Eine passende Warenwirtschaft im Eisenwarenhandel erkennen Sie an zwei Dingen: Ihr Verkäufer findet einen Artikel ohne EAN in wenigen Sekunden und verkauft ihn in der richtigen Einheit, und ein Handwerkerkonto zeigt am Monatsende, wer was für welche Baustelle abgeholt hat. Verkaufen Sie überwiegend über die Theke und läuft das Kundenkonto als einfacher Saldo, reicht vielen Betrieben ein webbasiertes System für Bestand und Verkauf mit Artikelnummern, Barcode-Scanner, Kundenkonten und Meldebestand, wobei Sie die Kassenfrage in Deutschland gesondert klären müssen. Liefern Sie dagegen überwiegend auf Rechnung an Betriebe, mit Lieferschein, Zahlungsziel und Datanorm-Pflege, dann gehört eine Branchenlösung für den Fachhandel oder ein ERP auf die Liste.
Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaber von Eisenwarenhandlungen und kleinen Fachhändlern mit Zehntausenden Artikeln, viel loser Ware und einem festen Kreis von Handwerkern. Die allgemeinen Tipps zur Softwareauswahl finden Sie in unserem Beitrag zum Warenwirtschaftssystem auswählen. Hier geht es um das, was erst in Ihrer Branche zum Problem wird: den Artikelstamm, die Mengeneinheit, das Konto des Handwerksbetriebs und die Frage, wo die Kasse rechtlich hingehört.
Der Artikelstamm entscheidet, nicht die Kasse
Montagmorgen, kurz nach sieben. Ein Heizungsbauer fragt nach Sechskantschrauben M8 mal 40, DIN 933, Festigkeitsklasse 8.8, verzinkt, fünfzig Stück. Die Aushilfe tippt „Schraube“ ein und bekommt mehrere Hundert Treffer. Jemand hat denselben Artikel vor Jahren als „Sechskant 8x40 vz“ angelegt, ein anderer als „M8x40 DIN933 8.8“, und der Lieferant führt ihn seit der letzten Normumstellung als ISO 4017. Drei Datensätze, eine Schraube, und der Bestand ist auf alle drei verteilt. Einer zeigt 400 Stück, zwei stehen im Minus. Die Rechnung im System stimmt, das Ergebnis trotzdem nicht.
Im Lebensmittelhandel liefert der Hersteller die Identität des Artikels gleich mit: EAN auf der Packung, Bezeichnung in den Stammdaten. Im Eisenwarenhandel müssen Sie diese Identität oft selbst vergeben. Lose Schrauben aus dem Sortierkasten, Kette von der Rolle oder Dübel im neutralen Beutel haben meist keinen Code, den man scannen könnte. Dazu kommt die Sprache an der Theke: Der eine sagt Inbusschraube, der andere Innensechskant oder Zylinderschraube. Regional heißt dasselbe Teil anders, und mancher Kunde legt einfach das alte Muster auf die Theke.
Daraus ergibt sich die erste Prüffrage, und sie lautet nicht „Wie viele Artikel schafft das System?“. Sie lautet: Funktioniert die Suche in Ihrer Thekensprache? Findet sie Artikel über Name, Artikelnummer und Barcode, auch bei einem Wortteil? Wie schnell kommt das Ergebnis bei vollem Artikelstamm? Testen Sie das mit einem Ausschnitt Ihrer eigenen Liste. In einer Demo mit zwanzig sauberen Artikeln ist jedes System schnell.
Wenn die EAN fehlt: eine Artikelnummer, die man lesen kann
Der häufigste Fehler beim Umstieg ist, dass jeder Nummern nach eigenem Gusto vergibt. Solche Nummern merkt sich niemand, und nach kurzer Zeit wird wieder nach Text gesucht. Schreiben Sie vor dem ersten Import eine einseitige Regel und hängen Sie sie an die Theke. Das Ziel ist nicht, jedes Merkmal in die Nummer zu pressen, sondern dass die Nummer beim Lesen verständlich ist und sich in Listen sauber sortiert.
Drei Regeln halten das Schema stabil. Gleiche Information immer an gleicher Stelle. Keine Umlaute und Sonderzeichen, damit Etikettendrucker und Exportdateien keine Probleme bekommen. Und die Lieferantennummer ersetzt nie Ihre eigene: Wechselt der Lieferant, bleibt Ihr Artikel derselbe. Die Lieferanten- oder Herstellernummer pflegen Sie, falls das System es zulässt, als eigene Information.
Der Barcode gehört dann ans Fach, nicht an die einzelne Schraube. Ein Etikett mit Ihrer Artikelnummer am Sortierkasten oder an der Regalkante macht lose Ware scanbar: Etikett scannen, Menge eingeben, fertig. Wie Sie das im Alltag organisieren, zeigt unser Beitrag zur Bestandsverwaltung mit Barcode. Halten Sie die Fachpositionen möglichst stabil, damit Etiketten auch nach dem Umräumen stimmen.
Datanorm: nützlich, aber kein Ersatz für Ordnung
Im deutschen Fachhandel und Handwerk kommen Artikeldaten und Preise häufig als Datanorm-Datei vom Großhändler oder Lieferanten. Das spart viel Tipparbeit, bringt aber eine eigene Frage mit sich: Liest das System solche Dateien ein, und was passiert beim nächsten Update mit Ihren eigenen Bezeichnungen, Preisen und Lagerplätzen? Wer alle Stammdaten seiner Lieferanten ungefiltert importiert, hat schnell Hunderttausende Zeilen im System, von denen nur ein Bruchteil je im Regal lag. Fragen Sie jeden Anbieter konkret danach und lassen Sie sich den Import und ein Update zeigen. Bei Welda Stock ist auf den Produktseiten der Import über Excel beschrieben, ein Datanorm-Import dagegen nicht. Prüfen Sie also, ob Ihre Lieferanten auch Excel-Listen liefern, und sprechen Sie uns darauf an, wenn Datanorm für Sie unverzichtbar ist.
Erst aussortieren, dann importieren
Alte Listen tragen Dubletten, tote Artikel und seit Jahren nicht verkaufte Ware mit sich. Teilen Sie die Liste grob nach Verkaufshäufigkeit, bevor Sie irgendetwas umziehen. Das Beispiel unten zeigt, wie stark der wirklich aktive Kern kleiner sein kann als die Ausgangsliste; Ihre Zahlen werden davon abweichen, aber die Reihenfolge der Arbeit bleibt gleich.
Selten verkaufte Artikel legen Sie beim ersten Verkauf an. Über Ladenhüter entscheiden Sie gesondert: abverkaufen, an den Lieferanten zurückgeben oder als Sammelposten führen. Dabei gilt, dass Bestände zum Geschäftsjahresende ohnehin zu erfassen und zu bewerten sind. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie mit Ladenhütern und Sammelposten in der Inventur verfahren.
Paket, Kilo, Meter: Warum die Mengeneinheit die Marge verschiebt
Schrauben kommen im Paket zu 100 oder 200 und gehen stückweise über die Theke. Kette, Seil und Kabel werden von der Rolle meterweise geschnitten. Nägel gehen je nach Haus nach Gewicht, Dübel aus dem angebrochenen Beutel einzeln. Ist die Verbindung zwischen Einkaufs- und Verkaufseinheit nicht sauber, läuft der Bestand aus dem Ruder und die Margenauswertung verliert ihren Sinn.
| Artikel | Einkauf | Verkauf | Das fragen Sie in der Demo |
|---|---|---|---|
| Holzschrauben | Paket (VPE) | Stück oder Paket | Wird beim Paketverkauf die richtige Stückzahl abgebucht? |
| Kette, Seil, Kabel | Rolle | Meter | Sind Dezimalmengen möglich, sehe ich die Restlänge? |
| Nägel lose | Karton | Kilogramm | Wie läuft ein Verkauf nach Gewicht, passt eine Waage dazu? |
| Dübel | Beutel | Stück oder Beutel | Was passiert beim Anbruch mit dem Bestand? |
| Silikon | Karton | Kartusche | Rechnet der Wareneingang automatisch in Einzelstücke um? |
Fehlt die Umrechnung, helfen sich manche Betriebe mit zwei Artikeln, einem fürs Paket und einem fürs Stück. Im Kleinen funktioniert das, nur muss jemand beim Anbruch beide Datensätze von Hand korrigieren. Vergisst er es einmal, zeigt das System volle Pakete, die längst nicht mehr im Regal liegen. Lassen Sie sich deshalb genau diesen Fall vorführen: Ich verkaufe ein Paket, danach einzelne Stücke aus dem nächsten. Was steht im Bestand, und welcher Einkaufspreis geht in die Marge ein?
Zur Inventur gehört die gleiche Überlegung. Niemand zählt lose Kleinteile Stück für Stück. Viele Händler wiegen: bekannte Menge wiegen, Fach wiegen, Eigengewicht abziehen, teilen. Das ist eine Schätzung, die sich bei geringwertiger Massenware anbietet. Ob und wie solche Vereinfachungen bei der Stichtagsinventur zulässig sind, besprechen Sie vorher mit der Steuerberatung. Elektrowerkzeug und andere hochwertige Artikel zählen Sie dagegen exakt.
Das Handwerkerkonto ist kein Anschreibebuch
Im Spätkauf schreibt der Inhaber bei einem Nachbarn an. Beim Handwerkerkonto hängt ein ganzer Betrieb daran: Der Geselle holt ab, der Azubi sagt „auf Meister Schröder“, und im Monatsabschluss will das Büro des Meisters wissen, welche Position zu welcher Baustelle gehört. Fehlt das, kommt der Anruf: „Soviel Silikon haben wir nie gekauft.“ Vielleicht stimmt das sogar. Beilegen lässt sich so etwas nur mit einem Datensatz: Datum, Artikel, Menge, Abholer und möglichst die Kommission oder Baustelle.
Hinzu kommt die Rückgabe. Bleiben nach dem Auftrag ungeöffnete Pakete übrig, bringt der Handwerker sie zurück. Wird das nur im Laden bereinigt, stimmt der Bestand, aber nicht das Konto; wird nur das Konto korrigiert, stimmt der Bestand nicht. Wer das zuverlässig kann, wird für den Betrieb zur verlängerten Materialverwaltung. Das ist eine Bindung, die ein paar Prozent Rabatt von der Konkurrenz nicht so schnell aufwiegen.
Fragen Sie in der Vorführung: Wie viele Schritte braucht es, bis der Verkauf auf dem Konto steht? Gibt es eine Kontoübersicht mit Datum und Positionen, die sich weitergeben lässt? Wie erscheinen Teilzahlungen? Sieht die Kasse, wenn ein Kunde über dem von Ihnen gesetzten Limit liegt? Fehlt ein Feld für die Kommission, kann ein eigenes Konto je Baustelle helfen, etwa „Schröder – Lindenstraße“. Das trennt die Salden, aber die Gesamtforderung müssen Sie dann selbst addieren.
Beim Umzug vom Papier zählt vor allem eines: Stimmen Sie jeden Anfangssaldo mit dem Kunden ab, bevor er ins System wandert. Unser Beitrag zum digitalen Anschreibebuch beschreibt das Vorgehen. Name, Telefonnummer und offene Beträge sind personenbezogene Daten, sobald es um eine Person geht, auch beim Einzelunternehmer. Im Rahmen der DSGVO sollten Sie unter anderem auf Rechtsgrundlage und Löschfristen achten und bei Cloud-Software in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Beschränken Sie außerdem, wer Salden sehen darf.
Sammelrechnung und E-Rechnung gehören in dieselbe Prüfung
Geschäftskunden wollen am Monatsende meist eine ordnungsgemäße Rechnung, keinen Kontoauszug. Für den inländischen Geschäftsverkehr gelten zudem schrittweise die Vorgaben zur E-Rechnung, und auch die Empfangspflicht betrifft grundsätzlich die meisten Unternehmen. Die Einzelheiten sind vom Betrieb und vom Zeitpunkt abhängig, klären Sie sie deshalb mit Ihrer Steuerberatung. Für die Auswahl heißt das: Fragen Sie, ob Sammelrechnungen und E-Rechnungsformate aus dem System kommen, oder ob jemand die Positionen in eine zweite Software abtippen muss. Ein Saldo in der Warenwirtschaft ersetzt keine Rechnung. Das eine ist Ihre interne Aufzeichnung, das andere ein steuerlicher Beleg.
Kassengesetz und TSE: erst klären, dann kaufen
Bei einer Warenwirtschaft mit Verkaufsfunktion stellt sich in Deutschland eine Frage, die in anderen Ländern so nicht auftaucht. Das Folgende ist ein allgemeiner Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung, und die Vorgaben können sich ändern. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, muss es nach dem sogenannten Kassengesetz in der Regel durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern. Dazu kommen die Belegausgabepflicht, die Meldepflicht für Kassen und die GoBD für Aufzeichnung und Aufbewahrung. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin möglich, bringt aber eigene Aufzeichnungspflichten mit sich.
Im Eisenwarenhandel wird es zusätzlich dadurch knifflig, dass nicht jeder Vorgang derselbe ist: Der Hobbyhandwerker zahlt bar an der Theke, der Handwerksbetrieb lässt anschreiben und bezahlt auf Rechnung. Wie Sie diese Vorgänge sauber trennen, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung festlegen, bevor Sie sich auf ein System festlegen.
Für Welda Stock sagen wir das offen: In unseren Produktunterlagen ist keine TSE-Anbindung beschrieben, deshalb sagen wir sie hier auch nicht zu. Der Beleg, den Welda Stock zu einem Verkauf erstellt, ist nicht automatisch ein Kassenbeleg im Sinne des Kassengesetzes. Wenn Sie an der Theke bar kassieren, klären Sie also vor dem Kauf, wie die Kassenpflichten erfüllt werden, etwa über eine eigene TSE-Kasse neben der Warenwirtschaft. Bedenken Sie dabei, dass dann möglicherweise zwei Systeme gepflegt werden, und fragen Sie, wie der Bestand aktuell bleibt. Lassen Sie sich die gleiche Auskunft auch von jedem anderen Anbieter schriftlich geben, einschließlich der Frage, welche TSE eingesetzt wird und wer sich um deren Ablauf kümmert.
Was Welda Stock im Eisenwarenhandel leistet und was nicht
Am ehesten passt Welda Stock zu Betrieben, die über die Theke verkaufen, einfache Kundenkonten führen und ihrem Bestand endlich trauen möchten. Die Software läuft im Browser und braucht keine Installation. Artikel erfassen Sie über Name, SKU oder Barcode, verkaufen mit gängigen Barcode-Scannern, und der Bestand sinkt mit jedem Verkauf. Es gibt eine Warnung bei kritischem Bestand, Inventur sowie Schwund- und Verlusterfassung, und mehrere Filialen und Lager mit eigenem Bestandssaldo laufen über ein Konto. Auf der Kontenseite führen Sie Saldo und Zahlungshistorie je Kunde, sehen Lieferantenrechnungen und Verbindlichkeiten und bekommen die Marge pro Produkt. Für Kasse, Lager und Geschäftsleitung lassen sich eigene Berechtigungen vergeben, Listen importieren Sie aus Excel. Einen vollständigen Überblick bietet die Seite zu Welda Stock: Warenwirtschaft Eisenwarenhandel und Einzelhandel.
Nicht auf unseren Produktseiten beschrieben sind automatische Umrechnung von Paket zu Stück, mehrere Alternativnummern je Artikel, Unterkonten für Kommissionen, kundenbezogene Preislisten, Kreditlimits, Lieferschein- und Sammelrechnungsabläufe, Datanorm und eine E-Rechnungs-Anbindung für Welda Stock, außerdem Offline-Verkauf: Das System arbeitet über die Internetverbindung, bei einer wackligen Leitung planen wir die Arbeitsweise bei der Einrichtung gemeinsam. Brauchen Sie etwas davon zwingend, fragen Sie nach. Können wir es nicht leisten, sagen wir es, und dann ist eine Branchenlösung für Sie die bessere Wahl.
Die Probe an der eigenen Theke
Schauen Sie keine fertige Vorführung an, sondern bringen Sie Ihre schwierigsten hundert Artikel mit: ähnliche Maße in verschiedenen Oberflächen, Kabel als Meterware, Schrauben aus der angebrochenen Packung, Dübel ohne EAN. Der Anbieter soll sie laden, bedienen soll Ihr eigener Mitarbeiter von der Theke. Bewerten Sie, was ohne Hilfe gelingt.
Lassen Sie sich danach einige Punkte schriftlich geben: Wie bekommen Sie Ihre Daten beim Anbieterwechsel zurück und in welchem Format? Wo stehen die Server, und gibt es einen AV-Vertrag? Wann ist der Support erreichbar? Der beste Support hilft Ihnen wenig, wenn er um neun öffnet, Ihre Handwerker aber um halb sieben an der Theke stehen. Und wie lassen sich Daten für die Steuerberatung und eine mögliche Betriebsprüfung bereitstellen?
Angebote vergleichen: Was bei großem Artikelstamm teuer wird
Angebote sehen oft gleich aus, solange nur die Software verglichen wird. Stellen Sie den Umfang gegenüber und rechnen Sie alle Posten über drei Jahre. Das sind die Kostentreiber, die im Eisenwarenhandel besonders ins Gewicht fallen:
- Datenbereinigung und Import: Wie viele Zeilen sind enthalten, wer entfernt Dubletten, gibt es einen zweiten Importlauf?
- Nutzer und Standorte: Werden weitere Theken, Lagerarbeitsplätze oder Filialen extra berechnet?
- Etiketten und Geräte: Scanner, Etikettendrucker und Fachetiketten summieren sich bei Tausenden Fächern.
- Kasse und Fiskalisierung: TSE, Wartung, Zertifikatslaufzeit und eine eventuelle Zweitlösung gehören in dieselbe Rechnung.
- Rechnung und Schnittstellen: Kosten E-Rechnung, Datanorm oder DATEV-Export extra?
- Schulung: Wird nur ein Administrator geschult oder das Thekenteam? Was gilt für neue Mitarbeiter?
- Vertragsmodell: Einmalig, monatlich, jährlich? Sind Updates und Support enthalten, und wie lange läuft der Vertrag?
- Eigene Stunden: Das Etikettieren steht in keinem Angebot, kostet aber echte Arbeitszeit. Schätzen Sie es, bevor Sie einen Starttermin nennen.
Bei Welda Stock richtet sich das Angebot nach Nutzerzahl, Filialen und Lagern, nach dem Sortiment und dem Datenimport sowie nach Ihrer Hardware und Ihrem Verkaufsablauf. Es fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, ohne versteckte oder wiederkehrende Kosten; Einrichtung, Excel-Import und Schulung sind enthalten. Den konkreten Betrag klären wir im kostenlosen Gespräch, sobald wir Ihren Bedarf kennen. Eine mögliche TSE-Kasse ist darin nicht automatisch berücksichtigt, sprechen Sie das bitte direkt an.
Umstellen im laufenden Betrieb: Warengruppe für Warengruppe
Kaum ein Eisenwarenhändler kann drei Tage schließen, und eine Komplettinventur dieser Größe wird unter Zeitdruck selten sauber. Teilen Sie den Umstieg daher nach Warengruppen auf. Beginnen Sie mit einer drehstarken und fehleranfälligen Gruppe, meist Befestigungstechnik. Hier testen Sie das Nummernschema, etikettieren, zählen und verkaufen über das neue System. Geht etwas schief, bleibt der Schaden in einer Gruppe. Danach folgen Werkzeug, Elektro, Sanitär und Farben. Für die Importdatei hilft Ihnen unser Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft.
Zwei Regeln verhindern Chaos. Ist eine Gruppe umgestellt, wird sie nicht mehr im Altsystem oder Heft geführt, denn zwei parallele Welten sind am Ende beide falsch. Und kein Handwerkerkonto wandert ohne Abstimmung ins System. Ein falscher Betrag auf der ersten Kontoübersicht kostet mehr Vertrauen, als jede Funktion wieder hereinholt. Denken Sie außerdem daran, Altdaten und Belege aufzubewahren: Für steuerrelevante Unterlagen gelten gesetzliche Fristen, und die Abschaltung eines Altsystems sollten Sie mit der Steuerberatung abstimmen.
Das wichtigste Signal während der Umstellung ist die Nutzung im Stoßgeschäft. Laufen Verkäufe morgens am System vorbei, fragen Sie nach dem Grund: Ist die Suche langsam, fehlt ein Etikett, findet man die Nummer nicht? Wer das innerhalb weniger Tage behebt, bekommt eine Gewohnheit. Wer es ignoriert, sieht in wenigen Monaten das alte Heft wieder auf der Theke liegen.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine Warenwirtschaft für den Eisenwarenhandel von einer normalen Handelssoftware?
Normale Handelssoftware setzt meist eine EAN und eine einzige Verkaufseinheit voraus. Im Eisenwarenhandel vergeben Sie oft eigene Nummern, mischen Paket, Stück, Kilo und Meter und führen Handwerkerkonten. Auch Standardsoftware kann genügen, wenn sie die Prüfung mit Ihren eigenen Artikeln besteht.
Wie verkaufe ich Artikel ohne EAN?
Bringen Sie ein Etikett mit Ihrer eigenen Artikelnummer am Fach oder an der Regalkante an. Der Verkäufer scannt es und gibt die Menge ein. Solange das Etikett fehlt, wird über Name oder Nummer gesucht. Beginnen Sie mit den am häufigsten verkauften Artikeln.
Muss ich alle Artikel vor dem Start einpflegen?
Nein. Bereinigen und importieren Sie zuerst die regelmäßig verkauften Artikel und legen Sie seltene beim nächsten Verkauf an. Entscheiden Sie bei Artikeln ohne Verkauf seit einem Jahr erst einmal, ob sie überhaupt im Sortiment bleiben.
Reicht Welda Stock als alleiniges System für einen Eisenwarenhandel?
Das hängt vor allem davon ab, wie Sie kassieren und abrechnen. Für Bestand, Kundensaldo und Lieferantenverbindlichkeiten kann es passen. Für TSE-Pflichten, E-Rechnung oder Lieferscheinabläufe sagen unsere Produktseiten nichts zu, das müssen Sie gesondert klären. Einen ersten Überblick zur Warenwirtschaft Eisenwarenhandel mit Welda Stock finden Sie auf der Produktseite.
Schafft Welda Stock Zehntausende Artikel?
Die Artikelzahl fließt ins Angebot ein, nennen Sie sie uns also im Gespräch. Entscheidend ist, ob die Suche an Ihrer Theke schnell genug ist. Das testen wir am besten gemeinsam mit einem Teil Ihrer eigenen Liste in einer kostenlosen Demo.
Ersetzt die Warenwirtschaft meine Buchhaltung?
Nein. Sie ordnet Bestand und Verkäufe im Tagesgeschäft. Steuererklärungen, Buchführung und die Einhaltung der GoBD bleiben bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Klären Sie vor dem Wechsel, welche Auswertungen und Dateien dort benötigt werden.
Was brauchen Sie von mir für ein Angebot?
Ungefähre Artikelzahl, Anzahl der Nutzer und Filialen, ob Sie Scanner einsetzen und wie Sie den Bestand heute führen. Das genügt für ein kostenloses Gespräch, in dem wir Umfang und Preis gemeinsam klären.
Eine Strichliste sagt mehr als ein Prospekt
Führen Sie eine Woche lang an der Theke eine Strichliste: Wie oft fragt jemand „Wie viele haben wir davon noch?“ und „Was hat dieser Handwerker diesen Monat geholt?“. Beide Fragen sollte das System in Sekunden beantworten. Wenn Sie sehen möchten, ob Welda Stock das mit Ihrer Liste und Ihren Konten schafft, vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch und bringen Sie Ihre hundert schwierigsten Artikel mit. Wir probieren es gemeinsam aus. Passt es nicht, sagen wir Ihnen auch das.