Friseur Software kostenlos zu nutzen, reicht in der Regel dann, wenn Sie allein arbeiten, Termine selbst annehmen und noch keinen vollen Kalender haben. Sie reicht meist nicht mehr, sobald eine zweite Person im selben Kalender schreibt, Erinnerungen zur täglichen Fleißarbeit werden oder Farbrezepturen nur im Kopf einer Kollegin liegen. Eines löst auch das beste Gratis-Tool nicht: Ihre Pflichten rund um Kasse und Datenschutz. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Grenze für Ihren Salon konkret bestimmen, welche Fragen Sie vor dem ersten Kundeneintrag klären sollten und wann ein bezahltes System wirklich sinnvoll wird.
Offen gesagt: Wir verkaufen selbst Salonsoftware und haben damit ein Interesse an Ihrer Entscheidung. Trotzdem wäre es unseriös, jeder Einzelunternehmerin mit eigenem Stuhl ein Abo zu empfehlen. Wer gerade erst gegründet hat, muss jeden Euro zweimal umdrehen, und oft ist kostenlos für diese Phase genau richtig. Wichtig ist nur, dass Sie wissen, wofür Sie dabei trotzdem bezahlen.
Kostenlos ist nicht gleich kostenlos: fünf Modelle im Vergleich
Hinter dem Suchbegriff verbergen sich sehr unterschiedliche Angebote. Bevor Sie Funktionen vergleichen, sollten Sie klären, in welche Gruppe ein Angebot fällt. Denn jedes Unternehmen muss irgendwie Geld verdienen, und daraus ergibt sich, wo später die Grenze liegt.
| Modell | Womit Sie bezahlen | Wo es im Salon zuerst hakt |
|---|---|---|
| Terminbuch, Handykalender, Excel | Mit Ihrer Arbeitszeit | Zwei Personen brauchen gleichzeitig denselben Kalender |
| Dauerhaft kostenloser Tarif | Später mit dem Upgrade | Grenzen bei Mitarbeitern, Kunden oder Nachrichten |
| Plattform mit Provision | Mit Gebühren auf Zahlungen oder Neukunden | Wenn der Online-Umsatz wächst und die Abzüge sichtbar werden |
| Kostenlose Testphase | Mit dem Abo nach dem Test | Am Stichtag, wenn Sie sich entscheiden müssen |
| Open Source auf eigenem Server | Mit Hosting, Wartung und Fachwissen | Beim ersten Update oder Backup, das schiefgeht |
Keines dieser Modelle ist per se schlecht. Eine Plattform kann fair sein, wenn sie tatsächlich neue Kundschaft bringt und Sie wenig online kassieren. Eine Testphase ist ohnehin nur dazu da, vor dem Kauf zu prüfen. Problematisch wird es, wenn jemand mehrere Jahre Kundenhistorie in einem Tool aufbaut, weil es „nichts kostet“, ohne je gefragt zu haben, was im Ernstfall passiert. Was auf der bezahlten Seite zusammenkommt, haben wir im Beitrag zu den Kosten einer Friseursoftware aufgeschlüsselt.
Das Kassengesetz fragt nicht, was Ihre Software kostet
Wer in Deutschland nach kostenloser Friseursoftware sucht, stolpert früher oder später über diese Frage: Darf ich damit überhaupt kassieren? Die folgenden Hinweise sind allgemeiner Natur und ersetzen keine Steuerberatung. Elektronische Aufzeichnungssysteme unterliegen dem sogenannten Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung. Dazu gehören grundsätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht und die Mitteilung des Systems an das Finanzamt. Friseure mit vielen Barzahlungen sind davon typischerweise betroffen, wenn sie eine elektronische Kasse einsetzen.
Daraus folgt eine einfache, aber oft übersehene Trennung: Ein Terminkalender ist im Regelfall keine Kasse. Solange Ihr kostenloses Tool nur Termine verwaltet und Sie über eine separate Kasse abrechnen, ändert es an Ihrer Kassenpflicht nichts. Heikel wird es, wenn eine Gratis-App auch Zahlungen erfassen kann. Dann müssen Sie klären, ob sie als elektronisches Aufzeichnungssystem gilt und wie der Anbieter die TSE-Anforderungen löst. Eine einfache Notizfunktion „Bezahlt: bar“ wird schnell zu einer Grauzone, die Sie nicht allein beurteilen sollten.
Manche kleinen Salons arbeiten mit einer offenen Ladenkasse ohne elektronisches System. Das ist nach unserem Kenntnisstand grundsätzlich möglich, hat aber eigene Anforderungen an Kassenberichte und Aufzeichnungen. Besprechen Sie das unbedingt mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor Sie eine Software einführen, und nehmen Sie die Liste Ihrer Zahlungswege mit: Bar, EC-Karte, Gutschein und Online-Zahlung.
Klar gesagt zu unserem eigenen Produkt: Welda CRM kann ab dem Pro-Plan Kassen-, Bank- und POS-Bewegungen verfolgen. Eine zertifizierte TSE nennen unsere Produktinformationen nicht. Planen Sie also nicht damit, dass Welda CRM Ihre TSE-Kasse ersetzt, solange das im Gespräch nicht ausdrücklich anders geklärt ist. Das gilt in gleicher Weise für jedes andere Angebot: Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Stuhlmiete und Kundenkartei: Wem gehören die Kontakte?
In vielen Salons arbeiten Angestellte und Stuhlmieter nebeneinander. Stuhlmieter sind, sofern das Modell sauber umgesetzt ist, selbstständig und führen eigene Kundendaten und eine eigene Kasse. Ob die Abgrenzung im Einzelfall trägt, ist eine Frage für Ihre Beratung, gerade wegen des Risikos einer Scheinselbstständigkeit. Für die Softwarewahl hat das aber eine ganz praktische Folge: Wer in einem gemeinsamen Gratis-Konto alle Kunden sieht, verwischt genau die Trennung, die der Vertrag behauptet.
Bei Angestellten ist die Lage anders, aber nicht einfacher. Bucht eine Kollegin über ihr privates WhatsApp und trägt alles in den Handykalender ein, besitzt der Salon faktisch keine Kundendaten. Kündigt sie, gehen die Kontakte mit. Kein Programm kann verhindern, dass eine treue Kundin ihrer Friseurin folgt, und das soll es auch nicht. Es geht darum, ob der Betrieb einen geordneten Bestand behält und dabei weiß, auf welcher Grundlage er diese Daten verarbeitet.
Legen Sie deshalb drei Dinge fest, bevor Sie überhaupt ein Tool einrichten: Wem gehören die Kundendaten? Was passiert beim Ausscheiden? Wer darf die Gesamtliste exportieren? Prüfen Sie anschließend, ob das Tool Ihre Antwort auch abbilden kann. In einem Gratis-Tarif haben womöglich alle dieselben Rechte, oder das Konto hängt an der privaten E-Mail-Adresse einer einzelnen Person. Legen Sie es auf die Adresse des Salons an. Das kostet nichts und vermeidet später eine sehr unangenehme Diskussion.
Färbekartei, Allergienotiz und die DSGVO
Bei einem Herrenhaarschnitt lässt sich vieles im Gespräch klären. Bei Farbe nicht. Welche Nuance, welches Oxidationsmittel, wie lange Einwirkzeit am Ansatz, war die Kundin mit dem Ergebnis zufrieden? Die klassische Färbekartei hat dafür jahrzehntelang gut funktioniert und ist einer unordentlichen App oft sogar überlegen. Schwach wird sie erst, wenn die Karte beim Telefonat am Empfang nicht greifbar ist oder die Kollegin im Urlaub ihre eigene Ablage hat.
Machen Sie mit jedem Tool denselben Test: Geben Sie einen Kundennamen ein und stoppen Sie, wie lange es bis zur letzten Rezeptur dauert. Liegt sie im Kundenprofil, ist alles in Ordnung. Steckt sie im Titel eines alten Termins, finden Sie sie in acht Wochen nicht wieder. Fragen Sie auch, wie weit die Historie im kostenlosen Tarif zurückreicht, denn genau die älteren Besuche braucht man bei Farbkorrekturen.
Besonders sensibel sind Notizen zu Unverträglichkeiten, etwa wenn jemand auf ein Färbeprodukt reagiert hat. Diese Information muss die Person erreichen, die die nächste Mischung anrührt. Gleichzeitig können solche Angaben als Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO gelten, für die strengere Regeln greifen. Eine für alle offene Tabelle oder ein Foto im WhatsApp-Chat ist dafür kein guter Ort. Für allgemeine Rechtsfragen ist dieser Beitrag kein Ersatz, sprechen Sie im Zweifel mit Ihrer Datenschutzberatung.
Auch ohne Allergien gelten Name, Telefonnummer und Terminhistorie als personenbezogene Daten. Verarbeitet ein Softwareanbieter sie in Ihrem Auftrag, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, und zwar unabhängig davon, ob der Tarif etwas kostet. Das ist einer der ersten Punkte, an denen sich zeigt, wie ernst ein Gratis-Angebot den europäischen Markt nimmt. Gleiches gilt für den Serverstandort und mögliche Übermittlungen in Drittländer. Bei WhatsApp kommt hinzu, dass ein privates Telefon womöglich das Adressbuch mit dem Dienst abgleicht. Terminerinnerungen und Werbung werden rechtlich außerdem meist unterschiedlich behandelt; für Rabattnachrichten an die gesamte Kartei brauchen Sie regelmäßig eine eigene Einwilligung.
Welda CRM speichert Datensätze verschlüsselt, dokumentiert Einwilligungen mit Version und protokolliert Zugriffe; Rechte vergeben Sie nach Rolle, und bei Unverträglichkeiten gibt es Warnhinweise im Gesundheitsdatensatz. Das unterstützt Ihre Pflichten, nimmt sie Ihnen aber nicht ab. AVV, Serverstandort und Unterauftragnehmer stellen Sie bitte auch uns gegenüber im Gespräch ausdrücklich zur Frage, genau wie bei jedem anderen Anbieter.
Rechnen Sie zuerst in Minuten, nicht in Euro
Die größte Position einer Gratis-Lösung steht auf keiner Rechnung. Um sie sichtbar zu machen, notieren Sie eine normale Woche lang grob, wie viele Minuten der Terminaufwand frisst. Das folgende Beispiel ist frei konstruiert und zeigt nur den Rechenweg: ein Salon mit zwei Stühlen, einer Auszubildenden und 80 Terminen pro Woche.
Im Beispiel kommen über acht Stunden pro Woche zusammen. Zur Ehrlichkeit gehört: Keine Software bringt das auf null. Viele Kundinnen und Kunden rufen weiterhin lieber an, und das Telefon klingelt auch nach der Einführung eines Online-Kalenders. Entlastet werden vor allem die wiederkehrenden Teile, also Erinnerungen, Routinebestätigungen und die Suche nach Notizen. Rechnen Sie deshalb realistisch mit dem Anteil, den Sie tatsächlich zurückbekämen, und nicht mit der Gesamtsumme.
Was diese Stunden wert sind, hängt von Ihrer Lage ab. Ist der Kalender ohnehin nicht voll, hat die gewonnene Zeit wenig Geldwert, und Sie können guten Gewissens beim Gratis-Tool bleiben. Tippt dagegen die Inhaberin in ihren besten Stunden Nachrichten, statt zu färben, oder lehnen Sie samstags Kundschaft ab, kommt dieselbe Zeit direkt aus dem Umsatz. Wie sich das Erinnern automatisieren lässt, zeigt unser Beitrag zur WhatsApp-Terminautomatisierung.
Der zweite Teil der Rechnung sind Ausfälle. Ein weiteres Beispiel: Drei ausgefallene Termine à einer Stunde pro Woche ergeben im Monat etwa zwölf leere Stuhlstunden. Multiplizieren Sie das mit Ihrem Durchschnittsumsatz je Stuhlstunde und schätzen Sie vorsichtig, wie viele davon eine Erinnerung oder Warteliste retten könnte. Manche Salons erheben ein Ausfallhonorar, was aber klare vorherige Vereinbarungen voraussetzt und rechtlich geprüft sein sollte. Falls Sie Online-Anzahlungen nutzen möchten, fragen Sie ausdrücklich danach: Unsere Welda-Unterlagen nennen sie nicht, darum versprechen wir sie hier auch nicht.
Der Samstag vor Weihnachten als Belastungstest
An einem ruhigen Dienstag wirkt jede kostenlose Lösung einwandfrei. Die Wahrheit zeigt sich in den Wochen vor Weihnachten, zur Abiball- und Hochzeitssaison oder vor der Konfirmation. Dann belegen Brautfrisuren lange Blöcke, das Telefon konkurriert mit der Ladentür, und eine Absage um elf ist bares Geld, wenn jemand vor einer Stunde nach genau diesem Termin gefragt hat. Denken Sie an Ihre letzte Hochphase zurück:
- Standen zwei Kundinnen gleichzeitig im Kalender, und wann haben Sie es bemerkt?
- Blieb eine Nachricht unbeantwortet, weil sie im Verlauf untergegangen ist?
- Konnten Sie bei einer Absage jemanden finden, der den Termin wollte?
- Ist das Gratis-Tool in dieser Zeit an eine Nachrichten- oder Buchungsgrenze gestoßen?
- Wussten Sie am Abend, wer was geleistet hat, und konnten Sie es mit der Kasse abgleichen?
Lief das meiste gut, trägt Ihre Lösung auch den Spitzenbetrieb, und Sie können sich Zeit lassen. Wenn nicht, sollten Sie bedenken: Gerade diese Tage bringen den meisten Ertrag, und kleine Pannen wiegen dort schwerer als in der Nebensaison. Wechseln Sie aber auf keinen Fall kurz davor. Führen Sie das neue System in einer ruhigen Phase ein, damit das Team bis zur nächsten Hochsaison sicher damit umgeht. Wenn Sie parallel eine Online-Buchung auf der Website planen, lohnt sich unser Beitrag zur Website mit Online-Terminbuchung.
Den Ausstieg proben, bevor Sie einziehen
Die teuerste Überraschung kommt am Ende: Sie sind aus dem Tool herausgewachsen oder der Anbieter ändert die Bedingungen, und Ihre Historie lässt sich nicht mitnehmen. Gegenüber einem Produkt, für das Sie nichts zahlen, haben Sie meist wenig in der Hand. Darum sollten Sie den Ausstieg testen, solange er nichts kostet. Legen Sie fünf Testkunden und einige Termine an und versuchen Sie, sie als Datei zu exportieren.
Öffnen Sie die Datei dann in Ruhe. Stimmen die Telefonnummern, oder fehlen führende Nullen? Kommen Umlaute richtig an? Sind auch Notizen und Termine enthalten oder nur Namen? Ist der Export im kostenlosen Tarif enthalten oder Teil eines Upgrades? Ein Export, der nur Namen liefert, lässt Ihren eigentlichen Wert im alten System zurück. Stellen Sie diese Frage jedem Anbieter, auch uns. Die Übernahme Ihrer Kunden- und Termindaten gehört bei Welda CRM zur Einrichtung. Wie der umgekehrte Weg aussieht, etwa wenn Sie einmal wechseln möchten oder einen Export für Ihre Kanzlei wie DATEV brauchen, sollten Sie vorab klären.
Bleiben oder wechseln: die ehrliche Abgrenzung
Am Ende kommt es weniger auf einen einzelnen Schwellenwert an als auf das Muster. Keine Zahl gilt für alle Salons. Eine Soloselbstständige mit treuer Stammkundschaft und überschaubarem Kalender kann unter Umständen lange gut ohne Abo auskommen. Ein kleiner Salon mit drei Kolleginnen stößt deutlich früher an Grenzen, auch bei weniger Terminen, weil dort die Abstimmung das Problem ist und nicht die Menge.
Bevor Sie wechseln, prüfen Sie noch, ob Ihnen wirklich die Software fehlt oder eine Regel. Schreibt jede Kollegin Termine in ihr eigenes Telefon, ist das zunächst keine Softwarelücke, sondern eine nicht getroffene Absprache. Führen Sie die Regel „Termine stehen nur an einem Ort“ zuerst ein. Trägt sie in Ihrem Gratis-Tool und Sie stoßen trotzdem an Grenzen, dann ist der Punkt zum Wechsel tatsächlich erreicht. Andernfalls ändert auch ein teures System wenig, denn das Team macht darin genauso weiter wie zuvor.
Was ein bezahltes System in Ihrem Salon ändern muss
Bezahlte Software kauft man nicht wegen der längeren Funktionsliste, sondern um wiederkehrende Aufgaben von Menschen wegzunehmen. Schreiben Sie deshalb zuerst auf, welche Arbeiten in sechs Monaten niemand mehr von Hand machen soll: Erinnerungen tippen, Karteikarten suchen, Absagen hinterhertelefonieren. Prüfen Sie dann jedes Angebot genau daran. Fällt Ihnen nichts ein, brauchen Sie noch nichts zu kaufen.
Damit Sie Welda CRM richtig einordnen: Eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht. Es ist ein monatliches Abo, der Preis richtet sich nach Standorten, Benutzern, Nachrichtenvolumen und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt. Eine separate Einrichtungsgebühr fällt nicht an; Einrichtung, Datenübernahme und Schulung sind enthalten. Wer allein mit überschaubarem Kalender arbeitet, braucht es heute vielleicht schlicht noch nicht.
Wenn Sie darüber hinaus sind, können Sie die Friseur Software kostenlos testen: Sieben Tage lang sind alle Module freigeschaltet. Auf der Seite sehen Sie, wie Kalender je Mitarbeiter, Kollisionsprüfung, Online-Terminseite und automatische WhatsApp-Erinnerungen im Salon zusammenspielen. Auch hier gibt es Grenzen, die Sie kennen sollten. Die Online-Terminseite richtet sich an Ihre eigene Kundschaft, Anfragen bestätigen Sie selbst, und einen Marktplatz, der Ihnen neue Kunden zuführt, bietet Welda CRM damit nicht. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Kundschaft WhatsApp überhaupt für Terminerinnerungen nutzen möchte, und holen Sie die entsprechende Einwilligung ein. Nachrichtenvorlagen gibt es auf Deutsch, Englisch und Türkisch, was gerade in gemischten Stadtteilen praktisch sein kann.
Wenn die Testphase endet, werden Ihre Daten nicht gelöscht; das Konto ist dann nur noch lesbar, und mit einem Plan machen Sie dort weiter, wo Sie aufgehört haben. Damit der Test mehr bringt als einen Klick durch die Menüs, geben Sie ihm einen festen Ablauf.
Beim Umstieg selbst hilft ein klarer Stichtag: Ab diesem Tag gehen Termine nur noch ins System. Das alte Buch bleibt für kurze Zeit zum Nachschlagen liegen, aber zwei aktive Kalender über Wochen führen zu Fehlern, und irgendwann weiß niemand mehr, welcher stimmt. Informieren Sie Stammkunden, bevor die erste automatische Erinnerung ankommt. Notieren Sie für ein kostenloses Gespräch Mitarbeiterzahl, Termine pro Woche, Pakete oder Gutscheine, Ihre Kassenlösung und den aktuellen Speicherort Ihrer Daten. Dann klären wir gemeinsam, was passt und was es kostet. Reicht Ihre kostenlose Lösung noch, sagen wir Ihnen auch das.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich komplett kostenlose Friseursoftware?
Es gibt Tools ohne monatliche Gebühr. Der Anbieter verdient dann meist über Tarifgrenzen, die zum Upgrade führen, über Zahlungsgebühren oder Provisionen. Für einen kleinen Salon kann das ein fairer Tausch sein, solange Sie wissen, welchen Tausch Sie eingehen, und die Bedingungen gelesen haben.
Ersetzt eine kostenlose Friseur-App meine Kasse?
In der Regel nicht. Ein Terminkalender ist keine Kasse, und eine App, die Zahlungen erfasst, muss die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme erfüllen. Fragen Sie den Anbieter nach der TSE und Ihre Steuerkanzlei nach der Einordnung für Ihren Betrieb.
Brauche ich auch bei Gratis-Tools einen AVV?
Wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, in der Regel ja, denn der Preis spielt dafür keine Rolle. Fehlt ein AVV-Angebot, ist das ein deutliches Warnsignal. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung, bevor Sie Kunden eintragen.
Reicht Google Kalender plus WhatsApp Business für den Anfang?
Für eine Person mit überschaubarem Kalender kann das eine Weile genügen. Schwierig wird es, sobald mehrere Personen dieselbe Nummer bedienen, Erinnerungen von Hand rausgehen und Notizen über Chats verstreut sind. Prüfen Sie zudem die datenschutzrechtliche Seite beider Dienste für die geschäftliche Nutzung.
Was machen wir mit Stuhlmietern in einer gemeinsamen Software?
Legen Sie vorab fest, wem die Daten gehören und was beim Ausscheiden passiert, und halten Sie das vertraglich fest. Getrennte Bereiche oder eigene Konten sind bei echter Selbstständigkeit meist sauberer. Die rechtliche Einordnung gehört in die Hände Ihrer Beratung.
Gehen meine Daten beim Wechsel von Gratis zu Bezahlt verloren?
Das hängt davon ab, was das bisherige Tool exportiert. Kundenlisten und Terminhistorien lassen sich als Datei meist übernehmen. Bei Welda CRM ist die Übernahme vorhandener Kunden- und Termindaten Teil der Einrichtung; bei Papierkarteien sollten Sie vorher entscheiden, wie viel wirklich mit muss.
Hat Welda CRM einen kostenlosen Tarif?
Nein, keinen dauerhaften. Sie können aber die Friseur Software kostenlos sieben Tage ausprobieren, mit allen Modulen. Danach legen wir den Preis im kostenlosen Gespräch passend zu Ihrem Salon fest. Was die Pläne umfassen, sehen Sie auf der Preisseite von Welda CRM.