Ein gutes Kassensystem für Haushaltswaren muss mehr können als Artikel scannen. Es sollte Serien und Einzelteile sauber trennen, Bruch zuordnen, offene Lieferantenrechnungen zeigen und die Marge nach allen Konditionen ausweisen. Dazu kommt in Deutschland eine Pflichtfrage, die Sie vor allen Funktionen klären: Ist die Software in Ihrem Laden eine Kasse im Sinne des Kassengesetzes, und wie ist die TSE eingebunden?
Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaber von Haushaltswaren-, Glas-, Porzellan- und Kochgeschirrgeschäften, die kurz vor einer Entscheidung stehen. Eines gleich vorweg: Wer nach Kassensystem Haushaltswaren sucht, findet bei uns Welda Stock, eine Lösung für Bestand, Barcode-Verkauf, Lieferanten und Auswertungen im Einzelhandel. In unseren Produktunterlagen wird sie nicht als TSE-zertifizierte Kasse beschrieben, und Haushaltswaren sind dort auch nicht als eigene Branche aufgeführt. Trotzdem kann sie für viele Geschäfte der richtige Baustein sein. Wann das zutrifft und wann nicht, steht weiter unten.
Serie, Set und Einzelteil: Die Eigenheit Ihres Sortiments
Ein Lebensmittelhändler führt eine Dose Tomaten. Sie führen ein Tafelservice, das als Karton mit 30 Teilen geliefert wird, aus dem eine Kundin aber nur vier Dessertteller möchte. Oder sie möchte den Teller ersetzen, der zerbrochen ist, und zwar aus genau dieser Serie. Wer das im System nicht vorab regelt, bekommt falsche Bestände, und die fallen erst bei der Inventur auf.
Die Grundentscheidung fällt pro Warenlinie: Wird sie als Set, als Einzelteil oder beides verkauft? Im dritten Fall sind zwei getrennte Artikelnummern meist der einfachste Weg. Wird ein Karton geöffnet, buchen Sie ein Set aus und die Einzelteile ein. Das klingt nach Mehrarbeit und ist es auch, aber der Vorgang ist schnell erledigt. Die Alternative ist eine Bestandszahl, der niemand mehr glaubt.
Manche Systeme bieten eine echte Stücklistenlogik: Der Verkauf eines Sets bucht automatisch seine Bestandteile aus. Das hilft bei vielen selbst zusammengestellten Sets, bedeutet aber auch Pflegeaufwand für jede Linie. In den Unterlagen zu Welda Stock ist eine solche Set-Logik nicht beschrieben. Beschrieben ist, dass jede Variante eine eigene Artikelnummer und einen eigenen Barcode erhält; das passt zum Weg mit zwei Artikelnummern. Brauchen Sie automatische Stücklisten, sprechen Sie das bitte sofort an.
Nachkauf und Auslaufserie: Das Gedächtnis Ihres Geschäfts
Viele Fachgeschäfte leben von einem Versprechen, das kein Online-Händler so einfach geben kann: Sie finden den fehlenden Teller. Stammkundinnen kommen nach Jahren zurück und wollen ihr Service ergänzen. Das wirft zwei Fragen auf, die in keiner Kassen-Broschüre stehen.
Erstens: Können Sie schnell sehen, was von einer Serie noch da ist? Dafür muss der Serienname im Artikelnamen oder in einer eigenen Warengruppe stecken, und zwar einheitlich. In Welda Stock können Sie Artikel über Name, Artikelnummer (SKU) oder Barcode finden. Ein einheitlicher Namensaufbau wie „Serie, Teil, Größe“ reicht für viele Fälle aus. Probieren Sie es im Test mit Ihrer größten Serie aus.
Zweitens: Wann räumen Sie eine auslaufende Serie? Wer die Reste ewig hält, bindet Kapital in schöne Einzelteile. Wer sie zu früh verschleudert, verliert das Nachkaufgeschäft mit Stammkunden. Hier hilft nur eine Zahl: Wie viel haben Sie von dieser Serie in den letzten zwölf Monaten noch verkauft, und was steckt zum Einkaufspreis im Regal? Wenn der Hersteller die Serie einstellt, sollten Sie außerdem klären, was Sie Kunden noch zusagen können. Sagen Sie nichts zu, was Sie nicht belegen können.
Hochzeitstisch und Geschenkeliste: Verkauft, aber noch im Regal
Der Hochzeitstisch ist eine Besonderheit des Fachhandels. Ein Paar stellt eine Wunschliste zusammen, Gäste kaufen über Wochen einzelne Teile, und am Ende wird abgeholt. Für die Software heißt das: Ware ist reserviert oder bereits bezahlt, liegt aber noch im Laden. Gleichzeitig soll niemand denselben Topf doppelt schenken.
Spezialisierte Funktionen für Geschenkelisten sind in den Unterlagen zu Welda Stock nicht beschrieben, ebenso wenig Reservierungen oder Geschenkgutscheine. Machen Sie viel Hochzeitstisch-Geschäft, sollten Sie das als eigenes Kriterium bei jedem Anbieter vorführen lassen. Machen Sie wenig davon, genügt oft ein schlichtes Verfahren: Verkauf abschließen, Ware mit Namen auf einen getrennten Regalplatz stellen, Liste separat führen. So stimmt der Bestand, und die Kollegin verkauft die Ware nicht versehentlich ein zweites Mal.
Gewerbliche Abnehmer wie Gastronomie, Pensionen oder Büros stellen eine ähnliche Anforderung. Sie kaufen mehrere Teile und zahlen später. Welda Stock führt Kundenkonten mit Salden und Zahlungshistorie je Kunde. Prüfen Sie aber, wie Rechnungen an solche Kunden entstehen und ob Ihre Buchhaltung damit arbeiten kann.
Bruch: Wer zahlt die zerbrochene Karaffe?
Bruch ist bei Glas und Porzellan kein Ausnahmefall, sondern Teil des Geschäfts. Trotzdem verschwindet er in vielen Läden im Mülleimer, und damit auch das Geld. Eine einfache Unterscheidung hilft: Was beim Auspacken auffällt, ist oft Sache von Lieferant oder Spediteur. Was im Laden herunterfällt, tragen Sie selbst. Was ein Kunde als fehlerhaft zurückbringt, ist zunächst eine Retoure und erst dann, wenn es nicht mehr verkaufsfähig ist, ein Abgang.
Beim Wareneingang kommt es auf Tempo an. Unter Kaufleuten gilt im Grundsatz eine Pflicht, gelieferte Ware zeitnah zu prüfen und Mängel unverzüglich anzuzeigen (§ 377 HGB). Was das für Ihre Lieferbeziehungen genau heißt, hängt auch von Vertrag und AGB ab. Fragen Sie im Zweifel Ihren Rechtsberater. Für die Praxis genügt eine klare Regel: Kartons nicht wochenlang im Lager stehen lassen, sondern zeitnah öffnen.
Im System brauchen Sie dafür Bestandsbewegungen mit Begründung. Welda Stock bietet Inventur sowie die Erfassung von Schwund und Verlust. Ob Ihnen das als Gründe-Auswertung ausreicht, testen Sie am besten an einem konkreten Bruchfall. Eine einfache Gewohnheit funktioniert in jedem System: Jede Abgangsbuchung beginnt mit dem Wort „Lieferung“, „Laden“ oder „Retoure“. Am Monatsende vergleichen Sie die drei Summen. Häuft sich Bruch beim Auspacken von einem Lieferanten, haben Sie etwas Handfestes für das nächste Gespräch. Häuft er sich an einem Regal, stimmt vielleicht die Warenpräsentation nicht. Wie sich solche Abweichungen insgesamt erklären lassen, zeigt unser Beitrag zu Inventurdifferenzen im Einzelhandel.
Skonto, Valuta, Zentralregulierung: Der Lieferantenteil, an dem Geld hängt
Ein Haushaltswarengeschäft arbeitet selten mit nur einem Großhändler. Markenhersteller, Importeure und Einkaufsverbände liefern zu unterschiedlichen Bedingungen, oft mit Mindestbestellwerten und Frachtfreigrenzen. Zur Messeorder gibt es gelegentlich eine Valuta, die Zahlung ist also auf einen späteren Termin verschoben. Der eine gewährt Skonto bei Zahlung binnen kurzer Frist, der andere nicht. Wer Mitglied in einem Verband ist, reguliert unter Umständen zentral, sodass Rechnungen über eine andere Stelle bezahlt werden, als sie geliefert haben.
In diesem Geflecht wird Skonto leicht zum teuersten vergessenen Posten. Das gilt besonders, wenn der Überblick in Ordnern steckt. Ihr Ziel sollte sein: Die Eingangsrechnung erhöht in einem Vorgang Bestand und Lieferantensaldo, und die Zahlung senkt den Saldo wieder. Unsere Produktunterlagen beschreiben für Welda Stock die Erfassung von Lieferantenrechnungen sowie die Schulden- und Zahlungsverfolgung. Damit sehen Sie die Verbindlichkeiten dort, wo auch der Bestand steht.
Fragen Sie bei jedem Anbieter gezielt nach:
- Sehe ich die offenen Posten je Lieferant, ohne selbst zu addieren?
- Bekomme ich eine Liste, was diese Woche fällig wird und wo die Skontofrist endet? Einen Fälligkeitskalender beschreiben die Welda-Stock-Unterlagen nicht; klären Sie das, wenn Ihre Liquiditätsplanung davon abhängt.
- Wie bilde ich Teilzahlungen und Gutschriften ab?
- Wie geht eine Rücksendung an den Lieferanten in Bestand und Saldo ein?
- Passt das Verfahren zur Zentralregulierung, falls Sie darüber abrechnen?
Für die Frage, mit wem Sie überhaupt weiterarbeiten wollen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Auswählen und Managen von Lieferanten. Den monatlichen Abgleich mit dem Kontoauszug des Lieferanten sollten Sie sich trotzdem nicht sparen.
Die Marge auf dem Bildschirm ist oft zu schön
Auswertungen rechnen mit dem, was man ihnen gibt. Steht im System nur der Rechnungspreis, fehlen Skonto, Fracht und Bruch, und die Marge stimmt nicht mehr. Das folgende Rechenbeispiel zeigt, wie weit die Zahlen auseinanderliegen können.
Bleiben wir beim Beispiel und nehmen einen Netto-Verkaufspreis von 14,00 Euro an. Dann sieht der Rohertrag nach Rabatt wie 7,00 Euro aus, tatsächlich sind es 6,00 Euro, also rund ein Siebtel weniger. Über Hunderte Linien verschiebt das, welche Artikel Sie nachbestellen und welche Sie aus dem Sortiment nehmen sollten.
Welda Stock zeigt die Marge zwischen Ein- und Verkaufspreis je Artikel und macht profitable Artikel sichtbar. Wichtiger als diese Aussage ist die Mechanik dahinter, und die gilt es bei jedem Anbieter zu prüfen: Was passiert mit dem Einstandspreis, wenn der Einkaufspreis steigt? Welcher Wert gilt, wenn Sie denselben Artikel zu zwei Preisen gekauft haben? Wie gehen Fracht und Naturalrabatt ein? Am besten lassen Sie sich das an einer eigenen Rechnung vorführen.
Messeware und Ladenhüter: Die zweite Hälfte der Bestandsfrage
Viele Einkäufer ordern Neuheiten auf Fachmessen wie der Ambiente in Frankfurt oder bei Vertreterbesuchen, oft Monate vor dem Verkauf. Im Herbst kommt dann das Weihnachtssortiment. Die Erinnerung, dass vom letzten Jahr noch ein Karton Glasengel im Keller steht, kommt dabei häufig zu spät. Meldebestände helfen bei Dauerläufern wie Wassergläsern, Pfannen und Vorratsdosen. Für eine dekorative Vase ist ein Meldebestand sinnlos: Nicht das Ausgehen ist hier das Risiko, sondern das Liegenbleiben.
Welda Stock bietet tägliche, wöchentliche und monatliche Verkaufsberichte sowie einen Excel-Export. Damit lässt sich eine solche Auswertung zumindest aufbauen; sehen Sie im Probelauf nach, wie viele Schritte es tatsächlich sind. Denken Sie auch an den Kalender: Saisonware zu planen heißt, die Vorjahreszahlen desselben Zeitraums zu kennen. Fehlen diese Zahlen im ersten Jahr, notieren Sie wenigstens, was vom Weihnachtssortiment im Januar übrig geblieben ist und zu welchem Einkaufswert. Schon diese eine Liste verändert das Gespräch mit dem Vertreter im nächsten Frühjahr, weil Sie nicht mehr aus der Erinnerung bestellen. Im Haushaltswarenhandel kommt ein Vorteil hinzu: Lose Einzelteile lassen sich vor Weihnachten oft zu Geschenksets zusammenstellen, statt sie im Preis herabzusetzen.
Kassengesetz, TSE und DSGVO: Was Sie vor dem Kauf klären
Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Wer aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, unterliegt in der Regel den Vorgaben des sogenannten Kassengesetzes und der Kassensicherungsverordnung. Dazu gehören insbesondere die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht und die Mitteilung an das Finanzamt. Hinzu kommen die GoBD für die Aufbewahrung. Dies ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung. Die Regeln ändern sich, und Ihr Steuerberater kennt den aktuellen Stand für Ihren Betrieb.
Heikel wird es bei Programmen, die eigentlich nur den Bestand führen sollen, über die aber Verkäufe erfasst werden. Auch die können als Aufzeichnungssystem gelten. Stellen Sie jedem Anbieter daher schriftlich die Frage: „Ist Ihr Produkt in meinem Laden die Kasse im Sinne der Verordnung, und wenn ja, wie ist die TSE eingebunden?“
Unsere Antwort zu Welda Stock: In den Unterlagen wird es nicht als TSE-zertifizierte Kasse beschrieben. Der dort genannte Kundenbeleg ist nicht als Zusage für einen Beleg im Sinne der Verordnung zu verstehen. Suchen Sie eine fiskalisch vollständige Kasse, sprechen Sie das bitte als Erstes an, und klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob und wie Welda Stock zu Ihrer Situation passt, gegebenenfalls neben einer zertifizierten Kasse. Unser Beitrag zum Kassensystem für den kleinen Laden ordnet die Fragen ausführlicher ein.
Die DSGVO betrifft Sie, sobald Sie Kundenkonten, Wunschlisten oder Telefonnummern speichern. Prüfen Sie, wer im System was sehen darf, wie lange Sie Daten aufbewahren und wie Sie eine Löschanfrage beantworten, soweit Aufbewahrungspflichten das zulassen. Lassen Sie sich außerdem erklären, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Die Berechtigungsstufen für Kasse, Lager und Geschäftsleitung in Welda Stock helfen dabei, Zugriffe zu begrenzen, und halten nebenbei die Einkaufspreise vom Verkaufstresen fern.
Welches Geschäft braucht was?
| Ihr Betrieb | Darauf kommt es an | Offene Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Kleines Fachgeschäft, eine Kasse | Einfache Bedienung, Lieferantensaldo, Margenbericht | Wie läuft das System neben meiner TSE-Kasse? |
| Großes Sortiment mit vielen Serien | Excel-Import, sauberer Artikelstamm, Suche | Wie finde ich alle Teile einer Serie? |
| Viel Hochzeitstisch und Gastro-Kunden | Kundenkonten, Zahlungshistorie | Wie werden Reservierung und Rechnung abgebildet? |
| Zwei Standorte oder Außenlager | Bestand je Standort, Umbuchungen, Berechtigungen | Wie sehe ich beide Standorte in einem Bericht? |
| Starker Onlineshop oder Marktplatz | Kanalabgleich | Gibt es eine Anbindung an meinen Shop? |
Welda Stock passt am ehesten, wenn Sie eine oder mehrere Filialen über ein Konto führen wollen, mit Bestand, Lieferantenrechnungen, Kundenkonten und Marge an einem Ort, und die Kassenfrage geklärt ist. Weniger geeignet ist es, wenn der Großteil Ihres Umsatzes über Onlineshops läuft: Eine solche Anbindung ist in den Unterlagen nicht beschrieben. Auch bei instabilem Internet sollten Sie vorsichtig sein, denn die Lösung ist webbasiert und die Vorgänge laufen über Ihre Internetverbindung. Klären Sie das bitte zu Beginn. Die Funktionen im Überblick finden Sie unter Welda Stock zum Thema Kassensystem Haushaltswaren.
Angebote so vergleichen, dass sie vergleichbar werden
Nehmen Sie für jeden Anbieter dasselbe Blatt: Nutzer, Kassenplätze, Filialen und Lager, Artikelgrenzen, Datenübernahme, Schulung, Support-Zeiten, Updates, Scanner und Etikettendrucker, TSE und Kosten einer zertifizierten Kasse, falls separat, sowie laufende Gebühren. Rechnen Sie bei Abonnements die Summe über drei Jahre aus, und notieren Sie bei Einmalzahlungen, was nicht enthalten ist.
Versteckte Kosten stehen selten im Angebot. Das sind etwa die Arbeitsstunden für die Bereinigung der Artikelliste, das Etikettieren von Ware ohne Barcode, doppelte Erfassung neben der Kasse, Gebühren für zusätzliche Nutzer im Weihnachtsgeschäft, und die Frage, wie Sie bei einem Wechsel an Ihre Daten kommen. Bei Welda Stock richtet sich der Preis nach Nutzern, Filialen und Artikelzahl und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt. Es gibt eine einmalige Einrichtungsgebühr; Datenimport aus Excel und Schulung sind in der Einrichtung enthalten. Füllen Sie Ihr Blatt auch für uns genauso aus wie für alle anderen.
Der Probelauf: Bringen Sie den zerbrochenen Karton mit
Vorführdaten sind immer aufgeräumt. Ihr Geschäft ist es nicht. Nehmen Sie darum eigene Unterlagen mit und bitten Sie darum, jeden Vorgang am Bildschirm zu sehen. „Das geht“ ist keine Vorführung. „Das geht nicht“ dagegen ist eine sehr brauchbare Auskunft, denn sie erspart Ihnen eine teure Überraschung.
Umstellen, wenn der Laden es erlaubt
Das Weihnachtsgeschäft und die Wochen davor sind tabu. Sinnvoll ist oft der Beginn des Jahres, weil die Inventur ohnehin ansteht und ein gezählter Bestand als Startwert dient. Allerdings braucht auch die Vorbereitung Zeit, und deshalb beginnt sie schon vorher.
Bei Welda Stock ist die Einrichtung in der Regel am selben Tag abgeschlossen; eine Installation entfällt, und wir helfen beim Import der Artikel-, Bestands- und Preislisten aus Excel. Die längere Arbeit liegt in der sauberen Vorbereitung der Daten. Unser Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft nennt die typischen Stolperstellen. Beobachten Sie im ersten Monat außerdem, welche Artikel das Team unter einem Sammelposten verkauft: Genau diese Liste zeigt, wo noch Codes fehlen.
Häufige Fragen
Ist Welda Stock ein TSE-konformes Kassensystem?
In unseren Unterlagen wird es nicht so beschrieben. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie die Kassenpflichten erfüllen, und sprechen Sie uns dazu im Gespräch an.
Wie verkaufe ich Ware ohne Barcode?
Vergeben Sie eigene Artikelnummern und suchen Sie an der Kasse über Name oder SKU. Fragen Sie nach, wie der Etikettendruck funktioniert. Unsere Unterlagen nennen gängige Barcode-Scanner, beschreiben aber keinen Etikettendruck.
Wie erfasse ich Bruch?
Als Abgang über die Schwund- und Verlusterfassung, mit einem kurzen Hinweis auf die Ursache. Bruch aus der Lieferung verfolgen Sie zusätzlich als Forderung an den Lieferanten.
Kann ich mehrere Standorte führen?
Ja. Mehrere Filialen und Lager laufen über ein Konto, jeweils mit eigenem Bestandssaldo.
Lassen sich Einkaufspreise vor dem Verkaufsteam ausblenden?
Über Berechtigungsstufen für Kasse, Lager und Geschäftsleitung legen Sie fest, wer was sehen und tun darf. Zeigen lassen sollten Sie sich das im Probelauf.
Was kostet ein Kassensystem für Haushaltswaren?
Das hängt von Nutzern, Kassenplätzen, Filialen, TSE, Datenübernahme, Schulung und laufenden Gebühren ab. Für Welda Stock klären wir den Preis im kostenlosen Gespräch.
Kann ich meine bestehende Artikelliste übernehmen?
Ja. Artikel-, Bestands- und Preislisten lassen sich aus Excel importieren. Je sauberer die Datei, desto schneller geht es.
Wenn Sie schon wissen, welche Serie, welche Rechnung und welcher Karton Sie am meisten ärgern, ist das ein guter Einstieg. Vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch; wir schauen gemeinsam darauf und sagen Ihnen offen, was Welda Stock dabei leistet und was nicht.