Eine Warenwirtschaft für Filialen führt den Bestand jedes Standorts getrennt und bündelt Verkauf, Umlagerungen, Auswertungen und Berechtigungen in einem Konto. Ob Sie für Ihre neue Filiale das System wechseln sollten, entscheidet sich an drei Punkten: Sehen Sie den Bestand je Filiale, bekommen Sie zentrale Auswertungen ohne Rückruf und Excel-Handarbeit, und können Sie festlegen, wer an der Kasse was darf? Sind alle drei erfüllt, behalten Sie Ihr System und räumen die Abläufe auf. Fehlen zwei davon, stellen Sie vor der Eröffnung um. Unabhängig davon steht in Deutschland eine vierte Frage voran: Wie sind die Kassen der neuen Filiale rechtlich sauber aufgestellt?
Warum das nicht warten kann, zeigt sich meist erst nach einigen Wochen. Das alte Programm läuft auch am neuen Standort, der Scanner piept, der Bon kommt. Dann wird Ware nachbestellt, die in der anderen Filiale im Überfluss liegt, und zum Monatsende sitzen Sie mit zwei Exporten am Küchentisch.
Kasse und Warenwirtschaft: In Deutschland zwei getrennte Entscheidungen
Wer aus einem kleinen Einzelladen kommt, hält Kasse und Warenwirtschaft oft für dasselbe. Für Filialisten ist die Trennung aber der wichtigste Denkschritt, weil die beiden Rollen von völlig verschiedenen Seiten geprüft werden. Die Warenwirtschaft interessiert vor allem Sie selbst. Die Kasse interessiert auch das Finanzamt.
Vereinfacht gesagt gilt nach dem sogenannten Kassengesetz und der KassenSichV: Elektronische Kassensysteme müssen in der Regel durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, es besteht grundsätzlich eine Belegausgabepflicht, und elektronische Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt zu melden, und zwar bezogen auf die jeweilige Betriebsstätte. Für den Filialisten bedeutet das: Eine neue Filiale ist auch aus Kassensicht ein neuer Vorgang, und eine Kassen-Nachschau kann unangekündigt an jedem Standort stattfinden. Das ist eine allgemeine Orientierung; Details und Fristen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Für die Softwarewahl ergeben sich daraus zwei konkrete Fragen an jeden Anbieter: Ist die Kasse selbst TSE-fähig und können Sie das mit Unterlagen belegen? Falls die Warenwirtschaft an eine fremde Kasse angebunden wird: Wie kommen die Verkäufe in den Bestand, und was passiert, wenn die Schnittstelle ausfällt?
Offen gesagt zu unserem eigenen Produkt: In unseren Produktunterlagen zu Welda Stock ist keine TSE-Anbindung beschrieben, deshalb sagen wir sie hier auch nicht zu. Klären Sie diesen Punkt vor allen anderen mit uns, wenn Sie Welda Stock als Kasse einsetzen wollen. Die übrigen Abschnitte gelten für Ihre Entscheidung unabhängig vom Anbieter.
Der Montagmorgen-Test mit Ihrem alten System
Bevor Sie Angebote einholen, nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit für Ihr bestehendes Programm. Oft kann es mehr, als im Alltag genutzt wird. Der Test soll klären, ob das Problem wirklich in der Software liegt.
- Bestand: Wählen Sie einen Schnelldreher. Zeigt ein einziger Bildschirm, wie viel davon in welcher Filiale liegt?
- Auswertung: Sehen Sie von zu Hause aus den Umsatz von gestern je Filiale, ohne dass Ihnen jemand eine Datei schickt und ohne sich per Fernwartung auf den Laden-PC zu schalten?
- Berechtigungen: Melden Sie sich als Kassenkraft an. Können Sie stornieren, Rabatt geben und den Margenbericht öffnen? Prüfen Sie dann, ob sich das in den Einstellungen abschalten lässt.
Fehlt lediglich die Rechteeinstellung und sind Sie täglich in beiden Läden, lässt sich eine Weile damit leben. Fehlt der Filialbestand, gibt es kaum einen Ausweg, denn auf dieser Zahl beruht jede Bestellung. Wann Sie überhaupt so weit sind, behandelt unser Beitrag zur zweiten Filiale.
Filiale, eigene GmbH oder Franchise? Das klären Sie zuerst
Ein Punkt, der in Softwarevergleichen fast immer fehlt: Die Rechtsform bestimmt mit, was „gemeinsame Warenwirtschaft" überhaupt bedeuten darf. Eine unselbstständige Filiale ist derselbe Unternehmer an einem weiteren Ort. Ein zweiter Standort, der aus Haftungs- oder Beteiligungsgründen in einer eigenen GmbH läuft, ist dagegen ein anderes Unternehmen mit eigenen Büchern; eine Warenbewegung zwischen beiden ist dann nicht einfach eine interne Umbuchung.
Auch Franchisenehmer sollten zuerst den Vertrag lesen: Die Systemzentrale gibt die Kassen- und Warenwirtschaftslösung häufig vor. Für Betriebe mit mehreren Gesellschaften fragen Sie jeden Anbieter konkret nach der Mandantenfähigkeit. In unseren Unterlagen zu Welda Stock ist die Verwaltung mehrerer Filialen und Lager in einem Konto beschrieben; getrennte Mandanten für verschiedene Gesellschaften sind dort nicht ausgewiesen. Dieser Fall gehört also ins Gespräch.
Warum eine einzige Bestandszahl jetzt in die Irre führt
Im Einzelladen beschreibt die Bestandszahl die Wirklichkeit. Bei zwei Filialen kann die Summe dagegen beruhigen, während das Regal leer ist. Stellen Sie sich einen Artikel mit einem Gesamtbedarf von 60 Stück vor. Die Filiale in der Innenstadt verkauft täglich zwölf davon, der Laden am Stadtrand drei. Wird der Mindestbestand einfach gemittelt, liegt die Innenstadt schnell zu niedrig und der Stadtrand dauerhaft zu hoch:
In der Vorführung fragen Sie deshalb nicht nach „Mehrfilialenfähigkeit", sondern nach diesen Punkten:
- Eröffnungsbestand: Wird er in der neuen Filiale gezählt und eingebucht, oder kopiert jemand einfach die Liste von Filiale eins? Letzteres ist ein Fehlstart mit Ansage.
- Meldebestand je Standort: Lässt er sich pro Filiale statt nur pro Artikel festlegen? Bei uns legen Sie für jeden Artikel einen Mindestbestand fest und erhalten eine Warnung; ob die Abstufung je Filiale so funktioniert, wie Sie es brauchen, sehen Sie sich in der Demo an.
- Blick auf den Nachbarn: Kann das Verkaufspersonal den Bestand der anderen Filiale einsehen? Das rettet Verkäufe. Manche Inhaber möchten das bewusst einschränken; wichtig ist, dass Sie die Wahl haben.
Mehr zur operativen Seite finden Sie in unserem Beitrag zur filialübergreifenden Lagerverwaltung. Für die Kaufentscheidung reicht zunächst der Test am Schnelldreher.
Umlagerung statt Nachbestellung: wenn Ware im Kofferraum unterwegs ist
Ein Einzelladen kennt diesen Zustand nicht: Die Ware ist weder verkauft noch im Regal, sie liegt im Kofferraum. Abends nimmt jemand zwei Kartons mit in die andere Filiale, „das buche ich morgen". Morgen ist viel los. Filiale A zeigt Ware, die nicht mehr da ist, Filiale B verkauft etwas, das sie laut System nicht hat, und bei der nächsten Zählung steht eine Differenz im Raum, die niemand erklären kann.
Die Regel ist einfach: Erst die Buchung, dann der Karton. Prüfen Sie außerdem vor jeder Bestellung, ob eine andere Filiale zu viel davon hat. Gerade bei Saisonware oder Artikeln mit kurzem Mindesthaltbarkeitsdatum ist die Umlagerung in den schneller drehenden Laden oft die bessere Lösung, sofern sich die Fahrt und das Handling für die Menge lohnen.
Bei Welda Stock wählen Sie im Filialbereich Quellfiliale, Zielfiliale, Artikel und Menge aus, und die Warenbewegungen lassen sich als Protokoll einsehen. Einen Status „unterwegs" oder eine Empfangsbestätigung durch die Zielfiliale weisen unsere Produktseiten nicht aus. Bewegen Sie viel Ware über ein Zentrallager oder mit eigenen Fahrern, sprechen Sie das an. Bei zwei nahe gelegenen Läden kommt es vor allem darauf an, dass Buchungen rechtzeitig erfolgen.
Ein Artikelstamm für alle: EAN, Steuersatz, Preis
Im Einzelladen ist es egal, wer einen Artikel anlegt, denn es gibt nur eine Liste. Mit zwei Filialen beginnt hier die eigentliche Systemfrage. Die neue Aushilfe findet einen Karton, dessen Artikel sie nicht entdeckt, und legt „Bio Haferdrink 1l" an, obwohl „Haferdrink Bio 1 L" längst existiert. Ein halbes Jahr später ist der Bestseller auf zwei Stammsätze verteilt, die Bestellliste zeigt beide, und die Marge stimmt in keinem der Berichte.
Drei Dinge verdienen im deutschen Handel besondere Aufmerksamkeit:
- EAN und eigene Nummern: Warnt das System, wenn eine EAN bereits vergeben ist? Für lose Ware und Eigenprodukte vereinbaren Sie vor der Eröffnung ein eigenes Nummernschema.
- Steuersätze: Der Steuersatz, im Regelfall 19 oder 7 Prozent, hängt am Artikel. Ein einziger falsch angelegter Artikel wird in jeder Filiale falsch abgerechnet. Lassen Sie im Zweifel die Steuerberatung auf Warengruppen mit Abgrenzungsfragen schauen.
- Preise: Zentrale Preise oder Filialpreise? Soll der Laden im Einkaufszentrum teurer sein als im Viertel, muss das System Preise je Standort führen und die Regaletiketten müssen dazu passen. Filialpreise sind in unseren Unterlagen zu Welda Stock nicht ausdrücklich beschrieben; bitte im Gespräch prüfen statt voraussetzen.
Unser Rat unabhängig vom System: Artikel anlegen und Preise ändern bleibt bei einer Person oder der Zentrale. Die Filiale meldet, was fehlt, legt es aber nicht selbst an. Wer Getränke führt, prüft außerdem das Pfandhandling; Pfandfunktionen stehen nicht in unseren Produktunterlagen.
Was Sie am Samstagabend wissen sollten, ohne jemanden anzurufen
Ab der zweiten Filiale verändert sich die Arbeit des Inhabers. Sie stehen nicht mehr dort, wo verkauft wird, also müssen Berichte übernehmen, was vorher Ihre Augen geleistet haben. Prüfen Sie deshalb keine Berichtslisten, sondern Fragen:
Besonders aufschlussreich ist der Unterschied zwischen Umsatz und Marge. Die umsatzstarke Innenstadtfiliale kann wegen Rabatten und Schwund schwächer dastehen als der ruhige Laden, nur ohne Marge je Artikel sehen Sie das nie. Für Ihre Steuerberatung zählt zudem der Weg der Daten: Wie gelangen Tagesabschlüsse und Belege dorthin? Fragen Sie nach Exportformaten, gegebenenfalls nach einer DATEV-Schnittstelle. Welda Stock bietet Excel-Export und Tages-, Wochen- und Monatsberichte; eine DATEV-Schnittstelle ist in unseren Produktunterlagen nicht aufgeführt.
Berechtigungen, DSGVO und der Betriebsrat
Berechtigungen werden gern als Misstrauensfrage verstanden. Tatsächlich schützen sie auch die Belegschaft: Wenn ein Storno einem Login und einer Rolle zugeordnet ist, fällt kein Verdacht auf das ganze Team. Eine brauchbare Aufteilung sieht beispielsweise so aus:
| Vorgang | Kassenkraft | Lager | Filialleitung | Zentrale / Inhaber |
|---|---|---|---|---|
| Barcode-Verkauf | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Storno und Retoure | Nein oder mit Freigabe | Nein | Ja | Ja |
| Wareneingang, Umlagerung | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Inventurdifferenz buchen | Nein | Erfasst | Gibt frei | Prüft |
| Preise und Artikelstamm | Nein | Nein | Optional | Ja |
| Marge und Gesamtberichte | Nein | Nein | Eigene Filiale | Alle |
Das ist ein Vorschlag und keine Norm, im kleinen Betrieb fallen Rollen oft zusammen. Prüfen Sie zwei Dinge praktisch: Lässt sich jeder Vorgang getrennt freigeben, und lässt sich ein Nutzer auf eine Filiale beschränken? Welda Stock kennt getrennte Berechtigungsstufen für Kasse, Lager und Leitung, und Sie bestimmen, welche Rollen Retouren, Stornos und Berichte sehen dürfen. Die Einschränkung auf einzelne Standorte lassen Sie sich am besten in der Demo an Ihrem Fall zeigen.
DSGVO. Sobald Anschreibekunden oder Kundenkonten im System liegen und Mitarbeitende sich anmelden, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Mehr Filialen bedeuten mehr Zugriffe: Begrenzen Sie sie auf das Nötige, und sperren Sie Zugänge beim Ausscheiden sofort. Bei webbasierter Software fragen Sie nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und dem Speicherort der Daten. Bei Welda werden Daten verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben; die Pflichten als Verantwortlicher bleiben dennoch bei Ihnen.
Betriebsrat. Software, die Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter auswerten kann, kann der Mitbestimmung unterliegen. Stornoberichte je Login sind sinnvoll, aber klären Sie das Vorgehen früh, wenn es bei Ihnen einen Betriebsrat gibt. Auch hier gilt: Dies ist keine Rechtsberatung, im Einzelfall holen Sie fachlichen Rat ein.
Inventur mit zwei Filialen: zweimal zählen, einmal auswerten
Die Inventurpflicht nach Handelsrecht ist bekannt, die Filiale bringt aber eine zusätzliche Schwierigkeit: Während gezählt wird, darf nichts unterwegs sein. Wer am Stichtag Ware zwischen den Standorten bewegt, zählt sie doppelt oder gar nicht. Legen Sie deshalb einen Umlagerungsstopp rund um die Zählung fest und wählen Sie früh das Verfahren: Stichtagsinventur oder, soweit bei Ihnen zulässig, eine permanente oder zeitlich verlegte Inventur. Stimmen Sie die Wahl mit der Steuerberatung ab.
Für das System heißt das: Können Sie je Filiale zählen, Differenzen buchen und anschließend sehen, wo die Abweichungen entstanden sind? Wiederkehrende Inventurdifferenzen an nur einem Standort sind ein Hinweis, dem Sie nachgehen sollten, ob es sich nun um fehlende Buchungen, Schwund oder falsch gelieferte Ware handelt. Welda Stock unterstützt die Inventur und die Erfassung von Schwund und Verlusten, sodass der Bestand dem tatsächlichen Zustand angepasst wird.
Wann Sie besser beim bisherigen System bleiben
Nicht jede neue Filiale rechtfertigt einen Systemwechsel. Vergleichen Sie ehrlich, auf welcher Seite Sie stehen:
Am anderen Ende der Skala kann ein Filialsystem zu klein sein. Mit Dutzenden Standorten, Zentrallager, eigenem Einkauf und automatisierter Disposition bewegen Sie sich eher im Bereich einer ERP- oder Handelsplattform, und das Projekt besteht dann mehr aus Prozessgestaltung als aus Softwareauswahl. Ein Konto mit mehreren Standorten passt nach unserer Einschätzung am besten, wenn dasselbe Geschäft an zwei, drei oder einigen weiteren Orten läuft und die Entscheidungen beim Inhaber oder einer kleinen Zentrale liegen.
Was eine weitere Filiale am Angebot verändert
Die Summe im Angebot sagt erst etwas aus, wenn Sie wissen, was bei Filiale drei damit geschieht. Übertragen Sie jedes Angebot in dieselbe Tabelle und fragen Sie nach:
- Abrechnungseinheit: pro Filiale, pro Kasse oder pro Nutzer?
- Kostenmodell: Abo oder einmalig? Vergleichen Sie beides über denselben Zeitraum, etwa drei Jahre.
- Kassenpflichten: TSE-Hardware oder Cloud-TSE, Laufzeiten des Zertifikats, Einrichtung je Kasse.
- Module: Sind zentrale Berichte enthalten oder kosten sie extra?
- Datenübernahme und Schulung: Einmalig oder bei jeder neuen Filiale erneut?
- Hardware: Scanner, Bondrucker, Waagen und Rechner für den neuen Standort.
- Versteckter Aufwand: Berichte von Hand zusammenführen und Differenzen suchen steht auf keiner Rechnung und kostet trotzdem Zeit.
Bei Welda Stock richtet sich der Preis nach Nutzern, Filialen und Artikeln; es fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, die Einrichtung, Excel-Datenimport und Schulung umfasst. Die konkrete Zahl klären wir im kostenlosen Gespräch. Am besten halten Sie dafür Filial- und Lagerzahl, die ungefähre Artikelzahl und die Zahl der Nutzer bereit.
In die Vorführung nehmen Sie zwanzig eigene Artikel mit, darunter Ihren Schnelldreher, etwas ohne EAN und, falls vorhanden, Waagenware. Lassen Sie den Anbieter live einen Verkauf in Filiale A buchen, zehn Stück nach B umlagern, sich als Kassenkraft anmelden und eine Retoure versuchen, den gestrigen Umsatz getrennt und gesamt abrufen und eine Inventurdifferenz buchen. Jedes „Das zeigen wir Ihnen später" notieren Sie. Unsere Hinweise zum richtigen Kassensystem ergänzen diese Liste für die Kassenseite.
Umstieg: erst die bekannte Filiale, dann die neue
Zwei gegensätzliche Fehler sind besonders häufig. Der eine: Die neue Filiale startet mit dem alten System, „umgestellt wird, wenn Ruhe einkehrt". Ruhe kehrt nicht ein, und am Ende ziehen zwei fehlerhafte Datenbestände um. Der andere: Die neue Software läuft zum allerersten Mal am Eröffnungstag, mit neuem Team im neuen Laden. Wenn dann etwas klemmt, weiß niemand, woran es liegt. Sicherer ist es, im vertrauten Laden anzufangen.
Ein paar Details entscheiden über den Erfolg. Übernehmen Sie alte Bestände nicht blind, sondern zählen Sie möglichst neu. Halten Sie das Altsystem zugänglich, denn Kassendaten und steuerrelevante Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und müssen bei einer Prüfung lesbar bleiben. Klären Sie deshalb vor der Abschaltung, wie Sie auf die Altdaten zugreifen. Prüfen Sie offene Salden von Anschreibekunden einzeln; hier schmerzen Fehler am meisten. Und schulen Sie nach Rolle: Die Kassenkraft braucht eine Generalprobe ihres Arbeitstags, keine Führung durch die Berichte.
Denken Sie auch an den Einkauf: Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, für den Versand gelten Übergangsfristen. Das betrifft vor allem Ihre Lieferantenrechnungen und ist eine Frage an Ihre Buchhaltung, weniger an die Warenwirtschaft; klären Sie aber, an welcher Stelle die Rechnung und die Wareneingangsbuchung künftig zusammenlaufen.
Wo Welda Stock passt und wo nicht
Unter dem Stichwort Warenwirtschaft Filialen zeigt unsere Marktseite, wie Welda Stock im Alltag eines Lebensmittelgeschäfts läuft. Sie führen mehrere Filialen und Lager in einem Konto mit getrennten Beständen, sehen Bestand und Verkauf je Filiale oder gesamt, erhalten Warnungen bei kritischem Bestand, Tagesabschlüsse und die Marge je Artikel. Barcode-Verkauf und das Auslesen von Waagen-Barcodes sind enthalten, die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch und Türkisch, und die Anwendung läuft ohne Installation im Browser.
Zur Ehrlichkeit gehört: Welda Stock arbeitet über die Internetverbindung. Bei unzuverlässiger Leitung planen wir bei der Einrichtung die beste Arbeitsweise, aber wer unterbrechungsfreien Offline-Verkauf braucht, muss das von Anfang an ansprechen. Solange eine TSE-Anbindung, eine Pfandfunktion oder eine DATEV-Schnittstelle für Sie unverzichtbar sind und nicht geklärt ist, wie sie abgedeckt werden, entscheiden Sie nicht auf Basis dieses Beitrags. Fragen Sie uns direkt, und vergleichen Sie auch andere Anbieter.
Wenn Sie prüfen möchten, ob eine Warenwirtschaft für Filialen wie unsere zu Ihrem Betrieb passt, vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch. Schildern Sie uns Standorte, Sortiment und Ihren heutigen Ablauf; dann besprechen wir ohne Verpflichtung, was passt und was nicht.
Häufige Fragen
Brauche ich für die zweite Filiale ein neues System?
Nicht zwingend. Führt Ihr System den Bestand je Filiale, liefert es zentrale Auswertungen und lässt sich die Kassenkraft einschränken, können Sie bleiben. Fehlen zwei dieser Punkte, stellen Sie besser vor der Eröffnung um.
Warum reicht eine zweite Lizenz nicht?
Eine zweite Lizenz ist oft nur eine zweite, unabhängige Kopie. Die Filialen sehen die Bestände der anderen nicht, die Artikellisten laufen auseinander, und die Gesamtauswertung wird zur Handarbeit. Für zwei tatsächlich getrennte Geschäfte kann das genügen.
Braucht jede Filiale eine eigene TSE?
Das hängt vom Kassensystem und von der TSE-Lösung ab; es gibt lokale und Cloud-Varianten. Sicher ist nur, dass auch die Kassen der neuen Filiale die Anforderungen erfüllen und für die Betriebsstätte gemeldet werden müssen. Lassen Sie sich die Umsetzung vom Anbieter belegen und von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
Geht Warenwirtschaft mit Filialen auch ohne Zentrallager?
Ja. Dann sind die Filialen füreinander das Lager, und die mit zu viel Ware versorgt die andere. Getrennte Bestände und nachvollziehbare Umlagerungen brauchen Sie in beiden Fällen.
Dürfen Filialen unterschiedliche Preise haben?
Grundsätzlich kann ein Händler je Standort eigene Preise festlegen, wichtig ist die korrekte Auszeichnung am jeweiligen Ort. Technisch beherrscht das nicht jedes System; lassen Sie es sich mit einem echten Artikel zeigen.
Was passiert, wenn in einer Filiale das Internet ausfällt?
Lokal installierte Systeme verkaufen teils weiter und gleichen später ab, Browser-Systeme laufen über die Verbindung. Welda Stock ist webbasiert; wir empfehlen eine stabile Leitung und planen bei schwacher Verbindung gemeinsam die Arbeitsweise. Prüfen Sie zugleich, wie Sie im Ausfall Ihre Kassenpflichten erfüllen.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Einige Wochen vor der Eröffnung und außerhalb Ihrer Hauptsaison, möglichst nicht direkt vor der Inventur. Zuerst die bestehende Filiale umstellen, dann die neue mit gezähltem Anfangsbestand starten.
Was kostet Welda Stock?
Der Preis richtet sich nach Nutzern, Filialen und Artikeln und wird im kostenlosen, unverbindlichen Gespräch festgelegt. Es fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an.