Welche Dermatologie Praxissoftware zu Ihnen passt, entscheidet zuerst Ihr Kassenanteil und erst danach die Funktionsliste. Rechnen Sie überwiegend mit der Kassenärztlichen Vereinigung ab, brauchen Sie ein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem mit Anbindung an die Telematikinfrastruktur als führendes System; alles andere kann nur ergänzen. Arbeiten Sie als Privat- oder Selbstzahlerpraxis oder betreiben Sie einen starken Bereich mit IGeL- und Ästhetikleistungen, entscheiden drei Prüfungen: Lässt sich jedes Foto der richtigen Läsion oder Sitzung zuordnen, bleibt eine Kontrolle auch ohne gebuchten Termin im Blick, und lassen sich ärztliche Behandlung und Paketleistung im selben Patientenprofil sauber trennen?
Dieser Leitfaden richtet sich an Praxisinhaberinnen und Praxismanager, die medizinische Dermatologie und ästhetische Behandlungen unter einem Dach führen und vor einer Kaufentscheidung stehen. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung, soll aber dafür sorgen, dass Sie im Anbietergespräch die richtigen Fragen stellen.
Kassensitz, Privatpraxis, Mischbetrieb: die Weiche vor jedem Vergleich
In keinem anderen Punkt reden Softwareanbieter und Hautarztpraxen so oft aneinander vorbei. Das Wort „Praxissoftware“ steht für zwei grundverschiedene Produktklassen. Ein Praxisverwaltungssystem für die vertragsärztliche Versorgung muss KV-Abrechnung, die eGK, E-Rezept, eAU und weitere Anwendungen der Telematikinfrastruktur beherrschen. Eine Klinik- oder Termin-CRM kümmert sich dagegen um Kalender, Patientenprofil, Pakete, Erinnerungen und Zahlungen im Selbstzahlerbereich.
Für viele Hautarztpraxen lautet die ehrliche Antwort deshalb: nicht entweder, sondern beides. Das PVS bleibt für die Kassenfälle führend, und für den IGeL- und Ästhetikbereich läuft ein zweites System mit eigener Paket- und Terminlogik. Das ist kein Scheitern, sondern oft sinnvoll, setzt aber eine schriftliche Regel voraus: Welches System ist für welche Information maßgeblich? Wenn die Telefonnummer an zwei Stellen unterschiedlich gepflegt wird, geht die Erinnerung ins Leere. Wenn Diagnosen doppelt erfasst werden, weiß niemand mehr, welche Fassung gilt. Fragen Sie jeden Anbieter daher nicht nur nach dem Datenimport, sondern auch danach, wie beide Systeme im Alltag nebeneinander funktionieren.
Auch die Abrechnung im Privatbereich gehört früh auf den Tisch. Benötigen Sie Rechnungen nach GOÄ mit Ziffern und Steigerungssätzen? Dann prüfen Sie diese Funktion konkret an einer Musterrechnung, denn ein allgemeines Rechnungsmodul leistet das nicht automatisch.
Was die Dermatologie von anderen Fächern trennt: eine Patientin, drei Zeitachsen
Nehmen wir ein frei erfundenes Beispiel. Eine Patientin steht wegen Akne unter ärztlicher Kontrolle mit Isotretinoin. Zusätzlich hat sie sechs Lasersitzungen gegen Pigmentflecken als Selbstzahlerleistung gebucht. Beim Hautkrebsscreening im Vorjahr hat die Ärztin einen Nävus am Rücken notiert und eine Kontrolle in einem Jahr empfohlen.
In dieser einen Akte stecken nun drei Zeitachsen, drei Bildarten und zwei Bezahllogiken. Eine reine Terminsoftware bildet die Sitzungen gut ab, verliert aber den Nävus aus den Augen. Ein klassisches PVS kennt die Kontrolle, doch die sechs Sitzungen und der offene Paketsaldo landen dann in einer Excel-Liste am Empfang. Beide Systeme funktionieren formal, und trotzdem baut sich das Team drumherum eine zweite, inoffizielle Organisation.
Hinzu kommt die Frage der Sichtbarkeit: Die Laserassistenz muss eine Kontraindikation kennen, nicht aber jede ärztliche Notiz. Der Empfang braucht den nächsten Termin, nicht dessen Grund. Bei Hauterkrankungen ist das heikler, als es klingt, weil hier auch sexuell übertragbare Infektionen, Haarausfall oder sichtbare chronische Erkrankungen dokumentiert werden, oft direkt neben einem Verkaufsvorgang. Wer Software nur nach Funktionshäkchen vergleicht, übersieht genau das. Wie Sie Ihre Einzelpraxis grundsätzlich einordnen, zeigt unser Beitrag zur Praxissoftware für die Einzelpraxis.
Ärztlich oder Selbstzahler: Trennung, die Software tragen muss
Die Trennung zwischen medizinischer Leistung und Wunschbehandlung betrifft weit mehr als nur die Preisliste. Sie zieht sich durch Rechnung, Aufklärung, Dokumentation und Personal.
Besonders die Umsatzsteuer wird unterschätzt. Heilbehandlungen können nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei sein, rein ästhetische Leistungen ohne medizinische Indikation sind es in der Regel nicht. Die Abgrenzung im Einzelfall gehört zur Steuerberatung und nicht in eine Softwaredemo. Für den Kauf ist aber wichtig, dass sich beide Leistungsarten getrennt auswerten lassen und Rechnungen den richtigen Steuersatz tragen. Bitten Sie deshalb um eine Beispielrechnung für beide Fälle und lassen Sie diese von Ihrer Kanzlei ansehen, bevor Sie sich festlegen.
Bei Barzahlungen greift außerdem die Kassenführung: Nutzen Sie ein elektronisches Kassensystem, kommen in Deutschland Kassengesetz, technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Belegausgabepflicht ins Spiel. Auf den Produktseiten von Welda CRM wird das Kassenmodul für Kasse, Bank und POS beschrieben, aber keine TSE-Zertifizierung genannt. Wer in der Praxis bar kassiert, sollte das im Gespräch ausdrücklich ansprechen und mit der Steuerberatung eine Lösung festlegen, etwa eine getrennte zertifizierte Kasse. Wir wollen hier nichts versprechen, was wir nicht belegen können.
Im Kalender zeigt sich die Trennung ebenfalls. Sprechstunden hängen an der Verfügbarkeit der Ärztin; Lasersitzungen dagegen an Assistenz, Raum und häufig einem einzigen teuren Gerät. Prüfen Sie, ob das System verhindert, dass zwei Personen das Gerät zur selben Zeit einplanen. Welda CRM bietet Kalenderansichten nach Personal, Raum und Standort und verhindert Überschneidungen. Ob sich Ihr Gerät sinnvoll als Raum abbilden lässt, sehen Sie am besten an Ihrem eigenen Grundriss in der Demo.
Auflichtmikroskop, Verlauf, Laserserie: drei Bildarten, drei Anforderungen
Sagt ein Anbieter „Fotodokumentation inklusive“, meint er oft nur ein Upload-Feld. Ob das reicht, hängt davon ab, welche Aufgabe das Bild hat.
Läsionskontrolle. Hier zählt nicht der Patient als Einheit, sondern die einzelne Läsion. Bei elf Nävi am Rücken muss klar sein, welcher gerade zu sehen ist, und zwar über mehrere Jahre. Spezialisierte Systeme für Auflichtmikroskopie und Ganzkörper-Mapping leisten genau das und arbeiten direkt mit den Geräten. Software, die Läsionen bewertet, kann zudem als Medizinprodukt unter die MDR fallen, weshalb Sie bei KI-Versprechen immer nach der Einstufung fragen sollten. Wenn Mapping bei Ihnen ein wichtiger Bereich ist, planen Sie dafür ein eigenes System ein. Mindestens brauchen Sie jedoch eine feste Benennungsregel wie „Rücken, Skapula links oben, 2026-10“.
Verlaufsbilder. Bei Akne, Psoriasis oder Vitiligo gehören sie zur jeweiligen Kontrolle. Die Prüffrage ist unspektakulär, aber entscheidend: Mit wie vielen Klicks öffnet die Ärztin das Bild der letzten Kontrolle zusammen mit der Notiz?
Serienbilder der Selbstzahlerleistung. Sie gehören zu Paket und Sitzungsnummer. Wenn eine Patientin nach der dritten Sitzung keinen Unterschied sieht, hängt die Qualität des Gesprächs davon ab, ob Sie das Ausgangsbild sofort öffnen können. Licht, Winkel und Abstand regelt der Behandlungsraum, nicht das Programm. Einwilligung und Werbenutzung, einschließlich der Grenzen des Heilmittelwerbegesetzes, behandeln wir ausführlich im Beitrag zur Vorher-Nachher-Foto-Software für die Praxis.
Welda CRM speichert Behandlungsnotizen, Bilder und Dokumente chronologisch im Patientenprofil, was für die zweite und dritte Aufgabe gut funktioniert. Bei der ersten sagen wir es deutlich: Eine direkte Anbindung an Bildgebungsgeräte gibt es nicht, Dateien werden ins Profil hochgeladen, und das System bewertet keine Läsionen und stellt keine Diagnosen.
Die eigentliche Prüfung beim Recall: der Patient ohne Termin
„Automatische Terminerinnerung“ steht auf jeder Liste. Das bedeutet fast immer: eine Nachricht zu einem bereits gebuchten Termin. In der Hautarztpraxis verschwinden Patienten aber an einer anderen Stelle. Die Ärztin sagt „den Fleck schauen wir uns in neun Monaten wieder an“, der Patient bedankt sich und geht, und ein Termin so weit im Voraus wird oft gar nicht vergeben.
Prüfen Sie jeden Rhythmus einzeln. Bei einer dichten Serie wie der Lichttherapie muss eine versäumte Sitzung noch am selben Tag auffallen. Bei einer medikamentösen Therapie sollte jede Kontrolle damit enden, dass der nächste Termin steht. Bei Paketen müssen Restsitzungen und letzte Behandlung auf einen Blick sichtbar sein. Für lange Abstände braucht es einen Eintrag unabhängig vom Kalender, also eine Aufgabe oder eine Anrufliste.
Auch die Jahreszeit spielt hinein. Je nach Verfahren und Haut möchten Ärztinnen manche Laser- oder Peeling-Behandlungen nicht in Phasen starker Sonneneinstrahlung legen. Können Sie im September alle im Sommer pausierten Pakete auf einer Liste sehen? Wenn die Antwort lautet, man könne das ja nach Excel exportieren und filtern, wird es in einer vollen Praxis vermutlich nicht passieren.
In Welda CRM löst ein eingetragener Kontrolltermin automatisch eine WhatsApp-Erinnerung aus. Für weit entfernte Kontrollen gibt es zwei Wege: Sie öffnen den Termin früh in die Zukunft oder hinterlegen im Profil eine Aufgabe mit Erinnerung, die in der täglichen Nachverfolgungsliste auftaucht. Legen Sie sich auf einen Weg fest. Wie Sie eine solche Liste aufbauen, beschreibt unser Beitrag zum Patienten-Recall-System.
WhatsApp in der Hautarztpraxis: Sperrbildschirm und DSGVO
Eine Erinnerung erscheint auf dem Telefon, das gerade auf dem Küchentisch oder im Büro liegt. „Ihre Kontrolle wegen Isotretinoin“ verrät dem Kollegen nebenan mehr, als die Patientin je teilen wollte. Die Formulierung einer Vorlage ist deshalb zuerst eine Frage der Schweigepflicht und erst danach eine der Kommunikation.
Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien, und für Ärztinnen und Ärzte kommt die Schweigepflicht nach § 203 StGB hinzu. WhatsApp ist im Gesundheitswesen datenschutzrechtlich umstritten, unter anderem wegen der anfallenden Metadaten und möglicher Datenübermittlungen außerhalb der EU. Welda CRM versendet Erinnerungen über WhatsApp, mit Vorlagen auf Deutsch, Englisch und Türkisch. Ob und unter welchen Bedingungen das in Ihrer Praxis zulässig ist, etwa mit welcher Einwilligung, klären Sie bitte mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor Sie sich entscheiden. Wenn das Ergebnis lautet, dass WhatsApp für Sie nicht infrage kommt, sprechen Sie uns vor dem Test darauf an. Eine Nachricht an den falschen Kanal lässt sich später nicht zurückholen.
Fragen Sie jeden Anbieter außerdem: Können wir die Vorlagen selbst ändern? Gibt es unterschiedliche Texte für ärztliche und ästhetische Termine? Wo wird ein Widerspruch dokumentiert? Wer sieht fehlgeschlagene Sendungen? Und halten Sie Terminerinnerung und Werbung auseinander: Eine Aktion zur Herbst-Laserkur ist etwas anderes als der Hinweis auf den morgigen Termin und kann unter eigene Einwilligungsregeln fallen. Zur Sicherheit der Daten insgesamt lesen Sie auch unseren Beitrag zur Patientendaten-Sicherheit in Kliniken.
Rollen und Dokumentation: Was Sie vor dem Anbieter entscheiden müssen
Das Versprechen „DSGVO-konform“ nimmt Ihnen die Verantwortung nicht ab. Sie bleiben Verantwortlicher; der Anbieter ist in der Regel Auftragsverarbeiter, also brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie außerdem nach Serverstandort, Unterauftragnehmern, Löschkonzept und Backup. Für die ärztliche Dokumentation gilt § 630f BGB, einschließlich der in der Regel zehnjährigen Aufbewahrung. Klären Sie, ob eine CRM Ihre rechtlich maßgebliche Behandlungsdokumentation sein darf oder nur eine ergänzende Ablage, und lassen Sie sich dazu beraten.
Legen Sie vor der Demo auf einem Blatt Papier fest: Sieht der Empfang die Diagnose? Sieht die Laserassistenz Medikamente oder nur die Warnung? Haben Auszubildende Zugriff auf das Bildarchiv? Wird der Zugang einer ausscheidenden Kraft am selben Tag gesperrt? Ohne diese Tabelle wirken die voreingestellten Rollen jedes Anbieters überzeugend.
Welda CRM speichert Kunden- und Gesundheitsdaten verschlüsselt, erfasst Einwilligungen versioniert, vergibt Rechte nach Rolle und protokolliert Zugriffe auf sensible Daten. Auch Allergie- und Kontraindikationshinweise sind Teil der Gesundheitsakte. Wie fein sich Rollen einstellen lassen, ob sich also etwa das Bildarchiv allein sperren lässt, schauen Sie sich bitte im Gespräch direkt am Bildschirm an und verlassen Sie sich nicht auf unsere Formulierung.
Was das Budget tatsächlich treibt: Bilder und Nachrichten
Lizenzen und Benutzerzahlen stehen in jedem Angebot. Was in einer Hautarztpraxis still anwächst, sind aber Bilder und Nachrichten. Rechnen Sie Ihren Bedarf durch, bevor Sie Angebote einholen, denn nur so lassen sie sich fair vergleichen.
Die Nachrichten rechnen Sie genauso: Bei beispielsweise 30 Terminen am Tag, einer Erinnerung pro Termin und 22 Arbeitstagen kommen 660 Nachrichten im Monat zusammen, Nachsorge-Nachrichten noch nicht mitgezählt. Vergleichen Sie Angebote dann über zwölf Monate realistischer Nutzung und lassen Sie sich schriftlich bestätigen:
- Wer zählt als Benutzer: auch Teilzeitkräfte und Steuerkanzlei?
- Was passiert an der Speichergrenze: Upload-Stopp, Zusatzkosten oder Kompression?
- Was passiert an der Nachrichtengrenze, und sind Versandkosten enthalten?
- Sind Einrichtung, Daten- und Bildübernahme sowie Schulung enthalten?
- Fallen Kosten für Dritte an, etwa E-Rechnungs-Anbieter, TI-Komponenten, Kasse mit TSE oder Geräteanbindung?
- Was erhalten Sie beim Vertragsende, in welchem Format und in welcher Frist?
Der letzte Punkt entscheidet im Ernstfall alles. Tausende Bilder ohne Zuordnung zu Patient und Datum sind fast wertlos, daher sollten Sie sich vor der Unterschrift einen Musterexport zeigen lassen.
Zur Einordnung: Bei Welda CRM enthält der Starter-Plan 1 Standort, 3 Benutzer, 500 Nachrichten im Monat und 1 GB Speicher, Pro 3 Standorte, 10 Benutzer, 5.000 Nachrichten und 10 GB, Enterprise unbegrenzte Standorte und Benutzer, 50.000 Nachrichten und 100 GB. Der Speicher gilt für Fotos und Dokumente zusammen. Lager, automatische Nachrichtenabläufe, Kasse/POS und Provisionen beginnen bei Pro. Nach dem obigen Beispiel kann in einer fotointensiven Praxis eher der Speicher als die Personenzahl den Plan bestimmen. Die Kosten legen wir in einem kostenlosen Gespräch anhand Ihrer Praxis fest; eine separate Einrichtungsgebühr gibt es nicht, Einrichtung, Datenübernahme und Schulung sind enthalten.
Die Demo als Probelauf mit Ihrem schwierigsten Fall
Standarddemos zeigen immer den Idealweg. Geben Sie dem Anbieter stattdessen einen eigenen Fall vor, anonymisiert und ohne echte Patientenbilder, und führen Sie die Maus selbst. Nehmen Sie Ihre Empfangsleitung mit, denn Ärztinnen sehen oft nicht die Maske, die hundertmal am Tag geöffnet wird.
Dazu kommt ein Zeittest: Eine Patientin wartet am Telefon, wie lange dauert es, den nächsten freien Platz bei drei Ärztinnen und im Laserraum zu finden? Stoppen Sie das mit den Händen Ihrer Empfangskraft, nicht denen des Vertrieblers. Der 7-tägige kostenlose Test von Welda CRM schaltet alle Module frei, sodass Sie diesen Ablauf mit Testdaten im Team durchspielen können.
Umstieg bei laufender Sprechstunde: offene Behandlungen zuerst
Naheliegend wäre, mit den ältesten Akten anzufangen. Über die erste Woche entscheidet aber die Patientin, die am Dienstag zur vierten Sitzung kommt. Stimmt ihr Restguthaben dann nicht, leidet das Vertrauen des Teams ins neue System sofort.
Planen Sie den Start nicht in die Hochsaison Ihrer Laserbehandlungen. Vergleichen Sie in der ersten Woche täglich die Liste offener Pakete. Entscheiden Sie zugleich, was mit Kopien auf Diensthandys und in privaten Cloud-Konten geschieht, denn das neue Archiv löscht diese nicht von selbst. Das Altsystem bleibt wegen der Aufbewahrungspflichten erreichbar; wer wie lange Zugriff behält, klären Sie mit Ihrer Beratung. Bei Welda übernehmen wir bestehende Patienten- und Termindaten bei der Einrichtung in jedem Plan und schulen Ihr Team praktisch. Ob ältere Bilder sauber umziehen, hängt stark davon ab, was Ihr bisheriges System herausgibt; das prüfen wir vorab gemeinsam, möglichst an einem Musterexport.
Vier Annahmen, die sich später rächen
„Der Chefin gefällt es, also passt es.“ Den ganzen Tag arbeiten Empfang und Assistenz damit. Ist deren Maske langsam, werden Daten spät oder gar nicht eingetragen.
„Die Bilder sortieren wir später.“ Ohne Regeln für Aufnahme und Benennung wird das Archiv binnen Wochen zur Kopie der Handygalerien.
„Erinnerungen sind da, also ist der Recall gelöst.“ Erinnerungen holen Patienten zurück, die einen Termin haben. Die Gruppe mit langen Abständen hat keinen.
„Ein System muss alles können.“ Diese Erwartung führt zu Überkauf oder zu einem Produkt, das nichts richtig kann. Ein sauber dokumentiertes Duo aus PVS und Selbstzahler-Software ist eine bewusste Architektur.
Wo Welda CRM passt und wo nicht
Am besten passt Welda CRM zu Privat- und Selbstzahlerpraxen sowie zu Mischbetrieben mit starkem IGeL- und Ästhetikanteil, die Kalender, Patientenhistorie, Kontrollen, Pakete und Zahlungen an einem Ort sehen wollen. Wie das im Alltag aussieht, zeigt unsere Seite zur Dermatologie Praxissoftware.
Nicht passend ist es als alleiniges System für eine Kassenpraxis: Welda CRM ist kein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem, und KV-Abrechnung, TI-Anwendungen, E-Rezept oder Laboranbindung nennen unsere Produktseiten nicht. Auch GOÄ-Abrechnung mit Ziffernlogik beschreiben sie nicht ausdrücklich; bringen Sie dafür eine Musterrechnung ins Gespräch mit. Wer kaum fotografiert, keine Pakete verkauft und selten eine Kontrolle verliert, kommt womöglich mit einem einfachen Kalender aus, und auch das sagen wir Ihnen im Gespräch offen.
Wenn Sie den Probelauf an Ihrem eigenen Ablauf machen möchten, besprechen wir ihn gern in einem kostenlosen Gespräch; dort klären wir auch den Preis. Einen Überblick vorab gibt die Seite zur Dermatologie Praxissoftware von Welda CRM.
Häufige Fragen
Reicht eine Terminsoftware für die Hautarztpraxis?
Für die Kassenabrechnung nicht, dafür braucht es ein zertifiziertes PVS. Für eine reine Selbstzahlerpraxis ohne Fotos und Pakete kann sie genügen. Sobald Serien, Bildarchiv und lange Kontrollabstände zusammenkommen, sollten Sie prüfen, wie viel Handarbeit um das Programm herum entsteht.
Können wir Welda CRM neben unserem PVS nutzen?
Das lohnt sich zu prüfen, wenn das PVS die Kassenfälle führt und Sie den Selbstzahlerbereich besser organisieren wollen. Pro und Enterprise enthalten eine offene API, eine fertige Anbindung an ein bestimmtes PVS beschreiben unsere Seiten jedoch nicht. Klären Sie außerdem, wie Sie doppelte Datenhaltung vermeiden und auf welcher Rechtsgrundlage Daten in beiden Systemen liegen.
Vergleicht die Software Muttermale automatisch?
Das leisten spezialisierte Dermatoskopie-Systeme, die je nach Funktion der Medizinprodukte-Regulierung unterliegen können. Welda CRM bietet das nicht. Es legt Bilder chronologisch im Profil ab, und die Beurteilung bleibt bei der Ärztin oder dem Arzt.
Dürfen Patientinnen Fotos per WhatsApp schicken?
Das ist in der Praxis verbreitet, aber heikel, weil so Kopien auf Privatgeräten entstehen. Regeln Sie den Umgang damit gemeinsam mit Ihrer Datenschutzberatung. Die WhatsApp-Funktionen von Welda sind für Erinnerungen und Informationen gedacht, nicht als Kanal zum Fotoversand.
Wie gehen wir mit Medikamentenkontrollen und Laborwerten um?
Den Abstand legt die behandelnde Person fest; am zuverlässigsten ist es, den Folgetermin direkt vor Ort zu vereinbaren. Befunde lassen sich als Dokument im Profil ablegen. Eine medikamentenspezifische Entscheidungsunterstützung bietet Welda nicht an. Medikamentennamen sollten nicht in der Erinnerung stehen.
Was kostet eine Dermatologie Praxissoftware?
Das hängt ab von Standorten, Benutzern, Nachrichtenvolumen, Bildspeicher und Modulen sowie von Kosten Dritter. Vergleichen Sie deshalb immer zwölf Monate realer Nutzung inklusive Ausstiegsregelung. Bei Welda CRM klären wir den Preis in einem kostenlosen Gespräch; einen 7-tägigen kostenlosen Test gibt es auch.