Ein guter Terminplaner für die Physiotherapie als Einzelkämpfer oder im Hausbesuch ist vor allem eines: auf dem Smartphone wirklich bedienbar. Er zeigt Termine, Restbehandlungen und offene Zahlungen am selben Patienten, verschickt Erinnerungen von selbst und lässt Sie Buchungen bestätigen, bevor sie Ihre Fahrtroute zerschießen. Die wichtigste Frage steht aber noch davor: Rechnen Sie mit gesetzlichen Krankenkassen ab oder arbeiten Sie für Selbstzahler und Privatpatienten? Davon hängt ab, ob ein reiner Terminplaner überhaupt genügt oder ob Sie eine Branchensoftware für Heilmittelerbringer brauchen.
Dieser Beitrag richtet sich an selbstständige Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten ohne eigenen Empfang: mobil, in einem gemieteten Raum oder in Kombination. Wer eine Praxis mit mehreren Behandlern und Räumen führt, findet im Beitrag zum Physiotherapie-Praxismanagement den passenderen Einstieg.
Kassenzulassung oder Selbstzahler: die Weiche vor jedem Vergleich
In Deutschland entscheidet die Art der Abrechnung über die Softwarekategorie. Das ist keine Formalität, denn wer diese Frage überspringt, vergleicht womöglich Produkte, die für seine Arbeit gar nicht infrage kommen.
Mit Kassenzulassung behandeln Sie auf Grundlage einer Heilmittelverordnung und rechnen mit den Krankenkassen nach deren Vorgaben ab. Dafür brauchen Sie in aller Regel eine spezialisierte Abrechnungslösung oder ein Abrechnungszentrum, die Verordnung, Frequenz, Fristen und den Datenaustausch mit den Kassen abbilden. Ein allgemeiner Terminplaner kann das nicht ersetzen, auch wenn er noch so schön aussieht. Hinzu kommen sich ändernde Vorgaben zur digitalen Verordnung und zur Telematikinfrastruktur; fragen Sie Ihren Berufsverband nach dem aktuellen Stand.
Als Selbstzahlerangebot oder Privatpraxis sieht die Welt anders aus. Das gilt zum Beispiel für sektorale Heilpraktiker für Physiotherapie, für Privatrezepte, Präventionskurse oder Behandlungen im Rahmen von Zehnerkarten. Hier zählen Kalender, Patientenprofil, Sitzungszähler, Erinnerung und Rechnung. Eine schlanke Software genügt meist, und teure Kassenfunktionen würden Sie nie öffnen.
Im Mischbetrieb sollten Sie nüchtern rechnen. Zwei Systeme bedeuten doppelte Pflege. Oft ist es sinnvoll, die Kassenlösung auch für die wenigen Privatfälle zu nutzen, sofern deren Kalender mobil brauchbar ist. Liegt Ihr Schwerpunkt dagegen klar bei Selbstzahlern, kann ein kleiner Kassenanteil über ein Abrechnungszentrum laufen, während Sie im Alltag mit dem Terminplaner arbeiten.
Der Hausbesuch verändert den Kalender
In der Praxis endet eine Behandlung, und zehn Minuten später wartet der nächste Patient. Beim Hausbesuch liegt dazwischen eine Strecke. Dazu kommen Parkplatzsuche, ein Pflegeheim, in dem die Anmeldung erst den Wohnbereich anrufen muss, oder ein Patient, der länger braucht, um die Tür zu öffnen. Ein Kalender, der nur freie Zeiten kennt, bietet Ihnen um 13 Uhr einen Termin an, obwohl Sie um 12:50 Uhr noch auf der anderen Seite der Stadt stehen.
Rechnen Sie zuerst aus, um wie viel Zeit es überhaupt geht. Das Beispiel unten zeigt, warum sich die Frage lohnt.
Wer sonst nichts ändert, kann mit drei Mitteln arbeiten. Die einfachste Variante ist der gepufferte Termin: Eine Behandlung von 30 Minuten belegt im Kalender 50 Minuten. Das funktioniert in jedem Programm, verzerrt aber Auswertungen zur Auslastung. Wirksamer ist die Einteilung in Touren, also feste Stadtteile an festen Wochentagen: montags und donnerstags Altona und Ottensen, dienstags und freitags Barmbek und Winterhude. Bei Serienterminen ergibt sich das fast von selbst, denn ein Patient mit zwei Terminen pro Woche bleibt über Wochen im selben Tourenfenster. Die dritte Möglichkeit sind Routenplaner. Sie sind vor allem für Teams mit vielen Stopps gedacht. Für vier oder fünf Besuche am Tag reicht oft ein gewöhnlicher Kartendienst.
Daraus folgt auch die Antwort auf die Online-Terminvergabe. Sofort bestätigte Buchungen eignen sich für eine feste Adresse. Für Sie heißt das, dass sich ein Neupatient in Harburg direkt hinter einen Besuch in Blankenese setzen kann. Sicherer ist ein Ablauf, bei dem der Patient eine Anfrage stellt und Sie diese erst nach einem Blick auf die Tour bestätigen. Das klingt nach weniger Komfort, spart aber das Telefonat, in dem Sie einen bereits gebuchten Termin wieder absagen müssen.
Serien, Pausen und das Rezept im Handschuhfach
Physiotherapie läuft in Behandlungsserien. Bei Kassenpatienten bestimmt die Verordnung, wie viele Einheiten in welcher Frequenz vorgesehen sind und in welchem Zeitraum die Behandlung beginnen und fortgeführt werden muss. Ein Papierrezept im Handschuhfach ist dabei eine Gefahrenquelle, denn wer erst beim letzten Termin merkt, dass eine Frist überschritten wurde oder eine Unterschrift fehlt, riskiert im schlechtesten Fall die Vergütung. Solche Prüfungen sind ein wichtiger Grund für spezialisierte Lösungen in Kassenpraxen.
Bei Selbstzahlern sind die Regeln Ihre eigenen, was nicht einfacher ist. Halten Sie diese fest, bevor Sie eine Software testen, denn das Programm setzt Ihre Entscheidungen um, es trifft sie nicht für Sie.
| Situation | Zu klären | Was die Software leisten sollte |
|---|---|---|
| Rechtzeitige Absage | Bis wann gilt „rechtzeitig“? | Termin verschieben, Restanspruch unverändert |
| Kurzfristige Absage | Wird eine Einheit berechnet? | Absage dokumentieren, Entscheidung bei Ihnen |
| Vor verschlossener Tür | Ausfallhonorar? Anfahrt? | Status „nicht erschienen“ mit Notiz |
| Krankenhausaufenthalt | Serie pausieren, Guthaben behalten? | Restsitzungen bleiben, Aufgabe zur Wiedervorlage |
| Serie beendet, Ziel offen | Neues Paket, Rücksprache mit dem Arzt? | Verlauf sichtbar, Erinnerung vor der letzten Einheit |
Beim Thema Ausfallhonorar lohnt besondere Vorsicht. Ob und in welcher Höhe es zulässig ist, hängt von der Vereinbarung mit dem Patienten und dem Versicherungsstatus ab. Für Kassenpatienten können eigene Rahmenbedingungen gelten, und die Beurteilung ist oft einzelfallabhängig. Lassen Sie sich die Formulierung von Ihrem Berufsverband oder einer Rechtsberatung prüfen, bevor Sie sie in den Behandlungsvertrag schreiben. Hinzu kommt, dass ein Ausfall Sie bei Hausbesuchen doppelt trifft: Die Einheit fehlt, und die Anfahrt war trotzdem da.
Der zweite Punkt betrifft die Kontinuität. Der Therapieerfolg hängt an der Regelmäßigkeit. Wer zweimal in Folge fehlt, ist nicht nur ein Umsatzproblem, sondern womöglich auch ein Fall für einen kurzen Anruf. Sie brauchen dafür keine Marketing-Automation, sondern eine einfache Wiedervorlage oder Liste: „Diese Patienten waren seit zwei Wochen nicht da und haben noch Einheiten offen.“
Der Smartphone-Test im Treppenhaus
„Mobil optimiert“ steht auf fast jeder Website. Das sagt wenig aus. Manche Oberfläche ist nur verkleinert, manche App kann zwar den Kalender, verweist für alles andere aber auf den Browser. Prüfen Sie es selbst: Legen Sie in der Testphase drei Probepatienten und eine Serie von zehn Einheiten an und erledigen Sie die folgenden Aufgaben auf Ihrem eigenen Telefon. Am besten im Stehen, zwischen zwei echten Terminen.
Testen Sie außerdem, was bei schlechtem Netz passiert. Im Keller eines Altbaus, im Pflegeheim oder auf dem Land ist das keine Theorie. Webbasierte Systeme pausieren beim Verbindungsabbruch, Ihre Daten bleiben auf dem Server erhalten. Bei Apps kann „offline nutzbar“ alles von voller Bearbeitung bis zur reinen Lesekopie bedeuten; fragen Sie genau nach. Wenn Ihr Gebiet schlecht versorgt ist, gehört die Tagesliste am Morgen als Ausweichlösung zum Tagesablauf, datensparsam und nicht offen auf dem Beifahrersitz.
Schweigepflicht auf dem privaten Handy
Als Physiotherapeutin unterliegen Sie der beruflichen Schweigepflicht nach § 203 StGB, und Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Dass Sie allein arbeiten, ändert daran nichts. In der Realität liegen die Daten oft auf dem privaten Telefon: im Adressbuch als „Frau Meier Schulter“, in der Galerie als fotografierter Arztbrief, im Chat als Frage nach der Übung. Das folgende Raster ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung, gibt Ihnen aber die richtigen Fragen an die Hand.
- Auftragsverarbeitung: Bekommen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Wenn ein externer Anbieter Patientendaten verarbeitet, ist er in der Regel nötig.
- Serverstandort und Unterauftragnehmer: Wo liegen die Daten, und wer ist beteiligt? Bestehen Sie auf einer klaren schriftlichen Antwort.
- Sperrbildschirm: Lässt sich die Erinnerung auf „Ihr Termin morgen um 15 Uhr“ reduzieren, ohne Diagnose oder Behandlungsart?
- Geräteverlust: Wie lange bleibt eine Sitzung aktiv, und können Sie sich aus der Ferne abmelden?
- Aufbewahrung: Die Dokumentation ist in der Regel zehn Jahre aufzubewahren (§ 630f BGB). Kommen Sie nach einer Kündigung noch an Ihre Daten, und in welchem Format?
- Einwilligung: Wird versioniert festgehalten, wann der Patient welchem Text zugestimmt hat?
WhatsApp verdient einen eigenen Gedanken. Der Dienst ist in Deutschland weit verbreitet, aber in Gesundheitsberufen datenschutzrechtlich ein Dauerthema. Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung ein, halten Sie die Inhalte frei von Gesundheitsangaben und überlegen Sie, wie Sie mit Patienten umgehen, die ablehnen. Nicht jeder ältere Patient nutzt den Dienst, und manchmal landet die Nachricht bei einer Angehörigen. Wie automatische Erinnerungen technisch aufgebaut werden, zeigt der Beitrag zur WhatsApp-Terminautomatisierung, die organisatorischen Grundlagen stehen im Beitrag zur Sicherheit von Patientendaten.
Kassengesetz und TSE: Was beim Kassieren an der Haustür gilt
Bar kassierte Honorare beim Hausbesuch werfen eine Frage auf, die in Softwarevergleichen selten vorkommt. Ein Terminplaner ist zunächst keine Kasse. Sobald aber ein elektronisches System Barumsätze als Kassenfunktion aufzeichnet, können die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung greifen, also zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Belegausgabe und Meldepflichten. Eine offene Ladenkasse oder eine Quittung aus dem Block unterliegt anderen Regeln, ist aber nicht regelfrei, denn auch hier müssen Aufzeichnungen nachvollziehbar sein.
Die Umsatzsteuerbefreiung für Heilbehandlungen sollten Sie dabei nicht mit einer Befreiung von Aufzeichnungspflichten verwechseln. Auch Leistungen wie Wellness-Massagen oder Präventionsangebote können steuerlich anders zu behandeln sein als ärztlich verordnete Behandlungen. Das klärt Ihr Steuerbüro, und zwar vor dem Softwarekauf. Manche umgehen die Frage, indem sie Überweisung oder Kartenzahlung statt Bargeld anbieten; auch das hängt von Ihrer Situation ab.
Fragen Sie jeden Anbieter konkret: Ist das „Kassenmodul“ TSE-fähig und für Deutschland vorgesehen? Wenn die Antwort nicht eindeutig ist, nutzen Sie das System nur als Zahlungsübersicht und erfassen Bargeld wie von Ihrem Steuerbüro empfohlen. Bei der E-Rechnung gilt Ähnliches: Die Pflichten im B2B-Bereich betreffen klassische Patientenrechnungen in der Regel nicht, wohl aber möglicherweise Rechnungen an Firmen, etwa im betrieblichen Gesundheitsmanagement.
Reichen Handykalender und Zettel noch?
Nicht jede Einzelkämpferin braucht jetzt eine Software. Wenn Sie überwiegend Kassenpatienten über ein Abrechnungszentrum abrechnen und nur eine kleine, stabile Zahl von Patienten sehen, kann der vorhandene Kalender genügen. Achten Sie dann aber darauf, wo Notizen landen; ein privater Cloud-Kalender mit Diagnose im Terminbetreff ist keine gute Lösung.
Was die Kosten wirklich treibt
Preise hängen von Anbieter, Paket und Umfang ab und veralten schnell, eine Monatsgebühr allein sagt deshalb wenig. Verlässlicher ist es, Angebote über ein volles Jahr nach denselben Posten zu vergleichen.
Nachrichten: Eine Beispielrechnung hilft: Bei 25 Terminen pro Woche und zwei Erinnerungen je Termin kommen Sie auf rund 200 Nachrichten im Monat. Klären Sie, was bei Überschreitung passiert und ob es einen Kanal außer WhatsApp gibt, falls Sie den brauchen.
Paketgrenzen: Die schönste Funktion der Demo kann eine Stufe höher liegen als das angebotene Paket. Fragen Sie bei jedem Bildschirm: In welchem Tarif ist das enthalten?
Speicher: Arztbriefe und Befunde belasten kaum. Videos zur Bewegungsanalyse dagegen schon, zumal dafür auch eine eigene Einwilligung nötig sein kann.
Einrichtung und Datenübernahme: Wer überträgt Ihre Patientenliste, und was kostet es, wenn die Tabelle nicht sauber ist? Lassen Sie das vorab klären.
Anbindungen: Abrechnungszentrum, E-Rechnungs-Anbieter oder Kartenzahlung können jeweils eigene Kosten auslösen, die nicht im Softwarepreis stehen.
Ausstieg: Wie kommen Sie an Daten und Dokumentation, wenn Sie kündigen? Das ist bei einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist keine Nebensache.
Ihre eigene Zeit: Eine kostenlose Lösung, die jeden Abend eine halbe Stunde Nacharbeit verlangt, ist nicht kostenlos. Rechnen Sie diese Zeit in Behandlungseinheiten um, dann fällt der Vergleich oft anders aus.
Welda CRM: passend für Selbstzahler, nicht für die Kassenabrechnung
Welda CRM ist ein webbasiertes System für Termine und Patientenverwaltung. Als Terminplaner Physiotherapie passt es zu selbstzahlerorientierter Arbeit mit Behandlungsserien. Gesamt- und Restsitzungen stehen im Patientenprofil und werden beim Erfassen einer Sitzung aktualisiert, Zahlungen und offener Saldo stehen am selben Ort. Erinnerungen gehen automatisch per WhatsApp hinaus. Online-Termine laufen als Anfrage, die Sie bestätigen, was gut zum oben beschriebenen Tourenproblem passt. Bei einer Absage lässt sich über die Warteliste der Nächste benachrichtigen. Die Gesundheitsdaten enthalten Allergie- und Kontraindikationshinweise und werden verschlüsselt gespeichert; Einwilligungen werden versioniert erfasst und Zugriffe protokolliert. Oberfläche und Vorlagen gibt es auf Deutsch.
Der Starter-Plan umfasst einen Standort, drei Benutzer, 500 WhatsApp-Nachrichten im Monat und 1 GB Speicher. Automatisierte Nachrichtenabläufe und Kasse/POS gehören zu Pro; lassen Sie sich im Gespräch genau zeigen, welche Erinnerungen in welchem Plan enthalten sind.
Ebenso klar sind die Grenzen. Eine Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen und eine Verordnungsprüfung gehören nicht zu dem, was wir für Welda CRM beschreiben; wer davon lebt, braucht eine Heilmittel-Branchensoftware. Eine TSE-Lösung sagen wir hier ebenfalls nicht zu; klären Sie das Thema Bargeld daher vorab mit Ihrem Steuerbüro und mit uns. Unsere Produktunterlagen beschreiben den Zugriff per Browser auf Computern und Tablets, nicht eine eigene Offline-App. Machen Sie den Smartphone-Test deshalb auf Ihrem eigenen Gerät, bevor Sie sich im Alltag darauf verlassen. Bei unterbrochener Verbindung pausiert der Zugriff, Ihre Daten bleiben erhalten. Tourenplanung und Fahrzeitberechnung sind nicht aufgeführt, Puffer und Touren legen Sie selbst an. Fragen nach Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, SMS-Alternativen zu WhatsApp oder einer Synchronisation mit dem Handykalender klären Sie am besten direkt im Gespräch, bevor Sie Patientendaten eingeben.
Wenn diese Grenzen für Sie kein Hindernis sind, finden Sie auf der Seite zum Terminplaner Physiotherapie mit Welda CRM konkrete Abläufe von der Serie bis zur Erinnerung.
Die Vorführung als Probelauf Ihres Dienstags
Eine gut geübte Vorführung zeigt immer den glatten Weg. Nehmen Sie stattdessen einen echten Tag mit, und lassen Sie ihn sich live nachbauen, egal von welchem Anbieter:
- „Legen Sie eine Patientin mit zehn Einheiten an, die Hälfte ist bezahlt. Buchen Sie Einheit 3 und zeigen Sie mir den Rest.“
- „Sie hat vor 30 Minuten abgesagt. Wie halte ich das fest, ohne dass die Einheit verbraucht wird?“
- „Ich stehe vor der Tür, niemand öffnet. Wie erfasse ich das am Handy?“
- „Ein Neupatient fragt Donnerstag 14 Uhr an. Sehe ich vor dem Bestätigen, wo ich um 13 Uhr bin?“
- „Nehmen Sie die Behandlungsart aus der Erinnerung. Zeigen Sie mir die Vorlage.“
- „Welche Patienten mit offenen Einheiten waren seit zwei Wochen nicht da?“
- „Ein Patient zahlt bar. Was passiert hier technisch, und was müsste ich mit dem Steuerbüro selbst regeln?“
- „Ich kündige. Wie bekomme ich Stammdaten, Notizen und Dokumente heraus, und in welchem Format?“
Bitten Sie darum, die Handyansicht zu sehen und nicht den geteilten Desktop. Notieren Sie jede Antwort nach dem Muster „das geht auch“, die nicht gezeigt wurde.
Umstieg bei laufenden Serien
Der Wechsel ist für eine Einzelperson deutlich einfacher als für eine Praxis, sollte aber nicht in eine volle Woche fallen. Verzichten Sie darauf, die gesamte Vergangenheit auf einmal zu übernehmen. Beginnen Sie mit den aktiven Serien, die alte Dokumentation bewahren Sie ordnungsgemäß weiter auf.
Am wichtigsten ist der Abgleich der Salden. Bestätigen Sie für jede laufende Serie die Restsitzungen und den offenen Betrag. Ein kurzer Satz genügt: „Ich stelle meine Unterlagen um; bei mir stehen noch sechs Einheiten offen, passt das?“ Bei Welda CRM sind Einrichtung, Übernahme Ihrer bestehenden Kunden- und Termindaten und eine praxisnahe Schulung enthalten. Sie liefern vor allem eine aktuelle, saubere Liste.
Häufige Fragen
Kann ich mit einem Terminplaner auch mit Krankenkassen abrechnen?
Ein reiner Terminplaner kann das in der Regel nicht. Für die Kassenabrechnung brauchen Sie eine dafür ausgelegte Branchensoftware oder ein Abrechnungszentrum. Fragen Sie, ob der Anbieter die Abrechnung für Heilmittelerbringer ausdrücklich unterstützt.
Welche Funktion ist bei Hausbesuchen am wichtigsten?
Dass Restsitzungen, Zahlungsstand und Kontaktdaten direkt am Termin hängen. Direkt danach kommt die eigene Bestätigung von Online-Anfragen, damit die Tour nicht durcheinandergerät.
Darf ich Erinnerungen per WhatsApp verschicken?
Das ist eine Frage von Einwilligung, Inhalt und Anbieter, keine pauschale Ja-oder-Nein-Frage. Holen Sie die Einwilligung ausdrücklich ein, lassen Sie Gesundheitsangaben weg und klären Sie den Umgang mit dem Dienst mit Ihrer Datenschutzberatung.
Brauche ich als Physiotherapeutin eine TSE?
Das hängt davon ab, ob und womit Sie Bargeld aufzeichnen. Wer ein elektronisches System mit Kassenfunktion nutzt, muss das prüfen lassen. Klären Sie es mit Ihrem Steuerbüro, bevor Sie an der Haustür kassieren.
Was kostet ein Terminplaner für die Physiotherapie?
Das richtet sich nach Nachrichtenvolumen, Benutzern, Speicher und Modulen, vergleichen Sie also Jahreskosten statt Einstiegspreisen. Welda CRM ist ein monatliches Abo; den passenden Plan und Preis klären wir im kostenlosen Gespräch. Einrichtung und Datenübernahme sind inbegriffen.
Kann ich das System weiter nutzen, wenn ich eine Kollegin einstelle?
Prüfen Sie Benutzerzahl, Kalender je Therapeut und rollenbasierte Rechte, damit jede Person nur sieht, was sie sehen soll. Bei Welda CRM können Sie den Plan wechseln, wenn der Betrieb wächst. Wer sich breiter orientieren will, findet weitere Kriterien im Beitrag zur Praxissoftware für die Einzelpraxis.
Können Patienten ihre Termine selbst sehen?
Viele Systeme bieten das an. Bei Welda CRM gibt es ein Kundenportal für eigene Termine und Pakete. Klären Sie im Gespräch, in welchem Plan es enthalten ist und ob es zu Ihrem Patientenkreis passt.
Drei kleine Schritte statt großer Recherche
Klären Sie zuerst die Abrechnungsfrage. Zählen Sie dann eine echte Woche durch und schreiben Sie Ihre Regeln für Absagen und Serien auf eine Seite. Testen Sie anschließend einen Kandidaten auf Ihrem Telefon zwischen zwei echten Terminen. Danach ist die Entscheidung meist nicht mehr schwer.
Wenn Sie vorwiegend für Selbstzahler arbeiten, besprechen wir in einem kostenlosen Gespräch gern, ob Welda CRM zu Ihrem Alltag passt, und sagen es auch offen, wenn nicht. Welda CRM lässt sich außerdem 7 Tage kostenlos testen; in dieser Zeit sind alle Module freigeschaltet, und Sie können den Smartphone-Test mit Ihrem eigenen Ablauf durchführen.