Ücretsiz Market Programı Yeterli mi? Yedek, Destek ve Güncelleme

Ücretsiz market programı, tek kasalı, sahibinin kendisinin çalıştığı, birkaç yüz kalemlik ve veresiyesi az olan küçük bir dükkân için çoğu zaman yeter; kasada başkası çalışıyorsa, veresiye defteriniz kalabalıksa, terazi etiketi basıyorsanız ya da kasa bir gün kapalı kaldığında bu sizi ciddi biçimde sarsacaksa yetmez. Karar, programın ekranındaki özelliklerden çok üç sorunun cevabına bağlıdır: bilgisayar bozulunca verinizi kim geri getirir, cumartesi akşamı hata çıkınca kimi ararsınız, program güncellenmezse ne olur?

Bu yazı bir ürün listesi değil. İnternetten indirilebilen programlara bakan, belki de birini kurmuş bakkal ve market sahibi için yazıldı. Önce marketin başına gelebilecek somut sahneleri, sonra ücretsizin gerçekten yettiği durumları, en son da geçmeye karar verirseniz teklifleri nasıl okuyacağınızı anlatıyoruz. Okuduktan sonra "bana yeter" demeniz de gayet makul bir sonuçtur.

Kasa bilgisayarı yarın sabah açılmazsa dükkânı kaç saatte ayağa kaldırırsınız?

Bilgisayara kurulan ücretsiz programların büyük kısmında veri, kasadaki bilgisayarın diskinde durur. Bu tek başına kötü bir şey değildir; internet kesilse de satış sürer. Ama aynı düzen, bütün marketin hafızasını tek bir diske bağlar: ürün listesi, barkodlar, fiyatlar, stok miktarları, veresiye bakiyeleri, geçmiş satışlar.

Şu sahneyi düşünün. Sabah yedide ekmekler geldi, kepengi açtınız, kasa bilgisayarı açılmıyor. Disk gitmiş olabilir, gece elektrik gidip gelmiş olabilir, bir virüs dosyaları kilitlemiş olabilir. Müşteri kapıda; barkod okutsanız da okutacak program yok. Hesap makinesi ve deftere dönersiniz. Asıl sorun o günkü satış değil, sonrası: son yedeğiniz ne zamandı? Yedek varsa neredeydi? Üç hafta önceki bir yedekse, o üç haftanın zamları, yeni ürünleri ve veresiye hareketleri elle yeniden girilecek.

Ücretsiz programı daha güvenli kullanmanın yolu pahalı değildir, ama disiplin ister. Yedek kasadan ayrı bir yerde durmalı, düzenli alınmalı ve en önemlisi en az bir kez geri yüklenmiş olmalı. Geri yüklemesi denenmemiş bir yedek, yalnızca umuttur. Aşağıdaki provayı bir pazar günü yapın; hem kaç saatte döneceğinizi öğrenirsiniz hem de programın arıza gününde sizi yarı yolda bırakıp bırakmayacağını görürsünüz.

Provada kurulum dosyasını bulamazsanız ya da program ikinci bilgisayarda lisans hatası verirse, bunu arıza gününde değil pazar günü öğrenmiş olursunuz. Bu, ücretsiz programın kendisi kadar değerli bir bilgidir. Bu sınavı geçemeyen programı veresiye veya stok için ana kayıt olarak kullanmayın.

İndirdiğiniz dosyanın arkasında kim var?

"Ücretsiz" kelimesi market programlarında tek bir şeyi anlatmaz. Süresiz ücretsiz masaüstü sürümü, otuz gün sonra kapanan deneme, ücretsiz paketle başlayan bulut hizmeti ve bir forumdan indirilen kırılmış ücretli program aynı arama sonucunda yan yana görünebilir. Bunların riski de birbirinden çok farklıdır.

Kırılmış programlar için net konuşalım: Kurmayın. Ücretli bir programın lisans korumasını aşmak için hazırlanmış dosyalar hem hukuki risk taşır hem de virüs ve fidye yazılımı bulaştırmanın bilinen bir yoludur. Kasanızdaki bilgisayarda veresiye kayıtları, belki internet bankacılığı da açıksa bedel, bir programın lisansından çok daha yüksek olabilir.

Gerçekten ücretsiz sürüm sunan bir programı değerlendirirken şu dört şeye bakın. Birincisi, resmî bir üreticisi var mı ve ona ulaşılabiliyor mu? İkincisi, son güncelleme ne zaman yapılmış? Yıllardır güncellenmemiş bir programı bugün kurarsanız ilk Windows güncellemesinde ne olacağını kimse bilmez. Üçüncüsü, sınırı nerede? Kalem sayısı, kullanıcı sayısı, kasa sayısı veya rapor sayısı sınırı yazılı mı? Dördüncüsü, çıkış kapısı nerede? Ürün listenizi, müşteri bakiyelerinizi ve satış geçmişinizi okunabilir bir dosyaya aktarabiliyor musunuz?

Dördüncü madde ileride en çok canınızı yakacak olanıdır. Bazı programlar içeri almayı kolaylaştırır, dışarı vermeyi pek düşünmez. İlk hafta dışa aktarımı deneyip dosyayı Excel'de açmak beş dakikanızı alır ve iki yıl sonra yaşanabilecek büyük bir sıkıntıyı önler. Excel'den ilk kez programa geçiyorsanız Excel'den stok programına geçiş rehberimizdeki ürün listesi temizliği, ücretsiz programlar için de aynen geçerlidir.

Zam gecesi: Binlerce barkodlu markete has bir sınav

Market, kuaförden ya da klinikten farklı olarak fiyatı çok sık değişen yüzlerce kalemle yaşar. Sigaraya zam geldiği gece, süt ürünlerinde toptancının yeni listesinin ulaştığı sabah ya da temizlik reyonunda bir markanın fiyatını baştan yazdığı hafta, program hakkında reklamların söylemediğini ortaya çıkarır. Bir ürün sayfasında kolay görünen fiyat değiştirme ekranı, üç yüz kalemi aynı akşam değiştirmeniz gerektiğinde bambaşka bir şeye dönüşür.

Burada iki ayrı soru vardır. Program toplu fiyat güncellemeyi Excel üzerinden yapabiliyor mu, yoksa ürünleri tek tek açmak mı gerekiyor? Yeni fiyat kasaya geçtiğinde raftaki etiketle tutarlılığı nasıl sağlayacaksınız? Rafta eski, kasada yeni fiyat, müşteriyle en sık yaşanan tartışmalardan biridir. Raftaki fiyat ile kasadaki fiyat arasındaki farkın nasıl ele alınacağı tüketici mevzuatıyla da ilgili olabilir; ayrıntıyı danışmanınıza sormakta fayda var, ama ticari tarafı açık: Bu tartışma kasada kuyruğu durdurur.

Bu hesabı kendi dükkânınız için yapın. Sonuç iki üç saatin altındaysa ve ayda bir kez yaşanıyorsa ücretsiz program bu sınavı geçer. Ama haftada birkaç kez bu işi yapıyorsanız, gerçek maliyet sizin veya çalışanınızın akşamlarından çıkıyor demektir. Programa baktığınızda ilk soracağınız şeylerden biri bu olmalı: "Toplu fiyat değişikliğini bana şimdi gösterin."

Manav, şarküteri ve terazi etiketi: Paketli ürünle yapılan testin göremediği yer

Ücretsiz programı çoğu kişi paketli ürünlerle dener: çikolatayı okutur, fiyat ekrana gelir, "tamam" der. Oysa market reyonu çoğu zaman manav, peynir tezgâhı ve kuruyemişle de çalışır. Bunlarda barkod, üründen değil teraziden gelir. Terazinin bastığı etiketteki haneler ürün kodunu ve ağırlığı ya da tutarı taşır; programın bu haneleri doğru bölmesi gerekir.

Bu testi yapmadığınızda ne olur? Kasiyer etiketi okutur, ürün bulunamaz; ya elle ürün seçer ya da "çeşitli" gibi bir kaleme yazar. Satış gerçekleşir, ama peynirin stoğu düşmez, marj raporu anlamını yitirir. İkinci ayın sonunda "hangi tezgâh kazandırıyor" sorusuna cevap veremezsiniz. Kendi terazinizden on farklı etiket basıp programda okutmak bu riski baştan gösterir. Konuyu ayrıntılı işleyen terazi barkodlu satış programı yazımızda etiket testini adım adım bulabilirsiniz.

Tartılı ürün satmıyorsanız bu bölümü geçin; ücretsiz program bu açıdan sizi hiç zorlamayabilir. Satıyorsanız bu, karar listenizin başına yazılacak maddedir.

Veresiye defteri programa girince mesele para olur

Defterde tutulan veresiye dağınık da olsa gözünüzün önündedir ve bir bilgisayarın diskine bağlı değildir. Veresiyeyi ücretsiz programa taşıdığınızda bakiyeler yalnızca o programın dosyasında yaşar. Bir mahalle marketinde alacakların toplamı, yazılım bütçesiyle kıyaslanmayacak kadar büyük olabilir; bu nedenle veresiye için aranacak koşullar stoktan daha sıkıdır.

• Bakiye hareket geçmişi: Müşteri "ben geçen ay ödemiştim" dediğinde tek toplam değil, tarihli satışlar ve tahsilatlar görünmeli.
• Sonradan değiştirme izi: Bakiyeyi kim, ne zaman değiştirdi? Kayıt tutulmuyorsa hem hata hem de suistimal görünmez kalır.
• Ayrı yedek: Veresiye kullanıyorsanız yedeği haftada bir değil, mümkünse gün sonunda alın.
• Kâğıt dökümü: Ayda bir bakiye dökümünü dışarı aktarıp ayrı bir yerde saklamak basit bir sigortadır.

Müşteri adı, telefon numarası ve borç bilgisi kişisel veridir. Programın ücretsiz olması, KVKK kapsamındaki sorumluluğunuzu değiştirmez. Bu kayıtların bulunduğu kasa bilgisayarına kimlerin eriştiğini, ekranın müşteri tarafına bakıp bakmadığını, eski çalışanın kullanıcı bilgisinin kapatılıp kapatılmadığını gözden geçirin.

Destek yok ne demek? Cumartesi akşamı yaşanan on beş dakika

"Destek" kelimesi fayda listesinde sönük durur; değeri ancak ihtiyaç anında anlaşılır. Cumartesi akşamı kasada kuyruk varken fiş yazıcısı yazmayı bıraktı ya da barkod okuyucu birdenbire tek karakter eksik okumaya başladı. Ücretsiz programların önemli kısmında ulaşabileceğiniz şey bir forum, bir e-posta adresi ya da sıraya alınan bir talep olur. Bu programın kötü olduğunu göstermez; size hiçbir ücret ödemeyen bir müşteri için kurulan modelin doğal sonucudur.

Dürüst soru şudur: Bu arızayı kim çözecek? Bilgisayardan anlayan bir yeğeniniz, güvendiğiniz bir teknik servisiniz varsa, destek eksikliği çok da büyütülecek bir konu değildir. Ama çözümü olan kişi siz değilseniz ve kuyruk başındaki on beş dakika gerçek müşteri kaybına dönüşecekse, bu boşluk işletme riskidir. Kendinize bir "kurtarma listesi" hazırlayın: fiş yazıcısının ve barkod okuyucunun modeli, bir teknik servis numarası, programın yedek dosyasının yeri, elle satış yapma düzeni.

Güncelleme: Hem gelmemesi hem de gelmesi risk

Bakımı süren bir programın güncellemesi, kasa bilgisayarında yoğun saatte başlarsa kuyruğu durdurabilir; bu yüzden güncellemeleri kapanıştan sonraya alın ve önce yedek çıkarın. Bakımı bırakılmış bir programda ise sorun daha sessizdir. Her şey çalışır, ta ki Windows değişene, yazıcı değişene ya da bilgisayarınızı yenileyene kadar. Bu noktada eski programın yeni ortamda açılmadığını görürsünüz, verileriniz de onun içindedir.

Market için bir başka güncelleme başlığı mali kurallardır. Vergi oranları ya da belge düzeni değiştiğinde ücretsiz programda bunu kim yapacak? Ürün bazlı KDV oranını toplu değiştirme imkânınız yoksa, düzenleme günü tek tek uğraşmak zorunda kalırsınız. Bu yüzden, programın güncellemelerini takip edeceğiniz bir kaynak ve sizin yapacağınız bir "yılda bir sağlık kontrolü" gerekir.

Yazar kasa, e-Arşiv ve KVKK: Ücretsiz programın dokunmadığı yükümlülükler

Bu bölüm genel bilgi amaçlıdır; kendi işletmeniz için geçerli olan mali müşavirinizin söyledikleridir. Yine de birkaç yanlış anlamayı baştan temizleyelim.

Market programının kestiği fiş ile yazar kasa fişi aynı şey olmayabilir. Türkiye'de perakende işletmelerin önemli bir bölümü ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) kullanmak zorundadır. Bir programın "fiş bastım" demesi, bunun mali belge olduğu anlamına gelmez. Ücretsiz program yalnızca stok ve iç takip için kullanılıyorsa, resmî belgeler için ayrı düzeniniz devam eder; günün sonunda iki kaydın uyuşması gerekir. Kurumsal müşteriye, örneğin yakındaki bir ofise veya lokantaya mal satıyorsanız e-Fatura ve e-Arşiv tarafını da netleştirin. Mükellefiyet durumunuza göre neyin gerektiğini e-Arşiv fatura rehberimizde genel hatlarıyla anlattık; karar için yine müşavirinizle görüşün.

Program satın alırken veya indirirken sormanız gereken üç soru var: Mali cihaz ile bağlantısı var mı, varsa hangi cihazlarla? Gün sonu raporum muhasebecimin istediği şekilde çıkıyor mu? Geçmiş kayıtları yasal saklama sürelerine uygun biçimde nasıl saklayacağım? Cevabı bilmediğiniz maddeyi varsaymayın; ücretsiz veya ücretli olması fark etmez.

Ücretsizin gerçekten yettiği marketler

Buraya kadar riskleri anlattık, ama ücretsiz program bazı durumlarda doğru karardır. Yeni açtığınız bir mahalle bakkalında ne sattığınızı henüz bilmiyorsanız, ürün listesini ve fiyat alışkanlığını ücretsiz bir programda öğrenmek makul bir başlangıçtır. Şu tablo size kabaca yönü gösterir.

Sağ sütundan iki madde işaretlediyseniz, bugün geçmeniz gerektiği anlamına gelmez; ama teklif toplamaya başlamanın zamanı gelmiştir. Sağdan üç ya da daha fazla madde varsa, ücretsiz programla kalmak artık tasarruf gibi görünen bir risktir.

Bir hafta deneyin, ama kendi dükkânınızla deneyin

Ücretsiz programın en büyük avantajı denemenin bedava olmasıdır. Bu avantajı kullanın; ancak üç örnek ürünle "çalışıyor" deyip geçmeyin. Aşağıdaki listeyi bir haftaya yayın. Listeyi bitirdiğinizde hem ücretsiz program hakkında kesin bir fikriniz olur hem de ücretli teklifleri karşılaştıracağınız bir ölçütünüz.

Sık yapılan hata, denemeyi sakin bir salı öğleden sonrası yapmaktır. Programı en kötü gününüzde görmeye çalışın: maaş günü akşamı, bayram öncesi, kasiyerin izinli olduğu cumartesi. Kısa süreli yavaşlıkların hangisinin kuyruğa dönüştüğünü ancak o zaman anlarsınız.

Bir başka hata, stok rakamlarını ilk gün sıfırdan girmeyi atlamak ve "zaten yürürken düzelir" demektir. Raftaki gerçek miktar başta girilmezse, her satış yanlış bir sayıdan düşer ve program bir ay içinde güven kaybeder; kimse rakamına bakmaz olur. En çok satan elli ürünü sayarak başlamak, bütün dükkânı saymak zorunda kalmadan iyi bir başlangıç sağlar.

Ücretliye bakarken faturada neyi arayacaksınız?

Ücretsizden çıkmaya karar verdiyseniz, fiyatı ilk soru yapmak yerine teklifi şu kalemlerle okuyun. Tutarlar işletmeye göre çok değiştiği için rakam vermek yanıltıcı olur; ama aşağıdaki kalemleri aynı tabloda karşılaştırırsanız iki teklifin aslında aynı şeyi satıp satmadığını görürsünüz.

Demoda şunu isteyin: kendi ürün listenizden elli satırı aktarsınlar, kendi terazinizin etiketini okutsunlar, bir kasiyere kısıtlı yetki tanımlasınlar, bir veresiye bakiyesinin geçmişini açsınlar. Sunum hazır verilerle çok düzgün görünür; fark kendi verinizle ortaya çıkar. Daha geniş kriter listesi için POS sistemi seçim rehberimize de bakabilirsiniz.

Ücretsiz programdan çıkarken: Eski kasayı son gün kapatın

Geçiş kararı verdiğinizde sıra önemlidir. Önce eski programdan tam bir yedek alın ve ürünleri, müşterileri, bakiyeleri dışarı aktarın. Ardından listeyi temizleyin: aynı ürünün iki kaydı, artık satmadığınız kalemler, barkodsuz ürünler. Eski bakiyeleri müşteri müşteri kontrol edin; veresiye taşınırken yapılan bir hata, müşteri ilişkisine doğrudan yansır. Geçişi yoğun bir günden, ay başından ve bayram öncesinden uzak bir güne koyun.

Geçiş sabahı en çok satan ürünleri sayın; eski programı bir süre salt okunur açık tutun, kasiyerlerin yanında ilk birkaç saat durun. Eski kayıtları da mali müşavirinizin söylediği süre boyunca okunabilir biçimde saklayın; programı kaldırmak, verilerin kaldırılabileceği anlamına gelmez.

Welda Stock bu tabloda nerede duruyor?

Welda Stock ücretsiz bir program değildir, bu yazıdaki soruların bir kısmına ise farklı yerden cevap verir. Ücretsiz market programı yetmeyince bakılacak bir market stok programı olan Welda Stock web tabanlı çalışır, kasa bilgisayarına ayrı bir kurulum gerektirmez. Ürün sayfamızda anlatılanlar arasında barkodlu hızlı satış, terazi etiketlerinin otomatik çözülmesi, her satışta stoktan düşme, kritik stok uyarısı, stok sayımı ile fire takibi, veresiye ve cari hesap, tedarikçi borç takibi, kasiyer, depo sorumlusu ve yönetici için ayrı yetkiler, çoklu şube ve ürün bazında kâr marjı var. Excel'den ürün aktarımı ile ekip eğitimi kuruluma dahil, kurulum da genellikle aynı gün tamamlanıyor.

Dürüst olmak için sınırlarını da yazalım. Web tabanlı olduğu için işlemler internet bağlantısı üzerinden yürür; kararsız bağlantısı olan bir dükkânsanız bu noktayı kurulumdan önce birlikte planlamak gerekir, internetsiz çalışan masaüstü bir program bu açıdan avantajlı olabilir. Ürün sayfalarımızda ÖKC ile veya e-Arşiv ile doğrudan bir entegrasyon anlatılmıyor; bu yüzden burada iddia etmiyoruz. Müşteri fişini de mali belge olarak okumayın; ihtiyacınız varsa görüşmede açıkça sorun. Verilerin şifreli saklandığını ve üçüncü kişilerle paylaşılmadığını söyleyebiliriz; yedekleme sıklığı ve geri dönüş süresi gibi ayrıntıları da karar vermeden önce sorun.

Ücret modeli tarafında Welda Stock'ta tek seferlik kurulum bedeli vardır, tutar kullanıcı, şube ve ürün sayınıza göre ücretsiz görüşmede netleşir. Tek kasalı, az kalemli bir dükkân için ücretsiz program işinizi görüyorsa bunu görüşmede de söyleriz. Terazi, kasiyer ve veresiye birlikte devreye girdiyse, ücretsiz market programından market stok programına geçişi kendi ürün listenizle görmek için görüşme planlayabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz market programı ile yazar kasa fişi kesebilir miyim?

Programın bastığı fiş kendiliğinden mali belge sayılmayabilir. Yazar kasa veya ÖKC yükümlülüğünüz varsa bu düzen ayrı olarak sürer. Programın bir mali cihazla bağlantısı olup olmadığını üreticisine, sizin için neyin geçerli olduğunu mali müşavirinize sorun.

Ücretsiz programda binlerce ürün kullanılabilir mi?

Bazı programlarda kalem sınırı olur, bazılarında olmaz; sınır olmasa bile ürün sayısı arttıkça arama ve toplu fiyat değişikliği önem kazanır. Kendi ürün listenizin tamamını aktarıp yoğun saatte ekranın ne kadar hızlı açıldığına bakın.

Yedeği ne sıklıkla almalıyım?

Veresiye kullanmayan küçük bir dükkân için haftalık yedek başlangıç olabilir; veresiye varsa veya fiyatlar sık değişiyorsa gün sonunda almayı düşünün. Yedeğin kasadan ayrı bir yerde durması ve en az bir kez geri yüklenmiş olması sıklıktan da önemlidir.

Ücretsizle başlayıp sonra ücretliye geçmek zor mu?

Verinizi dışarı aktarabiliyorsanız zor değildir. İlk haftadan dışa aktarmayı deneyin, ürün kodlarını düzenli tutun, veresiye bakiyelerini ayrıca dökün. Dışa aktarma yoksa ileride ürünleri ve bakiyeleri elle taşımak gerekebilir.

İnternet kesildiğinde hangi tür program daha iyi?

Bilgisayara kurulu programlar genellikle internetsiz de satışa devam eder; ama veri o bilgisayarda kaldığı için arıza riskini üstlenirsiniz. Web tabanlı programlarda veri sunucu tarafındadır, ancak bağlantı gerekir. Welda Stock web tabanlıdır; kararsız bağlantınız varsa yedek hat gibi çözümleri baştan konuşmak gerekir.

Ücretsiz program KVKK açısından sorun yaratır mı?

Sorun ücretsiz olmasından değil, verinin nasıl korunduğundan çıkar. Müşteri adı, telefon ve borç bilgisi tutuyorsanız, erişimi sınırlamak, bilgisayarı parolayla korumak ve eski kayıtları düzenli gözden geçirmek sizin sorumluluğunuzdadır. Kendi durumunuz için bir uzmana danışın.

Welda Stock'u satın almadan önce görebilir miyim?

Evet. Ücretsiz demoda programı marketinize uygun örnek verilerle birlikte inceliyoruz; ürün listenizden birkaç satır ve terazi etiketinizi getirirseniz görüşme çok daha verimli geçer.