Eine Social Media Agentur für die Gastronomie lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen: Ihre Karte oder Ihr Lokal liefert regelmäßig neues Bildmaterial, die Menschen, die Ihre Beiträge sehen, können tatsächlich bei Ihnen essen, und der Deckungsbeitrag zusätzlicher Bons trägt die monatlichen Kosten in einer Größenordnung, die Ihr Betrieb auch bewältigen kann. Fehlt einer dieser Punkte, sind ein gut vorbereiteter Fotoshooting-Tag, eine Mitarbeiterin mit fest eingeplanter Zeit oder ein sauber gepflegtes Google-Unternehmensprofil meist die bessere erste Investition.
Wer ein Restaurant, ein Café oder eine Bäckerei mit Sitzplätzen führt, hat selten ein Motivationsproblem. Instagram bleibt liegen, weil es zwischen Mittagstisch, Lieferung, Dienstplan und Abendgeschäft keinen Platz findet. Dieser Beitrag hilft Ihnen zu entscheiden, ob und in welchem Umfang externe Betreuung sinnvoll ist: anhand von Drehrhythmus, lokaler Reichweite, Rechtsfragen und einer einfachen Rechnung.
Ruhetag, Mise en Place, Mittagstisch: wann überhaupt gedreht werden kann
Gastronomie-Content lässt sich nicht aus dem Büro produzieren. Das Schnitzel muss knusprig sein, die Soße darf noch keine Haut haben, und das Licht im Gastraum ist um elf Uhr vormittags ein anderes als um acht Uhr abends. Für einen Dreh bleiben im Alltag deshalb nur wenige Fenster: der Ruhetag, die Zeit vor dem Mittagsservice oder die Lücke zwischen Mittag und Abend. Am Ruhetag ist es ruhig, doch die Küche steht dann häufig still, und jemand muss extra kommen, um zu kochen. Vor dem Service läuft die Küche, aber jeder Teller für die Kamera nimmt der Vorbereitung Zeit weg.
Genau daran sollten Sie ein Angebot prüfen. Viele Pakete werden in „Beiträgen pro Monat" verkauft. Aussagekräftiger ist die Frage, wie viele Stunden im Monat jemand tatsächlich bei Ihnen vor Ort ist. Zwölf Beiträge aus einem einzigen Nachmittag sehen eben aus wie zwölf Beiträge aus einem Nachmittag: gleicher Tisch, gleiches Licht, gleiche drei Gerichte. Nach etwa einem Quartal fällt das auf, spätestens Ihnen selbst.
Wie häufig gedreht werden muss, hängt davon ab, wie schnell sich Ihr Angebot verändert. Das Traditionsgasthaus mit gleichbleibender Karte kommt mit wenigen umfangreichen Terminen im Jahr aus und erzählt zwischendurch von Menschen, Handwerk und Saison. Das Bistro mit wechselnder Saisonkarte braucht zu jedem Kartenwechsel einen Termin. Spargelzeit, Pfifferlinge, Gans im November und Biergarteneröffnung gehören in den Plan, und zwar bevor die Saison beginnt. Wer die Weihnachtsfeier-Menüs erst im Dezember zeigt, ist zu spät dran, denn Firmen planen deutlich früher.
Beim wöchentlich wechselnden Mittagstisch ist kein externes Team bezahlbar, das jeden Montag vor Ort ist. Hier filmt idealerweise jemand aus Ihrem Team kurz mit dem Smartphone, und die Agentur übernimmt Schnitt, Text und Veröffentlichung. Das funktioniert nur, wenn die Zuständigkeit klar ist und diese Person im Service wirklich fünf Minuten dafür bekommt. Fragen Sie nach, ob die Agentur Ihr Team einweist und eine kurze Anleitung zu Bildausschnitt, Licht und Länge liefert.
Cafés haben es in einem Punkt leichter: Kuchen, Kaffee und Einrichtung bleiben länger ansehnlich, ein Termin ergibt also mehr Material. Dafür ist die Austauschbarkeit größer, denn der Cappuccino von oben sieht überall ähnlich aus. Einen Unterschied machen die Dinge, die nur Sie haben, etwa die Rösterei, mit der Sie zusammenarbeiten, das Rezept von früher oder die Stammgäste am Fenstertisch. Das steht in keinem Briefing-Formular. Eine gute Agentur fragt danach.
Was ein Monat Instagram im Betrieb wirklich bindet
Viele Betriebsinhaber vergleichen Agenturkosten mit null, weil das Handy ja schon da ist. Tatsächlich kostet die Eigenlösung Stunden, und zwar meist die nach Küchenschluss. Zählen Sie eine normale Woche lang mit: Ideen sammeln, Teller anrichten, filmen, schneiden, Text schreiben, veröffentlichen und vor allem Nachrichten beantworten. Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel für einen Betrieb mit einem Standort, ersetzt aber nicht Ihre eigene Zählung.
Die Frage lautet also, wem diese Stunden gehören. Wenn jemand im Team Freude daran und einen Blick für Bilder hat, kann eine interne Lösung persönlicher wirken als jede Agentur. Das setzt bezahlte, fest eingeplante Zeit voraus. „Mach das, wenn wenig los ist" führt selten zum Ziel, denn in ruhigen Momenten fallen Nebenarbeiten an. Und wer als Minijobber oder Aushilfe diese Aufgabe nebenbei übernimmt, geht irgendwann, womöglich samt Zugangsdaten.
Die Agentur bringt Verlässlichkeit, kann aber austauschbar klingen. Die Mischform ist in der Gastronomie oft sinnvoll: Das Team liefert Momente aus dem Alltag, die externe Betreuung kümmert sich um Plan, Schnitt und Auswertung. Prüfen Sie, welche Variante zu Ihrem Betrieb passt, bevor Sie Angebote einholen, denn davon hängt ab, was Sie überhaupt anfragen.
Einzugsgebiet statt Followerzahl: lokale Ausrichtung in der Praxis
Tausend Follower aus einer anderen Stadt bringen weniger als fünfzig Menschen aus dem eigenen Viertel. Für einen Gastronomiebetrieb gehört die Frage „Wer sieht das?" deshalb mit Stadtteil und Entfernung beantwortet. Steht im Konzept als Zielgruppe nur „Foodies zwischen 25 und 45", wurde es noch nicht für Ihren Betrieb geschrieben.
Wie groß das Einzugsgebiet ist, unterscheidet sich stark. Die Eckkneipe mit Küche lebt von Menschen im Umkreis, die zu Fuß kommen. Das Lokal am Gewerbegebiet oder im Büroviertel braucht Berufstätige, die dort arbeiten, gleichgültig wo sie wohnen, und seine Beiträge müssen vor dem Mittag erscheinen. Das Ausflugslokal an der Mosel oder im Schwarzwald erreicht Gäste, die einen Tagesausflug planen und von weiter her anreisen; hier zählen Wochenende, Parkplatz, Terrasse und Wanderweg. Die Altstadtpizzeria mit vielen Touristen denkt mehrsprachig und saisonal. Beim reinen Lieferdienst schließlich endet die Zielgruppe dort, wo der Fahrer nicht mehr hinfährt.
Im organischen Bereich steuern Sie die Reichweite nur indirekt, etwa über Standort-Tags, den Stadtteilnamen in Text und Profil sowie Beiträge gemeinsam mit benachbarten Betrieben wie Weinhändler oder Hofladen. Präzise lokale Aussteuerung gibt es vor allem bei bezahlten Anzeigen, zum Beispiel über Meta mit Standort und Umkreis. Wählen Sie den Radius nicht so eng, dass die Zielgruppe zusammenbricht. Bezahlte Reichweite lohnt sich meist erst, wenn Inhalte und Rhythmus organisch stehen.
Wichtig ist zudem, dass die Suche nach „Restaurant in der Nähe" in der Regel gar nicht auf Instagram beginnt, sondern bei Google und Google Maps. Wer ein Reel sieht, sucht oft anschließend nach dem Namen und prüft Sterne, Öffnungszeiten und aktuelle Bewertungen. Stimmen die Zeiten am Feiertag nicht oder bleiben kritische Rezensionen unbeantwortet, verpufft das erzeugte Interesse. Bevor Sie Budget in Social Media stecken, sollten deshalb Ihr Google-Unternehmensprofil und lokales SEO stimmen.
Reservierungen per DM, Allergene und der Freitagabend
In einem Restaurant-Postfach landen selten höfliche Kommentare, sondern konkrete Anfragen: „Haben Sie heute Abend noch einen Tisch für vier?" „Dürfen wir den Hund mitbringen?" „Können Sie laktosefrei kochen?" Viele Antworten kennt nur, wer im Betrieb steht. Eine Agentur weiß nicht, wie voll der Saal heute ist oder was die Küche gerade auf Lager hat. Wenn in einem Angebot also „Community-Management" steht, klären Sie, wo dessen Grenze liegt.
Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Gruppen. Feststehende Informationen wie Adresse, Öffnungszeiten, Parkplätze, Karte und Hunderegel kann die Agentur anhand freigegebener Textbausteine beantworten. Tagesaktuelle Fragen zu freien Tischen, Gruppen und Feiern gehen an eine namentlich benannte Person oder direkt auf Ihr Reservierungssystem beziehungsweise Telefon. Heikle Themen wie Allergien, gesundheitliche Beschwerden nach dem Essen, Vorwürfe gegen Mitarbeitende oder Hygiene bleiben bei Ihnen.
Besonders bei Allergenen gehört das schriftlich festgehalten. Ein schnelles „Ja, glutenfrei!" von jemandem, der Ihre Küche nie gesehen hat, ist eine Aussage über Kreuzkontamination, die er nicht prüfen kann. Für Allergenangaben gelten in Deutschland zudem eigene lebensmittelrechtliche Pflichten; solche Fragen sollten stets die Küche oder die Betriebsleitung beantworten.
Und dann ist da noch die Uhrzeit. Agenturen arbeiten überwiegend montags bis freitags tagsüber, Gäste schreiben dagegen freitags um 18 Uhr oder sonntags vor dem Spaziergang. Eine Reservierungsanfrage, die am Montagmorgen beantwortet wird, ist ein verlorener Tisch. Das ist kein Vorwurf an eine Agentur, nur ein Punkt, der geklärt sein muss. Ist das Wochenende nicht abgedeckt, helfen eine automatische Antwort mit Telefonnummer und Reservierungslink sowie jemand aus dem Team, der kurz vor dem Service ins Postfach schaut. Beim Umgang mit öffentlicher Kritik hilft unser Leitfaden zu Google-Bewertungen und Reputation.
Impressum, Gästefotos, GEMA: Rechtsfragen, die Gastronomen unterschätzen
Die folgenden Punkte sind eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Klären Sie Einzelfragen mit Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten, und fragen Sie die Agentur, wie sie damit umgeht und wer die Verantwortung übernimmt.
- Impressum. Geschäftlich genutzte Social-Media-Profile brauchen in Deutschland in der Regel eine leicht erreichbare Anbieterkennzeichnung, oft über einen Link im Profil. Das wird bei Übernahme bestehender Konten häufig übersehen.
- Gäste und Personal im Bild. Für erkennbare Personen sind das Recht am eigenen Bild und die DSGVO relevant. Am einfachsten drehen Sie vor der Öffnung oder holen schriftliche Einwilligungen ein. Klären Sie bei Mitarbeitenden auch, was beim Ausscheiden geschieht, und seien Sie bei Kindern besonders zurückhaltend.
- Musik. Im Business-Konto stehen auf den Plattformen oft nicht dieselben Titel zur Verfügung wie privat. Der angesagte Song im Reel kann daher zum Problem werden, unabhängig von der GEMA-Lizenz für die Hintergrundmusik im Lokal, die das in der Regel nicht abdeckt.
- Kooperationen. Wenn ein Foodblogger gegen Bezahlung oder Gratisessen postet, ist in der Regel eine klare Kennzeichnung als Werbung nötig.
- Preise. Nennen Sie in einem Beitrag einen Preis für Mittagstisch oder Menü, sollte es der Endpreis sein. Die Preisangabenverordnung kann hier relevant werden.
- Alkohol und Aussagen. Werbung für Alkohol sollte sich nicht an Jugendliche richten, und die Plattformen setzen eigene Grenzen. Superlative wie „das beste Schnitzel der Stadt" oder gesundheitsbezogene Aussagen können wettbewerbsrechtlich angreifbar sein.
Ein Randthema betrifft die Kasse. Wenn Sie Aktionen aus Social Media messen wollen, etwa mit einem Codewort für ein Dessert, sollten diese ordentlich im Kassensystem erfasst werden. Die Anforderungen aus Kassengesetz und TSE gelten unabhängig vom Marketing. Wie Rabatte und Gutscheine buchhalterisch zu behandeln sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Drei Geldtöpfe und eine Rechnung in Bons
Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn Sie sie zerlegen. Hinter „Social-Media-Paket" stecken in der Regel drei getrennte Töpfe. Da ist erstens die Betreuung: Plan, Texte, Design, Veröffentlichung, Kommentare, Nachrichten, Bericht. Zweitens die Produktion: Stunden vor Ort, Foto und Video, Schnitt, eventuell Licht oder zweite Person. Drittens das Mediabudget, also das Geld, das direkt an die Werbeplattform fließt und nicht zur Agenturvergütung gehört. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob es enthalten ist und auf wessen Konto die Anzeigen laufen.
Den Preis bewegen vor allem diese Faktoren: Zahl der Plattformen, Menge an Kurzvideos, Häufigkeit der Vor-Ort-Termine, abgedeckte Zeiten im Postfach, Zahl der Standorte und Sprachen. Einen pauschalen Marktpreis zu nennen, wäre deshalb irreführend. Zwei ähnliche Summen können völlig unterschiedliche Leistungen bedeuten. Schicken Sie allen Anbietern dasselbe Briefing und bitten Sie um dieselben Angaben. Bei uns wird die Vergütung ebenfalls im kostenlosen Erstgespräch anhand dieser Punkte geklärt.
Versteckte Kosten liegen meist am Rand: zusätzliche Drehtage, zeitlich begrenzte Nutzungsrechte an Bildern und Musik, Mindestlaufzeiten mit automatischer Verlängerung, Vorlagen, die Sie nach der Trennung nicht weiterverwenden dürfen, und Werbekonten auf den Namen der Agentur. Dazu kommt ein Posten, der nie auf der Rechnung steht: Ware und Küchenzeit für den Dreh. Klären Sie außerdem Ihre Vertragsform: Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist sind gerade für einen saisonalen Betrieb relevant, der im Januar kaum Gäste hat und trotzdem weiterzahlt.
Wenn der Gesamtbetrag feststeht, übersetzen Sie ihn in zusätzliche Bons. Entscheidend ist dabei nicht der Umsatz, sondern der Deckungsbeitrag: was vom durchschnittlichen Bon nach Wareneinsatz und variablen Kosten übrig bleibt.
Wir rechnen im Beispiel bewusst in neutralen Einheiten, da die realen Werte je nach Stadt und Konzept stark schwanken. Interessant ist das Ergebnis im Verhältnis zu Ihrer Kapazität. Sind Freitag und Samstag ohnehin ausgebucht, müssen die zusätzlichen Gäste an anderen Tagen kommen. Damit ändert sich die Aufgabe der Inhalte: nicht „Besuchen Sie uns", sondern ein konkreter Grund für den Dienstagabend. Ein durchgehend voller Betrieb sollte Social Media eher für Weihnachtsfeiern, Gutscheine oder das Catering nutzen, also dort, wo noch Platz ist.
Wann Sie sich eine Agentur sparen können
Nicht jeder Betrieb braucht heute externe Betreuung. Zuerst kommen die Grundlagen: Sind Karte und Öffnungszeiten online nicht auffindbar, bringt das sofort mehr als jedes Reel. Unser Beitrag Website für Restaurants und Cafés zeigt, was Gäste erwarten. Haben Sie bekannte Schwächen in Küche oder Service, macht mehr Sichtbarkeit diese nur bekannter. Ein Konzept, das sich noch wöchentlich ändert, passt schlecht zu einem Jahresvertrag; ein einzelner Fototermin mit anschließender Auswertung ist ehrlicher.
Auch der seit Jahren ausgebuchte Betrieb mit vielen Stammgästen muss nicht zwingend wachsen. Hier reichen gute Bilder, korrekte Angaben und ein gelegentlicher Hinweis auf Betriebsferien. Umgekehrt zahlt sich externe Unterstützung eher aus, wenn mehrere Standorte einheitlich auftreten sollen, eine Neueröffnung oder ein Inhaberwechsel ansteht, sich konkrete schwache Zeiten füllen lassen oder das Konto offensichtlich sonst weiter brachliegt.
So prüfen Sie im Gespräch, ob jemand Gastronomie versteht
Für die allgemeine Auswahl lesen Sie unseren Leitfaden Social-Media-Agentur auswählen. Speziell für Ihre Branche helfen diese Fragen, und zwar weniger wegen der richtigen Antwort als wegen ihrer Genauigkeit:
- Wann genau kommen Sie zum Dreh, und wie stört das meinen Service möglichst wenig? Wie bereiten Sie den Termin mit der Küche vor?
- Welches Einzugsgebiet sehen Sie bei meinem Standort, und wie würden Sie meinen schwachen Dienstag angehen?
- Was passiert mit einer Reservierungsanfrage am Freitagabend? Was antworten Sie auf eine Allergenfrage?
- Wer gibt Beiträge frei? Bleibt der Plan stehen, wenn ich in einer vollen Woche nichts freigebe?
- Sehe ich im Bericht auch Routenanfragen, Anrufe und Klicks auf den Reservierungslink, oder nur Reichweite und Likes?
- Wem gehören Konto, Werbekonto, Rohmaterial und Nutzungsrechte, wenn wir uns trennen?
- Wie regelt der Vertrag Betriebsferien oder den saisonal schwachen Januar?
Die Eigentumsfrage ist in der Gastronomie besonders heikel, weil Konten häufig auf eine frühere Servicekraft oder ein altes privates E-Mail-Konto laufen. Sorgen Sie vor der Übergabe dafür, dass Instagram und Facebook in einem Meta-Unternehmensportfolio unter Ihrer Kontrolle liegen und die Zwei-Faktor-Bestätigung über Ihr Gerät läuft. Die Agentur erhält dann Zugriff über das Portfolio statt über ein Passwort. Schließen Sie zudem bei Beginn einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, falls personenbezogene Daten wie Gästeanfragen bearbeitet werden, und prüfen Sie dies mit Ihrer Datenschutzberatung.
Die ersten drei Monate: woran Sie die Zusammenarbeit messen
Notieren Sie vor dem Start einen Ausgangswert aus den letzten drei Monaten: Gäste je Wochentag, Ihre schwächsten Schichten, Aktionen im Google-Profil. Berücksichtigen Sie auch die Saison, denn in vielen Betrieben ist der Vergleich von November mit Juli wenig aussagekräftig. Dann gehen Sie so vor:
Die Zuordnung bleibt in der Gastronomie unscharf, und das sollten beide Seiten offen zugeben. Pragmatische Signale reichen meist aus: Fragen Sie im Service nach, wie Gäste auf Sie aufmerksam wurden, und beobachten Sie, ob sich eine bestimmte schwache Schicht nach einer bestimmten Kampagne verändert hat. Seriös kann niemand eine bestimmte Gästezahl garantieren. Wird Ihnen das angeboten, fragen Sie nach, wie genau es gemessen werden soll.
Welda als Partner: was dazugehört und was nicht
Wer bei uns als Social Media Agentur Gastronomie anfragt, bekommt eine Betreuung, die das hier umfasst: Strategie und Positionierung, einen monatlichen Content-Kalender, die Erstellung von Posts, Reels und Storys, Texte und Captions, das Verfolgen von Kommentaren und DMs sowie einen monatlichen Performance-Bericht. Cafés und Restaurants gehören zu den Branchen, mit denen wir arbeiten. Eigentum und Zugriff auf Ihre Konten bleiben jederzeit bei Ihnen.
Einige Grenzen sollten Sie kennen. Food-Fotografie und Videodreh vor Ort gehören zu unserem Bereich Content & Produktion. Wie das mit der laufenden Betreuung zusammenspielt und ob regelmäßige Termine an Ihrem Standort praktikabel sind, klären wir im Einzelfall im Gespräch. Anzeigenkampagnen und lokales SEO sind eigene Leistungen. Reservierungen nehmen wir nicht entgegen, und wir führen auch nicht Ihre Tischplanung; solche Anfragen leiten wir an die von Ihnen benannte Person weiter. Eine Rechtsberatung ersetzen wir ebenfalls nicht.
Erzählen Sie uns, wie sich Ihre Karte verändert, woher Ihre Gäste kommen und welche Schichten leer bleiben. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob und in welchem Umfang eine Social Media Agentur für die Gastronomie für Ihren Betrieb sinnvoll ist. Wenn zunächst ein einzelner Fototermin oder ein gepflegtes Google-Profil reicht, sagen wir Ihnen das auch.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Restaurant auf Instagram posten?
Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Entscheidend ist ein Rhythmus, den Sie ein Vierteljahr lang halten können. Legen Sie zuerst den Drehrhythmus fest, denn er bestimmt, wie viele gute Beiträge überhaupt möglich sind.
Welche Plattformen sind für Gastronomen sinnvoll?
Meist beginnt es mit Instagram, weil Speisen und Räume visuell wirken. Facebook kann für lokale Gruppen und ältere Gäste noch nützlich sein. TikTok passt, wenn regelmäßig kurze Videos möglich sind und die Zielgruppe jünger ist. Das Google-Unternehmensprofil ist kein soziales Netzwerk, sollte aber nie fehlen. Eröffnen Sie keinen Kanal, den Sie nicht pflegen können.
Lohnt sich eine Agentur für ein kleines Café?
Häufig zunächst nicht. Ein guter Fototermin, ein gepflegtes Profil und jemand aus dem Team mit Blick für Bilder reichen oft weit. Sinnvoll wird externe Hilfe, wenn diese Routine immer wieder einschläft oder ein Einschnitt wie ein zweiter Standort ansteht.
Was kostet eine Social Media Agentur für die Gastronomie?
Das hängt von Plattformen, Inhaltsmenge, Drehhäufigkeit und abgedeckten Antwortzeiten ab, weshalb ein Pauschalwert kaum aussagekräftig ist. Eine feste Preisliste haben wir nicht. Im kostenlosen Gespräch klären wir den Umfang und erstellen auf dieser Basis ein passendes Angebot. Vorhandene Angebote anderer Anbieter dürfen Sie gern mitbringen.
Bringt Social Media mehr Lieferbestellungen?
Es kann Bekanntheit und Aktionen im Liefergebiet unterstützen, eine bestimmte Bestellmenge kann jedoch niemand zusagen. Auf Bestellplattformen spielen auch Bewertung, Lieferzeit und Preis eine große Rolle. Achten Sie darauf, dass bezahlte Reichweite nicht über Ihr Liefergebiet hinausgeht.
Dürfen wir Bilder nach einem Agenturwechsel weiterverwenden?
Das regeln Vertrag und Nutzungsrechte. Dass Beiträge online bleiben, bedeutet nicht automatisch, dass Sie die Originaldateien erhalten oder die Bilder erneut nutzen dürfen, etwa für eine Speisekarte oder Plakate. Lassen Sie sich Rohmaterial, Designdateien und Nutzungsrechte vor Beginn schriftlich zusichern.