Wer als Einzelpraxis eine Praxissoftware sucht, muss zuerst eine Frage klären: Rechnen Sie mit den gesetzlichen Krankenkassen ab? Dann brauchen Sie ein von der KBV zertifiziertes Praxisverwaltungssystem mit Anbindung an die Telematikinfrastruktur, und die Auswahl verläuft in diesem Rahmen. Arbeiten Sie als reine Privatpraxis oder überwiegend mit Selbstzahlern, reichen meist fünf Dinge: ein kollisionsfreier Terminkalender, eine übersichtliche Patientenakte, automatische Erinnerungen, Rechnungs- und Zahlungsübersicht sowie getrennte Rechte für Ärztin oder Arzt und MFA. Das Budget hängt dann vor allem an Benutzerzahl, Nachrichtenvolumen, Speicherbedarf und nötigen Anbindungen.
Diese Weiche bestimmt alles Weitere, auch die Frage, ob Welda für Sie überhaupt infrage kommt. Deshalb steht sie hier vor jeder Funktionsliste.
Kassenpraxis oder Privatpraxis: die Weiche vor jedem Vergleich
In einer Vertragsarztpraxis ist die Software weit mehr als Organisation. Zur Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung gehört in der Regel ein dafür zertifiziertes System, dazu kommen elektronische Gesundheitskarte, E-Rezept, eAU, elektronische Patientenakte und KIM. Diese Anwendungen und die nötigen Zulassungen lassen sich nicht einfach nachrüsten. Details und Pflichten ändern sich laufend; Ihre KV und Ihr Steuerberater sind dafür die richtigen Ansprechpartner.
Hier sagen wir es deutlich: Welda CRM ist kein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem. Auf unseren Produktseiten finden Sie weder KV-Abrechnung noch TI-Anbindung noch E-Rezept. Für eine Kassenpraxis ist Welda CRM deshalb nicht das führende System. Auch GOÄ-Ziffernkataloge oder die Anbindung an eine privatärztliche Verrechnungsstelle werden dort nicht genannt. Wenn Sie darauf angewiesen sind, klären Sie das im Gespräch, bevor Sie Zeit investieren.
Für wen der Rest dieses Beitrags besonders nützlich ist: Privatpraxen, Selbstzahlerpraxen, Praxen für Ästhetik, Dermatologie mit Privatleistungen, Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker oder Psychotherapie auf Privatbasis. Dort entscheidet nicht die Zertifizierung, sondern ob die Software zum Alltag einer sehr kleinen Mannschaft passt. Auch als Kassenpraxis profitieren Sie vom folgenden Abschnitt zum Alltag und vom Fragenkatalog, wenn Sie Ihre PVS-Angebote vergleichen.
Zwei Personen, drei Rollen: warum die Empfangskraft Ihre wichtigste Testerin ist
Die meisten Softwarepräsentationen zeigen eine Praxis mit Empfang, Abrechnung und Praxismanagerin. In der Einzelpraxis sitzt all das auf einem Stuhl. Stellen Sie sich einen normalen Montagmorgen vor (ein erfundenes Beispiel): Die MFA nimmt am Telefon einen Kontrolltermin an, ein neuer Patient steht vor dem Tresen, jemand möchte eine Rechnung bar begleichen, und aus dem Sprechzimmer fragt die Ärztin nach dem letzten Laborbefund.
Daraus ergibt sich der wichtigste Maßstab: Findet die MFA mit dem Hörer am Ohr den Patienten über wenige Buchstaben? Sieht sie den nächsten freien Termin sofort? Kann sie eine Zahlung erfassen, ohne das Patientenprofil zu verlassen? Ist dieser Weg zäh, liegt nach wenigen Wochen wieder ein Papierkalender neben der Tastatur. Ab diesem Tag laufen Software und tatsächlicher Terminplan auseinander. Kleine Praxen scheitern selten am fehlenden Modul, sondern daran, dass die Software in den hektischsten Minuten des Tages im Weg steht.
Ärztin oder Arzt brauchen dagegen wenig, das aber zuverlässig: die Tagesliste, das Wichtigste zum nächsten Patienten und eine Stelle für die Notiz, möglichst ohne dem Gegenüber den Rücken zuzuwenden. Auswertungen schauen Sie sich nicht zwischen zwei Terminen an, sondern abends oder zum Monatsende. Binden Sie Ihre MFA daher von Anfang an in die Auswahl ein. Sie arbeitet mehr Stunden mit dem System als Sie selbst, und ihr Urteil nach einer Probewoche sagt mehr aus als jede Funktionsübersicht.
Was eine Einzelpraxis wirklich braucht, und wie Sie es prüfen
Die folgenden Punkte bilden für eine Privat- oder Selbstzahlerpraxis den Kern. Zu jedem gehört eine einfache Probe, die Sie in einer Testphase mit Ihrem echten Kalender durchführen können.
Terminkalender. Erstgespräch und Kontrolle dauern unterschiedlich lang. Legen Sie beide Dauern an und buchen Sie sie direkt hintereinander. Versuchen Sie eine Doppelbuchung; das System sollte sie verhindern. Tragen Sie Mittagspause und freien Mittwochnachmittag einmalig ein und prüfen Sie, ob sie dauerhaft gelten. Worauf es speziell bei Terminsystemen ankommt, steht in unserem Beitrag Terminsoftware richtig auswählen.
Patientenakte. Ein Patient sollte in Sekunden auffindbar sein, Dubletten sollten schwer entstehen oder wenigstens auffallen. Für Sie zählt, ob ein Allergiehinweis beim Öffnen der Akte ins Auge springt und ob frühere Einträge sauber nach Datum lesbar sind. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur digitalen Patientenverwaltung.
Erinnerungen und Warteliste. Erinnerungsanrufe sind oft die Zeit, die sich am leichtesten zurückgewinnen lässt. Prüfen Sie aber auch den Rückweg: Wer sieht eine Absage, und wie wird der Kalender aktualisiert? In einem Kalender mit nur einer Ärztin ist die Warteliste besonders wertvoll, denn einen frei gewordenen Termin kann niemand sonst auffangen. Praktische Hebel beschreibt unser Beitrag zu Terminausfällen.
Recall. Wer in sechs Monaten wiederkommen soll, bucht heute keinen Termin und geht in der kleinen Praxis leicht verloren. Sie brauchen eine Aufgaben- oder Follow-up-Liste, die diese Patienten zum richtigen Zeitpunkt anzeigt. Beschrieben ist das in unserem Leitfaden zum Recall-System.
Rechnung und Zahlung. Abends sollte eine Ansicht drei Fragen beantworten: Wer hat bezahlt, wer schuldet noch etwas, und ist die Rechnung raus? Ratenzahlungen gehören sichtbar ins Patientenprofil.
Rechte. Die MFA braucht Termine und Zahlungen, vielleicht aber nicht jede medizinische Notiz. Prüfen Sie, ob Sie das festlegen können und ob sich nachvollziehen lässt, wer was geöffnet hat.
Zugriff. Die Tagesliste von morgen unterwegs im Browser ansehen zu können, ist ein kleiner Vorteil, den Sie oft nutzen werden. Prüfen Sie dabei auch, ob sich mobile Zugriffe mit Ihrem Datenschutzkonzept vertragen.
Was Sie getrost weglassen können
Große Klinik- und MVZ-Lösungen sind nicht schlecht. Sie lösen nur ein anderes Problem, nämlich die Koordination von Abteilungen, die einander nicht sehen. In Ihrer Praxis liegen alle Abteilungen an einem Flur. Die folgende Tabelle ist eine typische Einordnung für eine kleine Privatpraxis; passen Sie sie an.
| Modul | In der Einzelpraxis | Wann es relevant wird |
|---|---|---|
| Station, Bettenplanung, OP-Plan | Nicht nötig | Andere Organisationsform, meist anderes Produkt |
| Überweisung zwischen Fachbereichen | Nicht nötig | Eine Kollegin eines anderen Fachs kommt dazu |
| Schicht- und Dienstplan | Selten nötig | Ab der zweiten MFA mit wechselnden Zeiten |
| Provision und Honorarteilung | Nicht nötig | Partnerin oder angestellte Ärztin beteiligt sich am Umsatz |
| Lager und Verbrauchsmaterial | Je nach Fach | Impfstoffe, Injektabilia und andere nachverfolgte Artikel |
| Lead-Trichter und Angebote | Selten nötig | Ästhetische Leistungen mit Kostenvoranschlag |
| Mehrere Standorte | Nicht nötig | Zweitpraxis ist beschlossen, nicht bloß denkbar |
Weglassen sollte dabei nicht heißen, dass der Weg später versperrt ist. Vielleicht wird aus der Einzelpraxis in einigen Jahren eine Berufsausübungsgemeinschaft. Zahlen Sie heute nicht für dieses Szenario, sondern klären Sie nur, ob und wie sich Benutzer und Module nachträglich ergänzen lassen, ohne die Daten umziehen zu müssen.
Drei Situationen, die nur die Einzelpraxis wirklich trifft
Fällt in einer Gemeinschaftspraxis jemand aus, wird es eng. Fällt in der Einzelpraxis jemand aus, steht der Betrieb. An diesen drei Momenten erkennen Sie, was eine Software taugt.
Die Praxis schließt spontan für eine Woche
Fortbildung, Krankheit, ein Trauerfall: Eine ganze Woche muss verschoben werden. Auf Papier heißt das einen Nachmittag lang telefonieren. Testen Sie, wie schnell sich viele Termine verlegen lassen und ob alle betroffenen Patienten gesammelt sichtbar sind. Sammelverschiebung und Sammelbenachrichtigung sind nicht überall gleich gelöst; lassen Sie sich das von jedem Anbieter live zeigen, auch von uns.
Die MFA kündigt
Fachkräfte zu ersetzen dauert, und in vielen Praxen ist die langjährige MFA das Gedächtnis des Betriebs: wer spät zahlt, wer nur vormittags kann, wer zurückgerufen werden sollte. Eine gute Software holt dieses Wissen aus dem Kopf in den Datensatz. Die Probe: Fände eine neue Kraft ohne Übergabe die morgige Liste, offene Beträge und anstehende Rückrufe? Lässt sich der Zugang der ausscheidenden Person sofort sperren?
Der Tag läuft aus dem Ruder
Ein Notfall, und der Nachmittag verschiebt sich. Das Wartezimmer füllt sich, während die MFA einzeln anruft. Eine kurze Verspätungsnachricht aus einer Vorlage hilft hier. Auch ein Internetausfall gehört in diese Kategorie: Webbasierte Systeme laufen nicht offline. Bei Welda CRM pausiert der Zugriff während einer Störung, und die Daten sind nach der Wiederverbindung unverändert vorhanden. Ein mobiler Hotspot und eine ausgedruckte Tagesliste sind eine schlichte, sinnvolle Absicherung, sofern der Ausdruck sicher aufbewahrt wird.
Fachrichtung als Filter: Dermatologie braucht etwas anderes als Psychotherapie
Die Liste verschiebt sich je nach Fach. Die Tabelle ist keine feste Regel, sondern zeigt, mit welcher Frage Sie in die Demo gehen sollten. Fachspezifische Vorlagen und Geräteanbindungen unterscheiden sich stark; setzen Sie sie bei keinem Produkt voraus.
| Fachrichtung | Was die Software fordert | Was Sie testen sollten |
|---|---|---|
| Innere Medizin, Allgemeinmedizin (privat) | Lange Verläufe, Befunde und Arztbriefe | Klicks bis zum alten Befund |
| Gynäkologie | Serientermine, kurzfristige Ausfälle | Terminserie anlegen, Tagesplan umstellen |
| Kinderheilkunde | Eltern als Kontakt, Geschwister unter einer Nummer | Bleiben zwei Kinder bei einer Nummer getrennt? |
| Dermatologie, Ästhetik | Fotoarchiv, Behandlungsserien | Speichergrenze, Anzeige der Restsitzungen |
| HNO, Augenheilkunde | Kurze Takte, dichte Tageslisten | Buchungstempo am vollsten Tag |
| Psychotherapie, Psychiatrie | Feste Slots, besondere Vertraulichkeit | Sichtbarkeit der Notizen, neutraler Nachrichtentext |
Die letzte Zeile ist in der Praxis schnell unterschätzt. Eine Erinnerung, die auf dem Sperrbildschirm erscheint, kann verraten, in welcher Behandlung jemand ist. Stellen Sie sicher, dass die Vorlage auf etwas Neutrales wie „Ihr Termin morgen um 15 Uhr“ reduziert werden kann.
DSGVO, Schweigepflicht, TSE: Fragen, die nur eine Arztpraxis stellen muss
Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regelungen ändern sich und hängen von Ihrer Situation ab. Er soll Ihnen die richtigen Fragen an Anbieter, Datenschutzberatung und Steuerbüro an die Hand geben.
Gesundheitsdaten und Schweigepflicht. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Daten nach Art. 9 DSGVO, und daneben gilt die ärztliche Schweigepflicht. Wenn ein externer Anbieter die Daten verarbeitet, ist in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Fragen Sie nach Vertrag, Serverstandort, Verschlüsselung, Unterauftragnehmern und Protokollierung. Welda CRM speichert Kunden- und Gesundheitsdaten verschlüsselt, erfasst Einwilligungen versioniert und protokolliert Zugriffe. Serverstandort und Vertragsunterlagen klären Sie bitte direkt mit uns, bevor Sie echte Patientendaten eingeben. Ergänzend hilft unser DSGVO-Leitfaden zur Patientendaten-Sicherheit.
Dokumentation und Aufbewahrung. Die Patientenakte unterliegt der Dokumentationspflicht nach dem Behandlungsvertragsrecht, üblicherweise mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren; im Einzelfall kann sie länger sein. Änderungen an Einträgen müssen nachvollziehbar bleiben. Fragen Sie jeden Anbieter konkret, wie sein System mit Korrekturen umgeht und wie Sie nach dem Vertragsende an Ihre Akten kommen.
WhatsApp. Terminerinnerungen über WhatsApp sind praktisch, im Gesundheitswesen aber datenschutzrechtlich heikel. Welda CRM versendet Erinnerungen über WhatsApp; ob und wie das für Ihre Praxis passt, sollten Sie mit Ihrer Datenschutzberatung klären. Holen Sie die Einwilligung ein und halten Sie den Text neutral. Einige Patienten werden andere Kanäle wünschen, klären Sie also vorab, was dann gilt.
Kasse und TSE. Nutzen Sie ein elektronisches Kassensystem, etwa für Barzahlungen bei Selbstzahlerleistungen, kommen Kassengesetz und technische Sicherheitseinrichtung ins Spiel. Auch die Belegausgabe und die Aufbewahrung sind dann ein Thema. Auf unseren Produktseiten ist für das Kassenmodul keine TSE-Zertifizierung genannt. Klären Sie das also ausdrücklich, bevor Sie darüber Bargeld erfassen, und besprechen Sie mit dem Steuerbüro, welche Lösung für Sie zulässig ist. Dasselbe gilt für die Frage nach der Umsatzsteuer bei ästhetischen Leistungen und nach E-Rechnungen an Geschäftskunden.
Was das Budget treibt: Angebote über ein volles Jahr vergleichen
Die Frage nach dem Preis lässt sich nicht seriös mit einer Zahl beantworten, denn zwei gleich aussehende Monatsbeträge können sehr Verschiedenes enthalten. Rechnen Sie daher jedes Angebot auf zwölf Monate hoch, mit allen Posten.
| Posten | Was Sie fragen sollten |
|---|---|
| Lizenz | Pro Benutzer, pro Arzt oder pro Praxis? Mindestlaufzeit? |
| Einrichtung und Schulung | Separat berechnet? Praktisch für die MFA? |
| Datenübernahme | Enthalten? Auch aus Excel und Altsystem? |
| Nachrichten | Wie viele inklusive, was passiert darüber hinaus? |
| Rechnungsanbindung | Eigener Vertrag mit einem Dienstleister? |
| Speicher | Wie viel GB, was passiert an der Grenze? |
| Hardware und Wartung | Eigener Server, Kartenterminal, Konnektor, Updates? |
| Ausstieg | In welchem Format erhalte ich meine Daten, und zu welchen Kosten? |
Unterschätzt wird oft das Nachrichtenvolumen, weil sich die kleine Praxis auch in diesem Punkt für klein hält. Bei kurzen Takten kommen pro Tag viele Termine zusammen. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten; im folgenden Beispiel führen 15 Termine am Tag an 22 Arbeitstagen mit je zwei Nachrichten zu 660 Nachrichten im Monat. Das sind reine Beispielzahlen. Zum Vergleich: Der Starter-Plan von Welda CRM enthält 500 WhatsApp-Nachrichten im Monat, Pro 5.000. In diesem Beispiel entscheidet also schon die Frage, ob eine oder zwei Erinnerungen pro Termin nötig sind, mit über den passenden Plan.
Notieren Sie außerdem eine normale Woche lang, wie viel Zeit Ihre MFA für Erinnerungsanrufe, offene Rechnungen und Monatsauswertungen aufwendet. Dieser eigene Messwert ist eine bessere Grundlage als jedes Anbieterversprechen, auch als unseres.
Welda CRM ist ein monatliches Abo. Einrichtung, Datenübernahme und Teamschulung sind enthalten. Der Preis richtet sich nach Benutzern, Nachrichtenvolumen und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt.
Wo Welda CRM passt und wo nicht
Am besten passt Welda CRM zu einer privaten oder selbstzahlerorientierten Einzelpraxis, die Terminierung, Patientenakte, Kommunikation und Zahlungsübersicht zusammenführen will. Der Starter-Plan umfasst einen Standort und drei Benutzer, was für Ärztin, MFA und eine Vertretung reicht. Er enthält Terminkalender, Online-Termine und Warteliste, Patientenprofile, Gesundheitsdaten sowie Zahlungen und Rechnungen. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, und die Begriffe passen sich der Branche an; in der Praxis steht dort „Patient“. Module lassen sich einzeln abschalten. Gesundheitsdaten enthalten Allergie- und Kontraindikationshinweise, ergänzt um Vorher-Nachher-Fotos für Fächer, die damit arbeiten.
Beachten Sie die Plangrenze: Lager, Ausgaben, automatische Nachrichtenabläufe und Kasse/POS gehören zu Pro. Einen Überblick über Kalender, Rechte und Berichte gibt unsere Seite Praxissoftware Einzelpraxis: was Welda CRM im Praxisbetrieb abdeckt. Sie richtet sich zwar auch an größere, fachübergreifende Betriebe, die Einzelpraxis nutzt jedoch eine schlankere Einrichtung desselben Produkts.
Nicht passend ist Welda CRM, wenn Sie KV-Abrechnung, TI-Anwendungen, E-Rezept, Laborschnittstellen oder eine zertifizierte Dokumentationslösung in einem einzigen System benötigen. Das sagen wir lieber jetzt als nach der Einrichtung.
Die Demo als Probelauf eines echten Praxistags
Lassen Sie sich keine Standardpräsentation zeigen, sondern Ihren eigenen Ablauf. Nehmen Sie Ihre MFA dazu, denn sie sieht Reibung zuerst.
- Ein neuer Patient ruft an. Akte anlegen, langes Erstgespräch buchen, Bestätigung zeigen. Zeit stoppen.
- Er nennt eine Allergie. Eintragen, dann die Akte im Arztzugang öffnen. Fällt der Hinweis auf?
- Er zahlt einen Teil der Rechnung. Teilzahlung erfassen, Restbetrag und Rechnungsstatus zeigen.
- Kontrolle in sechs Monaten vormerken. Wer sieht das dann, und auf welchem Bildschirm?
- Die Ärztin fällt am Mittwoch aus. Alle Mittwochstermine verlegen und die Patienten informieren.
- Mit dem MFA-Zugang anmelden. Sind medizinische Notizen sichtbar? Einstellung ändern.
- Monatsende: Umsatz und offene Posten abrufen, Übergabe ans Steuerbüro zeigen.
- Vertragsende: Wie kommen alle Patientendaten heraus? Fragen Sie das auch uns.
Die Zeit allein entscheidet nicht. Entscheidend ist, ob Ihre MFA nach dem Durchlauf sagt: Das kann ich morgen allein.
Umstieg bei laufender Sprechstunde
Für ein Umstiegsprojekt hat keine Einzelpraxis eine freie Woche. Kleine, umkehrbare Schritte sind deshalb besser als ein großer Stichtag mit Schließung. Entscheiden Sie zuerst, was mitkommt: aktive Patienten der letzten Jahre, künftige Termine und offene Beträge reichen meistens. Ältere Akten bleiben im Rahmen der Aufbewahrungspflicht sicher archiviert und dokumentiert. Wer alles auf einmal digitalisieren will, bleibt meistens stecken.
Halten Sie die Parallelphase kurz. Laufen Papierkalender und Software monatelang nebeneinander, sind am Ende beide unvollständig. Legen Sie einen festen Tag fest, ab dem neue Termine nur noch digital vergeben werden. Informieren Sie Patienten, wenn sich Erinnerungswege ändern, und holen Sie beim nächsten Besuch die nötigen Einwilligungen ein. Das ist der natürlichste Moment.
Bei Welda übernimmt unser Team Einrichtung und Import bestehender Patienten- und Termindaten und schult Ihr Team praktisch. Prüfen Sie die Quelldaten trotzdem vorher: Ein und derselbe Patient in zwei Schreibweisen lässt sich vor dem Import am leichtesten korrigieren.
Häufige Fragen
Reicht Welda CRM als alleinige Software für eine Kassenpraxis?
Nein. Für die vertragsärztliche Versorgung sind zertifizierte Systeme und TI-Anwendungen nötig, die Welda CRM nach unseren Produktseiten nicht bietet. Der Schwerpunkt liegt auf Privat- und Selbstzahlerpraxen sowie auf terminbasierten Betrieben.
Was unterscheidet ein PVS von einer Terminsoftware?
Ein PVS bildet Abrechnung, medizinische Dokumentation und in der Kassenpraxis die Telematikanwendungen ab. Eine Termin- und Patientenverwaltung konzentriert sich auf Kalender, Kontakt, Kommunikation und Zahlungen. Manche Produkte verbinden beides, andere nicht. Fragen Sie konkret nach.
Können Patienten online buchen?
Bei Welda CRM stellen Patienten eine Terminanfrage für freie Zeiten, die Ihr Team bestätigt. In der Einzelpraxis ist dieser Schritt sinnvoll, weil Sie so Termindauer und Dringlichkeit im Blick behalten. Bei akuten Beschwerden sollte das Telefon der Weg bleiben.
Darf die MFA medizinische Notizen sehen?
Entscheiden Sie das zuerst nach dem, was für ihre Aufgabe nötig ist, und halten Sie es im Datenschutzkonzept fest. Bei Welda CRM erhält jeder Benutzer Rechte passend zu seiner Rolle.
Was sollte ich in der Testphase prüfen?
Eine echte Woche statt Beispieldaten; denken Sie aber an den Datenschutz, bevor Sie reale Daten eingeben. Welda CRM bietet einen 7-tägigen kostenlosen Test mit allen Modulen. Spielen Sie den Demo-Ablauf mit Ihrer MFA durch und zählen Sie Ihre Nachrichten.
Wie erfahre ich den Preis?
Im kostenlosen Gespräch: Benutzer, Nachrichten und Module bestimmen ihn, und diese drei Punkte sind schnell geklärt.
Sie führen eine Privatpraxis und möchten wissen, ob das zu Ihnen passt? Dann sprechen Sie mit uns über Ihre Praxissoftware für die Einzelpraxis. Bringen Sie Ihr Terminaufkommen und Ihre Abrechnungsart mit. Wenn etwas Wichtiges fehlt, erfahren Sie das von uns direkt im Gespräch.