Die Kosten einer Online-Terminbuchung setzen sich aus drei möglichen Posten zusammen: einer Provision pro Buchung, einer festen Monatsgebühr und Zusatzmodulen wie SMS-Erinnerungen, Anzahlungen oder weiteren Standorten. Eine Provision kann sinnvoll sein, wenn ein Portal Ihnen tatsächlich neue Kunden bringt. Die Monatsgebühr rechnet sich meist dann, wenn Ihre Kundschaft Sie längst kennt und vor allem das Telefon entlastet werden soll. Welches Modell für Ihren Betrieb günstiger ist, ergibt sich aus der Zahl Ihrer Termine und dem Anteil echter Neukunden.
Einen allgemeingültigen Betrag gibt es deshalb nicht, und ein Vergleich der Zahlen auf den Preisseiten führt oft in die Irre. Sinnvoller ist, die Angebote auf Ihren eigenen Betrieb umzurechnen. Wie das geht, welche Posten in Angeboten fehlen und was DSGVO und Kassengesetz damit zu tun haben, zeigt dieser Beitrag. Der konkrete Preis von Welda CRM wird in einem kostenlosen Gespräch festgelegt.
Portal oder eigene Buchungsseite: zwei verschiedene Produkte
Hinter dem Begriff Online-Terminbuchung stehen Angebote, die wenig miteinander zu tun haben. Ein Buchungsportal ist in erster Linie ein Marktplatz. Interessenten suchen dort nach einem Friseur oder Kosmetikstudio in der Nähe, vergleichen und buchen. Sie bezahlen also vor allem dafür, gefunden zu werden.
Eine Terminsoftware mit eigener Buchungsseite verkauft dagegen Infrastruktur. Niemand entdeckt Sie dort zufällig, die Besucher bringen Sie über Website, Google oder Instagram selbst mit. Dafür bleiben Kundenbeziehung und Kundendaten bei Ihnen, und der Preis hängt meist von Mitarbeitern, Standorten und Modulen ab, nicht von jedem einzelnen Termin. Eine dritte Gruppe sind einfache Kalender-Plugins für die Website. Für Einzelkämpfer mit wenigen Leistungen genügen sie oft, doch Kundenhistorie, Pakete oder Erinnerungen müssen dann häufig mit weiteren Werkzeugen ergänzt werden.
Wer diese Unterscheidung überspringt, vergleicht Werbekosten mit Softwarekosten. Das Portal mag teurer wirken und trotzdem die bessere Wahl sein, wenn der Terminkalender leer ist. Die Software mag günstiger wirken und trotzdem Geld verbrennen, wenn sich niemand für Ihre Buchungsseite interessiert, weil Sie sie nirgends sichtbar eingebunden haben.
Rechenbeispiel: Ab wie vielen Terminen kippt die Provision?
Für die Entscheidung genügt eine einfache Rechnung: Teilen Sie die monatlichen Fixkosten der Software durch die Provision, die pro Termin anfallen würde. Das Ergebnis ist die Terminzahl, ab der das Abo günstiger ist. Die folgenden Zahlen sind frei angenommen, damit das Prinzip sichtbar wird; sie sind keine Marktpreise, daher rechnen wir in neutralen Einheiten statt in Euro.
Nehmen wir einen Durchschnittsumsatz von 80 Einheiten je Termin und eine angenommene Provision von 15 Prozent. Jede Buchung kostet dann 12 Einheiten. Liegen Abo und Zusatzmodule zusammen bei 480 Einheiten im Monat, ist der Schwellenwert bei 40 Terminen pro Monat erreicht.
Zwei Korrekturen entscheiden darüber, ob die Rechnung für Sie stimmt. Erstens: Fällt die Provision nur bei Neukunden an, zählen Sie nur diese. Ein Salon mit 250 Terminen und zwölf Neukunden im Monat käme nie an den Schwellenwert heran, und das Portal wäre vielleicht eine günstige Werbung. Zweitens: Fällt sie bei jeder Buchung an, zahlt die Stammkundin, die seit Jahren alle sechs Wochen kommt, jedes Mal mit. Dann wird das Modell mit wachsendem Betrieb immer teurer.
Lassen Sie sich vom Anbieter außerdem schriftlich bestätigen: Was gilt als Neukunde? Fällt die Provision auch an, wenn die Kundin über Ihre eigene Website oder einen von Ihnen geteilten Link kommt? Bezieht sie sich nur auf die gebuchte Leistung oder auf die gesamte Rechnung einschließlich Produkte? Was passiert bei Stornierung oder Nichterscheinen? Gibt es zusätzlich eine Grundgebühr?
Anfrage oder Sofortbuchung: die Kosten stehen im Dienstplan
Auf keiner Preisliste steht, wie viel Personalzeit eine Terminbuchung bindet. Dabei macht gerade das den Unterschied. Bei der Sofortbuchung wählt die Kundin einen Slot, und der Termin steht. Bei der Terminanfrage bittet sie um eine Zeit, und Ihr Team bestätigt.
Die Sofortbuchung ist für Kunden bequem, gerade abends, wenn niemand am Empfang sitzt. Sie verlangt aber sorgfältige Vorarbeit. Färben und Föhnen brauchen andere Zeiten als ein Herrenschnitt, Einwirkzeiten lassen sich eventuell parallel nutzen, nicht jede Mitarbeiterin bietet jede Leistung an. Stimmen diese Regeln nicht, verkauft das System Slots, die in der Praxis nicht funktionieren. Jemand muss die Regeln einrichten und pflegen; diese Stunden gehören zu den echten Kosten.
Die Anfrage lässt dagegen die Kontrolle bei Ihnen und passt gut zu Leistungen, die eine Einschätzung im Voraus erfordern, etwa in der Kosmetik oder im Gesundheitsbereich. Der Preis ist die Geschwindigkeit. Wer abends anfragt und erst am nächsten Mittag Antwort bekommt, hat womöglich längst woanders gebucht. Legen Sie deshalb eine Regel fest, bis wann Anfragen bearbeitet werden, und prüfen Sie, ob Ihr Empfang das an vollen Tagen tatsächlich schafft.
Was im Monatspreis wirklich steckt
Zwei gleich hohe Monatspreise können völlig unterschiedliche Rechnungen ergeben, denn die Anbieter zählen Unterschiedliches: Benutzerkonten, Kalender, Mitarbeitende, Standorte oder Terminkontingente. Für einen Friseursalon mit vier Stühlen, einer Empfangskraft und einer Inhaberin, die nur Auswertungen ansieht, ergeben sich so sechs Benutzer, vier Kalender oder ein Standort. Fragen Sie deshalb immer nach dem Rechenmaß, bevor Sie den Betrag ansehen.
Prüfen Sie dabei auch die Fälle am Rand. Zählt die Aushilfe am Samstag als volle Lizenz? Was ist mit der selbstständigen Kollegin, die einen Stuhl mietet und eigene Kunden betreut? Bei Stuhlmiete stellt sich zusätzlich die Frage, wessen Kundendaten im System liegen und wer sie mitnimmt, wenn sie geht. Das ist organisatorisch und datenschutzrechtlich zu klären, bevor die Lizenz gezählt wird.
In Kosmetikstudios, Laserpraxen und Therapiepraxen kommt ein weiterer Punkt hinzu: Ein Termin braucht oft Person, Raum und Gerät zugleich. Berücksichtigt die Online-Buchung nur die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, bucht sie zwei Kundinnen auf ein einziges Lasergerät. Ob sich Ressourcen abbilden lassen und in welchem Paket, sollten Sie gleich zu Beginn fragen. Dasselbe gilt für Kurse: Ein Yoga- oder Pilatesstudio verkauft Plätze mit Teilnehmerlimit, ein reines Einzeltermin-Werkzeug bildet das oft nicht ab.
| Posten | Was Sie fragen sollten | Warum es teuer werden kann |
|---|---|---|
| Benutzer und Kalender | Wonach wird gezählt? | Teilzeit und Aushilfen erhöhen die Zahl der Lizenzen |
| Standort | Reicht das Paket für einen zweiten Standort? | Oft ist dafür ein Wechsel in einen höheren Tarif nötig |
| Vertragslaufzeit | Monatlich kündbar oder Jahresvertrag? | Rabatte für die Jahreszahlung binden Sie, auch wenn das System nicht passt |
| Einrichtung und Datenübernahme | Sind beide inklusive? | Stundensätze fallen häufig erst beim Wechsel auf |
Erinnerungen: SMS, E-Mail, WhatsApp und die Einwilligung
Erinnerungen sollen Terminausfälle verringern, und dass sie etwas kosten, überrascht selten. Überraschend ist eher die Menge. Eine einzige Buchung kann Bestätigung, Erinnerung am Vortag, vielleicht eine zweite am selben Tag und anschließend eine Bewertungsanfrage auslösen. Wer also Termine zählt, unterschätzt die Nachrichten regelmäßig.
Fragen Sie, ob SMS im Abo enthalten sind oder als Guthaben dazukommen und was geschieht, wenn das Kontingent aufgebraucht ist: Stoppen die Nachrichten, entstehen Mehrkosten oder ist ein Tarifwechsel nötig? Verfällt Ungenutztes am Monatsende? Für eine Erinnerung per E-Mail fallen meist die geringsten Kosten an, sie wird aber auch leichter übersehen.
Bei WhatsApp gilt es in Deutschland genauer hinzusehen. Der Kanal ist beliebt, wirft aber Fragen zu Datenweitergabe und Einwilligung auf, vor allem wenn es um Gesundheitsleistungen geht. Holen Sie sich die Einwilligung nachweisbar ein, halten Sie den Nachrichtentext so neutral wie möglich und bieten Sie eine Alternative an. Werbliche Nachrichten sollten Sie von reinen Terminerinnerungen trennen, da für Werbung strengere Regeln gelten können. Mehr zum Aufbau solcher Abläufe finden Sie im Beitrag zur WhatsApp-Terminautomatisierung, und welche anderen Hebel es gibt, erklärt der Beitrag Terminausfälle reduzieren.
Anzahlung und Ausfallgebühr: ein eigener Kostenblock
Eine Anzahlung bei der Buchung senkt das Risiko leerer Stunden bei langen Behandlungen. Sie ist aber nicht kostenlos. Der Zahlungsdienstleister behält pro Transaktion eine Gebühr ein, manche Buchungssysteme schlagen eigene Entgelte auf, und Erstattungen erzeugen Arbeit im Büro. Außerdem brechen manche Neukunden ab, sobald sie schon für einen kurzen Termin Kartendaten eingeben sollen.
Auch eine Ausfallgebühr ist kein reiner Softwareposten. Damit sie überhaupt in Betracht kommt, müssen Sie die Bedingungen in der Regel vorab klar vereinbaren und sichtbar machen. Bei Praxen und Heilberufen stellen sich dazu besondere Fragen, die sich nicht pauschal beantworten lassen; lassen Sie Ihre Formulierungen im Zweifel juristisch prüfen. Praktisch sinnvoll ist es, Anzahlungen nur dort zu verlangen, wo Ihre eigenen Zahlen tatsächlich ein Problem zeigen: etwa bei der langen Erstbehandlung oder den begehrten Samstagsterminen, nicht bei der Stammkundin mit dem kurzen Termin.
DSGVO: die Fragen, die im Angebot fehlen
Ein Buchungsformular erhebt personenbezogene Daten, und bei Gesundheitsleistungen kann schon die gewählte Behandlung Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen. Damit können die strengeren Regeln für besondere Datenkategorien greifen. Das Folgende ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung; Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Anwalt kennt die Einzelheiten Ihres Betriebs besser.
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Der Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag, ein AV-Vertrag sollte also vorliegen. Fragen Sie danach, bevor Sie Daten einspielen.
- Speicherort und Drittland: Wo liegen die Daten, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? Bei einer Übermittlung in Drittländer sind zusätzliche Prüfungen nötig.
- Eingebettetes Widget: Ein in die Website eingebauter Kalender eines Drittanbieters kann Cookies setzen oder Daten übertragen. Das betrifft Ihre Datenschutzerklärung und möglicherweise Ihr Einwilligungsbanner. Ein Link auf die Buchungsseite ist hier oft einfacher.
- Datensparsamkeit im Formular: Ein freies Feld „Grund des Termins" lädt dazu ein, Gesundheitsangaben einzutragen, die Sie vielleicht gar nicht benötigen. Fragen Sie nur ab, was für den Termin nötig ist.
- Löschung und Ausstieg: Wie lange bleiben Daten nach Vertragsende beim Anbieter? Wie bekommen Sie sie heraus?
Ein günstiger Anbieter ohne diese Antworten kann Sie am Ende mehr kosten, nämlich an Beratung und an Aufwand für den späteren Wechsel. Berücksichtigen Sie diese Zeit in Ihrem Vergleich.
Warum eine Terminbuchung keine Kasse ist: Kassengesetz und TSE
Ein Missverständnis begegnet einem im Salon- und Studioalltag immer wieder: Das System bucht Termine und kann auch Zahlungen erfassen, also ist die Kasse erledigt. So einfach ist es nicht. Wer Bargeldumsätze über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst, muss sich mit der Kassensicherungsverordnung und den Anforderungen an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) beschäftigen, ebenso mit der Belegausgabe.
Für Ihre Kostenrechnung heißt das: Fragen Sie konkret, ob das Angebot eine TSE-Lösung umfasst, ob sie an eine vorhandene Kasse angebunden wird oder ob Sie die Kasse weiterhin getrennt betreiben. Eine TSE-Anbindung sollten Sie nicht einfach unterstellen, das gilt auch für Welda CRM: Ab dem Pro-Plan lassen sich dort Kassen-, Bank- und POS-Bewegungen verfolgen, unsere Produktinformationen nennen aber keine zertifizierte TSE. Klären Sie das mit dem Anbieter und Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihre bestehende Kasse abschaffen. Eine Online-Terminbuchung kann gut neben einer bestehenden Kasse laufen, und das ist für viele Betriebe die unkomplizierteste Lösung.
Friseur, Studio, Physiopraxis: Wann lohnt sich was?
Die folgenden Beispiele sind konstruiert, keine Kundenfälle. Sie zeigen, wie unterschiedlich dieselbe Rechnung ausgehen kann.
Barbershop mit Stammkundschaft. Wenige, standardisierte Leistungen, volle Tage, kein Empfang. Hier ist die Sofortbuchung naheliegend, oft genügt eine schlichte Buchungsseite mit Erinnerungen. Eine Provision pro Buchung würde vor allem Stammgäste belasten. Einen Überblick über den Friseurbereich gibt der Beitrag zu den Friseursoftware-Kosten.
Kosmetikstudio mit Kabinen und Laser. Pakete, Restsitzungen und Geräteplanung bestimmen den Alltag. Ein billiger Kalender erzeugt hier mehr Korrekturen, als er Telefonate spart. Es lohnt sich, mehr für saubere Ressourcenplanung und Paketverwaltung auszugeben.
Neueröffnetes Nagelstudio. Noch unbekannt und keine Stammkundschaft. Ein Portal mit Neukundenprovision kann für eine begrenzte Zeit wie ein Werbekanal wirken. Klären Sie aber, ob Sie die Kontaktdaten erhalten und Folgetermine über den eigenen Kanal laufen können.
Physiopraxis mit Kassenpatienten. Hier geht es um Verordnungen und Abrechnung mit den Krankenkassen, die eine spezialisierte Praxissoftware abdeckt. Eine reine Buchungslösung ersetzt das nicht. Auch Welda CRM ist in unseren Produktunterlagen nicht als Lösung für die Kassenabrechnung beschrieben; das gehört in jedem Fall ins Erstgespräch.
Und manchmal lautet die richtige Antwort: noch nicht. Wer wenige Termine pro Woche vergibt oder vor jedem Auftrag ein längeres Beratungsgespräch führt, ist mit einem Kalenderlink und einem geordneten Telefonablauf vorerst gut bedient.
Die Probebuchung: So testen Sie vor Vertragsabschluss
In der Vorführung zeigt der Anbieter die Verwaltungsoberfläche. Ihre Kundinnen und Kunden sehen aber eine andere Seite. Nehmen Sie deshalb Ihr eigenes Smartphone und buchen Sie als jemand, der Sie nicht kennt. Muss ein Konto angelegt werden? Wie viele Schritte braucht es? Wie liest sich die Bestätigung, und welcher Absender steht darüber? Lässt sich der Termin ohne Anruf verschieben?
Schicken Sie im zweiten Schritt zwei Anfragen auf denselben Slot und stornieren Sie eine davon. Buchen Sie eine lange Leistung über die Mittagspause. Sehen Sie sich an, wer wann welche Nachricht erhält. Fragen Sie dann direkt: Welche der eben gezeigten Funktionen sind in dem Tarif, den Sie mir anbieten, nicht enthalten?
Binden Sie die Buchung dort ein, wo sie gesucht wird
Buchungssoftware bringt allein noch keinen Termin. Die Buchungsseite muss sichtbar sein, und das kostet meist wenig Geld, aber etwas Arbeit. Im Google-Unternehmensprofil erreicht ein Terminlink alle, die Sie bereits beim Namen suchen. Im Instagram-Profil und in WhatsApp-Antworten spart er Hin und Her über freie Zeiten. Auf der Website gehört der Button neben die jeweilige Leistung, nicht versteckt in das Menü. Wie die Einbindung technisch aussehen kann, beschreibt der Beitrag Website mit Online-Terminbuchung.
Wenn Sie umstellen, gehen Sie schrittweise vor. Die Kundendaten und künftigen Termine kommen zuerst, dann Leistungen, Zeiten und Regeln. Danach schalten Sie einen einzelnen Kanal frei und beobachten ihn eine Woche, bevor Sie Google und die Website umstellen. Prüfen Sie im Vertrag auch den Ausstieg: Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und der Export der Daten in einem brauchbaren Format entscheiden darüber, ob ein späterer Wechsel Wochen dauert oder Tage. Liegt Ihre Kündigungsfrist ungünstig, zahlen Sie während der Umstellung womöglich zwei Systeme.
Wo Welda CRM in dieser Rechnung steht
Welda CRM ist kein Buchungsportal, sondern eine Termin- und Kundenverwaltung im monatlichen Abo für Kliniken, Kosmetikstudios, Friseursalons, Studios und Gesundheitsberufe. Wenn Sie vor allem einen Marktplatz suchen, der Ihnen Neukunden schickt, leistet das System das allein nicht. Es passt zu Betrieben, die ihre Kundenbeziehung in den eigenen Unterlagen halten wollen.
Die Online-Buchung läuft über Ihre eigene Online-Terminseite: Kundinnen und Kunden fragen einen Termin an, Ihr Team bestätigt mit einem Klick. Eine Sofortbuchung ohne Bestätigung, Online-Anzahlungen oder einen eingebetteten Kalender finden Sie in unseren Produktseiten nicht als zugesagte Funktion. Wenn das für Sie entscheidend ist, sprechen Sie es im ersten Gespräch an.
Zum Funktionsumfang gehören ein gemeinsamer Kalender für Mitarbeitende, Räume und Standorte, Schutz vor Doppelbelegungen, eine Warteliste, automatische Erinnerungen per WhatsApp, Kundenakte sowie Paket- und Mitgliedschaftsverwaltung. Das monatliche Nachrichtenkontingent beträgt je nach Plan 500, 5.000 oder 50.000 Nachrichten; das Beispiel aus dem Abschnitt zu den Erinnerungen zeigt, warum sich die Rechnung vorab lohnt. Einrichtung, Datenübernahme und Schulung sind in jedem Plan enthalten, und eine separate Einrichtungsgebühr gibt es nicht.
Die Pläne im Einzelnen finden Sie auf unserer Seite zu Online Terminbuchung Kosten. Der Betrag richtet sich nach Standorten, Benutzern, Nachrichtenmenge und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt. Außerdem können Sie Welda CRM 7 Tage kostenlos mit allen Modulen testen; endet der Test ohne Abo, wechselt das Konto in den Lesemodus, und Ihre Daten bleiben erhalten. Alle Funktionen stehen in der Übersicht zu Welda CRM.
Häufige Fragen
Was bestimmt die Kosten einer Online-Terminbuchung am stärksten?
Vor allem das Abrechnungsmodell. Ob pro Buchung, pro Neukunde, pro Benutzer oder pro Standort gezahlt wird, entscheidet darüber, wie sich die Rechnung mit Ihrem Wachstum verändert. Danach folgen meist Nachrichtenmenge, Zahlungsgebühren und die Tarifgrenzen.
Ist eine Terminbuchung ohne Provision immer günstiger?
Nein. Bei wenigen Terminen und großem Bedarf an Neukunden kann eine Provision günstiger und risikoärmer sein als ein festes Abo. Das Abo lohnt sich in der Regel, wenn Sie den Schwellenwert aus der obigen Rechnung überschreiten und die Kundschaft Sie direkt findet.
Reicht eine kostenlose Online-Terminbuchung aus?
Für Einzelunternehmer mit wenigen Standardleistungen kann das anfangs genügen. Grenzen zeigen sich meist bei Erinnerungen, einem zweiten Kalender, der Kundenhistorie oder dem eigenen Markenauftritt. Prüfen Sie außerdem AV-Vertrag und Datenexport, auch wenn das Angebot nichts kostet.
Brauche ich eine neue Website für die Online-Terminbuchung?
Nein. Ein Link auf die Buchungsseite im Google-Unternehmensprofil, bei Instagram und in Ihren Nachrichten reicht für den Anfang. Eine Website hilft, Menschen zu überzeugen, die Sie noch nicht kennen, ist aber keine Voraussetzung.
Darf ich bei Nichterscheinen eine Ausfallgebühr verlangen?
Das hängt von Vereinbarung, Branche und Einzelfall ab, und bei Heilberufen gelten besondere Überlegungen. Machen Sie Bedingungen vor der Buchung transparent und holen Sie sich im Zweifel rechtlichen Rat. Eine pauschale Antwort können wir hier nicht geben.
Berechnet Welda CRM eine Provision pro Termin?
Welda CRM wird als monatliches Abo angeboten, und in den Planbeschreibungen ist keine Provision pro Termin aufgeführt. Umfang und Nachrichtenkontingent besprechen wir mit Ihnen im Gespräch. Eine Anfrage können Sie direkt über die Seite Online Terminbuchung Kosten stellen.