Bevor Sie sich für eine Warenwirtschaft entscheiden, sollten vier Antworten schriftlich vorliegen: wie Ihre Daten beim Anbieterwechsel wieder herauskommen, wer bei einem Ausfall am Samstagnachmittag wirklich erreichbar ist, ob Ihre eigene Hardware nachweislich läuft und was der Vertrag nicht abdeckt. Dazu kommt in Deutschland eine fünfte Frage, die vor allen anderen steht: Soll die Software Ihre Kasse im steuerlichen Sinn sein oder nur daneben laufen? Diese Warenwirtschaft Auswahl Checkliste ist so aufgebaut, dass Sie sie ausdrucken und in den Demotermin mitnehmen können. Zu jeder Frage steht dabei, warum sie zählt und woran Sie eine brauchbare Antwort erkennen.
Eine Demo ist eine einstudierte Vorführung. Mit sauberen Artikeln, tadellosen Barcodes und einem Kunden, der nie etwas zurückbringt, wirkt fast jedes System flüssig. Ihre Aufgabe besteht darin, das Gespräch auf die weniger ordentliche Wirklichkeit Ihres Ladens zu lenken. Auch wir verkaufen Software. Deshalb legen wir weiter unten dieselbe Liste an unser eigenes Produkt an und schreiben offen, wo Welda Stock eine klare Antwort hat und wo Sie nachhaken sollten.
Die Vorfrage: Suchen Sie eine Kasse, eine Warenwirtschaft oder beides?
Im Sprachgebrauch verschwimmen die Begriffe, in der Praxis haben sie unterschiedliche Folgen. Ein Warenwirtschaftssystem kümmert sich um Artikel, Bestände, Einkauf, Lieferanten und Auswertungen. Eine Kasse erfasst Verkäufe und unterliegt in Deutschland, wenn sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist, den Vorgaben des sogenannten Kassengesetzes und der Kassensicherungsverordnung. Dazu gehören insbesondere die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht und die Mitteilung des Systems an die Finanzverwaltung. Viele Produkte decken beide Welten ab, manche nur eine, und in Verkaufsgesprächen wird das gern unscharf formuliert.
Stellen Sie deshalb früh eine Frage, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben: „Ist Ihr Produkt in meinem Betrieb die Kasse im Sinne der Kassensicherungsverordnung, und wenn ja, wie ist die TSE eingebunden?“ Bleibt Ihre bisherige Kasse im Einsatz, lautet die Folgefrage: Wie kommen die Verkäufe in den Bestand? Automatisch über eine Schnittstelle, per Import am Tagesende oder gar nicht? Ein Bestand, den jemand abends von Hand abgleicht, wird nach ein paar hektischen Wochen selten noch gepflegt. Wir sind keine Steuerberater, und die Anforderungen hängen von Ihrem Betrieb ab. Legen Sie die schriftliche Antwort deshalb Ihrer Kanzlei vor, bevor Sie unterschreiben. Wie sich das in einem kleinen Geschäft darstellt, beschreiben wir ausführlicher im Beitrag zum Kassensystem für den kleinen Laden.
Der Abend vor dem Demotermin
Unvorbereitet wird aus der Demo eine Präsentation. Der Anbieter redet, Sie nicken, und hinterher bleibt der Eindruck „sah ordentlich aus“. Ein Abend Vorbereitung reicht, um das zu ändern. Ziehen Sie zuerst einen Auszug aus Ihrem echten Artikelstamm, und zwar gerade nicht die schönen Zeilen: Dubletten, Einträge mit fehlender EAN, Artikel mit unklarer Einheit. Führen Sie Listen in Excel, nehmen Sie die Datei unverändert mit. Arbeiten Sie noch mit Papier, übertragen Sie dreißig bis vierzig Zeilen; schon dabei sehen Sie, welche Arbeit auf Sie zukommt.
Dann schreiben Sie Ihrem Steuerberater eine kurze Nachricht: Welche Exporte braucht die Kanzlei aus dem neuen System, und was muss sich an der bisherigen Belegführung ändern oder gleich bleiben? Diese Antwort kann im Gespräch die wertvollste sein. Laufende Verträge gehören ebenfalls auf den Tisch. Kündigungsfrist und Datenherausgabe des bisherigen Anbieters bestimmen womöglich Ihren Zeitplan stärker als alles, was der neue Anbieter zusagt.
Und überlegen Sie, wer teilnimmt. Mit dem System arbeitet meist nicht die Inhaberin, sondern die Kollegin an der Theke. Holen Sie sie dazu, oder zeigen Sie ihr zumindest eine Aufzeichnung. Ihre Frage, wie man bei wartender Kundschaft einen Artikel ohne Barcode findet, ist oft aufschlussreicher als jede Funktionsübersicht.
Der Testkorb: Verkaufen Sie Ihren schwierigsten Dienstag
Der Testkorb enthält etwa zwanzig Artikel aus den Vorgängen, die im Alltag wirklich haken. Bitten Sie den Anbieter, diese Vorgänge in der Demo vor Ihren Augen durchzuspielen. Für einen Feinkostladen oder Spätkauf könnte er so aussehen: eine Packung mit zerknittertem Barcode, 350 Gramm Käse mit Waagenetikett, lose Ware ohne Code, ein rabattierter Artikel, eine Mengenaktion, eine Rückgabe ohne Bon, ein Verkauf halb bar und halb mit Karte und ein Einkauf, der auf das Kundenkonto geht. Wer Bekleidung führt, ergänzt Größen und Farben. Getränkehändler und Lebensmittelläden fragen zusätzlich nach Pfand, und zwar nach Ausgabe und Rücknahme samt Verbuchung. Pfand gehört zu den Punkten, die in Standardvorführungen selten von allein auftauchen.
Achten Sie bei jedem Vorgang auf vier Dinge. Wie viele Schritte waren nötig? Wie schnell ließ sich ein Fehler rückgängig machen? Ist der Bestand tatsächlich gesunken, und auf welchem Bildschirm sehen Sie das? Wo taucht der Vorgang im Tagesabschluss auf? Die letzten beiden Fragen fallen gern unter den Tisch, dabei verschiebt eine elegante Kassenmaske ihr Problem nur auf den Abend, wenn die Berichte die Bewegungen unübersichtlich zeigen.
Melden Sie sich anschließend mit einem Kassenzugang an und versuchen Sie, was dort nicht möglich sein sollte: einen Verkauf löschen, hohen Rabatt vergeben, Margen ansehen. Geht das, fragen Sie, wo die Rechte vergeben werden. Unzulässige Rabatte und gelöschte Vorgänge fallen meist erst bei der Inventur auf, und dann lässt sich kaum noch klären, was passiert ist. Findet der Testkorb etwas, das die Software nicht kann, ist die Demo keineswegs gescheitert. Genau das sollten Sie vor der Unterschrift erfahren. Notieren Sie auch jeden „Workaround“ und fragen Sie Ihr Thekenpersonal, ob er zur Stoßzeit realistisch ist.
Der Ausstieg gehört an den Anfang
Über den Abschied zu reden, bevor man überhaupt gekauft hat, wirkt seltsam. Ihre Verhandlungsposition ist aber nie wieder so gut. In drei Jahren kann Ihr Geschäft anders aussehen, der Anbieter das Produkt eingestellt haben oder etwas Passenderes auf dem Markt sein. Kommen Ihre Daten dann nicht mit, beginnt das nächste System bei null, und Jahre an Artikeldaten, Kundensalden und Lieferantenhistorie bleiben zurück.
Fragen Sie nicht „Kann ich meine Daten bekommen?“, denn die Antwort lautet fast immer ja. Sagen Sie stattdessen: „Bitte teilen Sie Ihren Bildschirm, exportieren Sie den Artikelstamm und die Lagerbewegungen der letzten drei Monate, und dann öffnen wir die Datei gemeinsam.“ Stehen EAN, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis in eigenen Spalten? Oder ist es nur ein hübscher Bericht, den kein anderes Programm einlesen kann? Ein PDF ist kein Export. Achten Sie auch auf den Unterschied zwischen Saldo und Historie. „40 Stück auf Lager“ lässt sich leicht mitnehmen, aber wie diese 40 samt Schwund und Inventurkorrekturen zustande kamen, zeigen nur die Bewegungsdaten.
In Deutschland kommt ein handfester Grund hinzu: Geschäftsunterlagen und Kassendaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, und nach den GoBD müssen steuerrelevante Daten während dieser Frist lesbar und auswertbar verfügbar bleiben. Was das konkret für Ihren Betrieb heißt, klärt Ihr Steuerberater. Aus Sicht des Einkaufs folgen daraus allerdings Fragen, die nicht warten können. Was passiert mit dem Datenzugriff nach Vertragsende? Wird das Konto schreibgeschützt, und wie lange? Wann wird gelöscht, und wie erfahren Sie davon? Bei Kassendaten lohnt sich außerdem die Frage nach dem Exportformat für Betriebsprüfungen, nämlich der DSFinV-K-Schnittstelle, sofern das Produkt Ihre Kasse sein soll. Kostet ein vollständiger Export extra? Steht davon nichts im Vertrag, halten Sie die Antwort wenigstens per E-Mail fest.
Auch der Einstieg verrät viel. Geben Sie dem Anbieter Ihre chaotische Artikeldatei, und hören Sie zu, wie er mit Dubletten und leeren Feldern umgeht. Importieren kann er sie, aber ob „Cola 0,33“ und „Coca-Cola Dose“ derselbe Artikel sind, wissen nur Sie. Wie Sie das angehen, steht in unserem Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft. Zur Einschätzung des Aufwands hilft ein Rechenbeispiel: Bei 1.800 Artikeln, von denen jeder zehnte eine Korrektur braucht, und drei Minuten pro Korrektur kommen neun Stunden zusammen. Die Zahlen sind nur ein Beispiel; eine Stichprobe von hundert Zeilen aus Ihrer eigenen Datei liefert einen realistischeren Wert.
„24/7-Support“ in Einzelszenen zerlegen
Im Prospekt ist Support eine Zeile, im Laden ist er der Samstagnachmittag, an dem die Kasse nicht startet und die Schlange wächst. Fragen Sie also nicht, ob Support enthalten ist, sondern schildern Sie Situationen. Samstag, 17 Uhr, die Kassenmaske lädt nicht: Welche Nummer wähle ich, wer geht ran, und was sagen Sie mir zu? Waagenetiketten liefern plötzlich falsche Beträge: Können Sie sich aufschalten, und was muss ich dafür tun? Ein Bericht wirkt falsch, der Verkauf läuft aber: Wohin geht mein Ticket, und bekomme ich eine Vorgangsnummer? Eine neue Aushilfe fängt nächsten Monat an: Gibt es eine erneute Schulung, und ist sie enthalten?
Unterscheiden Sie technischen Support und Anwendungsfragen. Viele Unternehmen führen Störungen und „Wo finde ich diesen Bericht?“ über getrennte Kanäle mit getrennten Zeiten. Fragen Sie nach beiden und auch nach Feiertagen, die in Deutschland je nach Bundesland unterschiedlich liegen. Klären Sie, ob der Support vom Hersteller oder von einem Fachhändler kommt und was geschieht, wenn dieser sein Geschäft aufgibt. Beschäftigen Sie mehrsprachiges Personal, fragen Sie, in welchen Sprachen tatsächlich Hilfe geleistet wird.
Ein kleiner Test schadet nicht: Stellen Sie nach dem Termin außerhalb der Bürozeiten eine ganz normale Frage. Eine einzelne Antwortzeit beweist wenig, und die Aufmerksamkeit vor dem Kauf garantiert nichts für danach, einen Eindruck bekommen Sie trotzdem. Bitten Sie außerdem um eine Referenz aus einem Betrieb ähnlicher Größe, möglichst aus Ihrer Branche. Fragen Sie dort nicht „Sind Sie zufrieden?“, sondern „Wann haben Sie zuletzt beim Support angerufen, und was ist passiert?“
Theke, Waage, Bondrucker: Probieren statt Kompatibilitätsliste
„Läuft mit allen gängigen Geräten“ lautet die übliche Antwort, und sie stimmt meist im Allgemeinen. Über Ihr Gerät sagt sie nichts. Schicken Sie die Modellbezeichnungen vorab, und fragen Sie, welche davon tatsächlich getestet wurden. Das heikelste Teil ist häufig die Waage. Auf dem Etikett kann Gewicht oder Betrag codiert sein, und das Format hängt von Hersteller und Einstellung ab. Wird ein Etikett falsch gelesen, landet still ein falscher Betrag in der Kasse. Halten Sie Ihr echtes Etikett in die Kamera. Zudem unterliegen Waagen im Verkauf dem Mess- und Eichrecht; fragen Sie im Zweifel den Waagenhersteller oder -service, wenn eine Änderung die Einstellungen oder die Anbindung berührt. Mehr dazu steht in unserem Beitrag Kassensystem mit Waage.
Beim Bondrucker prüfen Sie Papierbreite, Umlaute und die Umbrüche bei langen Artikelnamen. Beim Kartenterminal zählt, ob der Betrag automatisch übergeben wird oder doppelt eingetippt werden muss. Doppelte Erfassung erzeugt Differenzen im Tagesabschluss, wobei ein separates Terminal im kleinen Laden durchaus genügen kann. Wichtig ist, dass Sie wissen, was Sie kaufen.
Fragen Sie außerdem nach dem Internetausfall, und testen Sie ihn. Webbasierte Lösungen hängen in der Regel an der Verbindung, manche bieten einen Offline-Betrieb, andere nicht. Trennen Sie in der Demo die Leitung, versuchen Sie zu verkaufen, und schauen Sie, was nach der Wiederverbindung geschieht. Für viele Läden genügt eine mobile Ersatzverbindung mit einer kurzen schriftlichen Notfallregel. Fällt Ihre Leitung allerdings regelmäßig aus, wird diese Frage schnell zu einem der schwersten Kriterien auf der Liste. Soll das System zugleich Ihre Kasse sein, klären Sie mit dem Anbieter und Ihrem Steuerberater, was ein Ausfall für die Belegausgabe und die Dokumentation bedeutet.
DSGVO: Kundenkonto heißt personenbezogene Daten
Sobald Sie Kundenkonten führen, also anschreiben lassen, Namen, Telefonnummern und offene Beträge speichern, arbeiten Sie mit personenbezogenen Daten. Die Verantwortung bleibt dabei bei Ihnen, auch wenn die Daten beim Anbieter liegen. Bei einer gehosteten Lösung ist deshalb in aller Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO zu erwarten. Lassen Sie sich diesen vor der Unterschrift geben, statt ihn später irgendwo im Kundenportal zu suchen.
Fragen Sie außerdem: Wo stehen die Server, und falls außerhalb der EU, auf welcher Grundlage? Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? Wie oft wird gesichert, und wurde eine Wiederherstellung schon einmal geprobt? Wer sieht welche Datensätze, und wird das protokolliert? Wie sperren Sie den Zugang einer ausgeschiedenen Aushilfe? Lässt sich ein Kundendatensatz löschen oder sperren, ohne dass die steuerlich aufzubewahrenden Belege Schaden nehmen? Das letzte Thema ist heikel und zugleich typisch für den Handel. Ihr Datenschutzbeauftragter oder Berater kann bewerten, was für Sie gilt. Von Ihrem Anbieter brauchen Sie die technische Antwort, ob und wie das System so etwas überhaupt erlaubt.
Verkaufen Sie auch an Geschäftskunden, fragen Sie gleich nach der E-Rechnung. In Deutschland gelten dafür im B2B-Bereich schrittweise eingeführte Pflichten, die Sie mit Ihrer Kanzlei einordnen sollten. Kann das System strukturierte Rechnungen ausgeben oder eingehende verarbeiten, oder läuft das über ein anderes Programm? Beides kann in Ordnung sein, solange der Weg klar ist.
Was im Vertrag stehen muss, bevor Sie unterschreiben
Bei kleinen Händlern besteht der Vertrag häufig aus einem Angebot auf einer Seite und einem Verweis auf AGB. Lesen Sie beides und prüfen Sie, ob alles aus der Demo schriftlich wiederkehrt. Legen Sie die folgende Tabelle neben den Entwurf.
| Punkt | Ihre Frage | Wenn es nicht schriftlich steht |
|---|---|---|
| Leistungsumfang | Welche Module, wie viele Nutzer, Filialen und Kassen? | Berichte oder zweite Kasse werden später zum Zusatzposten. |
| Einrichtung und Import | Welche Daten, wie viele Sätze, bis wann? | Artikel wandern um, Kundensalden tippen Sie von Hand ein. |
| Schulung | Wie viele Personen und Termine? Wiederholung für Neue? | Wissen wird nur noch mündlich weitergegeben. |
| Preisanpassung | Wie und wann darf sich der Preis ändern? | Ihre Kalkulation gilt nur bis zur nächsten Mitteilung. |
| Laufzeit und Kündigung | Mindestlaufzeit, Frist, automatische Verlängerung? | Ein verpasster Termin bindet Sie eine weitere Periode. |
| Datenherausgabe | Welches Format, welche Frist, welche Kosten? | Ihre Daten werden zum Verhandlungsgegenstand. |
Bei Zusagen zur Produktentwicklung ist Vorsicht angebracht. „Diese Funktion kommt im nächsten Quartal“ beschreibt etwas, das Sie heute nicht nutzen können. Hängt Ihre Entscheidung daran, lassen Sie sich einen Termin schriftlich geben oder bewerten Sie das Produkt, wie es jetzt ist. Prüfen Sie auch verschachtelte Verträge. Kommen Hardware, TSE, Zahlungsabwicklung und Software von verschiedenen Firmen, können Laufzeiten und Kündigungsregeln auseinanderlaufen. Ein Hinweis noch: Im B2B-Geschäft gelten viele Schutzregeln aus dem Verbraucherrecht nicht in gleicher Weise. Verlassen Sie sich also nicht darauf, später einfach widerrufen zu können.
Angebote vergleichen, wenn Kauf und Miete nebeneinanderliegen
Am häufigsten führt in die Irre, die erste Zeile zweier Angebote miteinander zu vergleichen, weil sich Einmalzahlung und Abo so nicht direkt lesen lassen. Rechnen Sie beide auf denselben Zeitraum und denselben Umfang. Nehmen Sie einige Jahre als Horizont und geben Sie jedem Angebot eine Zeile für: Einrichtung und Datenübernahme, Gebühren je Nutzer und Filiale, Zusatzmodule, Updates und Pflege, Supportpaket, TSE samt Zertifikatslaufzeit, Hardware, Schulung neuer Mitarbeitender und Datenherausgabe beim Ausstieg. Bei jedem leeren Feld fragen Sie: „Ist das enthalten, oder gibt es das nicht?“
Keines der beiden Modelle ist an sich besser. Die Rechnung dazu haben wir im Beitrag Kassensoftware kaufen oder mieten Schritt für Schritt aufgebaut. Der Preis von Welda Stock richtet sich nach Nutzern, Filialen und Artikelzahl und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt, deshalb nennen wir an dieser Stelle keine Zahl. Gehört auch Ihre eigene Zeit auf das Blatt? Unbedingt. Datenbereinigung, Eröffnungsinventur und Einarbeitung des Teams gehen von Ihrer Woche ab. Ein günstiges Angebot, das den Import Ihnen überlässt, sieht mit diesen Stunden möglicherweise weniger günstig aus.
Bewertungsmatrix für die letzten zwei Kandidaten
Nach mehreren Demos begünstigt die Erinnerung meist denjenigen, der am besten präsentiert hat. Legen Sie Kriterien und Gewichte daher vor der ersten Demo fest, und vergeben Sie die Punkte direkt nach jedem Termin. Für die meisten Läden reichen vier Kriterien: Datenausstieg, Support, Hardware und Vertrag. Wer viel anschreiben lässt, gewichtet den Datenausstieg höher, und eine Metzgerei setzt vielleicht die Waage an die erste Stelle. Bei einem Betrieb, in dem die Software zugleich die Kasse sein soll, ist die fiskalische Frage ohnehin kein Punktwert, sondern eine Eingangsvoraussetzung.
Im Beispiel werden Punkte von eins bis fünf mit dem Gewicht multipliziert. Anbieter A erreicht bei Datenausstieg, Support, Hardware und Vertrag 4, 3, 4 und 3, also 12 + 9 + 8 + 6 = 35. Anbieter B kommt auf 2, 4, 4 und 4, also 6 + 12 + 8 + 8 = 34. Ein einzelner Punkt Abstand sagt wenig. Entscheidend ist, ob sich ein niedriger Wert ausgleichen lässt. Besserer Support ist angenehm, hilft aber nicht, wenn Sie Ihre Daten nicht zurückbekommen. Ergänzen Sie daher zwei Regeln: Wer bei einem kritischen Kriterium zwei oder weniger erreicht, scheidet ohne schriftliche Zusicherung aus. Und sind die Summen knapp, entscheidet die Person, die täglich an der Kasse steht.
Nicht jeder Betrieb braucht diesen Aufwand. Ein Laden mit einer Kasse, kleinem Sortiment und ohne Kundenkonten kommt oft mit drei Fragen aus: Export, Supportzeiten und Kündigungsfrist. Wenn Ihre Excel-Liste noch funktioniert und Bestandsdifferenzen nicht wehtun, kann auch Abwarten eine gute Entscheidung sein. Ihren vollen Nutzen entfaltet die Liste ab mehreren Nutzern, einer Waage, Anschreibeverkäufen oder einer zweiten Filiale, denn dort ist eine Fehlentscheidung am teuersten.
Die Liste, angewendet auf Welda Stock
Skepsis ist angebracht, wenn ein Anbieter seine eigene Checkliste in jedem Punkt mit voller Punktzahl besteht. Hier steht deshalb, was unsere Produktseiten sagen und was nicht.
| Thema | Was unsere Seiten sagen | Was Sie von uns verlangen sollten |
|---|---|---|
| Kasse und TSE | Warenwirtschaft, Verkauf und Kundenkonten; nicht als TSE-zertifizierte Kasse beschrieben. | Sprechen Sie das zuerst an und klären Sie es mit Ihrem Steuerberater, gegebenenfalls neben einer zertifizierten Kasse. |
| Daten | Artikel-, Bestands- und Preislisten per Excel-Import, Berichte als Export. Datenübernahme gehört zur Einrichtung. | Musterdatei für den Komplettexport beim Ausstieg. |
| Support | Mehrsprachiges Support-Team, Angabe „24/7“ beim technischen Support. | Wege und Reaktionserwartung schriftlich. |
| Hardware | Gängige Barcode-Scanner und Gewichts-Barcodes von Ladenwaagen. | Vorab-Test mit Ihrem Etikett und Bondrucker. |
| Verbindung | Webbasiert, keine Installation, läuft über Ihre Internetverbindung. | Bei instabiler Leitung die Arbeitsweise vor dem Start planen. |
| Vertrag | Einmalige Einrichtungsgebühr ohne versteckte oder laufende Kosten laut Preismodell. | Umfang, Nutzer und Filialen im Angebot festhalten. |
Sind Waagenware, Kundenkonten, Lieferantenverbindlichkeiten, Marge je Artikel und mehrere Benutzer mit getrennten Rechten Ihre eigentlichen Baustellen, können Sie die Warenwirtschaft Auswahl Checkliste an Welda Stock direkt erproben: im kostenlosen Demotermin mit Ihrem eigenen Testkorb. Die Einrichtung ist in der Regel am selben Tag erledigt, die Schulung vom Kassenplatz bis zur Geschäftsleitung ist Teil des Ablaufs. Brauchen Sie dagegen eine fiskalisch vollständige Kasse aus einer Hand oder Offline-Betrieb als feste Bedingung, sagen Sie es gleich am Anfang. Das spart uns beiden Zeit.
Häufige Fragen
Was frage ich in der Demo als Erstes?
Wenn das System Ihre Kasse ersetzen soll: die Frage nach TSE und Kassensicherungsverordnung. In jedem anderen Fall: „Exportieren Sie bitte den Artikelstamm, und öffnen wir die Datei gemeinsam.“ Danach folgt Ihr Testkorb.
Reichen mündliche Zusagen?
Für die entscheidenden Punkte nicht. Was nicht im Vertrag steht, fassen Sie nach dem Termin in einer kurzen E-Mail zusammen und lassen es bestätigen. Wie viel das rechtlich trägt, kann ein Berater beurteilen, Missverständnisse verringert es in jedem Fall.
Wie viele Anbieter sollte ich mir ansehen?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Zwei oder drei ernsthafte Kandidaten mit derselben Liste reichen den meisten kleinen Betrieben. Mehr kostet vor allem Zeit und macht die Wahl selten leichter.
Was bespreche ich vorher mit meinem Steuerberater?
Welche Pflichten für Ihre Kasse gelten, welche Exporte die Kanzlei braucht, wie lange Daten verfügbar bleiben müssen und ob die schriftliche Antwort des Anbieters zur TSE ausreicht. Zeigen Sie ihm auch den Vertragsentwurf, wenn es um Datenzugriff nach Vertragsende geht.
Was tun, wenn es keine kostenlose Testphase gibt?
Bitten Sie um eine Live-Demo mit Ihren eigenen Daten. Eine begleitete Sitzung mit Ihrer unordentlichen Artikeldatei und einem echten Waagenetikett zeigt oft mehr als eine Woche allein mit einem Musterkonto. Auch unsere kostenlose Demo zu Welda Stock ist unverbindlich und lässt sich so vorbereiten.
Wann kündige ich mein altes System?
Prüfen Sie die Frist früh, aber geben Sie den Zugriff erst auf, wenn das neue System mindestens einen sauberen Tagesabschluss und eine Teilinventur hinter sich hat und Ihre alten Daten exportiert und geprüft sind. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, wie die Altdaten im Rahmen der Aufbewahrung verfügbar bleiben. Bei einem Kassenwechsel kommen zudem Meldepflichten hinzu, die Sie ebenfalls dort besprechen sollten. Wählen Sie für den Start einen ruhigen Tag.
Kürzen Sie diese Liste auf das, was für Ihren Betrieb zählt, und drucken Sie sie aus. Wenn Sie so weit sind, nehmen Sie die Warenwirtschaft Auswahl Checkliste mit in ein kostenloses Gespräch zu Welda Stock und stellen uns dieselben Fragen in derselben Reihenfolge.