorun.
• Ürün bilgisi ve sağlık beyanı: Gıda ürünlerinde sağlık beyanları, etiketleme ve bazı bitkisel ürünlerin satış koşulları ayrı kurallara bağlıdır. Rafa ya da ürün açıklamasına "şu hastalığa iyi gelir" yazmadan önce mevzuatı kontrol edin. Hiçbir stok programı bu sorumluluğu üstlenmez.

Hangi dükkâna hangi çözüm? Program almanız gerekmeyebilir

Her aktarın aktar programına ihtiyacı yoktur. Karar için dükkânınızın gerçek hâline bakın:

Ücretsiz veya düşük kapsamlı araçlar da küçük dükkânda bir süre iş görebilir. Fakat yukarıdaki üç sınavdan birinde takılıyorsa ücretsiz olması kazanç anlamına gelmez, çünkü ödediğiniz bedel yanlış sipariş ve görünmeyen kâr kaybı olarak geri döner.

Demoda ne yapacaksınız: Kendi sepetinizle gidin

Satıcının hazır demosu neredeyse her zaman sorunsuz akar, çünkü o verilerle hazırlanmıştır. Bu yüzden görüşmeye kendi ürün listenizden on beş yirmi kalem, teraziden çıkmış üç gerçek etiket ve yeni bir tedarikçi faturasıyla gidin. Örnek fatura ve etiketleri önceden gönderin ki hazırlık yapılabilsin.

Kasiyer hesabıyla oturum açmak bu listede küçük görünür ama önemlidir. Aktarda satış fiyatı ile alış fiyatı arasındaki fark, işletmenizin en değerli bilgilerinden biridir. Welda Stock'ta kasiyer, depo sorumlusu ve yönetici için ayrı yetki seviyeleri tanımlanır; kasiyer satış ekranını kullanır, alış fiyatı ve marj yöneticide kalır. Hangi programı değerlendirirseniz değerlendirin bunu kendi gözünüzle görün.

Demoda ayrıca internet kesildiğinde ne olacağını sorun. Welda Stock web tabanlı olduğu için işlemler internet üzerinden yürür; kararsız bağlantınız varsa bunu baştan konuşmak gerekir. Başka programlarda çözüm farklı olabilir, ama her durumda cevabı netleştirin. Bağlantının zayıf olduğu bir pasajda yoğun saatte kasanın durması küçük bir ayrıntı sayılmaz.

Terazi de faturaya girer: Teklifleri böyle okuyun

Aktar programı için teklif toplarken tek bir tutarla karşılaştırma yapmak yanıltıcıdır. Bir teklifteki rakam kurulumu, aktarımı ve eğitimi kapsarken başka bir teklifte bunlar ayrı kalem olabilir. Maliyeti genellikle şunlar belirler:

• Kaç kullanıcının, kaç şubenin ve depoya ayrı stok tutulup tutulmayacağı
• Ürün listesinin ve varsa müşteri, veresiye kayıtlarının aktarım kapsamı
• Terazi, barkod okuyucu ve kasa akışının kurulumu
• Eğitim ve kullanıma geçişte destek
• Yıllar içinde süren lisans, güncelleme, destek ve e-belge kalemleri

Gizli maliyetler çoğunlukla sonradan eklenen kullanıcı, rapor modülü, ikinci terazi veya entegratör bağlantısında çıkar. Yeni donanım ihtiyacını da hesaba katın: Etiketli teraziniz yoksa asıl yatırım programda değil orada olabilir. Teklif karşılaştırırken bir tablo yapın, her satıcıya aynı soruları yazılı sorun ve üç yıllık toplam tutarı kendiniz hesaplayın.

Welda Stock'ta tek seferlik bir kurulum bedeli vardır; kurulum, Excel'den veri aktarımı ve ekip eğitimi teklife dahildir. Tutar kullanıcı, şube ve ürün sayınıza göre ücretsiz görüşmede netleşir, bu nedenle sayıları önceden hazırlamak işinizi hızlandırır.

Geçişi ürün listesinden başlatın

Aktar programına geçişin zor kısmı kurulum değil, dağınık listenin temizlenmesidir. Welda Stock web tabanlıdır ve kurulum genellikle aynı gün tamamlanır; yine de veriniz düzenli değilse hiçbir ekip bunu sizin yerinize doğru yorumlayamaz. Excel'den geçişle ilgili ayrıntıları Excel'den stok programına geçiş rehberimizde bulabilirsiniz.

Aktara özgü iki riske dikkat edin. Birincisi açılış stoğudur. Açık kavanozun ve yarım çuvalın miktarını tahminle girerseniz ilk ayın marj ve fire raporları anlamsız çıkar. Hepsini tartmak zahmetliyse önce çok satan elli kalemi tartın, kalanları sonraki haftalarda bölüm bölüm sayın. İkincisi zamanlamadır. Kışlık çay ve bayram öncesi baharat yoğunluğu gibi sizin için sıcak dönemlerde kasayı değiştirmeyin; sakin bir haftayı seçin.

Veresiye defteriniz varsa onu da ayrı bir adım olarak planlayın. Müşteri bakiyelerini geçiş gününde tek tek doğrulamak, ileride çıkacak tatsız konuşmaları baştan önler. Welda Stock'ta müşteri bazında bakiye ve tahsilat geçmişi tutulur, mevcut müşteri kayıtlarının aktarımı da kuruluma dahildir.

Welda Stock bu tablonun neresinde?

Kısa cevabı şöyle verelim. Şu ihtiyaçlarınız varsa aktar programı nasıl seçilir sorusunun karşılığı olarak Welda Stock'u inceleyin: yüzlerce kalemi tek listede tutmak, terazi barkoduyla tartılı satış yapmak, alış fiyatı değiştikçe ürün bazında kâr marjını görmek, fire ve sayım kaydı tutmak, veresiye ve tedarikçi borcunu aynı yerden izlemek, personelin alış fiyatını görmesini engellemek ve şube açınca aynı sistemde devam etmek.

Şu ihtiyaçlar sizin için merkezdeyse tablo değişir: reçeteyle otomatik karışım üretimi, parti ve son kullanma tarihi uyarısı, internetsiz çalışma, sayfalarımızda anlatılan biçimin ötesinde e-belge veya ÖKC bağlantısı. Bunlardan biri işinizin olmazsa olmazıysa ya görüşmede birlikte netleştirelim ya da bu konuda güçlü başka bir sistemi değerlendirin. Yanlış programla geçen birkaç ay, doğru programı biraz geç bulmaktan pahalıya gelir.

Sık sorulan sorular

Aktar programı ile market programı arasındaki fark nedir?

Temel fark ağırlık ve çeşitle ilgilidir. Market programı genellikle barkodlu adet satışına göre kurulur; aktarda ise gramajlı satış, dökme ile paketli ürünün yan yana yaşaması ve sık değişen alış fiyatları öne çıkar. Bir market programı bunları iyi yönetiyorsa aktarda da kullanılabilir, adından çok testin sonucuna bakın.

Etiketli terazim yoksa aktar programı işe yarar mı?

Yarar, fakat tartılı satışın kaydedilme hızı düşer. Paketli ürünlerde sorun olmaz; tartılı ürünleri ise elle girmeniz gerekebilir ve yoğun saatlerde bu aksar. Satışınızın çoğu tartılıysa etiketli terazi yatırımını programla birlikte değerlendirin.

Yüzlerce ürünü tek tek girmem gerekir mi?

Hayır. Ürün, barkod, stok ve fiyat listenizi Excel üzerinden toplu aktarabilirsiniz; Welda Stock'ta bu aktarım kuruluma dahildir. Liste düzenli değilse önce ad ve birim temizliği yapmak, aktarımdan daha çok zaman kazandırır.

Fire ve döküntüyü kaydetmeye değer mi?

Değer. Tek bir tartımda küçük görünen kayıp, ay sonunda ciddi bir stok farkına dönüşebilir. Fire yazmadığınızda kâr raporu da olduğundan iyi görünür. Her tartımı değil, belirli aralıklarla çuval ve kavanoz bazında farkı kaydetmek çoğu dükkân için yeterlidir.

Programın maliyetini nasıl netleştirebilirim?

Kaç kullanıcı, kaç şube, kaç ürün kartı ve hangi donanımla çalıştığınızı yazın; her satıcıdan aynı kapsamla teklif isteyin. Welda Stock için bu netleştirme ücretsiz görüşmede yapılır ve taahhüt gerektirmez.

Bitki çayı ve baharatı aynı programda satarken KDV'yi nasıl ayırırım?

Oranların hangi ürüne nasıl uygulanacağını mali müşavirinizden öğrenin, sonra programda ürün veya kategori düzeyinde nasıl tanımlandığını demoda görün. Rafta yan yana duran iki ürünün aynı orana tabi olduğunu varsaymayın.

Kendi karışımlarımı nasıl takip ederim?

En pratik başlangıç, her karışımı ayrı bir ürün kartı açmak ve hazırladığınız partide bileşenleri stok hareketiyle düşmektir. Karışımlar cironuzun önemli bir bölümüyse reçete modülü olan bir sistem daha uygun olabilir; bunu programı seçmeden önce netleştirin.

Son karar için

Kâğıda üç ürün yazın: en çok tartılan baharatınız, en çok sattığınız paketli ürününüz ve en kârlı olduğunu düşündüğünüz karışımınız. Görüştüğünüz her program bu üçünün satışını, stoğunu ve kârını size gösterebilmeli. Welda Stock'u bu üç ürünle denemek isterseniz ücretsiz görüşme planlayın; ürün sayınızı ve terazinizi anlatın, uygun olup olmadığını birlikte görelim ve fiyatı da bu görüşmede netleştirelim.