Eine Cloud Warenwirtschaft lohnt sich für die meisten kleinen Läden mit stabiler Leitung und brauchbarem Mobilfunk; bei häufigen, langen Störungen und schwachem Netz im Verkaufsraum ist sie ohne echte Offline-Funktion die falsche Wahl. Fällt das Internet aus, bleiben die gespeicherten Daten beim Anbieter erhalten. Neue Buchungen und aktuelle Bestände gibt es aber erst wieder mit Verbindung, sofern die Software keinen Offline-Betrieb bietet. In Deutschland kommt eine Frage hinzu, die oft übersehen wird: Die Warenwirtschaft ist nicht automatisch Ihre Kasse, und für die Kasse gelten beim Ausfall eigene Regeln. Wer beides auseinanderhält und seine Leitung einmal ehrlich misst, kann die Entscheidung in wenigen Wochen sauber treffen.
Dieser Beitrag richtet sich an Inhaber, die eine webbasierte Lösung interessant finden, aber das Bild einer Schlange vor einem eingefrorenen Bildschirm nicht loswerden. Die Sorge ist berechtigt und lässt sich prüfen.
Warum die Kassenfrage zuerst kommt
In vielen Gesprächen über Cloud-Software läuft alles unter dem Wort "System". Für den Ausfall müssen Sie aber drei Geräte beziehungsweise Dienste getrennt betrachten, weil unterschiedliche Stellen dafür zuständig sind.
Die folgende Einordnung ist allgemein gehalten und ersetzt keine Steuerberatung; Regeln und Auslegungen ändern sich. Eine generelle Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Wer aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt, muss es nach dem sogenannten Kassengesetz in der Regel durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern und grundsätzlich einen Beleg ausgeben. Es gibt TSE-Lösungen auf Hardware-Basis im Gerät und Cloud-TSE-Dienste. Gerade bei einer Cloud-TSE sollten Sie Ihren Kassenanbieter fragen, was bei einem Internetausfall geschieht und wie die Kasse dann weiterarbeitet. Fällt die Absicherung aus, wird in der Regel erwartet, dass Sie den Ausfall und seinen Zeitraum dokumentieren. Wie das bei Ihnen konkret auszusehen hat, klären Sie vorab mit Steuerberater und Kassenhersteller, nicht erst am Tag der Störung.
Was heißt das für die Warenwirtschaft? Wenn eine zertifizierte Kasse den Verkauf aufzeichnet und die Warenwirtschaft nur den Bestand führt, ist ein Ausfall der Warenwirtschaft meist lästig, aber nicht geschäftskritisch: Der Bestand stimmt für eine Weile nicht, verkauft wird weiter. Läuft dagegen der Verkauf über dieselbe Web-Anwendung, hängt jeder Kassiervorgang an der Leitung. Dann brauchen Sie mehr Vorbereitung. Welche weiteren Kriterien bei der Wahl zählen, beschreibt unser Leitfaden zum Auswählen eines Warenwirtschaftssystems.
Unterschätzen Sie auch das Kartenterminal nicht. Hängt es am selben Router wie alles andere, ist bei einer Störung auch die Kartenzahlung weg. Manche Terminals lassen sich über Mobilfunk betreiben, manche nicht. Fragen Sie Ihren Zahlungsdienstleister danach, und entscheiden Sie, ob Sie im Notfall ein Schild "heute nur Barzahlung" an die Tür hängen möchten. In einem Stadtteilladen mit vielen Stammkunden und nennenswertem Baranteil ist das oft ein gangbarer Weg, in einer Innenstadtlage mit fast nur Kartenzahlung deutlich weniger.
Internetausfall, Anbieterstörung, Stromausfall: Das sind drei Probleme
"Das Internet ist weg" kann dreierlei bedeuten, und die Gegenmaßnahmen haben wenig miteinander zu tun.
Ihre Leitung ist gestört. Das ist der Normalfall: Bagger im Bürgersteig, Störung beim Netzbetreiber, ein hängender Router. Die Software läuft einwandfrei, nur erreichen Sie sie nicht. Dagegen hilft ein zweiter Weg ins Netz, etwa über Mobilfunk.
Der Dienst des Anbieters ist gestört. Das kommt seltener vor, aber hier hilft keine zweite Leitung. Sie können dieses Risiko nur abwägen, indem Sie vor Vertragsschluss nach bisherigen Vorfällen, Wartungsfenstern und Erreichbarkeit fragen. Rechnen Sie Verfügbarkeitszusagen dabei einmal durch: 99,5 Prozent in einem Monat mit 30 Tagen erlauben gut dreieinhalb Stunden Stillstand, und niemand garantiert Ihnen, dass die nicht auf den Samstagvormittag fallen.
Der Strom ist weg. Dann steht alles, auch ein lokal installiertes Programm. Eine kleine unterbrechungsfreie Stromversorgung überbrückt kurze Aussetzer, wenn sie auch Router und Modem versorgt. Nur den Rechner abzusichern reicht nicht, und das merkt man oft erst im Ernstfall.
Die schnellste Diagnose dauert eine halbe Minute: Öffnen Sie die Software am Smartphone über Mobilfunk, nicht über das WLAN des Ladens. Geht sie auf, liegt es an Ihrer Leitung, und Sie schalten um. Geht sie nicht auf, rufen Sie den Anbieter an, statt den Router fünfmal neu zu starten.
Zwei Wochen Ausfallprotokoll statt Bauchgefühl
Ein Speedtest beantwortet die falsche Frage. Ein Barcode-Scan und eine Verkaufsbuchung übertragen sehr wenig Daten, und auch eine bescheidene DSL-Leitung ist dafür meist schnell genug, solange sie nicht abbricht. Wichtig ist deshalb, wie oft und wann Ihre Verbindung aussetzt.
Legen Sie neben die Kasse einen Block und lassen Sie zwei Wochen lang jede Unterbrechung notieren: Datum, Uhrzeit, Dauer, ob Kunden im Laden waren und was geholfen hat. Viele Router führen zusätzlich ein Ereignisprotokoll, in dem auch kurze Abbrüche stehen, die niemandem aufgefallen sind. Werten Sie anschließend nur die Ladenöffnungszeiten aus. Eine halbe Stunde Störung in der Nacht zum Dienstag kostet nichts. Vier Minuten am Samstag um elf können in einer Bäckerei oder einem Getränkemarkt schon eine Schlange bis zur Tür bedeuten.
Prüfen Sie im selben Zeitraum den Mobilfunk, und zwar direkt an der Kasse. In Altbauten mit dicken Mauern, in Souterrain-Geschäften oder hinter beschichteten Schaufensterscheiben kann das Netz deutlich schlechter sein als auf dem Gehweg. Testen Sie möglichst mehr als ein Netz, denn die Abdeckung unterscheidet sich gerade auf dem Land teils deutlich. Das Handy einer Bekannten oder eines Mitarbeiters mit einem anderen Anbieter reicht für diesen Test völlig aus.
Danach rechnen Sie aus, was eine Störung wirklich an Arbeit erzeugt. Das Ergebnis beruhigt oft, kann aber auch das Gegenteil bewirken.
Für einen Geschenkeladen mit ruhigem Publikumsverkehr ist das eine Kleinigkeit. Für einen Getränkemarkt am Samstag mit mehreren Kassen wächst dieselbe Rechnung schnell auf Stunden, zusätzlich zu den Fehlern, die beim Abtippen entstehen. Verlorene Kunden stehen nicht in der Formel, weil man sie nicht seriös beziffern kann. Stammkunden warten; Laufkundschaft am Bahnhof legt die Ware eventuell zurück.
Offlinefähig: Was das Versprechen wirklich bedeutet
Wenn ein Anbieter von "offlinefähig" spricht, kann das alles sein, vom zwischengespeicherten Artikelstamm bis zum vollwertigen lokalen Betrieb. Gehen Sie die folgenden Fragen der Reihe nach durch.
Der heikelste Punkt ist der Abgleich. Stellen Sie sich zwei Filialen eines Schuhgeschäfts vor, mit einem letzten Paar Größe 42 im System. In Filiale A ist die Leitung tot, die Verkäuferin verkauft das Paar, die Buchung wartet lokal. Filiale B sieht weiterhin ein Paar und sagt es einer Kundin telefonisch zu. Kommt die Verbindung zurück, steht der Bestand auf minus eins. Bei Massenware wäre das nur eine Korrektur, bei Einzelstücken oder Größenläufen ein unangenehmer Anruf. Fragen Sie also, wie das System mit negativen Beständen umgeht und ob jemand benachrichtigt wird.
Ebenso wichtig ist die Frage nach dem Speicherort. Liegen wartende Verkäufe nur im Browser eines einzelnen Rechners, sind sie ein Risiko, sobald dieser Rechner ausfällt oder jemand die Browserdaten löscht. Eine Offline-Funktion ist nicht wertlos, weil sie Grenzen hat. Sie sollten diese Grenzen aber kennen, und ein seriöser Anbieter nennt sie Ihnen ohne Umschweife.
Der zweite Weg ins Netz, und warum viele daran scheitern
Die wirksamste Maßnahme kostet meist weniger Aufwand als gedacht. Im einfachsten Fall teilt ein Smartphone seine Verbindung per Hotspot. Stabiler ist ein Router mit SIM-Karte, und manche Geräte schalten beim Ausfall der Festnetzleitung selbst auf Mobilfunk um. Ein paar Punkte entscheiden darüber, ob das am Tag X funktioniert:
- Anderes Netz wählen. Fällt ein regionaler Knoten aus, nützt Ihnen eine Ersatzleitung beim selben Netzbetreiber möglicherweise wenig.
- An der Kasse messen. Auf dem Gehweg zählt die Signalstärke nicht. Falls das Netz nur im Schaufensterbereich reicht, stellen Sie den Router dorthin und führen das Kabel zur Kasse.
- Kein Privathandy als Plan. Das Telefon der Aushilfe ist am Tag, an dem sie frei hat, nicht da. Der Laden braucht ein eigenes Gerät, und die Zugangsdaten gehören für Berechtigte griffbereit an einen sicheren Ort.
- Datenvolumen prüfen. Eine lange unbenutzte SIM kann deaktiviert sein oder ihr Guthaben aufgebraucht haben. Testen Sie sie regelmäßig.
- Gäste trennen. Wenn Kunden-WLAN und Überwachungskameras auf denselben Router laufen, belegen sie im Notfall den schmalen Mobilfunkkanal. Trennen Sie das Netz der Kasse vom Rest.
Proben Sie die Umschaltung einmal in einer ruhigen Stunde: Festnetzkabel ziehen, Uhr starten, Aushilfe machen lassen. Dabei findet man fast immer etwas: ein vergessenes Kennwort, ein falsch verbundenes Gerät, einen Drucker, der nur im alten Netz erreichbar ist. Das ist genau der Sinn der Übung.
Notbetrieb im Laden: ein Zettel, der alles regelt
In den ersten Minuten einer Störung geht die meiste Zeit durch Unsicherheit verloren. Die Aushilfe ruft den Chef an, der Chef ist beim Großhändler, die Kundschaft wartet. Ein einseitiger Notfallzettel löst das besser als jede Technik.
Halten Sie griffbereit: eine nummerierte Liste für Verkäufe mit Uhrzeit, eine regelmäßig gedruckte Preisliste Ihrer wichtigsten Artikel, einen Hinweis für Kunden und den Zettel selbst. Die Preisliste lässt sich aus der Software als Excel-Datei exportieren und ausdrucken, sofern Ihr System das kann. Das dauert ein paar Minuten und erspart die Frage "Was kostet das eigentlich?" in jeder Störung.
Wie Sie Belege und Aufzeichnungen im Notbetrieb führen, ist keine Frage der Warenwirtschaft, sondern der Kassenführung. Besprechen Sie vorab mit Ihrem Steuerberater, welche Aufzeichnungen im Ausfall erwartet werden und wie Sie die Notizen aufbewahren. Heben Sie die Liste auf und werfen Sie sie nicht nach dem Nachbuchen weg. Halten Sie außerdem Zeitraum und Ursache fest, denn eine spätere Rückfrage lässt sich so einfacher beantworten.
Wenn die Verbindung wieder steht, buchen Sie die Verkäufe in zeitlicher Reihenfolge nach und haken jede Zeile ab. Der häufigste Fehler ist die Doppelbuchung: Ein Verkauf, der beim Abbruch noch auf dem Bildschirm stand, kann gespeichert sein oder auch nicht. Schauen Sie deshalb erst in die letzten Vorgänge, bevor Sie ihn neu erfassen. Beim Tagesabschluss vergleichen Sie danach Bargeld, Kartenumsatz und Systemstand. Am nächsten Morgen zählen Sie einige Schnelldreher nach, denn eine vergessene Zeile zeigt sich sonst erst bei der nächsten Inventur als Differenz.
DSGVO, Aufbewahrung und der Weg hinaus
Kundenkonten, Anschreibelisten und Lieferantenkontakte enthalten personenbezogene Daten. Liegen sie bei einem Cloud-Anbieter, bleiben Sie nach der DSGVO in der Regel Verantwortlicher, und der Anbieter arbeitet als Auftragsverarbeiter für Sie. Üblicherweise braucht es dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Zudem sollten Sie wissen, wo die Daten liegen und ob Dienstleister außerhalb der EU beteiligt sind. Eine pauschale Antwort "wir sind DSGVO-konform" genügt nicht; lassen Sie sich die Unterlagen zeigen. Die rechtliche Bewertung gehört im Zweifel zu Ihrem Datenschutzberater.
Dazu kommt die Aufbewahrung. Steuerlich relevante Unterlagen müssen Sie über mehrere Jahre vorhalten, und die Verantwortung dafür endet nicht mit einer Kündigung beim Softwareanbieter. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, was aus der Warenwirtschaft dazugehört und in welcher Form Sie es sichern, bevor ein Vertrag ausläuft. Auch bei der E-Rechnung im B2B-Verkehr gilt: Die Pflichten dafür bestehen unabhängig davon, ob Ihre Warenwirtschaft in der Cloud oder lokal läuft.
Testen Sie schließlich den Ausstieg, solange Sie noch nicht Kunde sind. Lassen Sie sich in der Vorführung Artikel, Bestände und Kundensalden exportieren, und öffnen Sie die Datei selbst. Eine ordentliche Tabelle lässt sich woanders importieren, ein hübsches PDF nicht. Wer das einmal geprüft hat, fühlt sich auch mit Daten beim Anbieter deutlich wohler.
Der Rechner im Hinterzimmer ist auch ein Risiko
Lokal installierte Warenwirtschaft ist eine ernstzunehmende Alternative. Bei Internetstörungen läuft sie meist einfach weiter, und wer jeden Tag selbst im Laden steht, vermisst den Fernzugriff womöglich nicht. Doch das Risiko verschwindet dadurch nicht, es wandert nur in Ihr eigenes Haus.
Stellen Sie sich einmal ehrlich diese Frage: Wann wurde die letzte Sicherung erstellt, wo liegt sie, und hat jemals jemand eine Wiederherstellung ausprobiert? Der USB-Stick neben dem Rechner hilft weder bei einem Einbruch noch bei einem Wasserschaden im Keller. Betriebssystem-Updates, Hardwaretausch und der Umzug auf den nächsten Rechner bleiben ebenfalls an Ihnen hängen. Dieselbe Strenge gilt aber auch für den Cloud-Anbieter: Die Aussage "Wir machen Backups" genügt nicht; fragen Sie, wie oft, wo und wie eine Wiederherstellung abläuft. Allgemeine Grundlagen zum Modell finden Sie in unserem Beitrag Was ist Cloud-Software?
Ihre Vorteile spielt die Cloud an normalen Tagen aus. Die Inhaberin sieht abends am heimischen Rechner den Tagesumsatz, mehrere Mitarbeitende arbeiten gleichzeitig, und eine zweite Filiale braucht keine neue Serverlösung. Wer diese Vorteile nicht braucht und eine schlechte Leitung hat, verliert mit einer lokalen Lösung wenig.
Welcher Laden passt, welcher eher nicht
Über die Eignung entscheidet häufig der Standort mindestens so sehr wie die Software. Prüfen Sie, in welchem Fall Sie sich wiederfinden.
Fachgeschäft in der Innenstadt mit Glasfaser. Die Störung ist selten, Mobilfunk meist verfügbar. Hier spricht wenig gegen die Cloud; ein Notfallzettel und ein Router mit SIM sind fast alles, was fehlt.
Dorfladen oder Hofladen mit alter DSL-Leitung. Mitunter schwankt die Leitung, das Netz reicht nur bis zur Scheune und die Kundschaft kennt man persönlich. Warten kann jeder, aber das Nachbuchen bleibt an Ihnen hängen. Prüfen Sie zuerst, ob sich die Leitung verbessern lässt, und vergleichen Sie danach lokale oder wirklich offlinefähige Lösungen.
Wochenmarktstand oder Pop-up. Wechselnde Standorte und schwankendes Netz vertragen sich schlecht mit einer rein browserbasierten Lösung. Hier gehört Offline-Verkauf zu den Pflichtanforderungen.
Laden im Souterrain oder tief in einer Einkaufspassage. Die Festnetzleitung mag einwandfrei sein, nur fehlt die Rückfallebene. Testen Sie die Empfangsqualität und, falls nötig, einen Router an einem besseren Platz.
Mehrere Filialen. Hier bringt die Cloud am meisten, weil Bestände und Berichte zusammenlaufen, ohne dass Sie selbst Server und Abgleich betreuen. Fällt eine Filiale aus, arbeiten die anderen weiter. Jede Filiale braucht allerdings ihren eigenen Plan.
Die Flugmodus-Probe in der Vorführung
Eine Software-Demo zeigt in der Regel, wie alles funktioniert. Fragen Sie deshalb danach, was geschieht, wenn es nicht funktioniert. Zehn Minuten genügen:
- Schalten Sie mitten im Verkauf das WLAN aus. Zeigt das System eine klare Meldung oder verschwindet der Warenkorb stillschweigend?
- Schalten Sie es wieder ein. Ist der Verkauf gespeichert, doppelt oder weg?
- Können Notfall-Verkäufe gesammelt und mit dem richtigen Zeitpunkt nachgetragen werden?
- Wie viele Störungen gab es im vergangenen Jahr, und wie wurden Kunden informiert?
- Wann finden Wartungen statt, gerade an Samstagen und vor Feiertagen?
- Wer ist samstags um 17 Uhr erreichbar, und auf welchem Weg?
- Wie arbeitet die Software mit einer zertifizierten Kasse zusammen, und was steht dazu schriftlich fest?
- Würden Sie mir angesichts dieses Ausfallprotokolls Ihr Produkt empfehlen?
Die letzte Frage ist die aufschlussreichste. Wer sagen kann "Bringen Sie erst die Leitung in Ordnung", ist auch sonst glaubwürdig.
Wo Welda Stock steht, auch mit seinen Grenzen
Welda Stock ist eine webbasierte Cloud Warenwirtschaft für den Einzelhandel: keine Installation, Zugriff über den Browser, und die Vorgänge laufen über Ihre Internetverbindung. Einen Offline-Verkaufsmodus beschreiben unsere Produktseiten nicht, und auch keine TSE oder Kassenzertifizierung. Wenn Sie eine vollständige fiskalische Kasse suchen, sprechen Sie das bitte als Erstes an und klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob und wie Welda Stock zu Ihrer Situation passt, gegebenenfalls neben einer zertifizierten Kasse. Bei unzuverlässiger Verbindung planen wir bei der Einrichtung gemeinsam die beste Arbeitsweise. Zeigt Ihr Protokoll jedoch lange, häufige Ausfälle und fehlt der Mobilfunk, raten wir Ihnen eher zu einer Lösung mit echtem Offline-Betrieb.
Bei tragfähiger Verbindung bekommen Sie: Bestandsführung in Echtzeit, Warnung bei kritischem Bestand, schnellen Verkauf per Barcode-Scanner und automatische Auswertung von Waagen-Barcodes, Kundenkonten und Lieferantenverbindlichkeiten, Marge je Produkt, Berechtigungsstufen für Kasse, Lager und Geschäftsleitung sowie mehrere Filialen und Lager unter einem Konto. Excel-Import und Schulung gehören zur Einrichtung. Berichte lassen sich zudem nach Excel exportieren, etwa für Ihren Steuerberater.
Der Preis richtet sich nach Benutzern, Filialen und Artikelzahl und wird im kostenlosen Gespräch geklärt. Bringen Sie Ihr Ausfallprotokoll gerne mit: Dann können wir gemeinsam prüfen, ob unsere Cloud Warenwirtschaft mit Ihrer Leitung heute schon sinnvoll ist.
Häufige Fragen
Gehen bei einem Internetausfall Daten verloren?
Bereits gespeicherte Daten liegen beim Anbieter und sind nicht betroffen. Unsicher ist nur der Vorgang, der beim Abbruch gerade offen war. Prüfen Sie nach der Rückkehr der Verbindung die letzten Vorgänge, bevor Sie etwas neu erfassen.
Darf ich bei einem Kassenausfall einfach weiterverkaufen?
Das hängt von der Art des Ausfalls, Ihrer Kasse und Ihrer Dokumentation ab, deshalb gibt es hier keine pauschale Antwort. Klären Sie das Vorgehen vorab mit Steuerberater und Kassenhersteller und halten Sie es auf Ihrem Notfallzettel fest, damit Ihr Team im Ernstfall nicht raten muss.
Reicht eine langsame DSL-Leitung für eine Cloud Warenwirtschaft?
Oft ja, denn Buchungen übertragen wenig Daten. Entscheidend ist, dass die Leitung nicht abbricht und nicht durch Gäste-WLAN, Kameras oder Streaming ausgelastet wird. Verbinden Sie den Kassenplatz möglichst per Kabel.
Ist ein Server im eigenen Haus DSGVO-sicherer?
Nicht automatisch. Eigene Technik nimmt Ihnen die Abstimmung mit einem Auftragsverarbeiter ab, nicht aber Zugriffsschutz, Updates, Sicherungen und Löschpflichten. Ein schlecht gepflegter Rechner im Hinterzimmer kann das größere Risiko sein; ein schlecht dokumentierter Cloud-Anbieter ebenfalls. Prüfen Sie den konkreten Fall.
Lohnt sich eine Cloud Warenwirtschaft für einen einzigen kleinen Laden?
Ja, wenn Sie schnell starten, abends von zu Hause auf Zahlen schauen und sich nicht um Server und Sicherung kümmern möchten. Weniger, wenn Sie stets vor Ort sind, die Leitung schwächelt und eine lokale Lösung mit diszipliniertem Backup genügen würde.
Womit fange ich an?
Beginnen Sie heute mit dem Ausfallprotokoll, messen Sie den Mobilfunk an der Kasse und fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem Vorgehen im Kassenausfall. Mit diesen drei Antworten lässt sich jedes Beratungsgespräch auf Ihren Laden zuschneiden.