Friseursoftware Kosten: So berechnen Sie, was Ihr Salon wirklich zahlt

Was kostet Friseursoftware? Eine seriöse Antwort ist keine einzelne Zahl, denn der Preis auf der Website sagt wenig darüber aus, was Ihr Salon am Ende bezahlt. Die echten Kosten ergeben sich aus Grundgebühr, Gebühr pro Nutzer, Nachrichten, Transaktionsprovision und Einrichtung, in Deutschland oft ergänzt um die Frage, was mit Ihrer TSE-Kasse geschieht. Wer Angebote vergleichen will, rechnet jedes davon mit den eigenen Zahlen auf 12 und 36 Monate hoch. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie das geht und welche Punkte Sie sich schriftlich bestätigen lassen sollten.

Marktpreise oder Welda-Preise finden Sie hier bewusst nicht. Preislisten ändern sich, Aktionen laufen aus, und hinter gleichen Paketnamen stecken unterschiedliche Leistungen. Deshalb rechnen unsere Beispiele in neutralen „Einheiten“ statt in Euro. Es geht um den Rechenweg. Setzen Sie Ihre echten Angebote ein, dann erhalten Sie Ihr eigenes Ergebnis.

Woraus sich die Kosten einer Friseursoftware zusammensetzen

Zerlegen Sie jedes Angebot zuerst in seine Bestandteile. Manche Posten kommen im Verkaufsgespräch gar nicht zur Sprache, was nicht böse gemeint sein muss. Bezahlen müssen Sie sie trotzdem.

Grundgebühr und Vertragslaufzeit

Prüfen Sie drei Dinge: Ist der Preis netto oder brutto, gilt er nur bei jährlicher Vorauszahlung, und was passiert nach dem Aktionszeitraum? Viele B2B-Angebote nennen Nettopreise. Wer als Kleinunternehmer keine Vorsteuer zieht, sollte im eigenen Vergleich deshalb mit dem Bruttobetrag rechnen; im Zweifel klärt das Ihre Steuerkanzlei. Achten Sie außerdem auf Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung. Eine verpasste Frist kann teurer sein als jeder Preisunterschied zwischen zwei Anbietern.

Gebühr pro Nutzer

Im typischen Meisterbetrieb arbeiten die Inhaberin, zwei Gesellinnen, eine Auszubildende und eine Minijobberin am Samstag. Das sind fünf Personen. Gelten alle als volle Nutzer? Zählt ein Mitarbeiterkalender auch dann, wenn sich die Person nie anmeldet? Sinkt die Rechnung sofort, wenn jemand den Salon verlässt, oder erst zum Laufzeitende? Bei Stuhlmiete kommt die Frage hinzu, wer den Zugang bezahlt und wem die Kundendaten gehören. Klären Sie das, bevor Sie Daten übernehmen.

Nachrichten: SMS und WhatsApp

Terminerinnerungen gehören zu den nützlichsten Funktionen, sie kosten aber oft nach Volumen. Ein Salon mit 20 Terminen am Tag, je einer Bestätigung und einer Erinnerung, kommt an 24 Arbeitstagen auf 960 Nachrichten (Beispielrechnung: 20 × 2 × 24). In der Adventszeit können es deutlich mehr sein. Fragen Sie, welcher Kanal im Preis enthalten ist, was bei überschrittenem Kontingent passiert und ob Erinnerungen dann einfach ausbleiben. Wie sich die Abläufe automatisieren lassen, erklärt unser Beitrag zur WhatsApp-Terminautomatisierung.

Provision und Zahlungsgebühren

Software mit sehr niedriger Grundgebühr verdient ihr Geld oft an anderer Stelle: an Online-Zahlungen, an Vermittlungen über ein Buchungsportal oder an einem Aufschlag auf Kartengebühren. Das kann für einen neu eröffneten Salon vernünftig sein, weil es die Fixkosten klein hält. Die Kosten wachsen aber mit Ihrem Umsatz. Trennen Sie sauber zwischen den Gebühren Ihres Zahlungsdienstleisters, die ohnehin anfallen, und dem, was die Software zusätzlich nimmt. Besonders wichtig ist die Frage, ob die Provision nur für Neukunden aus dem Portal gilt oder auch für Stammkunden, die über Ihren eigenen Link buchen.

Einrichtung, Datenübernahme und Schulung

„Kostenlose Einrichtung“ kann vieles bedeuten. Eine Kundenliste aus Excel zu übernehmen, ist meist einfach. Bei künftigen Terminen, Farbrezepturen, Gutscheinen und Mehrfachkarten sieht es anders aus. Fragen Sie, was genau enthalten ist und wer es erledigt. Dazu kommt ein Posten, der auf keiner Rechnung steht: Für die Schulung bleibt ein Stuhl leer, und in der ersten Woche arbeitet der Empfang langsamer.

Drei Preismodelle: Was passt zu welchem Salon?

Die meisten Angebote beruhen auf einem von drei Modellen oder einer Mischung daraus. Wer das eigene Muster kennt, kann unpassende Angebote aussortieren, bevor er Zeit in eine Demo investiert.

Pauschale. Innerhalb festgelegter Grenzen bleibt der Monatsbetrag gleich. Das lässt sich gut planen und passt zu einem eingespielten Team mit gleichmäßiger Auslastung. Achten Sie auf die Grenze selbst: Wenn die sechste Person im Team den Wechsel in das nächstgrößere Paket erzwingt, wird eine einzige Einstellung plötzlich teuer.

Pro Nutzer. Für Soloselbstständige und mobile Friseurinnen ist das oft die günstigste Lösung, da nur der eigene Zugang bezahlt wird. Mit wachsendem Team steigen die Kosten jedoch linear. In Betrieben mit Azubis und Aushilfen kann das schnell unverhältnismäßig wirken, vor allem, wenn jemand nur samstags arbeitet.

Grundgebühr plus Provision. Kleines Risiko am Anfang, aber eine umsatzabhängige Belastung, die in den starken Wochen vor Weihnachten am höchsten ist. Zahlen Ihre Kundinnen meist vor Ort, bleibt der Effekt womöglich überschaubar. Setzen Sie stark auf Online-Bezahlung, kann dieses Modell zum teuersten werden.

Rechenbeispiel: drei Angebote im Vergleich

Nehmen wir einen erfundenen Salon an einem Standort mit fünf Nutzern und 3.000 Einheiten Online-Umsatz im Monat. Alle Angebote und Zahlen dienen nur als Beispiel und bilden weder einen realen Anbieter noch Marktpreise ab.

Ohne Kasse führt A über drei Jahre knapp vor B, und C wirkt am teuersten. In der letzten Spalte kostet die bestehende TSE-Kasse bei A und B zusätzlich 30 Einheiten im Monat, weil beide Angebote sie nicht ersetzen. Bei C, das in diesem Beispiel eine Kasse mitbringt, entfällt dieser Posten. Damit dreht sich die Reihenfolge vollständig um. Genau deshalb reicht es in Deutschland nicht, nur die Terminfunktion zu vergleichen. Das Beispiel gilt natürlich nur unter der Annahme, dass die mitgelieferte Kasse Ihre Anforderungen wirklich erfüllt und Sie die Altkasse tatsächlich abschaffen können.

Spielen Sie anschließend Wachstum durch. Angenommen, Sie stellen zu Beginn des zweiten Jahres zwei weitere Personen ein und der Online-Umsatz steigt auf 4.500 Einheiten. Angebot B kommt dann ab Monat 13 auf 113 Einheiten monatlich und ohne Kasse auf 3.982 Einheiten in drei Jahren. Bei C steigt die monatliche Belastung auf 137,50 Einheiten, die Summe auf 4.500. Reicht das Paket von A nur für fünf Nutzer und kostet das nächste 120 Einheiten, landet A bei 3.960. Prüfen Sie dieses Szenario mit Ihrer realistischen Personalplanung, nicht mit dem besten denkbaren Fall.

Für Ihre eigene Rechnung notieren Sie Nutzerzahl, Termine pro Tag, Online-Umsatz und die geplante Nutzungsdauer. Tragen Sie dann alle Angebote in dieselbe Tabelle ein. Jede leere Zelle ist eine Frage an den Anbieter. „Das kommt darauf an“ genügt nicht: Lassen Sie sich die Summe mit Ihren Zahlen vorrechnen.

Kassengesetz und TSE: der Kostenblock, den viele übersehen

Die folgenden Hinweise sind allgemeiner Natur und ersetzen keine Steuerberatung. Elektronische Kassen unterliegen in Deutschland der Kassensicherungsverordnung und müssen grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Dazu kommen die Belegausgabepflicht und die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung. Friseursalons mit vielen Barzahlungen sind davon typischerweise betroffen. Lassen Sie von Ihrer Steuerkanzlei klären, was für Ihren Betrieb genau gilt.

Für den Kostenvergleich folgt daraus eine einfache Frage: Ersetzt die neue Software Ihre Kasse, oder läuft sie daneben? Wenn sie daneben läuft, bleiben Lizenz, Wartung und Hardware der Kasse in Ihrem Budget. Außerdem erfassen Sie Umsätze möglicherweise doppelt, was Arbeitszeit kostet. Ersetzt sie die Kasse, muss der Anbieter nachvollziehbar darlegen, welche TSE eingesetzt wird, welche Kosten dafür entstehen und wie der Export für die Betriebsprüfung aussieht. Lassen Sie sich das schriftlich geben.

An dieser Stelle ein klares Wort zu unserem Produkt: Welda CRM enthält ab dem Pro-Plan die Module Kasse und POS, mit denen sich Kassen-, Bank- und POS-Bewegungen verfolgen lassen. Eine zertifizierte TSE nennen unsere Produktinformationen nicht. Planen Sie also nicht damit, dass Welda CRM Ihre TSE-Kasse ersetzt, und behalten Sie diese in Ihrer Rechnung, solange das im Gespräch nicht ausdrücklich anders geklärt ist. Auch wenn Sie einen bestimmten Export für Ihre Kanzlei brauchen, etwa für DATEV, fragen Sie vorher nach.

Versteckte Kosten vor der Unterschrift klären

Die meisten versteckten Kosten sind nichts Verborgenes, sondern Dinge, über die niemand gesprochen hat. Die Demo zeigt das größte Paket, der Vertrag beschreibt Ihres. Gehen Sie diese Punkte einzeln durch.

Module. Provisionsabrechnung, Lager und automatisierte Nachrichten sind im Salon gefragt und oft höheren Paketen vorbehalten. Fragen Sie, auf welchem Paket die Demo läuft.

Datenschutz. Für die Verarbeitung von Kundendaten durch einen Dienstleister brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Fordern Sie ihn an und fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind.

Hardware. Webbasierte Software braucht keinen eigenen Server, aber vielleicht ein Tablet am Empfang, einen Bondrucker oder ein Kartenterminal. Diese Posten gehören in dieselbe Rechnung.

Ausstieg. Wie kommen Ihre Kundendaten beim Wechsel wieder heraus, in welchem Format und zu welchem Preis? Ihre Kundenhistorie gehört zu den wertvollsten Dingen im Salon und darf nicht zur Verhandlungsmasse werden.

Was der Software gegenübersteht

Wer nur Kosten betrachtet, entscheidet sich immer für das billigste Werkzeug. Sinnvoll ist auch der Blick darauf, welche Verluste die Software verringern kann: leere Stühle durch Terminausfälle, die Zeit für Telefon und Nachrichten und Stammkunden, die unbemerkt abwandern.

Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Terminbuch, nicht mit Branchendurchschnitten. Beispiel: Fallen pro Woche 2 Termine aus, sind das in 4 Wochen 8. Bei einem durchschnittlichen Bon von 35 Einheiten stehen 280 Einheiten Umsatz im Monat auf dem Spiel. Eine Erinnerung rettet nicht jeden dieser Termine, gibt Ihnen aber Zeit, die Lücke rechtzeitig neu zu vergeben. Unser Beitrag über weniger Terminausfälle wurde für Kliniken geschrieben, die Überlegungen lassen sich aber gut auf den Salon übertragen.

Einen schwer messbaren Wert hat auch die Kundenhistorie: Wenn die Farbrezeptur im Profil steht statt im Notizbuch einer Kollegin, bekommt die Stammkundin auch bei Urlaubsvertretung das gewohnte Ergebnis. Das zählt allerdings nur, wenn Ihr Team die Notizen tatsächlich pflegt.

Fragen für die Demo und der Angebotsvergleich

Lassen Sie sich keine vorbereitete Präsentation zeigen, sondern Ihren vollen Samstagvormittag. Bitten Sie den Anbieter, live vorzuführen:

• Was passiert, wenn eine zweite Kundin auf denselben Zeitpunkt bei derselben Friseurin gebucht wird?
• Wie wird ein Ansatz mit Einwirkzeit und anschließendem Föhnen geplant?
• Wie viele Schritte braucht eine telefonische Buchung, wenn gerade jemand am Empfang wartet?
• Wer erfährt bei einer Absage auf welchem Weg, dass der Termin frei geworden ist?
• Wie schnell finde ich die Farbnotizen einer Stammkundin?
• Kann die Auszubildende Termine sehen, ohne den Umsatz des Salons zu sehen?
• Wie sehen Auslastung und Provision je Mitarbeiterin am Monatsende aus?
• Wie wird die Einwilligung für Erinnerungen und für Werbung getrennt festgehalten?

Nehmen Sie die Person vom Empfang mit. Sie merkt schneller als jede Inhaberin, wenn ein Ablauf zu lange dauert. Geben Sie allen Anbietern dieselben Eckdaten: Standorte, Nutzer, Termine pro Tag, Online-Zahlungen, heutiges System. Nur so sind die Antworten vergleichbar. Ergänzen Sie Ihre Tabelle um eine Spalte „steht im Vertrag“ und behandeln Sie mündliche Zusagen als nicht vorhanden. Wer grundsätzlich klären möchte, ob ein CRM sinnvoll ist, findet Orientierung in unserem CRM-Leitfaden für KMU.

Für wen sich die Investition lohnt und für wen nicht

Noch nicht nötig: Sie arbeiten allein, haben überschaubar viele Termine und nie Überschneidungen. Dann reicht ein Kalender auf dem Handy vorerst aus. Legen Sie sich einen Auslöser für die nächste Prüfung fest, etwa die erste Einstellung.

Wahrscheinlich sinnvoll: Mehrere Personen tragen in dasselbe Buch ein, Termine überschneiden sich, der Empfang schreibt Erinnerungen von Hand, und niemand weiß mehr, welche Farbe beim letzten Mal verwendet wurde. Auch das Papierbuch hat dann Kosten, es stellt sie bloß nicht in Rechnung.

Zu Welda CRM: Die Software ist für Betriebe mit Terminen gemacht. Auf unserer Seite zu Friseursoftware Kosten und Funktionen sehen Sie, was sie im Salon leistet: ein Kalender je Mitarbeiter mit Kollisionsprüfung, eine eigene Online-Terminseite für Anfragen, automatische WhatsApp-Erinnerungen, eine Warteliste, die Kundenhistorie mit Notizen, Rollenrechte sowie Berichte zu Auslastung und Umsatz.

Nicht für jeden Salon passt das. Wer zwingend eine TSE-Kasse aus einer Hand möchte, sollte den Abschnitt oben ernst nehmen. Eine Anzahlung direkt bei der Online-Buchung führen wir nicht als Funktion auf; wenn das für Ihre Ausfallregelung zentral ist, sprechen Sie es an. Unsere Online-Terminseite gehört Ihrem Salon und ist kein Portal, über das neue Kundschaft zu Ihnen findet. Und wenn Ihre Kundschaft kein WhatsApp nutzen möchte, klären Sie, wie die Erinnerung sie dann erreichen soll. Außerdem ist die Software webbasiert: Fällt das Internet aus, pausiert der Zugriff, die Daten bleiben aber erhalten.

DSGVO: was das für Ihre Auswahl bedeutet

Auch dies ist nur eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Namen, Telefonnummern, Terminhistorie und Hinweise auf Allergien oder Kopfhautprobleme sind personenbezogene Daten; Gesundheitsangaben unterliegen besonderem Schutz. Für Werbung per Nachricht ist in der Regel eine Einwilligung erforderlich, und auch die Terminerinnerung über einen Messenger sollten Sie mit Ihrer Datenschutzberatung abstimmen. Der WhatsApp-Versand ist in Deutschland ein Thema, das viele Salons bewusst prüfen, weil Telefonnummern dabei über einen Drittanbieter laufen.

Bei Welda CRM werden Kundendaten verschlüsselt gespeichert, Einwilligungen versioniert erfasst und Zugriffe protokolliert. Das unterstützt Sie, ersetzt aber nicht Ihre eigenen Pflichten als Verantwortliche, etwa Datenschutzhinweise für Ihre Kundschaft. Fragen Sie uns genauso wie jeden anderen Anbieter nach Auftragsverarbeitungsvertrag und Speicherort, bevor Sie sich entscheiden.

Häufige Fehler beim Kostenvergleich

• Nur den Monatspreis vergleichen. Wie das Beispiel zeigt, kann das vermeintlich günstigste Angebot in der Summe das teuerste sein.
• Die Kasse vergessen. Rechnen Sie Lizenz, Wartung und doppelte Erfassung ein, solange die alte Kasse weiterläuft.
• Netto und brutto mischen. Rechnen Sie alle Angebote auf derselben Basis, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
• Vom heutigen Team ausgehen. Nehmen Sie den neuen Azubi im September schon jetzt in die Rechnung auf.
• Kündigungsfristen ignorieren. Notieren Sie die Frist des Altsystems, bevor Sie einen neuen Vertrag unterschreiben, sonst zahlen Sie doppelt.
• Mit Fantasiedaten testen. Drei Testtermine zeigen nichts. Tragen Sie eine echte Woche ein, Samstag inklusive.
• Die Online-Buchung nicht verlinken. Kunden müssen sie finden. Tipps dazu stehen in unserem Beitrag zur Website für Friseure und Barbershops.

So gelingt der Wechsel

Die Umstellung kostet am meisten, wenn sie niemand plant. Mit dieser Reihenfolge halten Sie das Risiko klein.

1. Vertrag und Daten prüfen. Notieren Sie die Kündigungsfrist, und exportieren Sie Ihre Daten, bevor Sie kündigen.
2. Daten sortieren. Aktive Kunden, künftige Termine, Farbnotizen, offene Gutscheine und Mehrfachkarten haben Vorrang. Beachten Sie dabei auch Aufbewahrungs- und Löschfristen.
3. Leistungen und Zeiten festlegen. Herrenschnitt, Ansatz, Strähnen, Balayage: Je genauer die Dauer stimmt, desto weniger Überschneidungen.
4. Eine echte Woche testen. Empfang und eine Friseurin arbeiten mit realen Terminen. Hören Sie sich ihre Kritik an.
5. Das Team schulen. Wählen Sie einen ruhigen Vormittag. Jede Person lernt nur ihren eigenen Ablauf.
6. Kundschaft informieren. Kündigen Sie neue Erinnerungen an und holen Sie erforderliche Einwilligungen ein.
7. Kurz parallel arbeiten, dann aufhören. Zwei Wochen decken Fehler auf. Dauert es länger, kommt das Team nie richtig im neuen System an.
8. Erste Rechnung prüfen. Gleichen Sie Nachrichten, Nutzer und Zusatzposten mit dem Angebot ab.

So entsteht der Preis bei Welda CRM

Unsere eigene Checkliste wollen wir auch selbst beantworten. Welda CRM wird monatlich abgerechnet, eine separate Einrichtungsgebühr gibt es nicht: Einrichtung von Konto, Standorten und Kalendern, Übernahme Ihrer Kunden- und Termindaten und eine praxisnahe Schulung sind in allen Plänen enthalten. Es gibt drei Pläne, die sich nach den gleichen Faktoren unterscheiden wie in diesem Beitrag: Standorte, Benutzer, Nachrichtenvolumen und Module.

Starter umfasst einen Standort, 3 Benutzer und 500 WhatsApp-Nachrichten im Monat und deckt den Tagesbetrieb ab. Pro umfasst 3 Standorte, 10 Benutzer und 5.000 Nachrichten und ergänzt Lager, Ausgaben, Kasse/POS, Automatisierungen und Provisionen. Enterprise richtet sich an Ketten. Für den fünfköpfigen Beispielsalon lauten die entscheidenden Fragen also: Wie viele Personen müssen sich wirklich anmelden, wie viele Nachrichten fallen bei Ihrem Terminvolumen an, und soll die Provision im System laufen? Fragen Sie auch uns, was bei überschrittenem Kontingent passiert, wie nicht angemeldete Mitarbeiter behandelt werden und wie Sie Ihre Daten im Falle eines Wechsels mitnehmen. Die Antworten dürfen Sie gern schriftlich verlangen.

Einen Preis nennen wir hier nicht. Er wird im kostenlosen Gespräch festgelegt, sobald wir Ihren Salon kennen. So erhalten Sie eine Zahl, die Sie direkt in Ihre Vergleichstabelle eintragen können. Beim 7-tägigen kostenlosen Test sind alle Module freigeschaltet, sodass Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen können, welcher Plan passt. Endet der Test ohne Abo, werden Ihre Daten nicht gelöscht; das Konto wechselt in den Lesemodus.

Häufige Fragen

Warum unterscheiden sich die Kosten für Friseursoftware so stark?

Weil unter demselben Begriff sehr unterschiedliche Produkte angeboten werden: vom reinen Terminkalender bis zur Komplettlösung mit Kasse, Provisionen und Lager. Auch die Preismodelle unterscheiden sich. Aussagekräftig wird der Vergleich erst mit den Zahlen Ihres Salons.

Reicht kostenlose Friseursoftware aus?

Für Soloselbstständige mit wenigen Terminen kann das zunächst genügen. Fragen Sie aber, wie sich der Anbieter finanziert, etwa über Provisionen, Pflicht-Zahlungsdienste oder kostenpflichtige Erweiterungen. Prüfen Sie außerdem den Datenexport und den Auftragsverarbeitungsvertrag.

Brauche ich für die Terminsoftware zwingend eine TSE?

Ein reiner Terminkalender ist in der Regel keine Kasse. Sobald aber Zahlungen über ein elektronisches Kassensystem erfasst werden, wird die TSE-Frage relevant. Wie das in Ihrem Fall einzuordnen ist, klärt Ihre Steuerkanzlei.

Wann ist Provision günstiger als eine Pauschale?

Teilen Sie die monatliche Differenz der Grundgebühren durch den Provisionssatz. Bei 65 Einheiten Differenz und 2,5 % Provision liegt die Schwelle bei 2.600 Einheiten Online-Umsatz im Monat (Beispielrechnung). Liegt Ihr Umsatz darüber, ist die Pauschale im Vorteil.

Lohnt sich die jährliche Vorauszahlung?

Erst, wenn Sie das Produkt wirklich kennen. In den ersten Monaten ist die monatliche Zahlung die günstige Ausstiegsmöglichkeit. Lassen Sie sich bei Vorauszahlung die Erstattungsregeln schriftlich geben.

Was kostet Welda CRM?

Welda CRM ist ein monatliches Abo. Der Preis richtet sich nach Standorten, Benutzern, Nachrichtenvolumen und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt. Einrichtung und Datenübernahme sind enthalten. Auf der Produktseite können Sie die Friseursoftware Kosten für Ihren Salon klären; ein 7-tägiger kostenloser Test ist ebenfalls möglich.

Gehen meine Daten beim Wechsel verloren?

Beim Wechsel zu Welda werden Ihre bestehenden Kunden- und Termindaten während der Einrichtung übernommen. Was Sie aus dem Altsystem erhalten, hängt jedoch vom bisherigen Anbieter und Ihrem Vertrag ab. Prüfen Sie den Export daher, bevor Sie kündigen.